SmartHRへの従業員情報の登録、特に履歴書などの書類からの転記作業は、時間と手間がかかる業務の一つですよね。手入力での対応は入力ミスが発生するリスクが伴い、特に採用が集中する時期には担当者の大きな負担となりがち…
このような業務負担を軽減する方法の1つとして、OCR技術を使った、SmartHRへの従業員データの登録を自動化する仕組みがおすすめです！
この仕組みを使えば、様々な形式で受け取った履歴書から、OCRを使って必要なテキストデータを自動で抽出し、抽出したデータでSmartHRの従業員データを登録することが可能になります。
本記事では、ノーコードでこの便利な仕組み化を構築する方法を詳しく解説。従業員のデータ登録を効率化したい方、必見です！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、「履歴書OCRで読み取り、SmartHRに従業員データを自動登録する」業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく始めてみましょう！
フォームで送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
採用活動で受け取る多くの履歴書。その情報を一つひとつ手作業でSmartHRに入力するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、フォームから送信された履歴書（画像・PDF）の情報をOCR機能で自動で読み取り、SmartHRに従業員情報を登録する一連のプロセスを自動化します。手入力の手間とミスをなくし、より迅速で正確な入社手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 履歴書情報の手入力に時間を取られ、コア業務に集中できない人事や採用担当者の方
- 手作業によるデータ転記で発生する、SmartHRへの登録ミスや情報連携の漏れを防ぎたい方
- 採用プロセスのDXを推進し、入社手続き全体の効率化を目指している責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信された履歴書をOCRが自動でテキスト化しSmartHRへ登録するため、手入力の作業時間を削減し、迅速な従業員登録が可能になります。
- 手作業での転記が不要になることで、氏名や住所などの重要な情報の入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRをYoomと連携します。
- トリガーにフォームトリガー機能を設定し、履歴書ファイルなどを添付するためのフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームから受け取った履歴書ファイルをテキストデータ化します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報をマッピングして従業員情報を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームの設問は、履歴書以外に収集したい情報（希望職種など）に応じて自由に項目を追加・編集できます。
- OCR機能のアクションでは、履歴書の中からテキストとして抽出したい項目（氏名、住所、学歴など）を任意で指定することが可能です。
- SmartHRに従業員を登録するアクションで、対象となる事業所IDを自社の環境に合わせて正しく設定してください。
■注意事項
- SmartHRとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
SmartHRとOCRを組み合わせた様々な自動化の方法
履歴書などの書類をOCRで読み取りSmartHRに従業員データを登録する方法は、書類の受け取り方（フォーム、メール、クラウドストレージなど）によって様々です。ここでは、受け取り方法に応じた自動化を実現する具体的なテンプレート例をいくつか紹介します。
これらのテンプレートを活用すれば、書類の受け取りからSmartHRへのデータ登録までをスムーズに自動化でき、人事・労務担当者の作業負担軽減につながるはず！
気になるテンプレートがあれば、「試してみる」から気軽にお試しください。
フォームで受け取った履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員データを自動登録する
応募者からフォーム（Yoomフォーム、Googleフォームなど）で送信された履歴書ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をSmartHRに従業員データとして登録することができます。
採用プロセスにおけるデータ入力の手間と時間を削減できるうえ、転記ミスの心配も解消できるでしょう。
フォームで送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
採用活動で受け取る多くの履歴書。その情報を一つひとつ手作業でSmartHRに入力するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、フォームから送信された履歴書（画像・PDF）の情報をOCR機能で自動で読み取り、SmartHRに従業員情報を登録する一連のプロセスを自動化します。手入力の手間とミスをなくし、より迅速で正確な入社手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 履歴書情報の手入力に時間を取られ、コア業務に集中できない人事や採用担当者の方
- 手作業によるデータ転記で発生する、SmartHRへの登録ミスや情報連携の漏れを防ぎたい方
- 採用プロセスのDXを推進し、入社手続き全体の効率化を目指している責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信された履歴書をOCRが自動でテキスト化しSmartHRへ登録するため、手入力の作業時間を削減し、迅速な従業員登録が可能になります。
- 手作業での転記が不要になることで、氏名や住所などの重要な情報の入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRをYoomと連携します。
- トリガーにフォームトリガー機能を設定し、履歴書ファイルなどを添付するためのフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームから受け取った履歴書ファイルをテキストデータ化します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報をマッピングして従業員情報を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームの設問は、履歴書以外に収集したい情報（希望職種など）に応じて自由に項目を追加・編集できます。
- OCR機能のアクションでは、履歴書の中からテキストとして抽出したい項目（氏名、住所、学歴など）を任意で指定することが可能です。
- SmartHRに従業員を登録するアクションで、対象となる事業所IDを自社の環境に合わせて正しく設定してください。
■注意事項
- SmartHRとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
採用候補者からGoogleフォームで履歴書を受け取る際、その内容を確認してSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された履歴書をOCRで自動で読み取りSmartHRへ従業員情報を登録するため、こうした採用業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとSmartHRを利用した採用業務に、手間や時間を要している人事担当者の方
- 履歴書の内容を手作業で転記する際に、入力ミスや漏れなどの課題を感じている方
