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とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGmailに通知する自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 オンライン会議の後、録画データを聞き返しながら議事録を作成する作業は、時間がかかる上に聞き逃しや転記ミスも発生しがちではないでしょうか。また、会議内容の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データからAIが自動で文字起こしと要約を行いGmailで通知するため、こうした議事録作成に関する手間を解消し、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
「Google Meetでの会議が終わっても、議事録作成に追われてなかなか他の業務に取りかかれない…」
「手作業での文字起こしや要約、関係者への共有に時間がかかりすぎて、本来やるべきことに集中できない…」
このように、オンライン会議後の議事録作成業務に課題を感じていませんか？
もし、Google Meetの会議が終了したら、自動で議事録を作成し、指定のツールに通知や保存まで完了する仕組みがあれば、これらの手間から解放され、会議後の時間をより有効活用し、本来集中すべき業務にすぐに取り組むことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して議事録作成をもっと楽にしましょう！
Google Meetの議事録作成を自動化する方法
Google Meetでの会議後、議事録を自動作成し、様々なツールへ通知・保存する連携フローを具体的なテンプレートでご紹介します。
手作業での議事録作成の手間を省き情報共有を迅速化することで、会議後の業務効率を向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールへ通知する
Google Meetで作成された議事録を、GmailやOutlookなどのメールツールを通じて関係者へ自動送信するため、会議に参加できなかったメンバーへの情報共有も漏れなく行えるはずです！
■概要 オンライン会議の後、録画データを聞き返しながら議事録を作成する作業は、時間がかかる上に聞き逃しや転記ミスも発生しがちではないでしょうか。また、会議内容の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データからAIが自動で文字起こしと要約を行いGmailで通知するため、こうした議事録作成に関する手間を解消し、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
チャットツールへ通知する
Google Meetの会議内容を自動で議事録化、または文字起こし・要約し、SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールに通知することができます。会議の決定事項や要点をチームメンバーへ迅速に共有し、認識齟齬を防ぎましょう！
■概要 Google Meetでの会議後、録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特に、録画を聞き直して手作業で文字起こしや要約を行うのは、時間がかかり本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、会議終了をトリガーに、AIが自動で文字起こしと要約を行い、指定したSlackチャンネルへ議事録を通知するため、こうした課題を解決し、迅速な情報共有を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
ストレージサービスへ保存する
Google Meetの議事録ファイルをGoogle DriveやDropboxなどのストレージサービスに自動で保存するので、議事録の整理や後からの参照が容易になります。ナレッジマネジメントにも貢献しそうですよね！
■概要 オンライン会議後の議事録作成に、手間や時間を取られていないでしょうか。録画データの確認から文字起こし、要約、そして所定のフォルダへの格納といった一連の作業は、本来注力すべきコア業務の時間を圧迫する一因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、AIが自動で議事録を作成しGoogle Driveへ格納までを行うため、議事録作成に関する課題を解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetの会議内容を議事録化してGmailに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Meetでの会議終了後、自動で議事録を作成し、その内容をGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 オンライン会議の後、録画データを聞き返しながら議事録を作成する作業は、時間がかかる上に聞き逃しや転記ミスも発生しがちではないでしょうか。また、会議内容の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データからAIが自動で文字起こしと要約を行いGmailで通知するため、こうした議事録作成に関する手間を解消し、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
ステップ1：Google MeetとGmail、Google Driveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Googleサービスの連携】
Google Meet、Google Drive、Gmailは全て同じGoogleサービスのため、連携方法の手順は同じとなります。
それぞれのアプリを使用しているGoogleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
以下はGmailの連携手順を詳しく解説したものです。
連携操作後、Yoomアカウントの『マイアプリ』にGoogle Meet、Google Drive、Gmailのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要 オンライン会議の後、録画データを聞き返しながら議事録を作成する作業は、時間がかかる上に聞き逃しや転記ミスも発生しがちではないでしょうか。また、会議内容の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データからAIが自動で文字起こしと要約を行いGmailで通知するため、こうした議事録作成に関する手間を解消し、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：会議が終了したら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー 会議が終了したら」をクリックしてみましょう！
2)アクションは「会議が終了したら」選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択し、ドライブID、フォルダ名、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
ここでテスト用の会議を作成し、発言を行い終了しておきましょう。
完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
ステップ4：待機するを設定
1) フローに戻り、「待機する」のアイコンをクリックします。
2) 録画データを解析したいので、５分間待機するアクションが設定されています。
希望の時間がなければそのまま、「保存」をクリックしてください。
ステップ5：Google Meetのレコーディング情報を取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコーディング情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)会議IDはGoogle Meetのアウトプット情報を活用して入力してください。
入力が完了したら「保存」します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
ステップ6：Google Meetのファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)ファイルIDは先ほど同様にアウトプットから選択して入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
ステップ7：AIオペレーション音声データを文字起こしする設定
1) フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2) アクションは「最大30分の音声文字起こし(25タスク)」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
必要に応じてアクションは変更してくださいね。
ただし、トリガーの起動間隔と同様にプランによってタスクの数に上限がありますので、ご注意ください。
3)必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
ステップ8：AIオペレーション要約する設定
