「kintoneで特定のアプリを探すのに毎回時間がかかっている…」
「問い合わせが来るたびにkintoneを開いて検索し、結果をコピー&ペ－ストして返信するのが面倒…」
このように、kintoneでの情報検索やそれに伴う反復作業に手間を感じていませんか？
もしSlackのメッセージに応じて、kintoneのアプリを自動で検索し、結果を返信する仕組みがあればこうした日々の煩わしい業務から解放されますね。
その結果、企画立案や顧客対応といったより戦略的なコア業務に集中する時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
これまで手作業にかけていた時間や手間を削減できるので、ぜひこの機会に導入して業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneのアプリを検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Slackで特定のメッセージを受信したら、kintoneでアプリを検索し返信する
試してみる
■概要
Slackで「案件管理」や「経費」などアプリ名を指定された際、都度kintoneを開いて該当アプリを探し、手動で返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れやコピー＆ペーストのミスなども発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーとして、メッセージ内のアプリ名やその一部をもとにkintoneアプリを検索し、検索結果をSlackへ自動で返信できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで指定されたkintoneアプリを手動で検索・案内している方
- kintoneアプリ名による定型的な検索作業の自動化を検討しているご担当者様
- チーム内の情報共有やアプリ案内対応の効率化を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackのメッセージを起点に、アプリ名によるkintoneアプリの検索が自動化され、手作業での確認と返信にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で検索・返信を行うため、アプリの探し間違いやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」を設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Slackのメッセージからkintoneの検索に必要な情報を抽出するためのマニュアル（指示）を作成します
- 次に、オペレーションでkintoneの「アプリを検索」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にレコードを検索します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、kintoneの検索結果を指定のチャンネルに返信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチャンネルIDなどを任意で設定してください
- AI機能のオペレーションでは、Slackのメッセージから検索キーワードとして抽出したいテキスト項目を任意で指定することが可能です
- kintoneでは、検索対象とするスペースなどを任意で設定してください
■注意事項
- Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのアプリを検索し、結果をSlackに返信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Slackで特定のメッセージを受信したら、kintoneでアプリを検索し返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Slack／kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Slackとkintoneのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Slackのトリガー設定、テキスト抽出設定、kintoneとSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Slackで特定のメッセージを受信したら、kintoneでアプリを検索し返信する
試してみる
■概要
Slackで「案件管理」や「経費」などアプリ名を指定された際、都度kintoneを開いて該当アプリを探し、手動で返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れやコピー＆ペーストのミスなども発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーとして、メッセージ内のアプリ名やその一部をもとにkintoneアプリを検索し、検索結果をSlackへ自動で返信できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで指定されたkintoneアプリを手動で検索・案内している方
- kintoneアプリ名による定型的な検索作業の自動化を検討しているご担当者様
- チーム内の情報共有やアプリ案内対応の効率化を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackのメッセージを起点に、アプリ名によるkintoneアプリの検索が自動化され、手作業での確認と返信にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で検索・返信を行うため、アプリの探し間違いやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」を設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Slackのメッセージからkintoneの検索に必要な情報を抽出するためのマニュアル（指示）を作成します
- 次に、オペレーションでkintoneの「アプリを検索」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にレコードを検索します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、kintoneの検索結果を指定のチャンネルに返信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチャンネルIDなどを任意で設定してください
- AI機能のオペレーションでは、Slackのメッセージから検索キーワードとして抽出したいテキスト項目を任意で指定することが可能です
- kintoneでは、検索対象とするスペースなどを任意で設定してください
■注意事項
- Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：Slackとkintoneのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作できるようにしていきます。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Slackのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
kintoneとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
kintoneマイアプリ登録方法・kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法についても併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Slackで特定のメッセージを受信したら、kintoneでアプリを検索し返信する
試してみる
■概要