- 採用プロセスを自動化し、よりコア業務に集中したいと考えている採用責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信後、OCRでの読み取りからSmartHRへの登録までを自動化し、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームに添付された履歴書を対象とします。
- 最後に、オペレーションでSmartHRを選択し、「従業員の登録」アクションを設定して、OCRで読み取った情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、採用に必要な情報を取得するため、質問項目を自由に設定してください。
- OCR機能のアクションでは、履歴書から抽出したい氏名や住所などの項目を任意で設定できます。
- SmartHRに従業員を登録する際、対象となる事業所のIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ストレージサービスに追加された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員データを自動登録する
Google DriveやBoxなどのクラウドストレージに履歴書ファイルが追加されたら自動でOCR処理を行い、SmartHRに従業員データを登録することも可能！
書類のアップロードからデータ登録までを自動化できるため、作業時間を大幅に短縮し、空いたリソースをよりコアな業務に充てることできます。
Google Driveに格納された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
採用活動で受け取る多数の履歴書を、その都度SmartHRへ手入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに履歴書ファイルが追加されると、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、SmartHRに従業員情報を登録します。この一連の作業を自動化することで、人事・採用担当者の手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSmartHRを利用し、履歴書情報の転記作業に手間を感じている人事・採用担当者の方
- 手作業による従業員情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方
- 採用業務のDXを推進し、定型業務を自動化してコア業務にリソースを集中させたい管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへの履歴書追加からSmartHRへの情報登録までが自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能による自動読み取りと登録により、手入力に伴う転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで追加されたファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした履歴書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、SmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けて従業員データを自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、履歴書が格納される特定のフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、氏名や住所、生年月日など、履歴書から読み取ってSmartHRに登録したい項目を任意で設定できます。
- SmartHRに従業員を登録するアクションで、対象となる事業所IDを任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに格納された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
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■概要
採用活動で受け取る多くの履歴書をBoxで管理し、採用が決まった方の情報をSmartHRへ手入力する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりませんか？
この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされた履歴書からOCR機能で情報を読み取り、SmartHRへ従業員データを自動で登録するため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSmartHRを利用し、従業員情報の登録を手作業で行っている方
- 採用活動における履歴書情報のデータ入力にかかる工数を削減したい方
- 従業員の入社手続きを効率化し、コア業務に集中できる体制の構築を進めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxに履歴書をアップロードするだけでSmartHRへの従業員登録が完了するため、これまで手作業に費していたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、氏名や住所などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSmartHRをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定し、履歴書を格納する特定のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 続いて、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」を設定し、OCR機能で読み取った情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で履歴書から文字を読み取る際に、SmartHRへの登録に必要となる抽出項目（氏名や住所など）を任意で設定してください。
- SmartHRに従業員を登録する際、前段のOCR機能で抽出した各値をSmartHRの登録項目に対応する変数として設定可能です。
■注意事項
- Box、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで受け取った履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員データを自動登録する
GmailやOutlookなどで受信したメールに添付された履歴書ファイルを自動で検知し、OCR処理を実行してSmartHRに従業員データとして登録することもできます。
メールで応募を受け付けている場合、受信後のファイル保存、内容確認、データ入力といった一連の作業には時間も手間も多くかかりますよね…
これらの作業を自動化することで、採用業務のスピードアップと効率化が期待できます。
Gmailで受け取った履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
Gmailで採用候補者から届く履歴書の内容を確認してSmartHRへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
特に採用が活発な時期には、こうした定型業務が人事担当者の大きな負担になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った履歴書をOCR機能で自動で読み取り、SmartHRへ従業員情報を登録できるため、採用から入社手続きまでの業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った履歴書情報をSmartHRへ手作業で転記している方
