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「日々大量に届く応募書類の確認に時間がかかりすぎている…」
「面接後の評価やフィードバックの作成、関係者への共有が煩雑で、コア業務に集中できない…」
「従業員からの人事関連の問い合わせ対応に多くの時間を割かれてしまう…」
このように、人事部門の業務において、ルーティンワークでありながらも手間と時間がかかる作業に悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">応募書類の内容をAIが自動で分析して評価コメントを生成したり、面接の記録からAIがフィードバックを作成して関係者に自動で共有したり、さらには従業員からの問い合わせにAIが一次対応を行ったりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、人事担当者はより戦略的な業務や、候補者・従業員とのコミュニケーションといった本質的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入の手間や時間もかからないので、ぜひAIを活用した業務自動化を導入して、日々の人事業務をもっと効率的に、そして快適に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">人事関連の情報をAIで分析し、評価やフィードバックを行う業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
人事部門の業務効率化に向けて、AIを活用し、その結果をMicrosoft Teamsと連携させることで、採用活動や問い合わせ対応などを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
AIによるデータ分析や情報共有の自動化は、人事担当者の負担を軽減し、より質の高い業務遂行をサポートするので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">応募フォームなどから送信された人事関連のデータをAIが自動で分析し、その評価結果をMicrosoft Teamsに通知する</span>ことができるので、採用選考の進捗共有やフィードバックの迅速化が図れ、人事担当者の確認作業の負担を軽減します。
<span class="mark-yellow">Discordなどのチャットツールに寄せられる人事関連のよくある質問に対し、AIが一次対応を自動で行い、そのやり取りをMicrosoft Teamsに共有する</span>こともできるため、人事担当者の問い合わせ対応業務の負荷を軽減しつつ、チーム内での情報共有もスムーズに行えます。
<span class="mark-yellow">Zoomなどで行われた採用面接の録画から、AIが文字起こし・要約・評価を行い、その結果をMicrosoft Teamsなどのチャットツールに通知する</span>ことができるため、面接後の評価プロセスを大幅にスピードアップし、客観的な判断をサポートします。
それではここから代表的な例として、応募フォームで送信された履歴書の内容をAIが自動で分析し、その評価結果をMicrosoft Teamsに通知するフローの作成方法を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
※今回のフローには、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるAIオペレーションの機能があります。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft TeamsをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
下記の画面が出ましたら、アカウントのパスワードを入力しサインインしてください。Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
サインインが完了するとマイアプリの画面にMicrosoft Teamsが表示されます。
以上で、Microsoft Teamsのマイアプリ連携が完了です！
最初の設定です！ここでは、Yoomフォームを使って履歴書を送付するフォームを設定します。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面のように、フォームを作成する画面が表示されます。
ここでは、履歴書を送信するための質問がすでに設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズも可能です。
「プレビューページ」をクリックすると、フォームの完成形を確認できます！
質問文、質問形式、必須項目にするかどうかを設定しましょう。
「フォームの説明文を追加」をクリックするとフォームの説明文を設定できます。
「氏名」の部分が質問項目です。
※質問形式は、上記の画面では「テキスト」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示される項目の中から選ぶことができます。
質問を追加したい場合は、「＋質問を追加」をクリックしてください。
続いて、「完了ページ」の設定です。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものに設定したい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。
※今回は、以下画像のように設定しました。
次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーにしました。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう。
続いて、フォームの表示確認と詳細設定画面に遷移します。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページのプレビューを確認できます。
次に「取得した値」を、入力してください。
ここでは、次ステップの画像・PDFから文字を読み取る設定で使用するサンプル値を入力しましょう。
※各項目名は、前ステップの質問文が表示されます。
入力を終えたら、「保存する」をクリックしましょう！
これで、フォームトリガーの設定は完了です。
以下の赤枠で囲まれた「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
次に読み取りの設定を行います！
まず、「ファイルの添付方法」を選択します。
今回は、先ほどフォームトリガー設定で添付したファイルを使用するので「取得した値を使用」から「履歴書」を選択しました。
次に、「抽出したい項目」を設定します。
この項目では、デフォルトで読み取れる情報以外に抽出したい項目を追加で設定できます。
入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。今回は、追加しないので空欄にしました。
使用するAIを任意で選択しましょう。ChatGPTかClaudeを選択できます。
今回はChatGPTを選択しました。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました！
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ここでは、先ほど読み取った情報からテキストを生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
テンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定してくださいね。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、連携するアカウント情報が間違っていないか確認をします。
タイトルを必要に応じて変更し、アクションを変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
すると、API接続設定画面に遷移します。
ここでは、フォームに送信された履歴書の判定結果の通知を受け取りたい「チームID」と「チャンネルID」を入力しましょう。
以下の画像のように候補から選択することが可能です。
続いて、メッセージも入力していきます！ここでは、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用しましょう。
入力する際は、入力欄下の注釈を参照して入力してくださいね。
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、Microsoft Teamsの画面に移り、実際に通知されているかを確認しましょう。
確認後、Yoomの画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上が【フォームで送信された履歴書の内容をAIで分析し、評価結果をMicrosoft Teamsで送信する】方法でした！お疲れ様でした。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、作成したフォームのリンクをコピーできます。
また、フォームに回答が送信されると、フローが自動で起動するようになります。
今回ご紹介した履歴書の読み取り以外でも、OCRを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
人事関連業務においてAIを活用し、その分析結果や評価をMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールに自動で連携することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた履歴書の確認、面接評価の作成・共有、頻繁な問い合わせ対応といった業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能になります。</span>
これにより、人事担当者は候補者とのエンゲージメント向上や、従業員満足度向上のための施策立案といった、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような人事関連業務の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もしAIを活用した業務効率化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現するスマートな業務プロセスの変化を体験してみてください！
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