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AIエージェントでプロジェクト管理を自動化！議事録作成からタスク登録までの工数を削減
会議のたびに、発言の録画を見返して議事録を作成し、さらにプロジェクト管理ツールへタスクを一つずつ登録する作業に何時間も取られていませんか？
「メンバーの作業をスムーズに進めたい」という思いとは裏腹に、膨大な記録の整理と起票作業に追われているコンサルタントやPMO、チームリーダーの皆さんへ。
日々の実務やミーティングに追われ、肝心のタスク整理や進捗の遅れているタスクのリマインド連絡が後回しになり、精神的な負担を感じることが多いのではないでしょうか。
しかし、AIエージェントを活用すれば、会議の文字起こしデータから「誰が・何を・いつまでにやるべきか」を自動で読み取り、議事録の作成からタスクの自動起票までをお任せできます。
この記事では、AIエージェントを使って会議の文字起こしデータから決定事項とToDoリストを整理し、Asanaへのタスク起票からSlackでのチーム共有までを自動化する具体的な手順をご紹介します。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Google Driveに会議の文字起こしファイルが保存されたら、自動で決定事項とタスクを整理して議事録を作成し、Asanaでのタスク追加とSlackへの自動共有を行うフローボットのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のテンプレートからすぐに自動化を体験してみましょう！
■概要会議の議事録作成や、決定事項をプロジェクト管理ツールへ転記する作業は、PMOやチームリーダーにとって負担の大きい業務ではないでしょうか。特に複数のプロジェクトが並行していると、タスクの割り当て漏れが発生しやすく、会議後のアクションが遅れる一因となるでしょう。このワークフローを活用すれば、Google Driveに文字起こしファイルを保存するだけで、AIワーカーが内容を分析し、Asanaへのタスク追加とSlack通知を自動化できます。転記の手間を減らし、会議からコア業務への着手をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方- 会議後の議事録作成やタスク管理ツールへの転記作業に工数を取られているPMOの方
- 決定事項を確実にAsanaへ反映し、チーム内でのタスク割り当て漏れを未然に防ぎたいチームリーダーの方
- Google Drive、Asana、Slackを連携させ、会議直後のアクションを迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveに保存された文字起こしからAIがToDoを特定し、自動でAsanaにタスクを追加するため、転記作業の負担を軽減します。
- タスク追加と同時にSlackへ自動通知されるため、メンバー間での情報共有が迅速になり、会議後のネクストアクションにすぐ着手できます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、Asana、Slack、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、発言記録から決定事項とToDoリストを読み取り、Googleドキュメントで整理された議事録を作成するためのマニュアルを作成し、Google Driveのファイルをダウンロードするアクション、Googleドキュメントのアクションを使用ツールとして設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、文字起こしファイルが保存される特定のフォルダIDを任意で指定してください。
- Asanaのアクション設定では、タスクを追加するプロジェクトIDやセクションIDを、自社環境に基づいて設定することが可能です。
- Slackでの通知設定では、特定のチャンネルを指定し、AsanaのタスクURLなどを含めたメッセージ内容を調整してください。
■注意事項- Google Drive、Googleドキュメント、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
- 会議後の議事録作成やタスク管理ツールへの転記作業に工数を取られているPMOの方
- 決定事項を確実にAsanaへ反映し、チーム内でのタスク割り当て漏れを未然に防ぎたいチームリーダーの方
- Google Drive、Asana、Slackを連携させ、会議直後のアクションを迅速化したい方
- Google Driveに保存された文字起こしからAIがToDoを特定し、自動でAsanaにタスクを追加するため、転記作業の負担を軽減します。
- タスク追加と同時にSlackへ自動通知されるため、メンバー間での情報共有が迅速になり、会議後のネクストアクションにすぐ着手できます。
