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「紙の書類や画像データの内容をシステムに入力するために、まずOCRでテキスト化して、その結果をコピーして、RPAツールに貼り付けて…ああ面倒だ！」
「Googleフォームで集めたアンケートに添付された画像ファイルの内容を、一つ一つ確認してRPAで別システムに転記しているけど、時間がかかりすぎるしミスも怖い…」
このように、手作業でのOCR処理とRPAへのデータ連携に多くの手間と時間を費やし、非効率を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受信したファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、その情報をRPAとシームレスに連携させて、様々な業務システムやブラウザ上の操作を自動化できる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な作業から解放され、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーも大幅に削減し、より生産性の高い業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識は一切不要で、どなたでも簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の定型業務をもっと楽に、そして正確に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームで受信したファイルをOCRで読み取り、RPAと連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OCR（光学的文字認識）技術で抽出したテキストデータをRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と連携させることで、これまで手作業で行っていたシステムへの入力や転記といった定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
ここでは、様々なトリガーを起点としてOCRとRPAを連携させる具体的な自動化のテンプレートを紹介していきます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームなどの<span class="mark-yellow">フォームアプリケーションを通じて受信した申込書やアンケートの画像・PDFファイルなどを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をRPAで基幹システムや指定のウェブサイトに自動入力する</span>ことができます。
手作業によるデータ入力の時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぎながら迅速な情報処理を実現します。
Slackなどの<span class="mark-yellow">チャットツールで共有された請求書や発注書といったファイルを自動的にOCRでテキスト化し、そのデータをRPAによって会計システムや在庫管理システムへ自動反映させる</span>こともできます。
スムーズで正確な情報共有と迅速な業務処理を両立し、コミュニケーションツールを起点とした業務効率化を促進します。
それではここから代表的な例として、フォームで送信されたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
こちらからChrome拡張機能に「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後、上部URL欄の右から、「拡張機能を管理」を選択し、管理画面にお進みください。
下記赤枠の、「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしてください。
拡張機能追加が完了したら、いよいよYoomの操作をしていきます！
まずは今回のフローで利用するアプリをYoomのマイアプリに登録していきます。
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Googleフォーム」と入力し、検索結果からGoogleフォームのアイコンを選択します。
下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
続いて、Google Driveのマイアプリ登録をしていきます。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
下記テンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
続いて、フローの各手順を設定していきます。
下記「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
下記画面にて、ご自身のアカウントが連携されているか確認し、「次へ」をクリックしてください。
なお、タイトルはわかりやすいものに修正できます。
ここで、トリガーとして設定したいGoogleフォームを作成しておきます。
質問には「ファイルのアップロード」を含むように設定します。今回の例では、簡易的に下記のように作成しました。
また、このあとのテストで必要なため、PDFなどOCRでスキャンするためのファイルを添付し、フォームに回答しておいてください。
今回の例では簡易的に、下記の様なPDFを添付し、フォームに回答しています。
Yoomに戻り、設定を進めていきます。「トリガーの起動間隔」はプルダウンから任意の間隔を選択します。
起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
「フォームID」は、入力欄下を参考に、先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを入力してください。
完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、「取得した値」に下記の通り値が表示されます。このままでは情報が不足しているので、この後のステップで必要な値を追加していきます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームの添付ファイルを、フローの各ステップで取得するには、「fileId」をJSON Pathで指定する必要があります。</span>
※JSON Pathについて、詳しくはこちらをご覧ください。
まずは、もともと入っている「fileId」は不要なため、「×」で削除しておいてください。次に「+取得する値を追加」をクリックしてください。
