【ノーコードで実現】Confluenceと他サービスを連携して情報管理を自動化する方法

Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。

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「あれ、この情報ってもう誰かConfluenceにまとめてたっけ？」
「また新しいメンバーが入ったから、Confluenceに手動で招待しなきゃ…」

日々の業務の中でちょっと面倒だけど、やらなければならない必要な作業ってありますよね。そんな業務を自動化できるとしたらどうでしょうか？たとえば、Google Workspaceに新しい従業員が登録されたら自動でConfluenceに招待することやGoogleフォームで集めたアンケート結果をもとに、Confluenceに自動でページを作成することが可能です。こうした定型業務を自動化することで、作業ミスや情報の見落としを防ぎつつ、本当に必要な業務に集中することができます。

この記事では、Confluenceと他のツールを連携させて日々の業務をラクにする方法をご紹介します。プログラミング知識がなくても誰でも簡単に設定することができるので、「自動化を試してみたいけど難しそう」と考えている方もぜひ挑戦してみてください！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはConfluenceへのユーザー招待プロセスを自動化する業務フロー自動化のテンプレートを用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。

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Confluenceと他ツールを連携し業務を自動化するテンプレート

Confluenceをお使いの中で、他のツールで管理している情報をConfluenceに転記したり、新しいメンバーを都度手動で招待したりといった作業に手間を感じていませんか？
これらの定型的な作業を自動化することで、ヒューマンエラーを削減し、貴重な時間をより重要な業務に充てることができます。
ここでは、Confluenceと他のツールを連携させて日々の業務を効率化する自動化テンプレートをご紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

クラウドオフィスツールからの情報を基にConfluenceを自動更新する

Google Workspaceのようなクラウドオフィスツールで従業員情報が更新された際に、Confluenceへ自動でユーザーを招待することが可能です。
新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化し、手作業による招待漏れを防ぎます。

Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。

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データベースサービスのデータを基にConfluenceにページを自動作成する

Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに新しい行が追加された際に、その情報を基にConfluenceに自動でページを作成することができます。
報告書作成や議事録作成の手間を削減し、情報の集約と共有をスムーズに行えますよ。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成するフローです。

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フォームの回答を基にConfluenceにページを自動作成する

Googleフォームなどで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を基に、Confluenceに自動でページを作成することが可能です。
手動での転記作業をなくし、迅速な情報共有と対応を実現します。

Googleフォームの内容をもとに、Confluenceでページを作成する

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■概要
「Googleフォームの内容をもとに、Confluenceでページを作成する」ワークフローは、フォームのデータを自動的にConfluenceのページに反映させることで、情報管理の効率化を実現します。
Googleフォームの入力内容を使って自動的にConfluenceのページを作成できるため、情報の一元管理がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集したデータをConfluenceで管理しているが、手作業に時間を取られている方
・チーム内での情報共有を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・Confluenceの新規ページ作成を自動化したいコンテンツ管理担当者の方
・データ入力のミスを減らし、正確な情報管理を目指している企業のIT担当者の方

■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google WorkspaceとConfluenceを連携しユーザー招待を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しい従業員が登録された際に、Confluenceへ自動でユーザーとして招待するフローを解説していきましょう！
この自動化により、新入社員のオンボーディングプロセスがスムーズになり、管理者の手作業による招待漏れや遅延防止が期待できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google WorkspaceとConfluenceのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Workspaceのトリガー設定とConfluenceのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。

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ステップ1:Google WorkspaceとConfluenceのマイアプリ連携

1. Google Workspaceの登録方法

Yoomにログインできたら、「マイアプリ」ボタンをクリックしてください。
表示されたマイアプリ画面で「新規接続」ボタンを押し、Google Workspaceを検索します。

以下の画面が表示されます。
画像赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしてください。

連携するアカウントを任意で選択します。

下記画面が表示されたら「次へ」ボタンをクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」ボタンを押します。

これで、Google Workspaceのマイアプリ連携完了です！

2. Confluenceの登録方法

再び、マイアプリ画面の「新規接続」ボタンを押し、今度はConfluenceを検索しましょう！
Confluenceのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力し、ログインを行いましょう。

これで、Confluenceのマイアプリ連携完了です！

ステップ2:テンプレートのコピー

次にテンプレートをコピーしましょう。
Yoomのテンプレートは大枠が既に設定されているので、簡単にフローボットの作成ができますよ！
まずは、下記バナーをクリックしてください。

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。

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移行した画面で「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
下記画面が表示されるので、「OK」を選択します。