- はじめに、Google Drive、Asana、Slack、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、発言記録から決定事項とToDoリストを読み取り、Googleドキュメントで整理された議事録を作成するためのマニュアルを作成し、Google Driveのファイルをダウンロードするアクション、Googleドキュメントのアクションを使用ツールとして設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、文字起こしファイルが保存される特定のフォルダIDを任意で指定してください。
- Asanaのアクション設定では、タスクを追加するプロジェクトIDやセクションIDを、自社環境に基づいて設定することが可能です。
- Slackでの通知設定では、特定のチャンネルを指定し、AsanaのタスクURLなどを含めたメッセージ内容を調整してください。
- Google Drive、Googleドキュメント、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
会議議事録＆プロジェクト管理をAIエージェントで自動化するメリットと活用シーン
毎回の会議のあとに議事録をまとめ、そこから誰が何をすべきか洗い出してタスク管理ツールに登録する作業には、多大な労力が必要ですよね。
YoomのAIエージェントは、単なる文章の要約にとどまらず、発言記録から実作業に必要なタスク情報を抽出し、プロジェクト管理ツールへの起票そのものを自動化する点で大きく異なります。
1.会議直後から迷わず実作業に着手できる環境を構築する
会議が終わった後、議事録の共有やタスクの割り当てが翌日になってしまい、メンバーがすぐに作業に取り掛かれないケースに頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
AIエージェントを活用すれば、会議の文字起こしデータの保存が検知されたあと内容を読み込み、決定事項の整理と各メンバーのタスク起票をスムーズに実行してくれます。
あらかじめ「タスクには担当者と期限を必ず明記する」といった細かな指示を出しておくことも可能です。
これにより、会議が終わってすぐに「自分が何をすべきか」が明確になり、プロジェクト全体のアクションスピードを底上げが期待できます。
2.タスクの「割り当て漏れ」を防止する
プロジェクトマネージャーが一人で長時間の会議記録を確認していると、どうしても「誰がやるか曖昧になったタスク」や「細かい確認事項」を見落としてしまうリスクがありますよね。
AIエージェントなら、膨大なテキストデータから客観的に「アクションが必要な項目」を網羅して抽出してくれます。
人間特有の「おそらくあの人がやってくれるだろう」といった思い込みを排除し、「タスクの抜け漏れ」を防ぐことで、プロジェクト全体の進行品質を一定に保つことができると考えられます。
3.「事務的な起票作業」がゼロになり、マネジメント業務に集中できる
毎回の議事録作成や、メンバーごとのタスクチケットを一つずつ作成する作業は、PMOやリーダー層にとって精神的にも大きな負担ですよね。
文字起こしからの情報整理から起票までを丸ごとAIエージェントに任せることで、「情報をコピー＆ペーストしてタスクの体裁を整える」という事務的な作業の負担を軽減できます。
浮いた時間を活用して、プロジェクトの課題解決に向けたディスカッションを行ったり、メンバーのフォローアップを行ったりと、人間ならではの「コア業務」にしっかりとリソースを注げるようになるでしょう。
会議議事録＆プロジェクト管理業務をAIエージェントで自動化するフローを作ってみよう
YoomのAIエージェントをフローに組み合わせることで、「会議が終わったら、議事録の作成からタスクの起票までがAIによって全自動で完了する」といった、人間の手間と思考が必要な作業まで一連の自動化フローに組み込めるようになります。
ここからは、「Google Driveに文字起こしデータが保存されたら、AIワーカーで議事録の作成とプロジェクト管理を自動化する」フローをノーコード自動化ツールYoomを使って作成する方法をご紹介します。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Google Drive／Slack／Asana
[Yoomとは]
フロー設定の全体像
- テンプレートをコピー
- トリガー設定
- AIワーカーの基本設定
- AIワーカーのマニュアル設定
- AIワーカーの使用ツール設定
- AIモデルの設定
- AIワーカーへの指示設定
- トリガーON
ステップ1：テンプレートをコピー
以下のテンプレートを使えば、フロー全体が一括で設定できます。
まずは「試してみる」をクリックしましょう！
■概要会議の議事録作成や、決定事項をプロジェクト管理ツールへ転記する作業は、PMOやチームリーダーにとって負担の大きい業務ではないでしょうか。特に複数のプロジェクトが並行していると、タスクの割り当て漏れが発生しやすく、会議後のアクションが遅れる一因となるでしょう。このワークフローを活用すれば、Google Driveに文字起こしファイルを保存するだけで、AIワーカーが内容を分析し、Asanaへのタスク追加とSlack通知を自動化できます。転記の手間を減らし、会議からコア業務への着手をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方- 会議後の議事録作成やタスク管理ツールへの転記作業に工数を取られているPMOの方