- 履歴書の目視確認や手入力による見落としや入力ミスなどの課題を解消したい方
- 採用関連の業務を自動化し、候補者とのコミュニケーションに集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの履歴書受領からSmartHRへの情報登録までが自動化され、他のコア業務に時間を充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSmartHRをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のラベルが付与されたメールを起点にフローが自動で起動します。
- 次に、分岐機能を設定し、特定の条件（添付ファイルの有無など）に応じて後続の処理を分岐します。
- 続いて、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付された履歴書から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けて従業員データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、履歴書のフォーマットに合わせて読み取りたい項目（氏名や住所など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、例えばメールの件名に「中途採用」といった特定のキーワードが含まれている場合のみ処理を実行するなど、条件を自由に追加・変更できます。
- SmartHRに従業員を登録するアクションでは、OCRで読み取った情報をSmartHRのどの項目に登録するかを任意にマッピングできます。
■注意事項
- Gmail、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受け取った履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
採用活動における履歴書の確認やシステムへの情報入力は、重要な業務でありながらも時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に手作業でのデータ入力は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受け取った履歴書をOCR機能で自動的に読み取り、SmartHRに従業員として登録するため、こうした課題を解消し、採用プロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとSmartHRを利用し、履歴書のデータ入力に手間を感じている人事担当者の方
- 手作業による情報登録での入力ミスをなくし、採用業務の正確性を高めたい方
- 採用プロセスのDX化を推進し、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで履歴書を受け取ると、自動で内容を読み取りSmartHRに登録するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業での転記が不要になることで、氏名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSmartHRをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合に後続の処理が実行されるよう条件を指定します。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで履歴書を取得し、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで必要な情報を抽出します。
- 最後に、SmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、抽出した情報を元に従業員データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させるメールの件名に含まれるキーワードや、対象とするメールフォルダは任意で指定できます。
- OCR機能で履歴書から情報を読み取る際に、氏名や住所、生年月日など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- SmartHRに従業員を登録するアクションで、対象となる事業所のIDを任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する連携フローを作ってみよう
ここでは、「Yoomのフォーム機能を使って送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員データを自動で追加する」フローの作成手順を詳しく解説！
Yoomならプログラミングの知識がなくても、画面指示に従って設定するだけで、このような自動化フローを簡単に構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
大まかな作成手順は以下の通りです。
- SmartHRをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Yoomフォームのトリガー設定とOCR、SmartHRのアクション設定
- トリガーをONにし、フローの動作確認
フォームで送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
採用活動で受け取る多くの履歴書。その情報を一つひとつ手作業でSmartHRに入力するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、フォームから送信された履歴書（画像・PDF）の情報をOCR機能で自動で読み取り、SmartHRに従業員情報を登録する一連のプロセスを自動化します。手入力の手間とミスをなくし、より迅速で正確な入社手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 履歴書情報の手入力に時間を取られ、コア業務に集中できない人事や採用担当者の方
- 手作業によるデータ転記で発生する、SmartHRへの登録ミスや情報連携の漏れを防ぎたい方
- 採用プロセスのDXを推進し、入社手続き全体の効率化を目指している責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信された履歴書をOCRが自動でテキスト化しSmartHRへ登録するため、手入力の作業時間を削減し、迅速な従業員登録が可能になります。
- 手作業での転記が不要になることで、氏名や住所などの重要な情報の入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRをYoomと連携します。
- トリガーにフォームトリガー機能を設定し、履歴書ファイルなどを添付するためのフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームから受け取った履歴書ファイルをテキストデータ化します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報をマッピングして従業員情報を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームの設問は、履歴書以外に収集したい情報（希望職種など）に応じて自由に項目を追加・編集できます。
- OCR機能のアクションでは、履歴書の中からテキストとして抽出したい項目（氏名、住所、学歴など）を任意で指定することが可能です。
- SmartHRに従業員を登録するアクションで、対象となる事業所IDを自社の環境に合わせて正しく設定してください。
