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「このPNGファイル、PDFにしないと送れないな…」
「また手動で変換サイトを開いて、アップロードして、ダウンロードして…」
このように、PNGファイルをPDFに変換する定型的な作業に、貴重な時間と手間を奪われていると感じていませんか？
この単純作業は、集中力を削ぐだけでなく、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダにPNGファイルをアップロードするだけで自動でPDFに変換してくれたり、受信したメールに添付されたPNGファイルを即座にPDF化してくれたりする仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PNGファイルをPDF形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、PNGファイルをPDF形式へ自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
ファイルが作成・受信される場所に応じて自動化の起点を選べるため、あなたの業務フローに合わせた柔軟な設定が可能です。
この自動化により、手作業による変換の手間やミスをなくし、業務のスピードと正確性を向上させることができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google DriveなどのストレージサービスにPNGファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でPDF形式に変換して保存する</span>ことができるので、チームでのファイル共有や管理が格段にスムーズになり、手作業での変換・保存の手間を完全に排除できます！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信したメールにPNGファイルが添付されていた場合に、自動でPDFに変換して指定のストレージサービスに保存する</span>こともできるため、取引先から送られてくる画像付きの資料などを、手動で変換・整理する手間なく一元管理できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどを通じてユーザーからPNGファイルが送信された際に、自動的にPDFへ変換し、指定のストレージに整理して保存する</span>ことが可能なので、申請書や応募書類の受付業務などを効率化し、後続の処理へスムーズに繋げられます。
それではここから代表的な例として、Google DriveにPNGファイルがアップロードされた際にCloudConvertでPDFファイルに自動で変換し、再度Google Driveに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローをコピーする前に使用するアプリを連携しておくと後の作業がスムーズになりますよ！
また、必要な情報を前もって取得しておきましょう！
【事前準備】
CloudConvertのマイアプリ登録にはアクセストークンにはCloudConvertから取得したAPI Keyが必要です。
API KeyはCloudConvertにログインし、こちらのページからAPI Keyを取得してください。また、API Keyを発行する際、Scopesの「task.read」「task.write」「webhook.read」「webhook.write」にチェックをつけてください。
さて、ここからが実際のマイアプリ登録の手順です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを連携します。
まず、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【CloudConvertの場合】
CloudConvertを選択できたら、アカウント名には任意の管理用の名称を設定します。
アクセストークンには事前準備でCloudConvertから取得したAPI Keyを入力して「追加」をクリックしてください。
【Google Driveの場合】
Google Driveを選択できたら「Sign in with Google」をクリックします。Google Driveを選択できたら「Sign in with Google」をクリック。
Googleアカウントでログインしてください。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてみましょう！
2) タイトルはわかりやすいように任意で変更してください。アカウント情報は基本的にマイアプリ連携したアカウントと一致しています。問題なければ、トリガーアクションはテンプレート通りにそのまま、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、スムーズなフロー進行のために使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
ファイルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択し、「テスト」をクリックしてください。
テスト完了後、取得した値に情報が入っていることを確認し、「保存」します。
この取得した値（アウトプット）は後のフローで使用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
2) 先ほどと同様にタイトルはわかりやすいように任意で変更してください。アカウント情報を確認し、問題がなければトリガーアクションはテンプレート通りにそのまま、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ファイルIDはアウトプットからファイルIDを選択して入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) ステップ4と同様にタイトルはわかりやすいように任意で変更してください。アカウント情報を確認し、問題がなければトリガーアクションはテンプレート通りにそのまま、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ファイル名はアウトプットから選択して入力してください。
ファイルの添付方法は「Google Driveからの取得ファイル」を選択し、「テスト」をクリックします。
テスト後、取得した値に情報が入っていることを確認し、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルを変換」のアイコンをクリックします。
2) 今までのステップと同様に確認し、「次へ」進みます。
3)必須項目を入力します。
ファイルIDはアウトプットからファイルIDを選択して入力してください。
また、今回はPDF形式に変更したいので、出力フォーマットは「pdf」を選択します。入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルのエクスポートタスクを実行」のアイコンをクリックします。
2) 今までのステップと同様に確認し、「次へ」進みます。
3)必須項目を入力します。
ファイルIDリストはアウトプットからタスクIDを選択して入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルのダウンロードURLを取得」のアイコンをクリックします。
2) 今までのステップと同様に確認し、「次へ」進みます。
3)必須項目を入力します。
データIDはアウトプットからデータIDを選択して入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) 今までのステップと同様に確認し、「次へ」進みます。
3)必須項目を入力します。
ファイルのURLはアウトプットから選択して入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2)今までのステップと同様に確認し、「次へ」進みます。
3)必須項目を入力します。
格納先のファイルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
ファイル名の入力にはぜひアウトプット活用してくださいね！
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」「ダウンロードファイル」として「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Google DriveにPNGファイルがアップロードされたら、CloudConvertでPDFファイルに変換し保存する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
なお、「あとで」を選択して、マイプロジェクトから改めてONにすることも可能ですよ。
CloudConvertを活用し、様々なファイル変換フローを自動化できます。例えば、DropboxやGoogle DriveにアップロードされたPDFファイルをMicrosoft Excelファイルへ自動で変換・保存することが可能です。また、Boxに格納されたファイルを変換した後にOCR処理を施し、そのテキストデータをNotionやGoogle スプレッドシートに追加するといった高度な連携も構築できます。さらに、Google スプレッドシートのシート自体を画像に変換し、Airtableのレコードに添付することも実現します。
PNGファイルをPDFに変換する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたファイル変換の手間を根本からなくし、変換ミスや保存し忘れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、デザイン案の共有や資料提出といった後続の業務へ遅延なく繋げることができ、組織全体の業務効率を向上させます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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