- 決定事項を確実にAsanaへ反映し、チーム内でのタスク割り当て漏れを未然に防ぎたいチームリーダーの方
- Google Drive、Asana、Slackを連携させ、会議直後のアクションを迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveに保存された文字起こしからAIがToDoを特定し、自動でAsanaにタスクを追加するため、転記作業の負担を軽減します。
- タスク追加と同時にSlackへ自動通知されるため、メンバー間での情報共有が迅速になり、会議後のネクストアクションにすぐ着手できます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、Asana、Slack、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、発言記録から決定事項とToDoリストを読み取り、Googleドキュメントで整理された議事録を作成するためのマニュアルを作成し、Google Driveのファイルをダウンロードするアクション、Googleドキュメントのアクションを使用ツールとして設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、文字起こしファイルが保存される特定のフォルダIDを任意で指定してください。
- Asanaのアクション設定では、タスクを追加するプロジェクトIDやセクションIDを、自社環境に基づいて設定することが可能です。
- Slackでの通知設定では、特定のチャンネルを指定し、AsanaのタスクURLなどを含めたメッセージ内容を調整してください。
■注意事項- Google Drive、Googleドキュメント、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
- 会議後の議事録作成やタスク管理ツールへの転記作業に工数を取られているPMOの方
- 決定事項を確実にAsanaへ反映し、チーム内でのタスク割り当て漏れを未然に防ぎたいチームリーダーの方
- Google Drive、Asana、Slackを連携させ、会議直後のアクションを迅速化したい方
- Google Driveに保存された文字起こしからAIがToDoを特定し、自動でAsanaにタスクを追加するため、転記作業の負担を軽減します。
- タスク追加と同時にSlackへ自動通知されるため、メンバー間での情報共有が迅速になり、会議後のネクストアクションにすぐ着手できます。
- はじめに、Google Drive、Asana、Slack、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、発言記録から決定事項とToDoリストを読み取り、Googleドキュメントで整理された議事録を作成するためのマニュアルを作成し、Google Driveのファイルをダウンロードするアクション、Googleドキュメントのアクションを使用ツールとして設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、文字起こしファイルが保存される特定のフォルダIDを任意で指定してください。
- Asanaのアクション設定では、タスクを追加するプロジェクトIDやセクションIDを、自社環境に基づいて設定することが可能です。
- Slackでの通知設定では、特定のチャンネルを指定し、AsanaのタスクURLなどを含めたメッセージ内容を調整してください。
- Google Drive、Googleドキュメント、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
以下の画面が表示されていればOKです！
前準備：Google Driveにファイルをアップロードする
本フローでは、Google Driveにファイルがアップロードされたことをきっかけにフローボットが起動します。
そのため、フォルダにファイルをアップロードしてください。
例として、以下のファイルをアップロードしました。
ステップ2：Google Driveのトリガー設定
以下の注意事項を確認したら、赤枠をクリックしましょう！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
連携アカウントとアクション選択画面に遷移したら、Google DriveをYoomと連携します。
以下のナビは、Google スプレッドシートの設定方法ですが、手順は同じなのでナビを参照して連携を行ってください。
連携するアカウント情報に、自分のアカウントが入っていればOKです！
アクションはそのままで、「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で、API接続設定を行います。
「トリガーの起動時間」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「フォルダID」を設定します。
先ほどファイルをアップロードしたフォルダを「候補」から選択してください。
テストをクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ3：AIワーカーの基本設定
