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「見積書をWordで作成した後、毎回手動でPDFに変換して送付するのが面倒…」
「複数人でファイルを扱っていると、最新版のDOCXがどれか分からなくなり、古いバージョンをPDF化してしまうミスが起こりがち…」
このように、DOCXファイルからPDFへの変換作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
特定のフォルダにDOCXファイルが保存されたタイミングをきっかけに、自動でPDF形式に変換し、関係者に共有まで完了する仕組みがあればとても便利です。
日々の定型業務から解放され、資料内容の精査や顧客への提案といった、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を割くことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して、ファイル管理業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DOCXファイルをPDF形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携して、DOCXからPDFへのファイル変換を自動化する方法を、具体的なユースケースを交えてご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">特定のストレージサービスにDOCXファイルが格納されると、自動でPDFに変換してSlackなどのチャットツールに通知します。
チーム内での迅速なファイル共有や確認作業が実現し、業務のスピードアップに繋がります！
<span class="mark-yellow">ストレージサービスに保存されたDOCXファイルをPDFに自動変換し、Gmailなどのメールツールで社外の関係者に送付できます。
見積書や請求書の送付といった定型業務の手間を大幅に削減できます！
<span class="mark-yellow">あるストレージサービス上のDOCXファイルをPDFに変換後、別のストレージサービスに自動で保存します。
ファイルのバックアップや部門間でのデータ共有を効率的に行えます！
今回は、Microsoft SharePointの指定フォルダにDOCXファイルが格納された際に自動でPDFに変換し、Slackで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をします。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
Microsoft SharePointの連携
1.右上にある検索ボックスに「Microsoft SharePoint」と入力して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリックします。
2.サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftアカウントに登録されている電話番号またはメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
3.アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
4.「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
Slackの連携
1.同様に、新規接続ボタンをクリックします。
2.右上の検索ボックスに「Slack」と入力して、表示されたSlackのアイコンをクリックします。
3.以下のような画面が出たら、投稿先を選択して、「許可する」を選択します。
4.Yoom画面にて以下のような表示が出たら、連携は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
2.タイトルはわかりやすものに変更も可能です。任意で変更してください。
連携するアカウント情報はマイアプリ登録のを行ったアカウント情報が反映されています。間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
3.トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
※基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
4.テスト用にMicrosoft SharePointのサイト上で変換したいDOCXのファイルをアップロードしておきましょう。
5.Yoomの設定に戻ります。
ファイルをアップロードしたサイトを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、対象のサイトIDを選択しましょう！
6.サイト内のフォルダIDも同じように設定します。
7.設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！
8.「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
9.最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
1. 2番目の赤枠をクリック
2.同様にタイトルやアカウント情報を確認して、アクションはテンプレートのままで次の設定へ進みます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
3.同様にファイルをアップロードしたサイトIDを候補の中から設定します。
4.ドライブIDも続けて選択しましょう。
5.アイテムIDはステップ3で取得した値があらかじめ設定されています。
設定されていない場合は、取得した値からアイテムIDを選択しましょう！
6.「テスト」を実行します。
7.「テスト成功」と表示がされたら、ダウンロードしたファイルが取得した値に反映されています。
8.最後に設定を保存しておきましょう！
1. 3つ目の赤枠をクリック
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください！
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね！
2.シークレットモードでの実行を許可する事前準備をしましょう。
こちらのページから説明に沿って「Yoomブラウザ操作オペレーション設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
その後、右上の設定から「拡張機能」「拡張機能を管理」の順にクリックします。
3,「Yoomブラウザ操作オペレーション設定ツール」の表示が出たら、左下の「詳細」をクリックします。
4.「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルをオンにしましょう。
5.完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新（リロード）してください。
6.続いて、ブラウザ操作の詳細を設定します。
1つ目の設定では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。
※今回は操作例として、iLovePDFを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってくださいね！
※シークレットモードが解除されてしまった場合はこちらのヘルプページも確認しながら設定を行いましょう。
7. 2つ目以降の工程も、順にクリックして設定を保存していきましょう！
8.すべての設定の保存が終わったら、画面下部の「テスト」をクリックします。
9.テストに成功したら、取得した値に変換したPDFファイルが表示されています！
最後に、右下にある「保存する」ボタンをクリックしましょう。
1.最後の赤枠をクリックしてください。
2.アカウント情報を確認してください。
問題がなければ、アクション設定などはテンプレートの設定のままで次へ進みましょう！
3.ファイルを送信したい先のSlackのチャンネルもしくはメンバーのIDを設定します。
空欄をクリックすると、幾つかの候補が表示されますので、選択してください！
なお、事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」からでYoomを追加しておいてくださいね！
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター
4.Slackで送信するメッセージとファイルの添付方法を設定します。
メッセージは希望のものを記入し、ファイルの添付方法はテンプレートのままで、最後に「テスト」をクリックしましょう。
5.「テスト成功」と表示されたら、実際にSlackにファイルがアップロードされています。確認してみましょう！
テストエラーになった際にはこちらを参考にしてください。Slackアプリ操作のエラー発生時の対応 | Yoomヘルプセンター
6.SlackにPDFファイルがアップロードされていることが確認できます！
7.最後に設定を保存します。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、ファイル変換とMicrosoft SharePointを活用したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
例えば、受信した画像をRPAでPDFに変換してMicrosoft SharePointに格納したり、Microsoft TeamsでPDFを受信した際に、RPAでDOCに変換して自動的に格納することができます。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
DOCXファイルからPDFへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換・共有の手間をなくし、変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル管理に費やしていた時間を削減し、資料の内容精査や顧客対応といった、本来注力すべき業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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