「新しい顧客リストができるたびに、一件一件手作業で営業資料を送るのが大変…」
営業活動における手作業でのメール送信業務に多くの時間と手間を取られ、ストレスを感じていませんか？もし、顧客リストの更新や特定のアクションをきっかけに、営業資料やフォローアップメールが自動で送信される仕組み があれば、これらの悩みがなくなり、より戦略的な営業活動や顧客との関係構築に注力できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない ので、ぜひ自動化を導入して営業のメール業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには顧客情報に応じた営業メールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加されるたび、手動でGmailから営業資料を送付する作業に手間を感じていませんか？特に、迅速な対応が求められる場面では、これらの作業が負担となり、本来注力すべき業務の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの顧客情報追加をトリガーに、Gmailで営業資料を自動送付でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、Gmailで資料送付を行っている営業担当者の方 手作業での資料送付による時間のロスや、送信漏れなどのミスを減らしたいと考えている方 リード獲得後のフォローアップを迅速化し、営業効率の向上を目指しているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されると、Gmailから営業資料が自動で送信されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮できます。 手作業によるメールアドレスの入力ミスや資料の添付忘れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーで、Google スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文、添付ファイルなどを指定してメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスをGoogle スプレッドシートから動的に取得する設定のほか、CCやBCCの設定も可能です。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの情報を動的に埋め込むことで、よりパーソナライズされたメールを作成できます。 送信する営業資料は、事前にGoogle Driveなどにアップロードしておき、そのファイルIDを指定するか、固定のファイルを添付するなどの設定が可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
営業メールの自動送信を効率化する連携パターン
日々の営業活動で行われるメール送信業務を自動化することで、作業時間を大幅に削減し、送信ミスを防ぐことが可能です。
データベースの顧客情報からメールを自動送信する
Google スプレッドシートのようなデータベースサービスに新しい顧客情報が追加されたり更新されたりした際に、その情報を基にGmailで営業資料やウェルカムメールを自動送信する ことができるフローです。
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加されるたび、手動でGmailから営業資料を送付する作業に手間を感じていませんか？特に、迅速な対応が求められる場面では、これらの作業が負担となり、本来注力すべき業務の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの顧客情報追加をトリガーに、Gmailで営業資料を自動送付でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、Gmailで資料送付を行っている営業担当者の方 手作業での資料送付による時間のロスや、送信漏れなどのミスを減らしたいと考えている方 リード獲得後のフォローアップを迅速化し、営業効率の向上を目指しているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されると、Gmailから営業資料が自動で送信されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮できます。 手作業によるメールアドレスの入力ミスや資料の添付忘れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーで、Google スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文、添付ファイルなどを指定してメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスをGoogle スプレッドシートから動的に取得する設定のほか、CCやBCCの設定も可能です。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの情報を動的に埋め込むことで、よりパーソナライズされたメールを作成できます。 送信する営業資料は、事前にGoogle Driveなどにアップロードしておき、そのファイルIDを指定するか、固定のファイルを添付するなどの設定が可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの入力情報からメールを自動送信する
ウェブサイトの問い合わせフォームやイベント申し込みフォームなどに顧客情報が送信されたタイミングで、自動的に資料送付メールやサンクスメールを送信する フローです。
Googleフォームで顧客情報が送信されたら、営業資料をOutlookで自動送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで顧客情報を収集した後、手作業でOutlookから営業資料を送付する作業に手間を感じていませんか。また、迅速な対応が求められる中で、送信漏れや遅延が発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、Outlookから自動で営業資料を送付する仕組みを構築でき、これらの課題を解消し、営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで得た顧客情報をもとに、Outlookで営業資料を手動送付している方 リード獲得後の資料送付を迅速化し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方 手作業によるメールの宛先間違いや資料の添付漏れなどのミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されると、Outlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた資料送付の時間を削減できます。 手動でのメール作成や送付作業が不要になることで、宛先の設定ミスや資料の添付漏れといったヒューマンエラーの防止につながります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文、添付する営業資料などを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携するアカウント内のどのフォームの回答をきっかけにワークフローを起動させるか、任意のフォームを指定することが可能です。 Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文も自由に設定できます。Googleフォームで取得した顧客名などの情報を変数として差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が実現できます。また、固定の文章と組み合わせて使用することも可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
チャットツールの投稿からメールを自動送信する
Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含む投稿や、特定のチャンネルへの顧客情報共有があった場合に、その内容をトリガーとして関連資料を添付したメールを自動で送信する フローです。
