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「日々の業務で発生する情報を手作業でリスト化していて時間が足りない…」
「ウェビナーの参加者リストや問い合わせリストの作成と更新に追われ、本来の業務に集中できない…」
このように、手作業でのリスト作成や管理に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zoomのウェビナー参加者情報を自動でNotionの営業リストに追加したり、特定のメールを受信したら自動でMicrosoft Excelのリストに情報を追記したり、CRMから定期的に顧客情報を取得してスプレッドシートのリストを自動更新したりできる仕組み</span>があれば、これらの煩わしさから解放され、より戦略的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務効率を大きく向上させることができるので、ぜひこの機会にリスト作成業務の自動化を検討してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Notionでリストを自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとNotionなどを連携させて、リスト作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この自動化により、情報収集からリスト化までの一連の作業を効率化し、データの入力ミスや抜け漏れを防ぐことができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoomのようなミーティングツールでのウェビナー参加者情報などをNotionのデータベースへ自動でリスト項目として追加する</span>フローを活用すれば、手作業での転記ミスや手間を削減し、迅速なフォローアップを実現できます！
<span class="mark-yellow">Zoho Mailのようなメールツールで特定メールを受信した際に、その情報をMicrosoft ExcelやNotionなどのデータベースに自動でリストとして追加する</span>ことも可能です。
問い合わせやリード情報を逃さず一元管理できるようになります！
<span class="mark-yellow">HubSpotのようなCRMからスケジュールトリガーで定期的にコンタクト情報を取得し、そのデータをGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベースへ自動でリストとして作成・更新する</span>こともできます。
常に最新の営業リストを維持し、効率的なアプローチが可能になります！
それではここから代表的な例として、Zoomのウェビナー参加者情報をもとに、Notionで営業リストを自動作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、ZoomとNotionをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するNotionに、リストを作成しておきましょう！
※後続のデータベース設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなリストを作成してみました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択します。
※・Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
・現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはこちらもチェックしてみてください。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご参照ください。
3.続いてNotionをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からNotionを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
5.次の画面で、「ページを選択する」をクリックしてください。
「アクセスを許可する」をクリックしてください。
マイアプリにZoomとNotionが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zoomのウェビナー参加者情報をもとに、Notionで営業リストを自動作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下の設定手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をしていきます。
URLをコピーしたら、Zoomの画面でWebhookの設定をしましょう。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
次に、テスト用のウェビナーを開催して、ウェビナー参加者の情報を用意しましょう！
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
設定できたら。Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースの連携を設定していきます。
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前に作成しているNotionのデータベースの項目が表示されます。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にNotionにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回ご紹介したNotionの営業リストの作成以外でも、NotionのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
様々な情報源から手作業でリストを作成・更新する業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を費やしていた単純作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも大幅に削減できます。</span>
これにより、リストの鮮度と正確性が向上し、営業活動や顧客管理の質を高め、より重要な戦略的業務に集中できる時間を確保できるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしリスト作成業務の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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