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「新しい顧客リストができるたびに、一件一件手作業で営業資料を送るのが大変…」
「資料の添付ミスや宛先間違いが怖くて、何度も確認してしまう…」
「メール送信作業に時間を取られて、本来集中すべき顧客フォローや提案準備が進まない…」
営業活動における手作業でのメール送信業務に多くの時間と手間を取られ、ストレスを感じていませんか？もし、<span class="mark-yellow">顧客リストの更新や特定のアクションをきっかけに、営業資料やフォローアップメールが自動で送信される仕組み</span>があれば、これらの悩みがなくなり、より戦略的な営業活動や顧客との関係構築に注力できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して営業のメール業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">顧客情報に応じた営業メールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の営業活動で行われるメール送信業務を自動化することで、作業時間を大幅に削減し、送信ミスを防ぐことが可能です。
ここでは、様々なトリガーからGmailなどのメールツールへ自動で情報連携し、営業メール送信を自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのようなデータベースサービスに新しい顧客情報が追加されたり更新されたりした際に、その情報を基にGmailで営業資料やウェルカムメールを自動送信する</span>ことができるフローです。
リード獲得後の迅速な初期アプローチを実現できるだけでなく、手作業による送信漏れや遅延を防ぎ、営業効率を大きく向上させることにも繋がります！
<span class="mark-yellow">ウェブサイトの問い合わせフォームやイベント申し込みフォームなどに顧客情報が送信されたタイミングで、自動的に資料送付メールやサンクスメールを送信する</span>フローです。
顧客からのアクションに対して即座に対応し、関心度が高い状態を維持したままスムーズなコミュニケーションを開始できます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含む投稿や、特定のチャンネルへの顧客情報共有があった場合に、その内容をトリガーとして関連資料を添付したメールを自動で送信する</span>フローです。
社内での情報共有から顧客へのアクションまでをシームレスに繋げ、迅速かつ的確な情報提供が可能となります。
それではここから代表的な例として「Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加された際に、その顧客に対して営業資料をGmailで自動送付するフロー」を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
これで連携完了です！
Google スプレッドシートと連携手順は同じです！
Gmailを検索するとログイン画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
これでGmailの連携も完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「行が追加されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「行が追加されたら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
営業資料を早めにGmailで送信したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
それではここからGoogle スプレッドシートと連携していきます！
ちなみに、テスト用に画像のような顧客情報シートを作成しています。
「スプレッドシートID」は候補から選択できます。
入力欄をクリックして、候補一覧を表示させて選びましょう。
※シートが多く探すのが大変なときはシート名で検索もできます！
「シートID」も候補から選べます。
Google スプレッドシートに合わせて「テーブル範囲」と「一意の値が入った列」も入力します。
入力完了後「テスト」を押してテストに成功すると「取得した値」にGoogle スプレッドシートのデータがアウトプットされます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
「メールを送る」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「メールの内容」を入力していきます。
まずは「From」から入力していきましょう。
入力欄をクリックして候補から選んでください！
「To」はステップ3で取得した値を活用します。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「行が追加されたら」をクリック
③「アドレス」を選択
「CC」「BCC」「差出人の名前」は必要に応じて入力してください。
「件名」と「本文」はアウトプットを活用すると簡単に入力できます！
最後に営業資料を「添付ファイル」としてアップロードをします。
全ての入力が完了後「次へ」を押すと、メールの送信内容が表示されます。
「取得した値」を活用した部分が反映されているか確認し、修正点がなければ「テスト」を押しましょう。
テストが成功し、メールが送信できていればOKです！
確認できたら「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付するための連携手順になります！
資料発行機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
フォームに入力された内容をトリガーにAIで営業資料を自動生成して、生成された資料をBoxに格納したりSlackで共有したり、Gmailで送信したりする自動化が可能です。これにより、リード情報の収集から資料作成、社内外への共有までの流れを一気通貫で効率化できます。
この記事では、「営業活動におけるメール送信業務を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Gmailを活用したメール送信の自動化は、日々の営業業務における手間を大きく削減するだけでなく、対応漏れやミスを防ぎながらスピード感のあるアプローチを可能にします。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したGmailでのメール送信自動化以外にも、様々な営業・業務シーンで使えるテンプレートが多数用意されています。</span>スプレッドシートやフォーム連携、チャット通知など、業務スタイルに合わせて自由に自動化フローを構築できるのも大きな魅力です。
「営業メールの対応が追いつかない」「ミスなく素早く資料を送付したい」とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を体験してみてください。特別な知識がなくても、すぐに始められます！
まずはテンプレートを試してみて、その効果を実感してみませんか？
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