「PDFや画像ファイル内の文字を手作業でコピー＆ペーストしている…」
「CloudConvertでOCR処理をした後のデータを、別のシステムに入力するのが面倒…」
このように、ファイル内のテキストデータ活用に関する手作業に、多くの時間や手間を取られていませんか？ファイル数が増えればそれだけ負担は増し、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
もし、CloudConvertを使ったファイル変換やOCR処理、そしてその後のデータ活用プロセスを自動化できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますよね。
では、今回は実際に、その方法について紹介しましょう。
これから紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき手間や時間もかからないため、初心者の方でも簡単に導入可能です。ぜひ自動化を取り入れて、ファイル内のテキストデータ活用をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCloudConvertでファイル変換とOCR処理を実行できるテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで多数のファイルを管理しており、効率的に内容を活用したい方
- CloudConvertを利用してファイル形式の変換を自動化したい方
- OCRを活用して紙文書や画像からテキストデータを抽出したい方
- Notionで情報を一元管理し、チーム内で共有したい方
- 業務プロセスの自動化を通じて作業時間を削減したい企業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル変換からテキスト化、情報整理までの一連の流れをすべて自動化できます。
- 手作業による変換作業やデータ入力の手間とエラーを削減します。
- Notionへの自動追加で情報共有がスムーズになります。
- 業務フローの効率化で生産性向上をサポートします。
CloudConvert とOCR連携の自動化例
普段利用しているストレージサービスなどに保管されたファイルを起点として、CloudConvertとOCR機能を活用し、抽出したテキストデータを様々なツールに自動で連携する方法を紹介します。
ファイル内の情報を手作業で転記する手間をなくし、業務効率を改善する自動化の仕組みを実現できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
チャットツールへOCRの結果を通知する
ストレージサービスにアップロードされたファイルをCloudConvertで変換して、自動OCR処理し、抽出したテキストデータをSlackやDiscordといったチャットツールに通知することができます。
関係者への情報共有を迅速化し、重要な情報の確認漏れを防ぐのに役立ちます！
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてSlackに通知する
試してみる
■概要
「Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてSlackに通知する」ワークフローは、ファイル管理から情報抽出、チームへの共有までを自動化する業務ワークフローです。
Boxにアップロードされたファイルを自動的にCloudConvertで変換し、OCR処理を経てSlackに通知されるため、効率的な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを主にファイル管理に使用しており、別の形式への変換が頻繁に発生する方
- CloudConvertを活用してファイル変換を自動化したいと考えている方
- OCR機能を利用して文書のテキスト情報を活用したい方
- Slackをチームのコミュニケーションツールとして活用し、情報共有をスムーズに行いたい方
- 複数のアプリ間での連携作業を効率化し、手作業の負担を減らしたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 業務効率の向上：Boxへのファイルアップロードから変換、OCR処理、Slack通知までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- エラーの防止：自動化により、手動での操作ミスやデータ入力エラーを防ぎ、正確な情報処理が可能になります。
- 迅速な情報共有：Slackへの自動通知により、チームメンバー全員が変換・OCR済みのファイル情報をスムーズに共有でき、意思決定がスピーディーに行えます。
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてDiscordに通知する
試してみる
■概要
「Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてDiscordに通知する」フローは、Boxに保存されたファイルを自動的にCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキストを抽出、その結果をDiscordに通知する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの形式変更や内容確認、チームへの共有がスムーズに行え、日々の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用して多数のファイルを管理しており、形式変換や内容確認に時間を取られている方
- CloudConvertやOCR技術を活用してファイル処理を自動化したいと考えている方
- Discordをチームのコミュニケーションツールとして活用し、情報共有を円滑に進めたい方
- 業務のデジタル化を推進し、効率的なワークフローを構築したい企業のIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
- 業務の自動化による効率化：手作業が不要となり、作業時間を短縮できます。
- エラーレスなデータ処理：自動化によりヒューマンエラーを防止します。
- チーム間の迅速な情報共有：Discordへの自動通知で、スムーズに情報を共有できます。
メールでOCRの結果を送信する
同様に、ストレージサービス上のファイルをCloudConvertで変換してOCR処理した後、抽出されたテキストデータをGmailやOutlook経由で関係者に自動送信することができます。
これにより、社内外の関係者への報告や情報共有を効率化し、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になるはずです！
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてGmailで送信する
試してみる
■概要
「Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてGmailで送信する」ワークフローは、ファイル管理から変換、文字認識、そしてメール送信までを自動化します。
手間のかかる作業を効率化し、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に使用しており、ファイルの変換や共有に手間を感じている方
- CloudConvertを活用してファイル形式を頻繁に変更する必要があるユーザー
- OCR機能を使って文書のテキスト化を自動化したい方
