フォームで送信されたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力する
試してみる
「紙の書類や画像データの内容をシステムに入力するために、まずOCRでテキスト化して、その結果をコピーして、RPAツールに貼り付けて…ああ面倒だ！」手作業でのOCR処理とRPAへのデータ連携に多くの手間と時間を費やし、非効率を感じていませんか？
もし、Googleフォームなどで受信したファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、その情報をRPAとシームレスに連携させて、様々な業務システムやブラウザ上の操作を自動化できる仕組み があれば、これらの煩雑な作業から解放され、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーも大幅に削減し、より生産性の高い業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識は一切不要で、どなたでも簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の定型業務をもっと楽に、そして正確に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで受信したファイルをOCRで読み取り、RPAと連携する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで送信されたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力する
試してみる
OCRとRPAを連携させる自動化パターン
OCR（光学的文字認識）技術で抽出したテキストデータをRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と連携させることで、これまで手作業で行っていたシステムへの入力や転記といった定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
ここでは、様々なトリガーを起点としてOCRとRPAを連携させる具体的な自動化のテンプレートを紹介していきます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで受信したファイルをOCR処理し、RPAに連携する
Googleフォームなどのフォームアプリケーションを通じて受信した申込書やアンケートの画像・PDFファイルなどを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をRPAで基幹システムや指定のウェブサイトに自動入力する ことができます。
手作業によるデータ入力の時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぎながら迅速な情報処理を実現します。
フォームで送信されたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力する
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チャットツールで受信したファイルをOCR処理し、RPAに連携する
Slackなどのチャットツールで共有された請求書や発注書といったファイルを自動的にOCRでテキスト化し、そのデータをRPAによって会計システムや在庫管理システムへ自動反映させる こともできます。
スムーズで正確な情報共有と迅速な業務処理を両立し、コミュニケーションツールを起点とした業務効率化を促進します。
Slackで送信されたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力する
試してみる
受信したファイルをOCR・RPA連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで送信されたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
連携するサービスのマイアプリ登録
Googleフォームのトリガー設定
Google Driveのアクション設定
OCR、及びブラウザの操作設定
トリガーをONに設定し自動フローの稼働完了
フォームで送信されたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力する
試してみる
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
こちら からChrome拡張機能に「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後、上部URL欄の右から、「拡張機能を管理」を選択し、管理画面にお進みください。
下記赤枠の、「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしてください。
拡張機能追加が完了したら、いよいよYoomの操作をしていきます！
ステップ1: マイアプリ登録
まずは今回のフローで利用するアプリをYoomのマイアプリに登録していきます。
Googleフォームの登録
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Driveの登録
続いて、Google Driveのマイアプリ登録をしていきます。
下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
下記テンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
フォームで送信されたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力する
試してみる
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
続いて、フローの各手順を設定していきます。
下記画面にて、ご自身のアカウントが連携されているか確認し、「次へ」をクリックしてください。
ここで、トリガーとして設定したいGoogleフォームを作成しておきます。
質問には「ファイルのアップロード」を含むように設定します。今回の例では、簡易的に下記のように作成しました。
また、このあとのテストで必要なため、PDFなどOCRでスキャンするためのファイルを添付し、フォームに回答しておいてください。今回の例では簡易的に、下記の様なPDFを添付し、フォームに回答しています。
Yoomに戻り、設定を進めていきます。「トリガーの起動間隔」はプルダウンから任意の間隔を選択します。
起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※ ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