Slackで「案件管理」や「経費」などアプリ名を指定された際、都度kintoneを開いて該当アプリを探し、手動で返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れやコピー＆ペーストのミスなども発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーとして、メッセージ内のアプリ名やその一部をもとにkintoneアプリを検索し、検索結果をSlackへ自動で返信できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで指定されたkintoneアプリを手動で検索・案内している方
- kintoneアプリ名による定型的な検索作業の自動化を検討しているご担当者様
- チーム内の情報共有やアプリ案内対応の効率化を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackのメッセージを起点に、アプリ名によるkintoneアプリの検索が自動化され、手作業での確認と返信にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で検索・返信を行うため、アプリの探し間違いやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」を設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Slackのメッセージからkintoneの検索に必要な情報を抽出するためのマニュアル（指示）を作成します
- 次に、オペレーションでkintoneの「アプリを検索」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にレコードを検索します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、kintoneの検索結果を指定のチャンネルに返信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチャンネルIDなどを任意で設定してください
- AI機能のオペレーションでは、Slackのメッセージから検索キーワードとして抽出したいテキスト項目を任意で指定することが可能です
- kintoneでは、検索対象とするスペースなどを任意で設定してください
■注意事項
- Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Slackのトリガー設定
今回は例として「顧客情報」というキーワードを含むアプリを検索する想定で進めていきます。
まず「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
※Slackと連携して出来ることもご参照ください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックします。
次にSlackアプリの作成・登録方法を参考に、以下のWebhook設定を行いましょう。
続けて、チャンネルIDを候補から選択してください。
ここまできたら一旦Slackに移り、テストに用いる検索用投稿をしておきましょう。
最後にYoomの設定画面に戻り、任意で以下の2点を設定してテストしてください。
- ユーザーID…指定したユーザーのメッセージのみをフローボットの起動対象にできます。候補から選択しましょう。
- メッセージ内のテキスト…特定のキーワードを含むメッセージのみをフローボットの起動対象にできます。テキストを入力してください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキスト抽出設定
先ほど取得したSlackの投稿内容から、kintoneでの検索に必要なアプリ名を抽出します。
「テキスト抽出」をクリックしましょう。
※AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。
テキスト抽出機能のアクションは以下の種類がありますので、扱う文章の長さに合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。
対象のテキストの欄には、Slackから取得した「メッセージ内容」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の投稿内容を反映できます。
抽出したい項目(今回は「アプリ名」)と、任意で指示内容を入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。
Slackの投稿内容から、kintoneでの検索に必要なアプリ名を抽出できました！
ステップ5：kintoneのアクション設定
先ほど抽出したアプリ名をもとに、kintoneで該当アプリを検索します。
「アプリを検索」をクリックしましょう。
※kintoneと連携すると出来ることもご参照ください。
ステップ3と同様、アクションは「アプリを検索」のまま「次へ」をクリックします。
まず、テキストボックス下部の説明通りにサブドメイン名を入力しましょう。
次に、アプリを絞り込む設定をします。
任意でアプリIDリストを選択したり、アプリ名の欄にテキスト抽出機能から取得した値を設定するなどして、検索するアプリの条件を設定してください。
スペースIDリストから絞り込むこともできます。
また、取得結果の先頭から指定した数のアプリをスキップしたい場合はオフセット数を入力しましょう。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
抽出したキーワード(今回は「顧客情報」)を含むアプリ情報を取得できました！
※エラーが表示される場合はKintoneアプリでエラーコード「権限がありません」が表示されるもご参照ください。
ステップ6：Slackのアクション設定
先ほど取得したアプリ情報をSlackで通知します。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
ステップ3・5と同様、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックします。
まずSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法を参考に、該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加してください。
次に投稿先のチャンネルIDを候補から選択しましょう。
続けてメッセージを入力してください。テキスト抽出機能・kintoneから取得した値や、固定の文章などを組み合わせて自由にカスタマイズできます。
メンションすることも可能です。
設定が完了したらテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルへ実際に投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存してください。
kintoneのアプリ情報がSlackに通知されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Slackで特定のメッセージを受信したら、kintoneでアプリを検索し返信する方法でした！
kintoneを使った自動化例
レコードが登録・更新された際、チャットツールへの通知やクラウドストレージへのフォルダ作成、Webサイトへの新規投稿が可能です。
また、顧客管理システムや会計ソフトとの連携により、取引先情報や口座情報もタイムリーに同期。
二重入力の手間をなくして常に最新の情報を共有できる体制を構築しましょう。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが追加されたら、WordPressに新規投稿を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している製品情報やニュースなどを、手作業でWebサイトに投稿していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを追加するだけで、自動でWordPressに新規投稿を作成できます。手作業による投稿の手間を省き、迅速で正確な情報発信を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneの情報をWordPressで発信しており、手作業での投稿に手間を感じている方
- コンテンツの投稿作業における、コピー＆ペーストなどのミスをなくしたいと考えている方