- Gmailを通じて効率的にファイルを送信したいビジネスパーソン
- 複数のツールを連携させて業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：Boxにアップロードファイルの形式変換からGmail送信までを一連の流れで自動化し、手作業の時間を削減します。
- エラーの防止：CloudConvertやOCRの自動処理により、手動入力時のヒューマンエラーを防ぎます。
- 業務効率の向上：複数のアプリを連携させたワークフローで、業務プロセスをスムーズに進行させます。
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてOutlookで送信する
試してみる
■概要
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで必要な形式に変換し、OCR機能を活用してテキストデータを抽出。その後、Outlookを通じて指定の宛先に自動的に送信する業務ワークフローです。
ファイル変換から内容の抽出、メール送信までの一連のプロセスを効率化し、手作業による煩雑な作業を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxの指定フォルダに保存されたファイルを常に特定の形式に変換する必要がある方
- 変換後のファイル内容をテキストとして抽出し、管理したい方
- Outlookを利用して自動的にメールを送信する業務フローを構築したい方
- 手動で行っていたファイル変換やメール送信作業を自動化したい企業のIT担当者
- CloudConvertやOCR機能を活用して業務プロセスを効率化したいビジネスユーザー
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：ファイル変換からメール送信までを自動化することで、手動作業にかかる時間を削減できます。
- エラーの防止：自動化されたワークフローにより、手作業によるミスを防ぎ、データの正確性を保てます。
- 業務効率の向上：CloudConvertやOCRの機能を活用し、複数のプロセスを一元管理することで、業務全体の効率を高めます。
データベース/CRMサービスへOCRの結果を記録する
ストレージサービスにあるファイルをCloudConvertで変換してOCR処理し、テキスト化されたデータをNotionやGoogle スプレッドシートなどのデータベース/CRMサービスに自動で記録・蓄積することで、手作業によるデータ入力の手間を削減し、情報の整理や後工程での分析・活用を容易にします！
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで多数のファイルを管理しており、効率的に内容を活用したい方
- CloudConvertを利用してファイル形式の変換を自動化したい方
- OCRを活用して紙文書や画像からテキストデータを抽出したい方
- Notionで情報を一元管理し、チーム内で共有したい方
- 業務プロセスの自動化を通じて作業時間を削減したい企業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル変換からテキスト化、情報整理までの一連の流れをすべて自動化できます。
- 手作業による変換作業やデータ入力の手間とエラーを削減します。
- Notionへの自動追加で情報共有がスムーズになります。
- 業務フローの効率化で生産性向上をサポートします。
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、ファイル管理からデータ活用までをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Boxに保存されたファイルの形式をCloudConvertで必要な形式に変換し、OCR機能を用いてテキストデータを抽出。その後、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに自動で追加することで、手作業によるデータ入力の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで多様なファイルを管理しており、データの変換や整理に課題を感じている方
- CloudConvertを使用してファイル形式の変更を自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して紙文書や画像からテキストデータを抽出し、Google スプレッドシートで管理したい方
- 手作業でのデータ入力に時間を取られており、業務効率化を図りたいビジネスユーザー
- データの一元管理と自動化を通じて、業務プロセスを改善したい企業のIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
- 業務効率の向上：Boxにアップロード内のファイルを自動で変換・OCR処理し、Google スプレッドシートに追加することで、手動でのデータ入力作業を削減します。
- 正確性の向上：自動化によりヒューマンエラーを防止し、データの正確性を確保します。
- データ活用の促進：抽出されたテキストデータをGoogle スプレッドシートで一元管理することで、分析やレポート作成が容易になります。
- 時間の節約：ルーチン作業を自動化することで、従業員はより重要な業務に集中できます。
CloudConvertの変換ファイルをOCR処理するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Boxにファイルが格納された際に、CloudConvertで変換してOCR処理を実行し、抽出したテキストデータをNotionのデータベースに自動で記録するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- BoxとCloudConvert、Notionをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Boxのトリガー設定とCloudConvert、Notionのオペレーション設定
- トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで多数のファイルを管理しており、効率的に内容を活用したい方
- CloudConvertを利用してファイル形式の変換を自動化したい方
- OCRを活用して紙文書や画像からテキストデータを抽出したい方
- Notionで情報を一元管理し、チーム内で共有したい方
- 業務プロセスの自動化を通じて作業時間を削減したい企業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル変換からテキスト化、情報整理までの一連の流れをすべて自動化できます。
- 手作業による変換作業やデータ入力の手間とエラーを削減します。
- Notionへの自動追加で情報共有がスムーズになります。
- 業務フローの効率化で生産性向上をサポートします。
ステップ1：BoxとCloudConvertをマイアプリ連携
BoxとCloudConvertをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ。
連携前に、Boxにファイルを格納しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを格納しました。
ファイルの2枚目は、以下の画像です。
ファイルの3枚目は、以下の画像です。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
