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「プロジェクトの進捗をいちいちDiscordに手入力するのが面倒…」「複数ツールのデータ通知をDiscordにまとめる作業が多くて、他の業務が進まない…」
このように、Discordを使った情報共有やコミュニケーションにおいて、手作業による手間や非効率さを感じていませんか？また、重要な情報が他の通知に埋もれてしまい、見逃してしまうといった課題を抱えている方もいるかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">ファイルストレージに新しいファイルがアップロードされた際に自動でDiscordのチャンネルに通知したり、データベースの更新情報を速やかに共有したり、カレンダーの予定をリマインドとしてDiscordに通知したりできれば</span>どうでしょう？
これらの悩みから解放され、スピーディーな情報共有を実現しつつ、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれませんよね。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にでき、時間や手間をかけずにできます。
最後までチェックして自動化を導入し、日々のコミュニケーションをもっとスムーズにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">外部サービスとDiscordを連携し、情報共有を自動化する</span>テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
日常的に利用している様々なツールからDiscordへの情報共有を自動化することで、手作業による更新の手間を削減し、タイムリーな情報伝達を実現する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。これらの自動化により、チーム内のコミュニケーションが活性化し、業務の効率化が期待できますよ！
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください。
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスに新しいファイルが追加されたり、既存のファイルが更新されたりした際に、その情報を自動的にDiscordの指定チャンネルへ通知する</span>ことができます。
確認漏れや対応遅れを防ぎつつ、ファイル共有の状況をチームメンバーがタイムリーに把握できることで、最新の情報に基づいた営業活動の実現など、後続するアクションに繋げることができるでしょう。
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのようなデータベースサービスに新しいデータが追加された際に、その内容を要約してDiscordに自動で通知する</span>ことも可能です。
重要な顧客情報やタスクの進捗を速やかにチーム内に共有し、迅速な意思決定や対応の実現が期待できます。
<span class="mark-yellow">Outlookのカレンダーなど、新しいイベントが登録された際に、その詳細情報をDiscordに自動で通知する</span>こともできます。
会議の予定や重要な締め切りなどをチームメンバーにリマインドし、全員がスケジュールを確実に把握できるようサポートします。
それでは例として、「Google Driveに特定のファイルが格納された際に、そのファイル情報をDiscordの指定したチャンネルに自動で送信する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Discordのマイアプリ登録】
検索窓にDiscordと入力し、表示された候補から選択します。
「アカウント名」は管理用の値を任意で入力し、「アクセストークン」はYoomと連携するDiscordアカウントから取得して入力しましょう。
入力後「追加」をクリックして、連携完了です！
※Discordのマイアプリ登録について、詳しくはこちらをご参照ください。
【Google Driveのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、特定のGoogle Driveのフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を、プルダウンから設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
ここで設定したフォルダ内にファイルがアップロードされると、フローボットが自動的に起動するようになります。
設定が完了したら、動作チェックのためのテストを行います。
先ほど「フォルダID」に設定したフォルダ内に、下記のようなテスト用の書類をアップロードしてください。
書類のアップロードが完了したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードしたテスト書類の情報が、アウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
取得内容を確認したら、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
続いて、ステップ3で取得したファイル情報を使って、ファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
先ほどと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、「ファイルID」をアウトプットを用いて設定します。
入力欄を押すとアウトプットが表示されるので、「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」内にある、「ファイルID」を選択してください。
設定後は「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、テスト用にアップロードした書類のダウンロードボタンが表示されます。
「ダウンロード」を押して、先ほどアップしたテスト書類を確認することもできます。
確認したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
最後に、Google DriveにアップされたファイルをDiscordに送信する設定です。
「ファイルを送信」をクリックしてください。
これまでと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
設定完了後は「テスト」をクリックし、実際にDiscordの指定したチャンネルに、ファイルが添付された状態でメッセージが届くことを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Google Driveに特定のファイルが格納された際に、そのファイル情報をDiscordの指定したチャンネルに自動で送信する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介したGoogle Driveとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、指定のスケジュールでデータベースの情報を定期的に自動通知したり、会議の議事録や商談の進捗状況をタイムリーに通知することもできちゃいます！
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して最適なフローを構築してみてください。
いかがでしたか？
Discordと様々な外部サービスを連携し情報共有を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報伝達や通知作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる情報共有の漏れや遅延を防ぐことができます。</span>
これにより、チームメンバーは常に最新情報をスピーディーに把握でき、コミュニケーションの齟齬を減らし、より迅速かつ的確な対応が可能になるため、プロジェクトの進行や意思決定のスピード向上が期待できます。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登
録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、Discordの自動通知の活用からぜひスタートしてみてくださいね！
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