ポップアップが表示されJSONを確認できます。
左側から添付ファイルのJSON Pathである「fileId」を追加します。「+」をクリックして、右側の「追加する値」に追加するようにしてください。
追加された値にカーソルを合わせるとぺーんマークが表示されます。
こちらをクリックするとJSON Pathを確認でき、編集することもできます。
Googleフォームへの添付ファイルが複数想定され、全てをこの後のステップで操作対象としたい場合は、JSON Pathの「answers[0]」を「answers[*]」と修正します。
※JSON Pathでは、[0]はリストの1番目を、[*]はリスト内の全て、を意味するため。
完了したら、「追加」をクリックします。
元の画面に戻るので、「保存する」をクリックします。
続いて、Google Driveの設定をしていきます。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ご自身のアカウントが連携されていることを確認し、「次へ」をクリックしてください。
API接続設定の画面では、「ファイルID」に先ほど設定した「fileld」を設定します。
これで、Googleフォームに添付されたファイルを取得できます。確認したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほどGoogleフォームで送信したファイルをダウンロードできるようになっています。
確認したら、「保存する」をクリックして先に進みましょう！
続いてOCRの設定をしていきます。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「アクションを選択」の設定では、今回は画像ファイルの文字数が4000字以内のアクションを選択しました。
業務内容に合わせてアクションを設定したら、「次へ」をクリックしてください。
続いてOCRの詳細設定をしていきます。「抽出したい項目」については任意のテキストを入力してください。
今回の例ではメールアドレスの項目を取得していきます。
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
「取得した値」にきちんと文字情報が取得されていればOKです！
「保存する」をクリックしてください。
続いてブラウザ操作の内容を設定してきます。
「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
こちらの画面で自動化したいブラウザの操作を設定できます。
今回の例では、自社システムに先ほど取得した文字情報を入力することを想定し、「特定のサイトにアクセス」→「フォームに文字情報を入力」するところまでを設定します。
下記「https://lp.yoom.fun/にアクセス」をクリックしてください。
ポップアップが表示されます。
「対象のURL」に任意のURLを入れると、そのサイトに対してブラウザ操作を指定できるようになります。
例ではYoomのサイトにアクセスするようにしていきます。
もともと設定されていた「フォームに情報を入力」は「×」をクリックして削除しておきましょう。
新たに「＋」マークを押し、「ブラウザで操作を設定」をクリックします。
ポップアップが表示されますので、先ほど設定したURLを入力し、「操作を開始する」をクリックします。
シークレットウィンドウが表示されますので、こちらで自動化したいブラウザ操作を再現していきます。
例では、
ここまでを再現していきます。
下記ページの「ログイン」をクリックすると、アクションの選択肢が出てくるので、「クリック」を選択します。
「追加」をクリックします。
下記、メールアドレス入力欄をクリックし、「フォームに情報を入力」を選択します。
プルダウンが表示されるので、「画像・PDFから文字を読み取る」の中の「メールアドレス」を選択します。
完了したら「追加」をクリックしてください。
ここまでで一連の操作を記憶できましたので、右下の「Yoomの画面に戻る」をクリックします。
Yoomに戻り、下記の通り操作が記録されていることを確認したら「テスト」をクリックします。
各ブロック下の「成功 ＞」をクリックすると、再現された操作内容が確認できます。
問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
全ての工程の設定が終わると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにしたら自動化フローの設定が完了です！
今回ご紹介したファイルデータの管理以外でも、OCRを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
SlackやMicrosoft Teams、メールで日々受け取る見積書や請求書、各種書類。これらの添付ファイルに含まれる文字情報をOCRで自動的に読み取り、GoogleスプレッドシートやNotionに転記・整理したり、後続の処理をスクリプトで実行したりできます。
手作業でのデータ入力から解放され、入力ミスや対応漏れを防ぎます。
OneDriveへのファイルアップロードやGoogleフォームでの画像受付をきっかけに、OCR処理を自動で実行します。
読み取ったテキストを翻訳してTeamsに通知したり、名刺情報からTrelloカードを自動で作成したりできます。ファイルの整理・共有や、イベントで受け取った名刺の管理などが格段に効率化します。
Googleフォームなどのフォームツールで受信したファイルをOCRで自動的に読み取り、その結果をRPAと連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた煩雑なデータ入力や転記作業にかかる時間と労力を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生リスクも効果的に低減させることができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より分析的・戦略的な業務や、顧客対応といったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるようになり、組織全体の業務効率と生産性の向上に繋がります！
今回ご紹介したようなOCRとRPAを組み合わせた高度な業務自動化も、ノーコードツールである「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識は一切不要で誰でも簡単に業務フローを構築できます！
もし「フォームからのデータ処理をもっと効率化したい」「RPAとOCRの連携を手軽に試してみたい」といったご要望をお持ちでしたら、まずは無料アカウントにご登録いただき、Yoomが提供する業務自動化のパワフルな機能を実際に体験してみてください！
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