【ノーコードで実現】SmartHRとOCRを連携して従業員データの登録を自動化する方法

ストレージサービスに追加された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員データを自動登録する

Google DriveやBoxなどのクラウドストレージに履歴書ファイルが追加されたら自動でOCR処理を行い、SmartHRに従業員データを登録することも可能！
書類のアップロードからデータ登録までを自動化できるため、作業時間を大幅に短縮し、空いたリソースをよりコアな業務に充てることできます。

メールで受け取った履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員データを自動登録する

GmailやOutlookなどで受信したメールに添付された履歴書ファイルを自動で検知し、OCR処理を実行してSmartHRに従業員データとして登録することもできます。
メールで応募を受け付けている場合、受信後のファイル保存、内容確認、データ入力といった一連の作業には時間も手間も多くかかりますよね…
これらの作業を自動化することで、採用業務のスピードアップと効率化が期待できます。

フォームで送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する連携フローを作ってみよう

ここでは、「Yoomのフォーム機能を使って送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員データを自動で追加する」フローの作成手順を詳しく解説！

Yoomならプログラミングの知識がなくても、画面指示に従って設定するだけで、このような自動化フローを簡単に構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

大まかな作成手順は以下の通りです。

• SmartHRをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Yoomフォームのトリガー設定とOCR、SmartHRのアクション設定
• トリガーをONにし、フローの動作確認

ステップ1：SmartHRをマイアプリ登録

はじめに、SmartHRをYoomと連携させるための「マイアプリ登録」を行います。
一度登録すれば、他の自動化フローでも簡単に利用できて便利ですよ！

Yoom画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧の右上にある検索窓からSmartHRを検索し、SmartHR(OAuth)を選択します。

入力欄下の注釈に従って、サブドメインを入力しましょう。

入力が完了したら「追加」をクリックし、画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、Yoomが用意している自動化フローのテンプレートをコピーします。今回作成するフローの骨組みが作成されているため、設定の手間を大幅に削減できますよ！
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

クリックするとテンプレートが自動的にコピーされ、以下の画面が表示されます。「OK」をクリックして、早速フローボットの設定を進めていきましょう！

ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定

最初の設定です。コピーしたテンプレートの、「フォーム」をクリックしてください。
※デフォルトで設定済みになっていますが、活用シーンに応じてフォームの内容を編集することができるので、一度確認してみましょう！

下図のように、フォームの入力項目や送信完了画面など、自由にカスタマイズすることができます。
右上の「プレビューページ」をクリックすると、フォームの実際の表示を確認できますよ！活用する業務内容に合わせて、フォームを自由に作成してみてくださいね。

入力が完了し次に進むと、以下の画面に移ります。
「取得した値」に、テスト用の値を入力してください。ここで入力したテスト値は、後続の設定時に活用します。

今回のフローでは、フォームに添付されたファイルの情報をOCRで読み取るので、テスト用の履歴書ファイルを添付してみました！

※テスト用に手動でファイルを添付していますが、実際にフローボットを稼働した際には、フォームに添付されたファイルが自動的に「取得した値」に反映されます。

最後に「保存する」をクリックして、フォームの設定は完了です！

ステップ4：OCRの読み取り設定

続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
ステップ3と同様、こちらもデフォルトで設定済みになっていますが、カスタマイズ可能なので一度確認してみましょう！

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をこの機会にぜひ試してみてくださいね！

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

以下の画面は編集せず、次に進みます。
※活用シーンに合わせてアクションを変更することで、様々な業務フローの自動化が可能になります。プルダウンメニューから用途に合わせてカスタマイズしてみてくださいね！詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。

次に詳細設定です。
フォームから送信されたファイル（履歴書）から、OCRで読み取りたい内容を設定していきます。
ファイルの添付方法は下図のように設定し、「追加で抽出したい項目」には、ファイルから読み取りたい内容を入力しましょう。
なお、入力欄下にデフォルトで設定されている項目が記載されているので、それ以外にSmartHRに登録するために必要な情報があれば、入力してください。

使用するAIは、プルダウンメニューから選択します。
読み取り言語も同様に、日本語・英語から選択しましょう。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、こちらから契約内容を整えておきましょう。

設定が完了したら「テスト」をクリックします。ステップ3で「取得した値」にアップしたテスト用ファイルから、抽出項目が正しく抽出できているかチェックしてください。
問題なければ保存し、OCRのアクション設定は完了です！

ステップ5：SmartHRのデータ登録設定

続いて、「従業員の登録」をクリックしてください。

連携するアカウント情報を確認し、次へ進みます。

次に、API接続設定です。
ここでは、OCRで読み取った情報を、SmartHRのどの項目に登録するかを設定します。

「事業所ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

各項目の入力欄をクリックすると、「画像・PDFから文字を読み取る」の中に、OCRの抽出結果が表示されます。
「生年月日」の項目には、OCRの抽出結果から「生年月日」を選択するといった具合に、各項目に合う適切な値を設定しましょう。

全ての項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ4で読み取った内容がSmartHRの従業員一覧に反映されているか確認しましょう。

問題なければ保存し、SmartHRの設定は完了です！

ステップ6：トリガーをONにし、フローの動作確認

「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックし、実際にフローが問題なく動くかチェックしましょう。

以上で、自動化フローの設定は完了です。お疲れ様でした！
これで、フォームから履歴書が送信されるたびに、自動でOCR処理が実行され、SmartHRに従業員データが登録されるようになりますよ！

SmartHRやOCRを活用したその他の自動化例

SmartHRとOCRの連携は、従業員情報の登録以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、SmartHRやOCRを活用した業務効率化に役立つテンプレートを、いくつかご紹介します。
気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね！

SmartHRを使った自動化例

さまざまなツールと連携して、多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、SmartHRのデータをチャットツールに自動通知したり、従業員データをもとに、クラウドストレージにフォルダを自動作成することもできます。また、他のデータベースの情報をSmartHRに同期することもできるんです！
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の実際の業務に近いテンプレートを活用して、最適な自動化フローを作ってみてくださいね。

OCRをを使った自動化例

Yoomには、OCR技術を活用した業務フローの自動化を実現できるテンプレートが、豊富に用意されています。
メールの添付ファイルや契約書類、名刺、ファイルなど、様々なデータのOCR処理を自動化し、そのデータを多様に活用することが可能！
ここではその一部を紹介しているので、あなたの業務にマッチするテンプレートを探してみてくださいね。

まとめ

いかがでしたか？今回は、OCR技術を活用して履歴書などの書類からテキスト情報を抽出し、SmartHRに従業員データを自動で登録する方法についてご紹介しました。手作業でのデータ入力は時間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。特に応募が増える採用シーズンなどでは担当者の負担は大きく、他のコア業務に支障が出る可能性も…

Yoomを使えば、フォーム送信、ストレージ格納、メール受信といった様々なパターンに対応し、書類の受け取りからSmartHRへのデータ登録までの一連の流れを自動化することが可能に！自動化によって、迅速な従業員データの登録を実現するのみならず、人為的ミスを防いで正確なデータを蓄積できるのもメリットです。

「本当に時間かけずに設定できるの？」「ちょっと気になる…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適なフローをぜひ構築してみてくださいね。

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この機会に、まずはSmartHRへの従業員登録の自動化を試してみて、業務効率の改善や手間の削減を体感してみてください。