AIエージェントでメルマガ作成を自動化！業務負担を減らす活用法と設定手順

「いざメルマガを書こうとしても、真っ白な画面を前に筆が止まってしまう…」とお悩みではありませんか？

他の業務に追われて作成に時間を割けず、配信頻度が落ちてしまったり、無難な件名ばかりで開封率が上がらなかったりと、担当者の負担は計り知れません。限られた時間の中で質の高いメルマガを継続するのは困難です。

そんな悩みを根本から解決するのが、「AIエージェント」を活用したメルマガ作成の自動化です。AIにテーマを伝えるだけで、開封率を意識した件名案や本文の下書きを瞬時に作成してくれます。

この記事では、AIエージェントを導入してメルマガ業務の負担を劇的に減らす手順や、具体的な自動化フローの作り方を解説します。ゼロから書く苦労を手放し、成果につながるメルマガ運用を実現しましょう。

とにかく早く試したい方へ

「記事をじっくり読む前に、まずは実際の動きを見てみたい」という方も多いのではないでしょうか。Yoomには、メルマガ作成をすぐに効率化できるテンプレートが用意されています。用途に合わせて、気になるものをチェックしてみてください。

AIワーカーをまず試したい方はこちら

テーマとターゲットを指定するだけで、メルマガの件名案と本文ドラフトを作成し、Googleドキュメントに保存してくれるAIワーカーです。プロンプト作成の手間を省き、すぐにAIのメリットを実感できます。

業務フローを丸ごと自動化したい方はこちら

Google フォームで企画が送信されると、AIワーカーがメルマガを下書きし、Googleドキュメントに保存するまでを一貫して全自動で行うフローボットです。企画から下書き作成までをスムーズに連携させたい方におすすめです。

メルマガ作成をAIで自動化するメリットと活用シーン

メルマガ担当者ならではの執筆の心理的・時間的ハードルを下げるために、AIをどのように活用できるのか、具体的なメリットをご紹介します。

1. 「書く」作業から「編集・チェック」作業へシフトできる

ゼロから文章を生み出す作業は、非常に大きなエネルギーを消費します。AIにテーマやターゲットを伝えてドラフト（下書き）を作成させれば、担当者の役割は「ゼロから書く」ことから「提案された文章を編集・チェックする」ことへと大きく変わります。

これにより、執筆にかかる時間を短縮しつつ、より魅力的な構成や表現を考えるクリエイティブな作業に集中できるようになります。

2. 複数の件名案を自動生成し開封率の改善に役立てる

メルマガの成果を左右する重要な要素の一つが「件名」です。しかし、毎回新しい切り口を考えるのは容易ではありません。AIを活用すれば、少しずつニュアンスを変えた複数の件名案を瞬時に提案してくれます。

思わず開きたくなるようなアイデアをAIから得ることで、開封率の改善にもつながります。

メルマガ作成担当のAIワーカーを作ってみよう

ここからは、実際にAIエージェントである「AIワーカー」を作成し、メルマガの下書きを自動生成する手順を解説します。

[Yoomとは]

AIワーカー設定の全体像

AIワーカーを活用した自動化のステップは非常にシンプルです。

1. テンプレートからAIワーカーをコピーする
2. AIワーカーの基本設定を行う
3. 使用するツール（Googleドキュメントなど）を連携する
4. マニュアル（指示書）を整える
5. チャットで指示を出し、実行する

AIワーカーをコピー

まずは、以下のリンクからテンプレートを自身のワークスペースにコピーしましょう。一から設定する手間が省け、スムーズに開始できます。

 テンプレートの詳細ページへ移動し、画面に表示されている「このAIワーカーと働く」といったボタンをクリックしてください。

AIワーカーの基本設定

コピーが完了したら、AIワーカーのアイコンや名前、簡単な説明文を設定します。「メルマガ制作サポーター」のように、チームメンバーが見て役割がすぐにわかる名前をつけるのがコツです。