次に、AIワーカーのアイコンをクリックしましょう！
AIワーカーの詳細設定画面に移動したら、赤枠の鉛筆マークをクリックしてください。
まずは、AIワーカーの基本設定（名前、説明、役割）を行います。
基本的な内容はすでに記載してありますので、そのまま使ってもOKです。
ヘルプページ：【AIワーカー】基本的な設定方法
①名前
AIワーカーの名前を設定します。
あとからAIワーカーを修正することも可能ですが、わかりやすい名前にしておきましょう。
②説明
メモ書きとして使用するイメージです。実際の処理には関係しません。
ここでは、どんなAIワーカーなのかを入力しています。
③役割
ここに設定した内容がAIワーカーの処理やアウトプットに影響するため、具体的な役割や作業内容を記載しておきましょう。
ステップ4：AIワーカーのマニュアル設定
次に、マニュアルを設定します。
テンプレートを使用しているため、あらかじめ設定されていますが、必要に応じて変更してください。
マニュアルの作り方については、【AIワーカー】マニュアルの作成方法で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
マニュアル名の右側にあるマークをクリックしてマニュアルの編集を行いましょう。
「マニュアル名」を設定します。
「内容」は処理精度を決める肝となる部分なので、なるべく具体的に記載しましょう。
AIワーカーの精度を高めるためには、マニュアルの書き方を工夫することが大切です。
具体的には、手順をなるべく細かく切り分け、それぞれの手順についてできる限り詳細に説明するのがおすすめです。
普段自分がやっている業務を思い浮かべながら、「どのような手順を踏んでいるか」「何に気をつけているか」といったことを整理し、マニュアルに落とし込むイメージです。
各手順でやるべきことや注意点などを細かく記載することで、AIワーカーの精度を高められます。
ステップ5：AIワーカーの使用ツール設定
AIワーカーが使用するツールを連携していきましょう。
最初に、Googleドキュメントの設定を行います。歯車マークをクリックしてください。
Googleドキュメントの連携方法は、以下のGoogle スプレッドシートの連携方法をご参照ください。
※下記ナビはフローボットからマイアプリを連携する手順を説明していますが、「連携アカウントを追加」をクリックした後の流れは共通です。
連携するアカウント情報に自分のアカウントが入っていればOKです。
アクションは、「新しいドキュメントを作成する」・「文末にテキストを追加」を選択して「保存」ボタンをクリックしましょう。
続いて、Google Driveの設定をします。歯車マークをクリックしましょう。
先ほどのGoogleドキュメントと同じ手順で連携を行ってください。
連携するアカウント情報に、自分のアカウントが入っていればOKです！
アカウントにログインしたら、アクションを選択します。
アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択してください。
次に、データベース情報を設定する画面に移動します。
「ファイルID」は、「AIが設定」のトグルをONにして保存しましょう。
続いて、Asanaを追加します。歯車マークをクリックしましょう。
以下のナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
連携するアカウント情報に自分のアカウントが表示されればOKです。
アクションは、「タスクを追加」を選択します。
以下の画面で、各項目を確認しましょう。
まずは、「プロジェクトID」を、下図のように入力欄をクリックして表示される候補から選択して設定します。
そのほかの項目は、各項目のボックス下の注釈を参考にして設定してください。
保存を押したら、Asanaの設定が完了です！
最後に、Slackの設定を行います。歯車マークをクリックしましょう。
Slackの連携方法は以下のナビをご覧ください。
連携するアカウント情報にアカウントが表示されていればOKです！
次に、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
※なお、このアクションを利用する前に以下のリンクをご参照ください。
アクションの設定画面が表示されるので、メッセージを送信したいチャンネルのIDとメッセージ内容を入力します。
「投稿先のチャンネルID」は入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
毎回同じチャンネルにメッセージを送りたい場合はここで設定しておくと便利です。
「メッセージ」には、実際に送信する内容を記入できます。
特定の誰かをメンションしたい場合は、<@メンバーID>と入力することでメンションが可能です。
メンバーIDは、メンションしたいメンバーのプロフィールから確認できます。
なお、チャンネルIDやメッセージは、チャット上で毎回指示することも可能です。
担当者やケースに応じてチャンネルやメッセージを変えたいケースもあると思うので、その場合は「投稿先のチャンネルID」や「メッセージ」の「AIが設定」をONにし、そのまま「保存」をクリックしましょう。
以上で、AIワーカーの設定が完了です！
ステップ6：AIモデルの設定
「AIモデル」を指定しましょう！
