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「あれ、この情報ってもう誰かConfluenceにまとめてたっけ？」
「また新しいメンバーが入ったから、Confluenceに手動で招待しなきゃ…」
日々の業務の中でちょっと面倒だけど、やらなければならない必要な作業ってありますよね。そんな業務を自動化できるとしたらどうでしょうか？たとえば、Google Workspaceに新しい従業員が登録されたら自動でConfluenceに招待することやGoogleフォームで集めたアンケート結果をもとに、Confluenceに自動でページを作成することが可能です。こうした定型業務を自動化することで、作業ミスや情報の見落としを防ぎつつ、本当に必要な業務に集中することができます。
この記事では、Confluenceと他のツールを連携させて日々の業務をラクにする方法をご紹介します。プログラミング知識がなくても誰でも簡単に設定することができるので、「自動化を試してみたいけど難しそう」と考えている方もぜひ挑戦してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Confluenceへのユーザー招待プロセスを自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>を用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Confluenceをお使いの中で、他のツールで管理している情報をConfluenceに転記したり、新しいメンバーを都度手動で招待したりといった作業に手間を感じていませんか？
これらの定型的な作業を自動化することで、ヒューマンエラーを削減し、貴重な時間をより重要な業務に充てることができます。
ここでは、Confluenceと他のツールを連携させて日々の業務を効率化する自動化テンプレートをご紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Workspaceのようなクラウドオフィスツールで従業員情報が更新された際に、Confluenceへ自動でユーザーを招待する</span>ことが可能です。
新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化し、手作業による招待漏れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに新しい行が追加された際に、その情報を基にConfluenceに自動でページを作成する</span>ことができます。
報告書作成や議事録作成の手間を削減し、情報の集約と共有をスムーズに行えますよ。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を基に、Confluenceに自動でページを作成する</span>ことが可能です。
手動での転記作業をなくし、迅速な情報共有と対応を実現します。
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しい従業員が登録された際に、Confluenceへ自動でユーザーとして招待するフローを解説していきましょう！
この自動化により、新入社員のオンボーディングプロセスがスムーズになり、管理者の手作業による招待漏れや遅延防止が期待できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
1. Google Workspaceの登録方法
Yoomにログインできたら、「マイアプリ」ボタンをクリックしてください。
表示されたマイアプリ画面で「新規接続」ボタンを押し、Google Workspaceを検索します。
以下の画面が表示されます。
画像赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを任意で選択します。
下記画面が表示されたら「次へ」ボタンをクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」ボタンを押します。
これで、Google Workspaceのマイアプリ連携完了です！
2. Confluenceの登録方法
再び、マイアプリ画面の「新規接続」ボタンを押し、今度はConfluenceを検索しましょう！
Confluenceのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力し、ログインを行いましょう。
これで、Confluenceのマイアプリ連携完了です！
次にテンプレートをコピーしましょう。
Yoomのテンプレートは大枠が既に設定されているので、簡単にフローボットの作成ができますよ！
まずは、下記バナーをクリックしてください。
移行した画面で「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
下記画面が表示されるので、「OK」を選択します。
まずは、Google Workspaceアイコンの「ユーザーが登録されたら」という項目を設定します！
次に表示される画面は、初期設定済みです。
連携するアカウント情報とトリガーアクションに誤りが無いか確認できたら、そのまま次のページに進みましょう！
続いて、APIを使用したGoogle WorkspaceとYoomの連携確認を行います。
Google Workspaceの画面に移り、ユーザーを新規登録してください。
再び、Yoomの画面を開いたら「テスト」ボタンをクリックし、成功したら「次へ」を押しましょう。
次の画面でも、「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功すると、登録したユーザー情報が取得した値（アウトプット）に表示されるので確認できたら「保存する」ボタンをクリックしましょう！
※参照：アウトプットについての詳細は、こちらのヘルプページをご覧ください。
次に、Google Workspaceアイコンの「ユーザーを検索」という項目を設定していきます！
次のページも、初期設定されています。
先ほど同様、情報に誤りが無いか確認したら、「次へ」ボタンを押してください。
検索項目は、プルダウンから「メールアドレス」を選択します。
キーワードは、下記画面の通り設定されています。
このように設定すると、Google Workspaceにユーザーが登録されたら「ユーザーのメールアドレス」を自動で取得しユーザーを検索することができますよ！
設定の確認ができたら、「テスト」ボタンを押してください。
テストが成功したら、設定を保存しましょう。
最後に、Confluenceアイコンの「ユーザーをサイトに招待」という項目を設定しましょう。
再び、初期設定済みの画面が表示されるので、確認できたら「次へ」ボタンを押してください。
クラウドIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で設定しましょう。
メールアドレスは、下記画面のように設定することで、Google Workspaceに登録された新規ユーザーに自動でConfluenceの招待メールを送れます！
ここまで設定できたら、テストを実行後「保存する」ボタンをクリックしてください。
これで「Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する」フローの完成です！
下記画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックし、フローの動作確認をしてみましょう。
ConfluenceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたらConfluenceにページを自動作成したり、GitHubでIssueが登録された際にConfluenceに記録を残したりすることで、チームの情報共有を効率化できます。また、Confluenceにページが作成されたタイミングでTrelloにカードを生成したり、Google スプレッドシートやMicrosoft SharePointにデータやフォルダを連携させることも可能です。
この記事では、「Confluenceと他サービスを連携して情報管理を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Confluenceを使った情報管理の自動化は、定型作業の効率化だけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの削減にも大きな効果があります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したConfluence連携以外にも、様々な業務を自動化できるテンプレートが多数そろっています。</span>チャットツールとの連携や、表計算ツール、フォームなど、日々の業務に合わせた自動化が柔軟に設定できるのも大きな魅力です。
「Confluenceの更新作業に時間がかかる」「情報を他ツールに反映するのが手間」「新メンバーへの対応が煩雑」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して自動化を始めてみてください。設定はシンプルで、すぐに導入できますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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