AIワーカーの使用ツール設定

AIワーカーが生成した文章を出力する先として、Googleドキュメントとの連携設定を行います。

Yoomの画面案内に従ってアカウントを認証するだけで、AIが自動的にドキュメントを作成・保存が可能です。

AIワーカーの設定画面から「使用ツール」のGoogleドキュメントをクリックします。

すると以下のような画面が表示されます。

Googleドキュメントとの連携がまだの方や、違うアカウントに変更したい方は「＋連携アカウントを追加」など、アカウント連携を行える場所からドキュメントを保存したいアカウントとの連携を行ってください。

Googleドキュメントへの連携確認ページが出るので、サインインのボタンをクリックします。

任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。

ログインが完了するとマイアプリ連携が完了します。

「AIワーカーに許可するアクション」はデフォルトで設定されている「文末にテキストを追加」と「新しいドキュメントを作成する」のままでOKです。

設定ができたら保存を行いましょう。

AIワーカーのマニュアル設定

AIに期待通りの文章を書かせるための重要なステップが、マニュアル（プロンプト）の設定です。「親しみやすいトーンで」「専門用語は避けて」など、自社らしい文章のトーン＆マナーを明確に記載します。

ここは今回デフォルトでプロンプトが入っていますので、そちらを参考に書いてみましょう。

書き終わったら「保存」ボタンから保存します。

文字数の目安や盛り込むべき要素を箇条書きで具体的に指定すると、出力の精度がさらに向上します。
マニュアルの作り方については、【AIワーカー】マニュアルの作成方法で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

チャットに指示を送信

設定が完了したら、AIワーカーのチャット画面から「今回のテーマは〇〇、対象者（ターゲット）は〇〇です」と指示を送信してみましょう。

数秒から数十秒でAIが構成や下書きを生成し、指定したGoogleドキュメントへ保存してくれます。

【Tips】AIワーカーを確認したい場合、画面横の笑顔のマークから確認できます

AIワーカーをフローに組み込んでさらに自動化してみよう

AIワーカー単体でも便利ですが、これを「実務のフロー（流れ）」に組み込むことで、業務効率は劇的に向上します。ここでは、チームでの企画出しにも便利なフローボットの設定手順を解説します。

フロー設定の全体像

フォーム入力から下書き作成までを自動化する流れは以下の通りです。

1. テンプレートをコピーする
2. トリガー（起動条件）を設定する
3. AIワーカーのアクションを設定する
4. フローをONにして運用開始

テンプレートをコピー

以下のテンプレートを利用すれば、面倒なフロー設定をスキップして構築を進められます。

「このテンプレートを試す」からご自身の環境にコピーを行ってください。

事前準備

テンプレートをコピーしたら、Googleフォームに以下のようなテーマやターゲット、簡単なトピックを入力できるフォームを用意して回答しておきます。

これにより、外出先からスマートフォンで企画案を入力するだけで、会社に戻る頃にはPC上で下書きが完成している状態を作れます。

トリガー設定

続いてコピーしたテンプレートのトリガー設定をします。「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを確認していきます。

アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう

トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

詳しくは以下もご確認ください。

• ポーリングトリガー（起動間隔を指定するタイプのアプリトリガー）の仕組みについて

事前準備で作成したフォームのIDを下記に入力します。画面注釈に沿って行ってください。

入力ができたら「テスト」ボタンを押してみましょう。連携が成功すると以下のように取得した値が入りますが、このままでは回答内容の文章が取得できていません。

回答項目の値を取得するには手動で取得した値に格納する必要があります。

詳細は以下の記事をご確認ください。

• Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法

それでは、回答内容を取得した値に格納していきましょう。

取得した値の下部にある、「＋取得する値を追加」をクリックします。

取得した値に追加したい値の「＋」ボタンを押して追加ボタンを押します。

これで取得した値が追加されます。

※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

【Tips】値の上をタップすると出てくるえんぴつマークから、値のタイトルを編集できます。わかりやすいものに変更してもOKです。

↓

「完了」ボタンをクリックして次に進みます。

AIワーカーの設定

• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

フォームから送信された情報（テーマ、ターゲットなど）を変数としてAIワーカーに渡すよう設定します。フローボットの「コンテンツ制作サポーター」をクリックしてください。