Gemini・ChatGPT・Claudeのモデルをプルダウンから選択できるので、適したものを選んでください。
ステップ7：AIワーカーへの指示設定
「指示内容」を設定しましょう。
あらかじめ設定されていますが、必要に応じて変更してください。
ここでは、Google Driveのオペレーションで取得した値を引用して設定しましょう！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
テストに成功したら、議事録の作成・タスク追加と通知が出来ているか確認をしましょう！
確認できましたね。以上で、フローボットの設定が完了です！
ステップ8：トリガーON
最後にフローボットのトリガーを「ON」にすれば完了です！
実務で役立つ！さらに便利にするアレンジTips
プロジェクトごとに、クライアントや参加メンバーが利用しているツールが異なることはよくありますよね。自社やクライアントの環境に合わせて、タスクの起票先をAsanaからJira Software、Backlog、Trelloなどに柔軟に変更することが可能です。
ここでは、Trelloに変更する方法をご紹介します。
【手順】
1.赤枠をクリックし、設定の変更に進みます。
2.Asanaを削除し、「ツールを検索」にTrelloと入力して、表示されたアイコンをクリックします。
3.Trelloの連携方法は以下のナビと注意事項をご覧ください。
4.アクションの選択とマニュアルの変更をしたら、完了です。
導入時の注意点と運用ルール
AIエージェントは非常に強力なパートナーですが、プロジェクト管理の要となるタスクや議事録の作成に導入する際には、いくつか決めておくべきルールがあります。
スムーズかつ安全に運用するためのポイントを整理しました。
1.AIの出力結果を人間が必ず最終確認する
AIエージェントの要約やタスク抽出の精度は非常に高いですが、会議特有の「暗黙の了解」や、発言の細かなニュアンスまで完璧に読み取れるとは限りません。意図しないタスクが起票されると、メンバーの混乱を招く原因になります。
AIが抽出した担当者や期限が、実際の会議の文脈と合っているかを担当者がサッと目を通す「最終検印」のステップを設けましょう。
「AIはあくまで起票・整理のサポート役であり、内容の承認と実行の責任は人間が持つ」というルールを社内に浸透させることが、スムーズな運用の鍵になります。
2.文字起こしの品質を一定に保つ工夫をする
AIエージェントが正確な議事録とタスクを作成できるかどうかは、入力元となる「文字起こしデータ」の正確さに大きく依存します。
音声認識ツールでうまく文字起こしされていないと、AIも正しい文脈を理解できません。
会議の際は、「なるべくはっきりと発言する」「マイクの近くで話す」「専門用語はチャットに書き残す」といった、高精度な文字起こしを行うための基本的な会議ルールを参加メンバーに周知しましょう。
元のデータの質を少し意識して上げるだけで、AIのアウトプットの質の向上が見込めます。
3.機密情報を含む会議データの取り扱い方針を確認する
新プロジェクトの企画会議や顧客情報のすり合わせなど、会議の内容には社外秘の情報や個人情報が含まれるケースが多くあります。
利用するAIモデルが、入力した議事録のデータをAIの学習に利用しない設定になっているかを必ず確認してください。
（※外部サービスをマイアプリ連携してAIを利用する場合は、そのサービス側のポリシーをご確認ください。）
まとめ
Yoomを活用すれば、ノーコードで自社のプロジェクトに最適な「議事録＆タスク管理AI」を構築することができます。
これまでPMOやリーダーが手作業で行っていた発言の確認、タスクの洗い出し、プロジェクト管理ツールへの起票作業も、AIが自動で整理し、議事録作成からチームへの共有まで一気通貫で実行できるようになります。
まずはテンプレートをコピーして、その効率化を体感してみてください。
AIエージェントを活用し、プロジェクト管理の事務作業そのものを自動化する仕組みを構築していきましょう！
よくあるご質問
Q：長時間の会議で文字起こしデータが膨大になった場合でも、AIはすべて読み込めますか？
A：
はい、対応可能です。ただし、AIモデルには一度に読み込める文字数の上限（トークン制限）があるため、数時間に及ぶ長丁場の会議の場合は、事前に文字起こしツール側でアジェンダごとにファイルを分割して保存しておくことで、スムーズに処理できます。
Q：特定のメンバーにはタスクを割り当てないように指示することはできますか？
A：
はい、可能です。AIエージェントへの指示（マニュアル）の中に、「〇〇さんは管理業務専任のため、タスクの担当者として抽出しないこと」といった具体的なルールを追記することで、実際のプロジェクトの役割分担に沿ったタスク整理ができるようになります。
Q：Asana以外のプロジェクト管理ツールを使っているのですが、連携できますか？
A：
はい、可能です。YoomではJira Software、Backlog、Trelloなど、様々なプロジェクト管理ツールとの連携に対応しています。
フローボットの設定画面で、タスクを追加するアクションをお使いのツールに差し替えるだけで、自社の環境に合わせた自動化が実現できます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
