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「PDFや画像ファイル内の文字を手作業でコピー＆ペーストしている…」
「CloudConvertでOCR処理をした後のデータを、別のシステムに入力するのが面倒…」
このように、ファイル内のテキストデータ活用に関する手作業に、多くの時間や手間を取られていませんか？ファイル数が増えればそれだけ負担は増し、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
もし、CloudConvertを使ったファイル変換やOCR処理、そしてその後のデータ活用プロセスを自動化できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますよね。
では、今回は実際に、その方法について紹介しましょう。
これから紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき手間や時間もかからないため、初心者の方でも簡単に導入可能です。ぜひ自動化を取り入れて、ファイル内のテキストデータ活用をもっと楽にしましょう！
YoomにはCloudConvertでファイル変換とOCR処理を実行できるテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
普段利用しているストレージサービスなどに保管されたファイルを起点として、CloudConvertとOCR機能を活用し、抽出したテキストデータを様々なツールに自動で連携する方法を紹介します。
ファイル内の情報を手作業で転記する手間をなくし、業務効率を改善する自動化の仕組みを実現できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスにアップロードされたファイルをCloudConvertで変換して、自動OCR処理し、抽出したテキストデータをSlackやDiscordといったチャットツールに通知することができます。
関係者への情報共有を迅速化し、重要な情報の確認漏れを防ぐのに役立ちます！
同様に、ストレージサービス上のファイルをCloudConvertで変換してOCR処理した後、抽出されたテキストデータをGmailやOutlook経由で関係者に自動送信することができます。
これにより、社内外の関係者への報告や情報共有を効率化し、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になるはずです！
■概要
「Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてGmailで送信する」ワークフローは、ファイル管理から変換、文字認識、そしてメール送信までを自動化します。
手間のかかる作業を効率化し、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Boxに格納されたファイルをCloudConvertで必要な形式に変換し、OCR機能を活用してテキストデータを抽出。その後、Outlookを通じて指定の宛先に自動的に送信する業務ワークフローです。
ファイル変換から内容の抽出、メール送信までの一連のプロセスを効率化し、手作業による煩雑な作業を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ストレージサービスにあるファイルをCloudConvertで変換してOCR処理し、テキスト化されたデータをNotionやGoogle スプレッドシートなどのデータベース/CRMサービスに自動で記録・蓄積することで、手作業によるデータ入力の手間を削減し、情報の整理や後工程での分析・活用を容易にします！
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
「Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、ファイル管理からデータ活用までをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Boxに保存されたファイルの形式をCloudConvertで必要な形式に変換し、OCR機能を用いてテキストデータを抽出。その後、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに自動で追加することで、手作業によるデータ入力の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
それではここから代表的な例として、Boxにファイルが格納された際に、CloudConvertで変換してOCR処理を実行し、抽出したテキストデータをNotionのデータベースに自動で記録するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
BoxとCloudConvertをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ。
連携前に、Boxにファイルを格納しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを格納しました。
ファイルの2枚目は、以下の画像です。
ファイルの3枚目は、以下の画像です。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
次の画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしてください。
3.続いてCloudConvertをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、CloudConvertを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※API Keyは、こちらからログインして、取得しましょう！
※今回設定するテンプレートは、Notionも使用するため、Notionもマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Notionを検索します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
次の画面で、「ページを選択する」をクリックします。
次の画面で、「アクセスを許可する」をクリックします。
マイアプリにBoxとCloudConvert、Notionが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
Boxに保存されたファイルをCloudConvertで変換し、OCR機能を用いてテキスト化、その後Notionに自動的に追加するワークフローです。
ファイル管理から情報整理までのプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxに格納されたファイルをCloudConvertで変換し、OCRしてNotionに追加する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。
2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
4.次の画面で、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットはテスト毎に取得できるものです。なお、後の設定で活用するデータとなります。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(先ほど取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「ファイルの添付方法・ファイル」は、プルダウンから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルを変換」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「出力ファイル名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルのエクスポートタスクを実行」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルIDリスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルのダウンロードURLを取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「データID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルのURL」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
「抽出したい項目」は、抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しました！
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前にNotionで作成したデータベース内の項目が表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにNotionに追加されます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
以上で設定は終了です！お疲れ様でした！
Yoomでは他にもOCRを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、その一部をご紹介します！
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
◼️設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
◼️注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
CloudConvertのOCR機能と各種ツールを連携させる自動化フローを導入することで、これまで手作業で行っていたファイル内の文字を転記する手間や時間を削減し、入力ミスを防ぐことができます！
これにより、抽出したテキストデータの確認や整理、さらには分析といった業務に時間を割けるようになり、業務全体の効率化につながるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしCloudConvertを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
