【ノーコードで実現】ファイルをOCRで読み取りDeepSeekで要約してデータを自動処理する方法

OCR・DeepSeekで処理したデータをデータベース/ドキュメントツールに自動で追加する

Google Driveなどに保存されたファイルをOCRでテキスト化し、DeepSeekで要約・整形したデータをGoogle スプレッドシートやNotionに自動で追加します。
書類から抽出した情報を一元管理したり、ナレッジベースを構築したりする作業を効率化でき、データ入力のミスを防ぎ、情報の整理・活用を促進できます！

OCR・DeepSeekで処理したデータをメールで自動送信する

Google DriveなどのストレージにアップされたファイルをOCR処理し、DeepSeekで要約した内容をGmailやOutlookで自動送信します。
関係者への報告や、処理結果の記録としてメールを活用する場合に有効で、メール作成の手間を省き、必要な情報をタイムリーに届けられますよ！

ファイルをOCRで読み取りDeepSeekで要約し通知するフローを作ってみよう

ここでは例として、Google Driveにアップロードされたファイルを自動でOCR処理し、DeepSeek AIで内容を要約、その結果をSlackに通知する具体的なフロー作成手順を解説します。
プログラミングの知識は不要で、画面操作だけで設定できます。
この自動化により、書類の内容確認とチームへの共有がぐっと効率的になりますよ。

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google Drive・DeepSeek・Slackのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガー（Google Drive）とアクション（OCR、DeepSeek、Slack）の設定
• フローの稼働と動作の確認

前準備：テキスト抽出するファイルの用意

テスト用にPDFファイルか画像ファイルをご用意ください。
OCRで対象テキストを抽出し、DeepSeekで要約を行うため、契約書などの長文が記載されたファイルが適しています。
ここでは例として、下図のような契約書を使用します。

ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいアプリ（DeepSeek・Google Drive・Slack）を「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名を検索して選択。

ここでは、DeepSeekから連携していきます。

1. 「アプリ一覧」でDeepSeekを検索して選択。

2. 「アカウント名」に任意の名称を設定。
3. 「API Key」にDeepSeek APIから取得したAPIキーを設定。
   DeepSeekにログインした後、APIキー管理ページにアクセス。
   「Create new API Key」をクリックすることで、新しいAPIキーが取得できます。
   取得したAPIキーは安全な場所に保管してください。
   詳しくはDeepSeekのドキュメントをご覧ください。

4. 設定を終えたら「追加」をクリック。

5. 「マイアプリ」の画面に戻り、DeepSeekが追加されていることを確認してください。

次に、Google Driveを連携しましょう。

1. 「アプリ一覧」でGoogle Driveを検索して選択。
2. 「Sign in with Google」をクリック。

3. 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。

4. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

5. YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
   「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

6. 「マイアプリ」の画面に戻り、Google Driveが追加されていることを確認してください。

同様に、Slackを連携していきます。

1. 「アプリ一覧」でSlackを検索して選択。
2. Slackのサインイン画面で、連携させるワークスペースにサインイン。
   ※ サインイン済みのワークスペースがある場合、この画面はスキップされます。

3. 連携させるワークスペースを右上のプルダウンから選択し、Yoomがメッセージを投稿するチャンネルを下部のプルダウンから選択。

4. YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。

5. 「マイアプリ」の画面に戻り、Slackが追加されていることを確認してください。

これで使用する3つのアプリが連携できました。

ステップ2：テンプレートのコピー

使用するアプリとYoomの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーとなるフォルダの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
   ※ 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。

3. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
   ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
   基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

4. 「フォルダID」にトリガーとなるフォルダのドライブのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveアカウントからフォルダの候補が表示されますので、対象となるフォルダを選択してください。

検索欄にフォルダ名を入れると検索が楽になります。

5. 設定を終えたら、前準備で用意したファイルを対象となるフォルダに追加し、「テスト」をクリック。

6. テストに成功すると、「取得した値」の各項目に最終更新日時が最も新しいファイル1件の情報が追加されます。

7. 手順5で追加したテスト用ファイルであることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、対象フォルダに新しく作成されたファイルの情報が取得できました。

ステップ4：ファイルのダウンロード

ステップ3で取得したファイル情報を用いて、Google Driveからファイルをダウンロードしましょう。

1. Google Driveの「ファイルをダウンロードする」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
3. 「ファイルID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのIDが設定されています。
4. 変更は行わず、「テスト」をクリック。

5. テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
   この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。

6. ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、ファイルのダウンロードは完了です。

ステップ5：OCRでファイルを読み取る

ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。

1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

2. 目的に応じて「アクション」を選択。
   このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
   4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
   ※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
   文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3. 「次へ」をクリック。
4. OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「GoogleDriveからの取得ファイル」が設定されています。
   これがステップ4で取得したファイルになりますので、変更する必要はありません。
5. 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
   この抽出する項目に沿った値が次のステップで利用できます。
   デフォルトで設定されている「全文」の場合は、ファイルから全てのテキストを抽出しますが、議事録や報告書といった定型項目のあるファイルであれば、「会議名・出席者・議題」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することも可能です。
6. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
   AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
7. 「言語」を「日本語」「英語」から選択。
8. OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
   設定を終えたら、「テスト」をクリック。
   ここでは例として、「全文」をダウンロードしたファイルから抽出します。

9. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
   ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。

10. 抽出したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、ファイルからテキストが抽出できました。

ステップ6：テキストの要約

ステップ5で抽出したテキストをDeepSeekで要約していきます。

1. DeepSeekの「テキストを生成」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

3. 「モデルID」の入力欄をクリックし、表示される候補から要約に使用するモデルを選択。
   DeepSeekのAPIガイドも合わせてご参照ください。

4. メッセージリストの「コンテンツ」にステップ5で抽出したテキストと、要約にあたってのプロンプトを設定。
   ステップ5の「抽出したい項目」で「全文」以外の項目を設定していた場合には、入力欄をクリックし、「取得した値」の「画像・PDFから文字を読み取る」メニューから任意の項目を選択してください。
   選択した項目は{{項目名　抽出された値}}の形で追加されます。

5. AIの挙動や応答スタイルを制御する「ロール」を「system」「user」「tool」「assistant」から選択。
6. その他、「参加者名」や「レスポンスフォーマット」など、必要に応じて各種設定が可能です。
7. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
8. テストが成功すると、要約されたテキストが「取得した値」に追加されます。
   ※ 下図ではテストが実行されていません。実際にテストを実行した場合、ステップ3～5と同様に取得した値が追加されます。

9. 期待する要約が取得できているかを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、テキストが要約されました。

ステップ7：Slackへの通知

最後に、要約したテキストをSlackに通知しましょう。

1. Slackの「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

3. 「投稿先のチャンネルID」に、チャンネルレポートを通知するチャンネルのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているSlackワークスペースのチャンネルから候補が表示されますので、対象となるチャンネルを選択してください。
   ステップ1のアプリ連携時に選択しているチャンネルにはYoomのアプリが追加されていますが、そうでないチャンネルに通知する場合には別途Yoomアプリを追加する必要があります。
   詳しくは、こちらの記事をご参照ください。

4. 「メッセージ」に任意の通知内容を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、各アクションで取得した値が選択可能です。
   ステップ6と同様に、項目を選択すると{{項目名　追加された値}}という形で追加されます。
   これらの値を用いて、通知するメッセージを作成しましょう。

　　　　「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。

5. 設定を終えたら、ページ下部の「テスト」をクリック。
6. 「テスト成功」の結果が表示されたら、Slackの指定したチャンネルにメッセージが投稿されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
   ※ Slackに投稿されるメッセージのイメージ

ステップ8：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
ステップ3で指定したフォルダにファイルを作成し、要約されたメッセージがSlackに通知されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

DeepSeekを活用したその他の自動化テンプレート事例

DeepSeek AIを使った自動化は、他にも様々な業務に応用できます。ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。

まとめ

この記事では、OCR技術とDeepSeek AIを連携させ、書類データの読み取りから要約、他ツールへの連携までを自動化する方法について解説しました。
紙やPDFの書類から情報を手作業で転記したり、内容を読んでまとめたりする作業は、時間も手間もかかりますよね…
<span class="mark-yellow">今回紹介したような自動化フローを活用すれば、これらの定型業務から解放され、より創造的で重要な業務に集中できるようになるはずです！</span>

Yoomでは、プログラミングの知識がなくても、Google Drive、DeepSeek、Slack、Gmail、Google スプレッドシート、各種CRM/SFAなど、普段お使いの様々なツールを自由に組み合わせて、自社の業務プロセスに合った自動化フローを簡単に構築できます！
「DeepSeekとOCRの連携」に関するテンプレートも豊富に用意されているため、複雑な設定なしにすぐに自動化を始めることが可能です。

手作業によるデータ入力ミスや、情報共有の遅れといった課題を解決し、業務全体の効率化を図るために、このような自動化を取り入れてみませんか？
Yoomには無料プランも用意されているので、まずはその利便性と効果を気軽に試してみてはいかがでしょうか。

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