■注意事項
- SmartHRとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：SmartHRをマイアプリ登録
はじめに、SmartHRをYoomと連携させるための「マイアプリ登録」を行います。
一度登録すれば、他の自動化フローでも簡単に利用できて便利ですよ！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の右上にある検索窓からSmartHRを検索し、SmartHR(OAuth)を選択します。
入力欄下の注釈に従って、サブドメインを入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックし、画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、Yoomが用意している自動化フローのテンプレートをコピーします。今回作成するフローの骨組みが作成されているため、設定の手間を大幅に削減できますよ！
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
フォームで送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
採用活動で受け取る多くの履歴書。その情報を一つひとつ手作業でSmartHRに入力するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、フォームから送信された履歴書（画像・PDF）の情報をOCR機能で自動で読み取り、SmartHRに従業員情報を登録する一連のプロセスを自動化します。手入力の手間とミスをなくし、より迅速で正確な入社手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 履歴書情報の手入力に時間を取られ、コア業務に集中できない人事や採用担当者の方
- 手作業によるデータ転記で発生する、SmartHRへの登録ミスや情報連携の漏れを防ぎたい方
- 採用プロセスのDXを推進し、入社手続き全体の効率化を目指している責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信された履歴書をOCRが自動でテキスト化しSmartHRへ登録するため、手入力の作業時間を削減し、迅速な従業員登録が可能になります。
- 手作業での転記が不要になることで、氏名や住所などの重要な情報の入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRをYoomと連携します。
- トリガーにフォームトリガー機能を設定し、履歴書ファイルなどを添付するためのフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームから受け取った履歴書ファイルをテキストデータ化します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報をマッピングして従業員情報を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームの設問は、履歴書以外に収集したい情報（希望職種など）に応じて自由に項目を追加・編集できます。
- OCR機能のアクションでは、履歴書の中からテキストとして抽出したい項目（氏名、住所、学歴など）を任意で指定することが可能です。
- SmartHRに従業員を登録するアクションで、対象となる事業所IDを自社の環境に合わせて正しく設定してください。
■注意事項
- SmartHRとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
クリックするとテンプレートが自動的にコピーされ、以下の画面が表示されます。「OK」をクリックして、早速フローボットの設定を進めていきましょう！
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
最初の設定です。コピーしたテンプレートの、「フォーム」をクリックしてください。
※デフォルトで設定済みになっていますが、活用シーンに応じてフォームの内容を編集することができるので、一度確認してみましょう！
下図のように、フォームの入力項目や送信完了画面など、自由にカスタマイズすることができます。
右上の「プレビューページ」をクリックすると、フォームの実際の表示を確認できますよ！活用する業務内容に合わせて、フォームを自由に作成してみてくださいね。
入力が完了し次に進むと、以下の画面に移ります。
「取得した値」に、テスト用の値を入力してください。ここで入力したテスト値は、後続の設定時に活用します。
今回のフローでは、フォームに添付されたファイルの情報をOCRで読み取るので、テスト用の履歴書ファイルを添付してみました！
※テスト用に手動でファイルを添付していますが、実際にフローボットを稼働した際には、フォームに添付されたファイルが自動的に「取得した値」に反映されます。
最後に「保存する」をクリックして、フォームの設定は完了です！
ステップ4：OCRの読み取り設定
続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
ステップ3と同様、こちらもデフォルトで設定済みになっていますが、カスタマイズ可能なので一度確認してみましょう！
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をこの機会にぜひ試してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
以下の画面は編集せず、次に進みます。
※活用シーンに合わせてアクションを変更することで、様々な業務フローの自動化が可能になります。プルダウンメニューから用途に合わせてカスタマイズしてみてくださいね！詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
次に詳細設定です。
フォームから送信されたファイル（履歴書）から、OCRで読み取りたい内容を設定していきます。
ファイルの添付方法は下図のように設定し、「追加で抽出したい項目」には、ファイルから読み取りたい内容を入力しましょう。
なお、入力欄下にデフォルトで設定されている項目が記載されているので、それ以外にSmartHRに登録するために必要な情報があれば、入力してください。
使用するAIは、プルダウンメニューから選択します。
読み取り言語も同様に、日本語・英語から選択しましょう。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、こちらから契約内容を整えておきましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。ステップ3で「取得した値」にアップしたテスト用ファイルから、抽出項目が正しく抽出できているかチェックしてください。
問題なければ保存し、OCRのアクション設定は完了です！
ステップ5：SmartHRのデータ登録設定
続いて、「従業員の登録」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、次へ進みます。
次に、API接続設定です。
ここでは、OCRで読み取った情報を、SmartHRのどの項目に登録するかを設定します。
「事業所ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目の入力欄をクリックすると、「画像・PDFから文字を読み取る」の中に、OCRの抽出結果が表示されます。
「生年月日」の項目には、OCRの抽出結果から「生年月日」を選択するといった具合に、各項目に合う適切な値を設定しましょう。
全ての項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ4で読み取った内容がSmartHRの従業員一覧に反映されているか確認しましょう。