次の画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしてください。
3.続いてCloudConvertをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、CloudConvertを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※API Keyは、こちらからログインして、取得しましょう！
※今回設定するテンプレートは、Notionも使用するため、Notionもマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Notionを検索します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
次の画面で、「ページを選択する」をクリックします。
次の画面で、「アクセスを許可する」をクリックします。
マイアプリにBoxとCloudConvert、Notionが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで多数のファイルを管理しており、効率的に内容を活用したい方
- CloudConvertを利用してファイル形式の変換を自動化したい方
- OCRを活用して紙文書や画像からテキストデータを抽出したい方
- Notionで情報を一元管理し、チーム内で共有したい方
- 業務プロセスの自動化を通じて作業時間を削減したい企業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル変換からテキスト化、情報整理までの一連の流れをすべて自動化できます。
- 手作業による変換作業やデータ入力の手間とエラーを削減します。
- Notionへの自動追加で情報共有がスムーズになります。
- 業務フローの効率化で生産性向上をサポートします。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Boxのトリガー設定
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。
2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
4.次の画面で、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットはテスト毎に取得できるものです。なお、後の設定で活用するデータとなります。
ステップ4：Boxのファイルダウンロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(先ほど取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：CloudConvertのファイルアップロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「ファイルの添付方法・ファイル」は、プルダウンから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：CloudConvertのファイル変換設定
1.アプリと連携する「ファイルを変換」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「出力ファイル名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ7：CloudConvertのタスク実行設定
1.アプリと連携する「ファイルのエクスポートタスクを実行」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルIDリスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ8：CloudConvertのURL取得設定
1.アプリと連携する「ファイルのダウンロードURLを取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「データID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ9：CloudConvertのファイルダウンロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルのURL」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ10：画像・PDFから文字を読み取るの設定
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
「抽出したい項目」は、抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しました！
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ11：データベースの設定
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前にNotionで作成したデータベース内の項目が表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにNotionに追加されます。
ステップ12：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
以上で設定は終了です！お疲れ様でした！
OCRを活用したその他の自動化事例
Yoomでは他にもOCRを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、その一部をご紹介します！
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
◼️概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
◼️設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
◼️注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方
- OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方
- SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する
試してみる
■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方
- 手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方
- 様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
CloudConvertのOCR機能と各種ツールを連携させる自動化フローを導入することで、これまで手作業で行っていたファイル内の文字を転記する手間や時間を削減し、入力ミスを防ぐことができます！
これにより、抽出したテキストデータの確認や整理、さらには分析といった業務に時間を割けるようになり、業務全体の効率化につながるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしCloudConvertを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
