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「新しい顧客リストができるたびに、一件一件手作業で営業資料を送るのが大変…」
「資料の添付ミスや宛先間違いが怖くて、何度も確認してしまう…」
「メール送信作業に時間を取られて、本来集中すべき顧客フォローや提案準備が進まない…」
営業活動における手作業でのメール送信業務に多くの時間と手間を取られ、ストレスを感じていませんか？もし、顧客リストの更新や特定のアクションをきっかけに、営業資料やフォローアップメールが自動で送信される仕組みがあれば、これらの悩みがなくなり、より戦略的な営業活動や顧客との関係構築に注力できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して営業のメール業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには顧客情報に応じた営業メールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付する」ワークフローは、Google スプレッドシートに新しい顧客情報が登録された際に資料送付の手間を省きます。
自動でメールが送信されるため、対応漏れを防止しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで顧客情報の管理を行っている方
・新しい顧客情報が追加された際に、営業資料の送付をスピーディに行いたい方
・営業担当として、手動で資料送付の作業を行う手間を減らしたいと考えている方
・Gmailを日常的に利用しており、業務効率化を目指したい方
・資料送付の抜けや漏れを無くし、確実に顧客へのアプローチを実現したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
営業メールの自動送信を効率化する連携パターン
日々の営業活動で行われるメール送信業務を自動化することで、作業時間を大幅に削減し、送信ミスを防ぐことが可能です。
ここでは、様々なトリガーからGmailなどのメールツールへ自動で情報連携し、営業メール送信を自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベースの顧客情報からメールを自動送信する
Google スプレッドシートのようなデータベースサービスに新しい顧客情報が追加されたり更新されたりした際に、その情報を基にGmailで営業資料やウェルカムメールを自動送信することができるフローです。
リード獲得後の迅速な初期アプローチを実現できるだけでなく、手作業による送信漏れや遅延を防ぎ、営業効率を大きく向上させることにも繋がります！
■概要
「Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付する」ワークフローは、Google スプレッドシートに新しい顧客情報が登録された際に資料送付の手間を省きます。
自動でメールが送信されるため、対応漏れを防止しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで顧客情報の管理を行っている方
・新しい顧客情報が追加された際に、営業資料の送付をスピーディに行いたい方
・営業担当として、手動で資料送付の作業を行う手間を減らしたいと考えている方
・Gmailを日常的に利用しており、業務効率化を目指したい方
・資料送付の抜けや漏れを無くし、確実に顧客へのアプローチを実現したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの入力情報からメールを自動送信する
ウェブサイトの問い合わせフォームやイベント申し込みフォームなどに顧客情報が送信されたタイミングで、自動的に資料送付メールやサンクスメールを送信するフローです。
顧客からのアクションに対して即座に対応し、関心度が高い状態を維持したままスムーズなコミュニケーションを開始できます。
■概要
「Googleフォームで顧客情報が送信されたら、営業資料をOutlookで自動送付する」フローを利用すると、Googleフォーム経由の顧客情報送信後に自動で営業資料を送付できます。
手動で資料を添付する手間がなくなり、対応がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して顧客からの問い合わせや申込情報を収集している方
・受信した顧客情報への営業対応をスピーディに行いたいと考えている営業担当者
・Outlookを利用して資料送付や顧客へのアプローチを日常的に行っている方
・顧客からの情報を一件ずつ手動で確認し、営業資料を送る手間を減らしたい方
・営業資料の送付漏れを防止し、効率的な営業活動につなげたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
チャットツールの投稿からメールを自動送信する
Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含む投稿や、特定のチャンネルへの顧客情報共有があった場合に、その内容をトリガーとして関連資料を添付したメールを自動で送信するフローです。
社内での情報共有から顧客へのアクションまでをシームレスに繋げ、迅速かつ的確な情報提供が可能となります。
■概要
「Slackで顧客情報が投稿されたら、営業資料をメールで自動送付する」フローを利用すると、顧客情報の取り扱いがスムーズになります。
Slackで投稿された内容をもとに、営業資料の送付を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slack上で顧客情報を管理・共有している営業チームの方
・顧客ごとに個別対応の資料送付を担当しているが、都度メール送信作業に時間を取られている方
・営業資料の送付漏れやタイムラグを削減し、顧客対応をスピーディに行いたい方
・営業事務作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
・Slackとメールシステムなど、複数のITツールを連携活用したい方
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートの顧客情報からGmailで営業資料を自動送付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として「Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加された際に、その顧客に対して営業資料をGmailで自動送付するフロー」を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付する」ワークフローは、Google スプレッドシートに新しい顧客情報が登録された際に資料送付の手間を省きます。
自動でメールが送信されるため、対応漏れを防止しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで顧客情報の管理を行っている方
・新しい顧客情報が追加された際に、営業資料の送付をスピーディに行いたい方
・営業担当として、手動で資料送付の作業を行う手間を減らしたいと考えている方
・Gmailを日常的に利用しており、業務効率化を目指したい方