Slackで顧客情報が投稿されたら、営業資料をメールで自動送付する
試してみる
■概要
Slackに顧客情報が投稿された後、手作業で営業資料をメールで送付する業務に手間を感じていませんか？ あるいは、忙しさから対応が遅れてしまったり、誤った情報を送ってしまったりするリスクを抱えているかもしれません。 このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をきっかけに、AIが顧客情報を自動で抽出し、営業資料をメールで送付するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで共有された顧客情報をもとに、手作業でメールを作成し資料送付を行っている営業担当者の方 見込み顧客への迅速なアプローチで、商談化率を高めたいと考えているマーケティング担当者の方 手作業による情報入力ミスや送信漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの顧客情報の投稿からメールでの資料送付までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減し、他のコア業務に集中できます。 自動処理により、メールの宛先間違いや資料の添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したSlackのチャンネルに新しいメッセージが投稿されるとフローが起動します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。ここで、Slackのメッセージ内容から顧客名や連絡先などの必要な情報をAIが自動で抽出します。 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定します。AIが抽出した顧客情報（宛先など）や、固定の情報を件名・本文、添付する営業資料に設定し、メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、顧客情報が投稿される特定のチャンネルを任意で設定してください。 AI機能のオペレーション設定では、Slackのメッセージから抽出したい具体的なデータ項目（例：会社名、担当者名、メールアドレス、問い合わせ内容など）を任意で指定することが可能です。 Yoomのメール送信オペレーションでは、メールの件名や本文に、AI機能で抽出した顧客情報などの変数を組み込むことができます。また、送信先のメールアドレスも、抽出した情報を利用したり、固定のアドレスを設定したりと、任意で設定が可能です。添付する営業資料も自由に選択できます。 ■注意事項
SlackとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートの顧客情報からGmailで営業資料を自動送付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として「Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加された際に、その顧客に対して営業資料をGmailで自動送付するフロー」を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google スプレッドシートのトリガー設定とGmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加されるたび、手動でGmailから営業資料を送付する作業に手間を感じていませんか？特に、迅速な対応が求められる場面では、これらの作業が負担となり、本来注力すべき業務の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの顧客情報追加をトリガーに、Gmailで営業資料を自動送付でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、Gmailで資料送付を行っている営業担当者の方 手作業での資料送付による時間のロスや、送信漏れなどのミスを減らしたいと考えている方 リード獲得後のフォローアップを迅速化し、営業効率の向上を目指しているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されると、Gmailから営業資料が自動で送信されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮できます。 手作業によるメールアドレスの入力ミスや資料の添付忘れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーで、Google スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文、添付ファイルなどを指定してメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスをGoogle スプレッドシートから動的に取得する設定のほか、CCやBCCの設定も可能です。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの情報を動的に埋め込むことで、よりパーソナライズされたメールを作成できます。 送信する営業資料は、事前にGoogle Driveなどにアップロードしておき、そのファイルIDを指定するか、固定のファイルを添付するなどの設定が可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Google スプレッドシートとYoomの連携方法
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
GmailとYoomの連携方法
Google スプレッドシートと連携手順は同じです！
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
下のバナーの「試してみる」を押す。
移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加されるたび、手動でGmailから営業資料を送付する作業に手間を感じていませんか？特に、迅速な対応が求められる場面では、これらの作業が負担となり、本来注力すべき業務の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの顧客情報追加をトリガーに、Gmailで営業資料を自動送付でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、Gmailで資料送付を行っている営業担当者の方 手作業での資料送付による時間のロスや、送信漏れなどのミスを減らしたいと考えている方 リード獲得後のフォローアップを迅速化し、営業効率の向上を目指しているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されると、Gmailから営業資料が自動で送信されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮できます。 手作業によるメールアドレスの入力ミスや資料の添付忘れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーで、Google スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文、添付ファイルなどを指定してメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスをGoogle スプレッドシートから動的に取得する設定のほか、CCやBCCの設定も可能です。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの情報を動的に埋め込むことで、よりパーソナライズされたメールを作成できます。 送信する営業資料は、事前にGoogle Driveなどにアップロードしておき、そのファイルIDを指定するか、固定のファイルを添付するなどの設定が可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
コピーしたテンプレートを開く 左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