ステップ3:Google Workspaceにユーザーが登録されたら起動するトリガーの設定

まずは、Google Workspaceアイコンの「ユーザーが登録されたら」という項目を設定します！

次に表示される画面は、初期設定済みです。
連携するアカウント情報とトリガーアクションに誤りが無いか確認できたら、そのまま次のページに進みましょう！

続いて、APIを使用したGoogle WorkspaceとYoomの連携確認を行います。
Google Workspaceの画面に移り、ユーザーを新規登録してください。
再び、Yoomの画面を開いたら「テスト」ボタンをクリックし、成功したら「次へ」を押しましょう。

次の画面でも、「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功すると、登録したユーザー情報が取得した値（アウトプット）に表示されるので確認できたら「保存する」ボタンをクリックしましょう！
※参照：アウトプットについての詳細は、こちらのヘルプページをご覧ください。

ステップ4:Google Workspaceにユーザーを検索する

次に、Google Workspaceアイコンの「ユーザーを検索」という項目を設定していきます！

次のページも、初期設定されています。
先ほど同様、情報に誤りが無いか確認したら、「次へ」ボタンを押してください。

検索項目は、プルダウンから「メールアドレス」を選択します。

キーワードは、下記画面の通り設定されています。
このように設定すると、Google Workspaceにユーザーが登録されたら「ユーザーのメールアドレス」を自動で取得しユーザーを検索することができますよ！

設定の確認ができたら、「テスト」ボタンを押してください。
テストが成功したら、設定を保存しましょう。

ステップ5:ユーザーをConfluenceのサイトに招待する

最後に、Confluenceアイコンの「ユーザーをサイトに招待」という項目を設定しましょう。

再び、初期設定済みの画面が表示されるので、確認できたら「次へ」ボタンを押してください。

クラウドIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で設定しましょう。

メールアドレスは、下記画面のように設定することで、Google Workspaceに登録された新規ユーザーに自動でConfluenceの招待メールを送れます！

ここまで設定できたら、テストを実行後「保存する」ボタンをクリックしてください。

ステップ6:トリガーをONにする

これで「Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する」フローの完成です！
下記画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックし、フローの動作確認をしてみましょう。

ConfluenceのAPIを使ったその他の自動化例

ConfluenceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Confluenceを使った自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたらConfluenceにページを自動作成したり、GitHubでIssueが登録された際にConfluenceに記録を残したりすることで、チームの情報共有を効率化できます。また、Confluenceにページが作成されたタイミングでTrelloにカードを生成したり、Google スプレッドシートやMicrosoft SharePointにデータやフォルダを連携させることも可能です。

Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する

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Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する

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■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者

■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する

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■概要
「Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する」フローは、コミュニケーションとドキュメント管理を効率的に連携させる業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでの重要な会話や情報を自動的にConfluenceに記録し、情報の一元管理を実現します。
これにより、チーム全体での情報共有がスムーズになり、業務の透明性が向上します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとConfluenceを日常的に使用しているチームリーダー
・情報共有やドキュメント管理に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・コミュニケーション履歴を体系的に保存したいIT担当者
・業務の自動化を検討している中小企業の経営者
・チーム内の情報共有を効率化したいと考えているメンバー

■注意事項
・Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する

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■概要
「Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する」フローは、Confluenceで新しいページが作成されると自動的にTrelloに対応するカードを追加する業務ワークフローです。
これにより、ドキュメントの更新とタスク管理をシームレスに連携させ、チームの効率を向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとTrelloを日常的に使用しているチームリーダー
・ドキュメント作成とタスク管理の連携を自動化したいプロジェクトマネージャー
・手動での情報転記に時間を取られたくない業務担当者
・チーム内の情報共有とタスク管理を一元化したい企業のIT担当者

■注意事項
・ConfluenceとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。

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Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

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■概要
「Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローは、チームの情報共有とファイル管理をスムーズに行う業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが生まれるたびに、対応するフォルダが自動的にSharePointに作成されることで、情報の一元管理と整理が簡単になります。これにより、チームメンバーは必要な資料や情報に迅速にアクセスでき、作業効率が向上します。
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■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとMicrosoft SharePointを両方活用しているチームリーダーの方
情報共有とファイル管理のプロセスを自動化したいIT担当者の方
複数のプロジェクトで効率的なドキュメント管理を目指しているプロジェクトマネージャーの方
手動でのフォルダ作成による時間の無駄を感じている企業の経営者の方

■注意事項
・Confluence、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

この記事では、「Confluenceと他サービスを連携して情報管理を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Confluenceを使った情報管理の自動化は、定型作業の効率化だけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの削減にも大きな効果があります。

Yoomには、今回ご紹介したConfluence連携以外にも、様々な業務を自動化できるテンプレートが多数そろっています。チャットツールとの連携や、表計算ツール、フォームなど、日々の業務に合わせた自動化が柔軟に設定できるのも大きな魅力です。

「Confluenceの更新作業に時間がかかる」「情報を他ツールに反映するのが手間」「新メンバーへの対応が煩雑」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して自動化を始めてみてください。設定はシンプルで、すぐに導入できますよ！

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