AIは受け取った情報を元に件名案と本文を作成し、Googleドキュメントへ保存するアクションを実行します。

AIワーカーと使用モデルを確認してください。AIモデルについては変更も可能ですが、推奨のものがデフォルトで表示されています。

【Tips】

「変更する」ボタンから先ほど「メルマガ作成担当のAIワーカーを作ってみよう」で作ったAIワーカーを呼び出すことも可能です。 

「AIワーカーへの指示」はすでにデフォルトで指示が入っています。今回はそちらを下敷きに以下のように設定しました。

ここまで終わったらテストボタンをクリックします。テストが成功し、メルマガの文章が作成され、Googleドキュメントに保存されます。

確認ができましたら、「完了」ボタンをクリックしてください。

トリガーON

すべての設定が完了し、テストが成功したらトリガーをONにします。これで、企画送信から下書き作成までの全自動化フローが完成しました。

実務で役立つ！さらに便利にするアレンジTips

作成したフローに少し手を加えることで、さらに利便性を高めることができます。例えば、AIワーカーに下書きの生成とGoogleドキュメント保存に加えて、SlackやTeamsなどのチャットツールへ自動通知する設定を追加するのがおすすめです。

※Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。

該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてください。

詳しい設定方法については、下記をご参照ください。

• SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法

該当のAIワーカーを開きます。  

「使用ツール」にSlackを追加し、以下のように設定を追加しています。

マニュアルにも通知する旨とチャンネル名の追記を行いましょう。

「使用ツール」のSlackの設定は以下の通りです。

あとは以下のように指示を行うと、Slackの通知までされます。とても便利なので設定して使ってみてくださいね。

これでチームメンバーへの共有漏れを防ぎ、すぐに推敲作業へ移行できます。

Microsoft Teamsなど、他のアプリもYoomと連携していて、当てはまるアクションがあれば同様の設定が行えます。以下のページから確認したのち設定をお試しください。

• 連携アプリ一覧

導入時の注意点と運用ルール

AIエージェントの活用によりメルマガを効率的に作成できるようになりますが、AIならではの注意点も存在します。導入後のトラブルを防ぐため、必ず社内で定めておくべき3つの運用ルールを解説します。

1. ファクトチェックを徹底する

AIは時に事実とは異なる情報（ハルシネーション）をもっともらしく生成することがあります。

そのため、AIが作成した文章をそのまま配信することは避けてください。記載されているデータ、固有名詞、キャンペーン情報などが正確であるか、必ず人間の目で一次情報と照らし合わせて確認する工程を業務フローに組み込むことが重要です。

誤った情報を配信してしまうと、企業の信頼低下に直結するため十分に注意しましょう。

2. ニュアンスやトーン＆マナーの最終確認をする

AIワーカーのマニュアルで「自社らしい言葉遣い」を指示していても、生成される文章が少し不自然になったり、ブランドイメージと微妙に異なるニュアンスになったりすることがあります。

下書きとしては十分なクオリティでも、読者の心を動かす絶妙な表現や、タイムリーな話題などは、配信前に担当者が加筆・修正を行う運用にしましょう。

AIには「ゼロから書く作業」を任せ、人間は「編集する作業」に注力する、といった役割分担を心がけてください。

まとめ

メルマガ作成は、日々の業務の中でも負担になりやすいタスクの一つです。

しかし、AIエージェントを業務フローに組み込むことで、「ゼロから文章を生み出す苦労」を手放し、企画のブラッシュアップや効果検証など、本来人間が注力すべきクリエイティブな業務に時間を割くことができるようになります。

Yoomを活用すれば、プログラミングの専門知識がなくても、自社専用のAIワーカーを簡単に作成し、普段お使いのGoogle ドキュメントやSlackなどのツールとスムーズに連携させることが可能です。

まずは記事内で紹介したテンプレートを利用して、メルマガ作成の自動化による業務効率化をぜひ体験してみてください。 

よくあるご質問