【ノーコードで実現】OneDriveへのファイルのバックアップを自動化する方法

フォームで受け取ったファイルをOneDriveへ自動バックアップする

GoogleフォームやYoomのフォーム機能などでファイルを受け取った際に、そのファイルを自動的にOneDriveへアップロードし整理してくれます。<span class="mark-yellow">フォーム経由でのファイル収集と管理の手間を大幅に削減し、提出されたファイルを一元化できます。</span>

メールツールからOneDriveへ自動バックアップする

GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でOneDriveにバックアップ可能です。
<span class="mark-yellow">メールの添付ファイルを探したり、手動で保存したりする手間がなくなり、重要なファイルの見落としや保存忘れを防いでくれますよ。</span>

‍

OneDrive内のファイルを自動バックアップするフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、OneDriveの特定のフォルダにファイルがアップロードされた際に、自動で別の指定フォルダにそのファイルをバックアップするフローを解説していきます！
この設定により、重要なファイルの二重管理や整理が自動化されます。

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• OneDriveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• OneDriveのトリガー設定およびアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

まずは、OneDriveのマイアプリ登録を行います。

左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。

‍OneDriveのマイアプリ登録

アプリの一覧から「OneDrive」を検索しましょう。

OneDriveの確認事項は以下です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が出てきたら、Microsoftにログインします。
アカウントのメールアドレスを入力して次に進んで下さい。

パスワードを入力して、ログインしましょう。

以上でOneDriveのマイアプリ登録、完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから実際に「OneDriveにファイルがアップロードされたら、別のフォルダにバックアップする」のフローボットを作成していきましょう。
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ3：アプリトリガーの設定

まずはアプリトリガーの設定です。
「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次に進みます。

続いて、API接続設定を行いましょう。

トリガーの起動間隔はプルダウンから選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。

 基本的には料金プランの最短の起動間隔に設定するのがおすすめです。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
今回は「5分」で設定しました。

ドライブIDは、候補から選択しましょう。
OneDriveのドライブIDです。

フォルダ名のキーワードを入力しておきます。
アイテムIDを検索しやすいキーワードを設定してください。

フォルダIDは候補から選びましょう。

ここまで設定したら、テストを行ってください。

取得した値を引用して、フローボットを完成させていきます。
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。

ステップ4：分岐する

続いて、分岐する設定を行います。

「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

分岐するオペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。

※フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

分岐対象の取得した値を設定します。
プルダウンから選択しましょう。
変更したい場合は、プルダウンから変更してください。

今回は以下のように設定しました。

「分岐する」の設定方法

続いて、分岐条件を行います。

こちらの条件設定をもとに分岐されます。

分岐条件は作成日時に設定しました。
更新されたら分岐するように設定を行います。
一番右側を取得した値から「最終更新日時」を選択してください。

「保存する」をクリックして次に進みます。

以下のように分岐されるように設定されました！

ステップ5：ファイルを複製する

次に「ファイルを複製」をクリックしてください。

以下の画面が出現したら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。

続いて、API接続設定です。

先程同様、ドライブIDは候補から選択しましょう。
複製した際に保存するドライブIDです。

複製対象ファイルのアイテムIDは、取得した値から選択してください。

複製したいファイルを選びましょう。

次に複製した後のファイル名を設定しなす。

複製のため、同じファイル名にならないように注意しましょう。
複製用、バックアップ用とわかるように、ファイル名に「バックアップ用」などと付けておくのがおすすめです。

複製のフォルダ名は、検索しやすい単語を入力してください。

複製用フォルダ名を確認して入力するようにしましょう。
例えば、フォルダ名が「複製用フォルダ」であれば、「複製用」などと入力するイメージです。

今回は「バックアップ用」と入力しました。

複製先のフォルダを選択しましょう。
候補から選択します。

テストを行います。
テストが成功したら「保存する」をクリックしてください。

指定した格納フォルダを確認して、保存されているかチェックしてみてください。

ステップ6：フローボットの自動化設定

以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！

OneDriveを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートやSalesforceに登録された従業員、取引先情報を基にファイルの権限を付与したり、フォルダを作成したりできます。
OneDriveにファイルが格納された際に、チャットツールに通知できるため、ファイル確認に便利です！

まとめ

OneDriveへの自動バックアップを設定することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのコピーや移動の手間を削減し、バックアップ忘れによるデータ損失のリスクを大幅に低減できます。</span>
これにより、ファイルの整理や管理にかかる時間を節約し、安心して本来注力すべき業務に取り組むことが可能になります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従ってクリックしていくだけで直感的に業務フローを構築できますよ。
ファイル管理の自動化や業務効率化したい方は、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらすスムーズな業務体験を実感してみてください！