1) フローに戻り、「要約する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「15,000文字以内の文章から議事録を作成」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
3)対象のテキストはアウトプット情報を活用して「解析結果」を入力してください。
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
ステップ9：Gmailのアクションを設定
1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
メール内容を確認して「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
これで【Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGmailに通知する】というフローが完成です。
ステップ10：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
議事録の作成やGoogle Meetを活用した自動化例
Yoomなら様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
議事録作成フローの自動化例
■概要 会議の議事録を作成した後、内容の整理や要約に手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Yoomフォームに回答された新しい音声データを文字起こし・要約して議事録を作成しGoogle Chatに通知するフローです。 AI機能により音声の文字起こしと要約を一貫して行うことができるので、手作業によるメモや議事録作成などの工数を大幅に削減することが可能です。 ■注意事項 ・Google ChatとYoomを連携してください。 ・AI機能はチームプラン以上でのご提供となります。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。AI機能などの検証の際はご活用ください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。 ■概要 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 毎週の定例会議後、Googleドキュメントで作成した議事録をNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。重要な情報だからこそ手作業で行うものの、コピー＆ペーストの繰り返しは時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogleドキュメントから議事録情報を自動で取得し、Notionへ記録できるため、こうした定型業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
後から見返しやすいように手作業でまとめるのは時間がかかる作業であり、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すると、Google スプレッドシートに議事録の内容を追加するだけで、ChatGPTが自動で要点を整理・要約し、該当の行を更新します。
議事録管理の工数を削減し、情報共有を円滑に進めることが可能です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
「Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する」ワークフローは、会議後の議事録作成と共有をスムーズにする自動化プロセスです。
Notionで記録した詳細な議事内容をGeminiが効率的に整理・要約し、最新の情報に自動更新することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・議事録の内容を迅速に整理・要約したい方
・会議後のフォローアップや情報伝達をスムーズに行いたい方
・自動化によって手間を省き、他の重要な業務に集中したい方
・簡単に設定できるワークフローで、連携を強化したい方
手動におけるNotionでの整理や要約作業が不要となり、作業時間の短縮を図ることができます。
Notionにおける議事録の内容が自動で更新されることで、常に最新の議事録をチーム全体で共有することが可能です。
議事録作成における作業の効率化に寄与するため、他の重要な業務に集中することができます。
Google Meetを使った自動化例
■概要 Google Meetでの会議後、録画の準備ができるのを待ってURLをコピーし、関係者にSlackで共有する作業は、地味ながらも手間がかかるのではないでしょうか。また、共有を忘れてしまったり、URLを間違えたりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画URLを自動で取得しSlackの指定チャンネルへ共有できます。これにより、手作業による共有漏れやミスを防ぎ、スムーズな情報連携を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 社内外の打ち合わせや面談の日程調整後、手動で会議URLを発行してメールで送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えると大きな負担となり、URLの貼り間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Google Meetの会議スペース発行と案内メールの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Meetでオンライン会議をしている方 ・チームやプロジェクトの打ち合わせでGoogle Meetを活用している方 ・Google Meetで顧客と打ち合わせをしている方 2.チーム作業でTalknoteを活用している方 ・チーム内の情報共有や連絡手段としてTalknoteを使用しているメンバー ・Google Meetの会議終了連絡をスピーディーに共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Meetは離れている場所にいる人とも容易にコミュニケーションをとることのできるツールです。 このテンプレートは、Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Meetに会議スペースを自動で作成します。 また、このフローに続けて作成した会議スペースの情報をチャットやメールで送信し、通知を自動化することもできます。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ■概要 Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Google Meetで作成された録画データを手作業で共有するのは、時間も手間もかかり非効率です。 このテンプレートを活用することで、Google Meetで行われた会議の録音データを自動でメールで送付することができます。 ■概要 Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
しかし会議が発生ごとにGoogle Meetで会議スペースを手作業で作成するのは、手間がかかり他の業務への集中を阻害します。
会議スペースの作成のために業務の手を止める必要がなくなるため、業務をスムーズに進めることができます。
会議終了後スムーズに録画データが自動で通知されるため、手作業の手間が省け、対象者に音声ファイルを迅速に共有することができます。
手作業を省いて、円滑な情報共有を行うことで、業務効率化につながります。
まとめ
Google Meetの議事録作成を自動化することで、会議後の面倒な文字起こしや要約、共有といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、会議で決まったネクストアクションにすぐ着手できたり、他の重要な業務へ時間を振り分けたりすることが容易になるかもしれません！
業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もしGoogle Meetの議事録作成自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Google Meetで会議を文字起こし！議事録作成を自動化する方法
よくあるご質問
Q：AIによる文字起こしや要約の精度は？
A：Yoomでは、高性能なAIモデルを活用して、精度の高い要約が可能です。ユーザーが個別にモデルを選択・指定することは現時点では出来ませんが、Yoom側で用途に最適なモデルを自動選定する設計になっており、業務レベルでも十分に通用する要約精度を実現しています。詳しくはこちらをご確認ください。
Q：特定の会議だけを自動化の対象にできますか？
A：はい。可能です。
フローに「分岐」を設定することで、特定の条件を満たす会議だけの通知も可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：フローが途中で止まった時の対処法は？
A：連携に失敗した場合はYoomに登録しているメールアドレスへ通知が届きます。通知の内容には失敗の原因なども記載されています。
対処法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