- kintoneとWordPressを連携し、情報発信のスピードと質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にWordPressへの投稿が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや投稿漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとWordPressをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPressの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得したkintoneの情報を元に投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WordPressで新規投稿を作成するアクションを設定する際に、投稿のタイトルや本文（コンテンツ）に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知
試してみる
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Slackに自動的に通知することができます。
Slackに通知される内容は、設定したフィールドの値や、レコードのURLなど、任意の情報を設定することができます。
◼️設定方法
1.kintoneとSlackを連携してください。
2.マイアプリ連携でkintoneの「レコードが登録されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、通知するチャンネルやメッセージ内容を設定してください。
4.通知内容は、kintoneから取得した値を自由に利用することができます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
kintoneでレコードが登録されたらZoho CRMに取引先を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoho CRMを併用し、顧客情報や案件情報を管理している方
- kintoneからZoho CRMへの手動でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- データ入力のミスをなくし、顧客情報の一元管理と運用の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録がZoho CRMへ自動で反映されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、対象のkintoneアプリと連携するためのWebhook URLを発行します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードIDを元に詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「取引先を作成する」アクションを設定し、前段のオペレーションで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定で、Webhookを設置する対象のアプリを任意に指定してください。
- Zoho CRMで取引先を作成する際、kintoneから取得したレコード情報（会社名や担当者名など）を、どの項目に反映させるかを変数として埋め込み、任意に設定してください。
■注意事項
- kintone、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報を更新する
試してみる
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとfreee会計を併用し、取引先情報の二重入力に手間を感じている方
- kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報も手動で更新している方
- バックオフィス業務の自動化を進め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報が更新されると、自動でfreee会計の口座情報が更新されるため、手作業でのデータ転記にかかる時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとfreee会計をYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の更新（口座情報）」アクションを設定し、取得した情報をもとに口座情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee会計で取引先の口座情報を更新するアクションを設定する際に、更新対象となる事業所のIDを任意で設定してください
- kintoneから取得した情報のうち、どのデータをfreee会計のどの項目に反映させるかを設定画面でマッピングしてください。例えば、kintoneの「銀行名」フィールドをfreee会計の「銀行名」に紐づける、といった設定が可能です
■注意事項
- freee会計、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータス更新を、手作業でOutlookからメール通知している方
- kintoneを中心とした業務フローの自動化によって、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
- 案件やタスクの進捗共有を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による宛先間違いや本文の記載ミス、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコードを取得するアクションでは、トリガーで受け取ったレコードIDなどを変数として設定し、対象のレコード情報を取得するように設定してください
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意で設定できます。kintoneから取得した顧客名や案件情報などを変数としてメールの件名や本文に差し込むことで、より実用的な通知が可能です
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Trelloにカードが作成されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Trello、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceの商談情報が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneのデータベースに追加するレコード内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知する
試してみる
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
kintoneのアプリ内検索とそれに伴う情報共有を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報検索や問い合わせ対応の手間を削減し、ヒューマンエラーを防止できます。
これにより担当者は必要な情報を迅速に入手・共有できるようになり、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整いますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：もっと複雑な条件で検索できますか？
A：
はい、「分岐する」オペレーションを追加することで可能です。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションがエラーとなりますので注意しましょう。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：アプリ名ではなく、アプリ内のレコードを検索できますか？
A：
はい、可能です。
連携アカウントとアクションを選択する画面で「レコードIDを検索」や「レコードをクエリで検索」に変更してください。
Q：kintoneのレコード追加・更新など、検索以外の操作も自動化できますか？
A：
はい、可能です。
レコードの追加・更新・削除など、データベースを操作するアクションを取り入れることもできます。