・資料送付の抜けや漏れを無くし、確実に顧客へのアプローチを実現したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Google スプレッドシートとYoomの連携方法
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
これで連携完了です！
GmailとYoomの連携方法
Google スプレッドシートと連携手順は同じです！
Gmailを検索するとログイン画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
これでGmailの連携も完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
■概要
「Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付する」ワークフローは、Google スプレッドシートに新しい顧客情報が登録された際に資料送付の手間を省きます。
自動でメールが送信されるため、対応漏れを防止しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで顧客情報の管理を行っている方
・新しい顧客情報が追加された際に、営業資料の送付をスピーディに行いたい方
・営業担当として、手動で資料送付の作業を行う手間を減らしたいと考えている方
・Gmailを日常的に利用しており、業務効率化を目指したい方
・資料送付の抜けや漏れを無くし、確実に顧客へのアプローチを実現したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「行が追加されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「行が追加されたら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
営業資料を早めにGmailで送信したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
それではここからGoogle スプレッドシートと連携していきます！
ちなみに、テスト用に画像のような顧客情報シートを作成しています。
「スプレッドシートID」は候補から選択できます。
入力欄をクリックして、候補一覧を表示させて選びましょう。
※シートが多く探すのが大変なときはシート名で検索もできます！
「シートID」も候補から選べます。
Google スプレッドシートに合わせて「テーブル範囲」と「一意の値が入った列」も入力します。
入力完了後「テスト」を押してテストに成功すると「取得した値」にGoogle スプレッドシートのデータがアウトプットされます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
ステップ4：Gmailのアクション設定
「メールを送る」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「メールの内容」を入力していきます。
まずは「From」から入力していきましょう。
入力欄をクリックして候補から選んでください！
「To」はステップ3で取得した値を活用します。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「行が追加されたら」をクリック
③「アドレス」を選択
「CC」「BCC」「差出人の名前」は必要に応じて入力してください。
「件名」と「本文」はアウトプットを活用すると簡単に入力できます！
最後に営業資料を「添付ファイル」としてアップロードをします。
全ての入力が完了後「次へ」を押すと、メールの送信内容が表示されます。
「取得した値」を活用した部分が反映されているか確認し、修正点がなければ「テスト」を押しましょう。
テストが成功し、メールが送信できていればOKです！
確認できたら「保存する」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付するための連携手順になります！
資料発行機能を使ったその他の自動化例
資料発行機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
資料発行機能を使った自動化例
フォームに入力された内容をトリガーにAIで営業資料を自動生成して、生成された資料をBoxに格納したりSlackで共有したり、Gmailで送信したりする自動化が可能です。これにより、リード情報の収集から資料作成、社内外への共有までの流れを一気通貫で効率化できます。
■概要
Googleフォームに回答が送信されると、Yoomを活用してAIが自動的に営業資料を作成し、Gmailで送信する業務ワークフローです。
これにより、営業プロセスの自動化と効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って営業リードを管理している営業担当者の方
・営業資料の作成に時間を費やしているビジネスパーソンの方
・業務プロセスの自動化で効率化を目指している企業の運営者・管理者の方
・AIを活用して営業活動を強化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Zoho Formsから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Boxに格納する」ワークフローは、営業プロセスの効率化をサポートします。
Zoho Formsで収集した情報を自動的にAIが解析・整理し、営業資料を生成します。
その後、生成された資料を安全にBoxに保存することで、共有や管理がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用して顧客情報を収集している営業担当者
・営業資料の作成に時間を取られ、より戦略的な業務に時間を割きたい方
・AIを活用して営業プロセスを自動化し、業務効率を向上させたい企業
・Boxを使用して営業資料を安全に管理・共有したいチーム
・手作業による資料作成でエラーが発生しやすく、品質向上を目指している方
■注意事項
・Zoho Forms、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
この記事では、「営業活動におけるメール送信業務を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Gmailを活用したメール送信の自動化は、日々の営業業務における手間を大きく削減するだけでなく、対応漏れやミスを防ぎながらスピード感のあるアプローチを可能にします。
Yoomには、今回ご紹介したGmailでのメール送信自動化以外にも、様々な営業・業務シーンで使えるテンプレートが多数用意されています。スプレッドシートやフォーム連携、チャット通知など、業務スタイルに合わせて自由に自動化フローを構築できるのも大きな魅力です。
「営業メールの対応が追いつかない」「ミスなく素早く資料を送付したい」とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を体験してみてください。特別な知識がなくても、すぐに始められます！
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