メールでOCRの結果を送信する
同様に、ストレージサービス上のファイルをCloudConvertで変換してOCR処理した後、<span class="mark-yellow">抽出されたテキストデータをGmailやOutlook経由で関係者に自動送信する</span>ことができます。
これにより、社内外の関係者への報告や情報共有を効率化し、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になるはずです！
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「PDFや画像ファイル内の文字を手作業でコピー＆ペーストしている…」
「CloudConvertでOCR処理をした後のデータを、別のシステムに入力するのが面倒…」
このように、ファイル内のテキストデータ活用に関する手作業に、多くの時間や手間を取られていませんか？ファイル数が増えればそれだけ負担は増し、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
もし、<span class="mark-yellow">CloudConvertを使ったファイル変換やOCR処理、そしてその後のデータ活用プロセスを自動化できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね。
では、今回は実際に、その方法について紹介しましょう。
これから紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき手間や時間もかからないため、初心者の方でも簡単に導入可能です。ぜひ自動化を取り入れて、ファイル内のテキストデータ活用をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CloudConvertでファイル変換とOCR処理を実行できるテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段利用しているストレージサービスなどに保管されたファイルを起点として、CloudConvertとOCR機能を活用し、抽出したテキストデータを様々なツールに自動で連携する方法を紹介します。
ファイル内の情報を手作業で転記する手間をなくし、業務効率を改善する自動化の仕組みを実現できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスにアップロードされたファイルをCloudConvertで変換して、自動OCR処理し、<span class="mark-yellow">抽出したテキストデータをSlackやDiscordといったチャットツールに通知する</span>ことができます。
関係者への情報共有を迅速化し、重要な情報の確認漏れを防ぐのに役立ちます！
同様に、ストレージサービス上のファイルをCloudConvertで変換してOCR処理した後、<span class="mark-yellow">抽出されたテキストデータをGmailやOutlook経由で関係者に自動送信する</span>ことができます。
これにより、社内外の関係者への報告や情報共有を効率化し、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になるはずです！
ストレージサービスにあるファイルをCloudConvertで変換してOCR処理し、<span class="mark-yellow">テキスト化されたデータをNotionやGoogle スプレッドシートなどのデータベース/CRMサービスに自動で記録・蓄積する</span>ことで、手作業によるデータ入力の手間を削減し、情報の整理や後工程での分析・活用を容易にします！
それではここから代表的な例として、Boxにファイルが格納された際に、CloudConvertで変換してOCR処理を実行し、抽出したテキストデータをNotionのデータベースに自動で記録するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
BoxとCloudConvertをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ。
連携前に、Boxにファイルを格納しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを格納しました。
ファイルの2枚目は、以下の画像です。
ファイルの3枚目は、以下の画像です。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
次の画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしてください。
3.続いてCloudConvertをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、CloudConvertを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※API Keyは、こちらからログインして、取得しましょう！
※今回設定するテンプレートは、Notionも使用するため、Notionもマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Notionを検索します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
次の画面で、「ページを選択する」をクリックします。
次の画面で、「アクセスを許可する」をクリックします。
マイアプリにBoxとCloudConvert、Notionが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。
2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
4.次の画面で、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットはテスト毎に取得できるものです。なお、後の設定で活用するデータとなります。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(先ほど取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「ファイルの添付方法・ファイル」は、プルダウンから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルを変換」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「出力ファイル名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルのエクスポートタスクを実行」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルIDリスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルのダウンロードURLを取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「データID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルのURL」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
「抽出したい項目」は、抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しました！
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前にNotionで作成したデータベース内の項目が表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにNotionに追加されます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
以上で設定は終了です！お疲れ様でした！
Yoomでは他にもOCRを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、その一部をご紹介します！
CloudConvertのOCR機能と各種ツールを連携させる自動化フローを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル内の文字を転記する手間や時間を削減し、入力ミスを防ぐことができます！</span>
これにより、抽出したテキストデータの確認や整理、さらには分析といった業務に時間を割けるようになり、業務全体の効率化につながるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしCloudConvertを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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