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会議後の議事録作成、その後の共有・記録に多くの時間を費やしていませんか？
「手作業での文字起こしやまとめ作業が大変…」
「議事録の共有漏れや、過去の議事録を探すのに手間取ってしまう…」
このような悩みから、本来の業務に集中できないと感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Zoomなどのオンラインミーティングが終了すると自動で議事録が作成され、指定したNotionのデータベースへ即座に記録される仕組み</span>があれば、これらの煩わしさから解放されます。
会議で決定した事項の迅速な実行や、より戦略的な業務に取り組むための貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。日々の業務負担を大幅に軽減できます。ぜひこの機会に議事録作成の自動化を取り入れて、業務効率を格段に向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ミーティング後の議事録作成からNotionへの記録までを自動化できるテンプレートが用意されています。</span>
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
会議の議事録作成とNotionへの記録・集約を自動化することで、手作業による時間と手間を削減し、情報共有をスムーズにする様々な方法があります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、あなたの業務に近いものや、改善したいと感じる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoomなどのミーティングツールでの会議終了をトリガーとして、AIが議事録を自動で作成し、その内容をNotionの指定されたデータベースに追加することで、会議後の議事録作成や転記の負担をなくし、チーム全体で迅速に情報を共有できます。</span>
重要な決定事項やタスクをすばやく共有できるのは大きな魅力ですね！
<span class="mark-yellow">Google Driveに保存された会議の録画や音声データを検知し、そこから議事録を自動作成。一度Google スプレッドシートに記録した後、Notionにまとめて一元管理することもできます。</span>
様々な形式で保存された会議情報を効率的にNotionで活用できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで収集した会議に関する情報や録画データのリンクを基に、議事録を自動生成し、その結果をMicrosoft Excelなどのファイルに出力、そして最終的にNotionに必要な情報を整理して記録することで、手作業の転記を省き、議事録作成を効率化。</span>
手作業でのデータ入力や転記の手間を省き、議事録作成プロセス全体を効率化し、Notionでの情報管理を強化します。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Zoomミーティングが終了したら、AIが議事録を自動で作成し、その内容をNotionのデータベースに自動で追加するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Zoomのマイアプリ登録にはClient IDとClient secretが必要です。まずはZoom App Marketplaceでアプリ登録をします。
こちらのページにアクセスし、ログイン（サインイン）してください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Notionのマイアプリ連携】
Notionを選択できたら、対象のアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。
使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
【Zoomのマイアプリ連携】
Zoom(OAuth)を選択できたら、事前に取得したClient IDとClient secretを入力し、「追加」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー ミーティングが終了したら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「ミーティングが終了したら」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、メールアドレスを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
テスト用にZoomミーティングを終了させておきましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
実際のテストでは、取得した値に具体的な値が反映されます。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ミーティングのレコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)ミーティングIDは先ほど取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)ダウンロードURLはアウトプットから選択して、「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2) アクションは「最大30分の音声文字起こし(25タスク)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
※ここでは「最大30分の音声文字起こし(25タスク)」が選択されていますが、アクションは変更も可能です。
音声データの時間やタスクの消費数などを確認して、最適なアクションを選択してください。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「要約する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「15,000文字以内の文章から議事録を作成」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
3)対象のテキストはアウトプット情報を活用して「ウェビナーの感想一覧」を入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、「データベースID」を入力します。
データベースIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択し、「次へ」をクリックしてください。
追加するレコードにはアウトプットから該当する情報を選択して入力します。Zooｍの情報や要約内容を引用して入力してください。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してNotionに追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
会議録の作成や情報共有を効率化したい方に向けて、音声文字起こしを活用した自動化テンプレートを紹介します。
たとえば、Google MeetやZoomなどのオンライン会議ツールでの録音データを自動で文字起こしし、Google ドキュメントやMicrosoft Excelへ記録。さらに、メールで受け取った音声ファイルの要約返信や、クラウドストレージ（Box）経由のデータ処理も可能です。
<span class="mark-yellow">面倒な議事録作成や転記作業を減らし、迅速な情報整理と共有が叶います。</span>
会議の議事録作成とNotionへの記録・共有を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字起こしやまとめ、Notionへの転記といった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生も防ぐことができます。</span>
これにより、会議で決定された事項やネクストアクションを迅速かつ正確にチーム全体で共有でき、よりスピーディーな意思決定と業務遂行が可能になるため、担当者は議事録作成という定型業務から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし議事録作成の自動化やNotionとの連携による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現するスマートな業務プロセスの変化を体験してみてください！
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