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「交換した名刺の情報を、一件一件Googleコンタクトに手入力するのが面倒…」
「溜まった名刺の山を見て、データ化する手間を考えると憂鬱になる…」
このように、名刺情報の登録作業に時間と労力を奪われていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">受け取った名刺の画像をOCRで自動的にテキスト化し、Googleコンタクトへ連絡先情報として登録してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、営業活動などの本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にできて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">受け取った名刺情報を読み取り、Googleコンタクトへ自動で登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのツールを起点として、Googleコンタクトへの名刺登録を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
受け取った名刺情報を効率的に管理し、営業活動のスピードを向上させましょう。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
それではここから代表的な例として、「フォームで名刺ファイルが送信された際に、OCRで情報を読み取りGoogleコンタクトに連絡先を自動で作成する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleコンタクト
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
今回はトリガーにYoomの標準機能である「フォーム」を利用するため、アプリ連携は不要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、Googleコンタクトのマイアプリ登録方法について解説します。
アプリ一覧でGoogleコンタクトを選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントをクリックしてください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogleコンタクトのマイアプリ登録が完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォーム」をクリックしてください。
事前にフォームが設定されています。
今回は名刺情報がフォームで回答されるという想定ですので、このフォームを活用するだけでOKです。
もし他に項目を追加した場合は「質問を追加」から増やすことも可能です。
設定後、次へをクリックしましょう。
取得した値に名刺のデータを追加しましょう。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
ここで登録した名刺情報をもとに、フローボットの設定を進めていきます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
今回は下記のような名刺を追加してみました。
設定したら保存してください。
それでは「OCRで文字を抽出」をクリックして設定を進めましょう。
▼注意事項
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみで利用できます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用が可能になります。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の設定を確認したら、次へをクリックしましょう。
名刺の中から必要な情報を抽出するための設定をします。
名刺の情報をAIを利用して読み取りますが、正確に読み取りができたかどうかに関わらず、1実行あたり4タスクを消費しますので注意してください。
それでは設定を進めましょう！
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用」「名刺ファイル」を選択してください。
デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を読み取りますが、追加で抽出したい項目があればここで設定します。
次のGoogleコンタクトのオペレーションで「姓」「名」が必要なので設定しています。
使用するAIと言語を設定し、テストをクリックしてください。
テストが成功し、取得した値に名刺から文字を読み取った情報が追加されたら保存しましょう。
次に「連絡先を作成」をクリックしてください。
以下の設定を確認後、次へをクリックしましょう。
Googleアカウントに追加する項目を設定します。
姓、名、メールアドレスを「OCRから文字を抽出」で取得した値から選択しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、Googleアカウントに連絡先を追加できたか確認しましょう。
Googleコンタクトに連絡先を追加できたことを確認したら保存しましょう。
最後にトリガーをONに設定し、作成したフローボットが正常に作動するか確認しておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Googleコンタクトに新規連絡先が作成されたら、その情報をデータベースやCRMなどの他ツールへ自動で同期・通知します。
また、様々なツールをトリガーに、Googleコンタクトへ自動で連絡先を作成することも可能です。
名刺画像の自動登録にも対応し、手動での入力作業をなくしてデータ管理を効率化します。
フォームで受け取った名刺情報をGoogleコンタクトへ自動登録することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を省き、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は交換した名刺情報を活用してアプローチを開始でき、商談創出などの業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：会社名や役職など、より詳細な項目も登録できますか？
A：はい、できます。
その他必要な項目は、「追加で抽出したい項目」で設定すれば抽出できます。
Q：OCRのタスク消費について詳しく教えてください。
A：名刺を読み取るために必要なタスク数は4タスクです。
読み取る物（PDFや請求書など）によって、消費するタスク数が違います。
OCRについては以下を参考にしてください。
Q：Sansanなど専用の名刺管理アプリとの違いは何ですか？
A：Sansanなど専用の名刺管理アプリを使用しても同様のフローを作成することが可能ですが、「まだ名刺管理アプリを導入していない」という方にオススメのフローです。
この機会にお試しください。
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