アプリトリガー（Google スプレッドシート）を開く 「行が追加されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択する 必要箇所を入力していきます。
アプリトリガーのAPI接続設定をする 「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。プラン によって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
それではここからGoogle スプレッドシートと連携していきます！
「スプレッドシートID」は候補から選択できます。
「シートID」も候補から選べます。
Google スプレッドシートに合わせて「テーブル範囲」と「一意の値が入った列」も入力します。
入力完了後「テスト」を押してテストに成功すると「取得した値」にGoogle スプレッドシートのデータがアウトプットされます。こちら をご確認ください。
ステップ4：Gmailのアクション設定
Gmailアプリを開く 「メールを送る」をクリックします。
メール設定をする 必要箇所を入力していきます。
「メールの内容」を入力していきます。
「To」はステップ3で取得した値を活用します。
「件名」と「本文」はアウトプットを活用すると簡単に入力できます！
最後に営業資料を「添付ファイル」としてアップロードをします。
メール送信のテストをする 全ての入力が完了後「次へ」を押すと、メールの送信内容が表示されます。
テストが成功し、メールが送信できていればOKです！
ステップ5：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
以上が、Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、営業資料をGmailで自動送付するための連携手順になります！
資料発行機能を使ったその他の自動化例
資料発行機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
資料発行機能を使った自動化例
フォームに入力された内容をトリガーにAIで営業資料を自動生成して、生成された資料をBoxに格納したりSlackで共有したり、Gmailで送信したりする自動化が可能です。これにより、リード情報の収集から資料作成、社内外への共有までの流れを一気通貫で効率化できます。
Googleフォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されるたび、手作業で営業資料を作成する過程でのヒューマンエラーが気になるといったことはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームの回答に基づき、手作業で営業資料を作成・送信している方 AIを活用して資料作成業務を効率化し、ミスを減らしたいと考えている方 Gmailでの定型的なメール送信業務を自動化し、時間を有効活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答を起点に、AIによる資料作成からGmailでの送信までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減します。 一連のプロセスが自動で処理されるため、資料作成時の記載漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 トリガーとして、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、フォームへの新規回答を検知します。 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームから取得した回答内容に基づいて営業資料の原稿を作成します。 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを用いて、あらかじめ用意した雛形から営業資料を発行します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された営業資料を添付ファイルとして、指定された宛先に自動でメール送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストを生成する」の設定では、Googleフォームから取得した回答内容などの動的な情報を変数としてプロンプトに組み込むことで、個別の状況に応じたメッセージを含む営業資料の原稿を作成できます。 Google スプレッドシートで書類を発行する際には、事前に実際の運用に合わせた内容で、営業資料の雛形となるテンプレートを作成しておく必要があります。 Gmailでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容など前段のステップで取得した値を活用して動的に作成できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Zoho Formsから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Boxに格納する
試してみる
■概要
Zoho Formsで受け付けた顧客からの回答をもとに、営業資料を作成してBoxへ格納する作業は、手間と時間がかかります。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho Formsで収集した情報を元にした営業資料作成に時間を要している方 AIを活用してパーソナライズされた資料を効率的に作成し、Boxで管理したいと考えている方 手作業による資料作成や格納作業でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoho Formsへの回答後、AIによる資料作成からBoxへの格納までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による情報入力の漏れや、資料の格納ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoho Forms、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。 トリガーでZoho Formsの「フォームの回答が送信されたら」といったアクションを設定し、特定のフォームを指定します。 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Zoho Formsから取得した回答内容を元に営業資料のテキストを作成します。 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストや回答者の情報を用いて、事前に用意したテンプレートから営業資料を発行します。 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された営業資料を指定したフォルダへ自動的に格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能で営業資料のテキストを生成する際、Zoho Formsから取得した回答内容（例えば、顧客の興味関心や課題など）を変数としてプロンプトに埋め込むことで、個別の顧客に合わせた動的なメッセージや提案内容を含む資料を作成するように設定できます。 Boxへファイルをアップロードする際、前段のオペレーションで取得した顧客名や日付などの情報をファイル名に含めたり、特定のルールに基づいて格納先フォルダを動的に変更したりするなど、ファイル管理をより効率的に行うための設定が可能です。 ■注意事項
まとめ
この記事では、「営業活動におけるメール送信業務を自動化する方法」 について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したGmailでのメール送信自動化以外にも、様々な営業・業務シーンで使えるテンプレートが多数用意されています。 スプレッドシートやフォーム連携、チャット通知など、業務スタイルに合わせて自由に自動化フローを構築できるのも大きな魅力です。
「営業メールの対応が追いつかない」「ミスなく素早く資料を送付したい」 とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を体験してみてください。特別な知識がなくても、すぐに始められます！
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