「フォームID」は、入力欄下を参考に、先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを入力してください。
テストが成功すると、「取得した値」に下記の通り値が表示されます。このままでは情報が不足しているので、この後のステップで必要な値を追加していきます。Googleフォームの添付ファイルを、フローの各ステップで取得するには、「fileId」をJSON Pathで指定する必要があります。
※JSON Pathについて、詳しくはこちら をご覧ください。
まずは、もともと入っている「fileId」は不要なため、「×」で削除しておいてください。次に「+取得する値を追加」をクリックしてください。
ポップアップが表示されJSONを確認できます。
左側から添付ファイルのJSON Pathである「fileId」を追加します。「+」をクリックして、右側の「追加する値」に追加するようにしてください。
追加された値にカーソルを合わせるとぺーんマークが表示されます。
Googleフォームへの添付ファイルが複数想定され、全てをこの後のステップで操作対象としたい場合は、JSON Pathの「answers[0]」を「answers[*]」と修正します。
※JSON Pathでは、[0]はリストの1番目を、[*]はリスト内の全て、を意味するため。
完了したら、「追加」をクリックします。
元の画面に戻るので、「保存する」をクリックします。
ステップ4：Google Driveのアクション設定
続いて、Google Driveの設定をしていきます。
ご自身のアカウントが連携されていることを確認し、「次へ」をクリックしてください。
API接続設定の画面では、「ファイルID」に先ほど設定した「fileld」を設定します。
テストが成功すると、先ほどGoogleフォームで送信したファイルをダウンロードできるようになっています。
ステップ5：OCRのアクション設定
続いてOCRの設定をしていきます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
「アクションを選択」の設定では、今回は画像ファイルの文字数が4000字以内のアクションを選択しました。
続いてOCRの詳細設定をしていきます。「抽出したい項目」については任意のテキストを入力してください。
「使用するAI」もご自由に選択してください。
「言語」は取得する添付ファイルの内容に合わせてください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
「取得した値」にきちんと文字情報が取得されていればOKです！
ステップ6：ブラウザ操作の設定
続いてブラウザ操作の内容を設定してきます。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。こちら
こちらの画面で自動化したいブラウザの操作を設定できます。
今回の例では、自社システムに先ほど取得した文字情報を入力することを想定し、「特定のサイトにアクセス」→「フォームに文字情報を入力」するところまでを設定します。
ポップアップが表示されます。
もともと設定されていた「フォームに情報を入力」は「×」をクリックして削除しておきましょう。
新たに「＋」マークを押し、「ブラウザで操作を設定」をクリックします。
ポップアップが表示されますので、先ほど設定したURLを入力し、「操作を開始する」をクリックします。
シークレットウィンドウが表示されますので、こちらで自動化したいブラウザ操作を再現していきます。
Yoomのサイトのログインページに移動
メールアドレス入力欄に、前のステップのOCRで取得したメールアドレスを入力
ここまでを再現していきます。
「追加」をクリックします。
下記、メールアドレス入力欄をクリックし、「フォームに情報を入力」を選択します。
プルダウンが表示されるので、「画像・PDFから文字を読み取る」の中の「メールアドレス」を選択します。
ここまでで一連の操作を記憶できましたので、右下の「Yoomの画面に戻る」をクリックします。
Yoomに戻り、下記の通り操作が記録されていることを確認したら「テスト」をクリックします。
各ブロック下の「成功 ＞」をクリックすると、再現された操作内容が確認できます。
ステップ7：アプリトリガーをONにする
全ての工程の設定が終わると、完了画面が表示されます。
OCRを使ったその他の自動化例 今回ご紹介したファイルデータの管理以外でも、OCRを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
コミュニケーションツールで受け取ったファイルをOCRで自動整理 SlackやMicrosoft Teams、メールで日々受け取る見積書や請求書、各種書類。これらの添付ファイルに含まれる文字情報をOCRで自動的に読み取り、GoogleスプレッドシートやNotionに転記・整理したり、後続の処理をスクリプトで実行したりできます。
手作業でのデータ入力から解放され、入力ミスや対応漏れを防ぎます。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
ファイル保存やフォーム投稿をきっかけにOCR処理を自動化 OneDriveへのファイルアップロードやGoogleフォームでの画像受付をきっかけに、OCR処理を自動で実行します。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
試してみる
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取り翻訳してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
まとめ
Googleフォームなどのフォームツールで受信したファイルをOCRで自動的に読み取り、その結果をRPAと連携させることで、これまで手作業で行っていた煩雑なデータ入力や転記作業にかかる時間と労力を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生リスクも効果的に低減させることができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より分析的・戦略的な業務や、顧客対応といったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるようになり、組織全体の業務効率と生産性の向上に繋がります！
今回ご紹介したようなOCRとRPAを組み合わせた高度な業務自動化も、ノーコードツールである「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識は一切不要で誰でも簡単に業務フローを構築できます！
👉今すぐYoomのアカウントを作成する
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