問題なければ保存し、SmartHRの設定は完了です！
ステップ6：トリガーをONにし、フローの動作確認
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックし、実際にフローが問題なく動くかチェックしましょう。
以上で、自動化フローの設定は完了です。お疲れ様でした！
これで、フォームから履歴書が送信されるたびに、自動でOCR処理が実行され、SmartHRに従業員データが登録されるようになりますよ！
SmartHRやOCRを活用したその他の自動化例
SmartHRとOCRの連携は、従業員情報の登録以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、SmartHRやOCRを活用した業務効率化に役立つテンプレートを、いくつかご紹介します。
気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね！
SmartHRを使った自動化例
さまざまなツールと連携して、多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、SmartHRのデータをチャットツールに自動通知したり、従業員データをもとに、クラウドストレージにフォルダを自動作成することもできます。また、他のデータベースの情報をSmartHRに同期することもできるんです！
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の実際の業務に近いテンプレートを活用して、最適な自動化フローを作ってみてくださいね。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している人事担当者
・Googleスプレッドシートに登録した内容をSmartHRに登録している方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・Googleスプレッドシートの情報を元に従業員情報の登録を効率化したい方
・SmartHRの手入力での作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを使用すると、従業員情報を一元管理できるのがメリットです。
ただ、手作業で入力する項目が多く時間がかかったり入力ミスといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
SmartHRへの手作業での入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している場合、その情報を自動的にSmartHRに登録することができます。
手作業による作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、フローをカスタマイズすることで、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことができるようになるためチームメンバーと迅速に情報共有することも可能です。
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■注意事項
・Googleスプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. SmartHRを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングや保険加入手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、SmartHRの従業員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailで送信する
試してみる
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をSlackで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをSlackで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・必要な情報をSlackに集約することにより、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み業務の効率化に繋がります。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Slackの通知によって情報伝達を自動化することができます。
・新規従業員への歓迎メッセージをSlackで送信することで、コミュニケーションを活性化させることができます。
・手作業による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
OCRをを使った自動化例
Yoomには、OCR技術を活用した業務フローの自動化を実現できるテンプレートが、豊富に用意されています。
メールの添付ファイルや契約書類、名刺、ファイルなど、様々なデータのOCR処理を自動化し、そのデータを多様に活用することが可能！
ここではその一部を紹介しているので、あなたの業務にマッチするテンプレートを探してみてくださいね。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
■概要
名刺画像を入力フォームにアップロードすると、OCRで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、Salesforceのリードオブジェクトに情報を格納します。
展示会やイベントで獲得した名刺データで集めた名刺情報をSalesforceに登録する際などにご活用いただけます。
名刺画像はスマホなどで撮影した画像でも問題なくご利用いただけます。
■設定方法
1.名刺データを収集するためのフォームを設定します。「名刺データから文字を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定してください。
2.「リード情報を追加する」アクションで読み取ったデータをSalesforceのリードオブジェクトに自動的に格納します。
■注意事項
・名刺データをご用意ください。
・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
◼️概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
◼️設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
◼️注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？今回は、OCR技術を活用して履歴書などの書類からテキスト情報を抽出し、SmartHRに従業員データを自動で登録する方法についてご紹介しました。手作業でのデータ入力は時間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。特に応募が増える採用シーズンなどでは担当者の負担は大きく、他のコア業務に支障が出る可能性も…
Yoomを使えば、フォーム送信、ストレージ格納、メール受信といった様々なパターンに対応し、書類の受け取りからSmartHRへのデータ登録までの一連の流れを自動化することが可能に！自動化によって、迅速な従業員データの登録を実現するのみならず、人為的ミスを防いで正確なデータを蓄積できるのもメリットです。
「本当に時間かけずに設定できるの？」「ちょっと気になる…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適なフローをぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
この機会に、まずはSmartHRへの従業員登録の自動化を試してみて、業務効率の改善や手間の削減を体感してみてください。
