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インサイドセールスの現場では、架電後のSFA/CRM入力が大きな負担となり、本来の顧客アプローチに集中できないという課題をよく耳にします。
こうした事務作業を自動化し、営業生産性を最大化するのが「AIエージェント」の活用です。
本記事では、Slackに投稿した商談メモをAIが解析し、HubSpotなどのCRMへ自動登録する仕組みの構築方法を解説します。
BANT条件の抽出や情報の構造化をAIに任せることで、入力工数の削減だけでなく、引き継ぎ品質の均一化も同時にできます。
現場の負担を最小限に抑え、組織全体の受注率向上に直結する「営業DX」の具体的な手順を見ていきましょう。
SFA/CRMへの入力業務を自動化し、今すぐインサイドセールスの業務効率化を図りたい方に向けて、便利なテンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のリンクからすぐに自動化を体験してみましょう。
まずはAIによる解析の精度を体感したい方におすすめです。
商談メモや文字起こしから重要項目を抽出し、HubSpotへ自動登録するAIワーカーです。情報の構造化やフィールドセールスへの共有をスムーズに行えるため、入力作業の負担を軽減し、商談精度の向上や営業部門の業務効率化を図りたい方におすすめです。
実務のフローをそのまま効率化したい方は、こちらのテンプレートをご活用ください。
しかし、この入力作業そのものが現場の大きな負担になっているケースも少なくありません。
AIエージェントを導入することで、こうしたルーチンワークを自動化し、生産性を向上させることが可能です。
具体的にどのようなメリットがあるのか、3つのポイントで解説します。
AIエージェントによる自動入力が定着すれば、スピーディーかつ構造化された顧客データがCRMに蓄積できます。
これにより、確度の高いリードに対する迅速なアプローチや、データに基づいた的確なマーケティング施策の立案が可能になり、組織全体の商談化率・受注率の向上に直結します。
YoomのAIワーカー機能を使えば、Slackに投稿された商談メモを解析してHubSpotへ自動登録し、要約を報告してくれる「商談解析・CRM登録サポーター」を簡単に作成できます。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Slack
[Yoomとは]
AIワーカーのコピーに成功すると、以下のようなチャット画面が表示されます。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
AIがどのような基準で商談内容を分析するかを指示するマニュアルを設定します。
「実行マニュアル」の「インサイドセールス架電情報の構造化とCRM登録」をクリックしてください。
「マニュアル名」はこのままでも良いですし、よりわかりやすい名前にしてもOKです。
「内容」はAIに対してどのような基準で書類を評価してほしいのか、プロンプト（指示書）の形でマニュアル化します。
ここはAIエージェントの処理精度を決める肝となる部分なので、なるべく具体的に記載しましょう。
手順をなるべく細かく切り分け、それぞれの手順についてできる限り詳細に説明するのがおすすめです。
普段自分がやっている業務を思い浮かべながら、「どのような手順を踏んでいるか」「何に気をつけているか」といったことを整理し、マニュアルに落とし込むイメージです。
自社ならではのルールがあれば、詳しく記載しておくのもポイントのひとつです。
例として、以下のような事例の場合の設定ポイントを紹介します。
マニュアルの作り方については【AIワーカー】マニュアルの作成方法 | Yoomヘルプセンター も参考にしてください。
今回の場合は以下のように設定しました。
設定できたら、「保存」をクリックします。
まず画面の「HubSpot」を選択してください。
「連携アカウントを追加」をクリックすると、HubSpotのログイン画面に遷移します。
なお、ナビ動画ではフローボットからの設定方法を解説していますが、『連携アカウントを追加』をクリックした後の手順は共通です。
AIワーカーの画面に戻ります。
「HubSpotと連携するアカウント情報」にアカウントが表示されていれば連携ができています。
アクションは「コンタクトを検索（キーワード検索）」と「コンタクトにメモを追加」
を選択して、それぞれ「＞」をクリックします。
AIワーカーに許可するアクションの詳細設定です。どちらも「AIが設定」のままにして「保存」します。
最後に「保存」をクリックして、HubSpotの設定は完了です。
同様にSlackの設定も行います。
「連携アカウントを追加」をクリックすると、Slackのログイン画面に遷移します。
なお、ナビ動画ではフローボットからの設定方法を解説していますが、『連携アカウントを追加』をクリックした後の手順は共通です。
AIワーカーの画面に戻ります。
「Slackと連携するアカウント情報」にアカウントが表示されていればマイアプリ連携ができています。
アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「＞」をクリックします。
このワーカーでは①投稿先のチャンネルIDだけを指定して、②メッセージはAIに任せるように設定していきます。
「投稿先のチャンネルID」はボックスの候補から選択します。毎回同じチャンネルにメッセージを送りたい場合はここで設定しておくと便利です。
「メッセージ」には、実際に送信する内容を記入できます。
特定の誰かをメンションしたい場合は、<@メンバーID>と入力することでメンションが可能です。
メンバーIDは、メンションしたいメンバーのプロフィールから確認できます。
なお、チャンネルIDやメッセージは、チャット上で毎回指示することも可能です。
担当者やケースに応じてチャンネルやメッセージを変えたいケースもあると思うので、その場合は「投稿先のチャンネルID」や「メッセージ」の「AIが設定」をONにし、そのまま「保存」をクリックしましょう。
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
設定がすべて終わったら、実際にAIワーカーのチャット画面から試しに商談メモのサンプル（テキストまたはPDF）を送信してみましょう。
設定したマニュアル通りにAIが読み取り、HubSpotの入力とSlack通知が実行されればテスト完了です。
HubSpotやSlackも確認すると、ちゃんと反映されていました！
まずは、以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
コピーしたテンプレートはフローボットに保存されているので、ここからも開くことができます。
まずはSlackのトリガーアクションを設定していきます。
「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧からご自身のプランの内容を確認してください。
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
また、今回は「架電メモ」が含まれたメッセージが投稿された際にトリガーが起動するよう、以下のように設定しています。
ここで、Slackにメッセージを送信します。
今回は以下のようにメッセージを送りました。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）されます。
フロー内で実行されるAIワーカーの動作を指定します。
トリガーで取得したSlackの投稿内容（文字起こしデータなど）を、先ほど作成したAIワーカーに渡す設定です。
解析結果を受け取ったら、HubSpotのコンタクトを検索・更新し、最後にSlackのスレッドに結果を報告するアクションを繋げていきます。
「商談解析・CRM登録サポーター」をクリックしてください。
画面右側にある鉛筆マークをクリックすると、AIワーカーの設定画面が表示されます。
説明・役割・マニュアルは設定されているので、このまま使用することが可能です。
中身を調整したい場合は、商談解析・CRM登録サポーターのAIワーカーを作ってみようの見出しを参考にして設定してみてくださいね。
また、使用ツールはマイアプリ連携をする必要があります。
マイアプリ連携の手順についても商談解析・CRM登録サポーターのAIワーカーを作ってみようで解説していますので、参考にしてください。
マイアプリ連携やAIワーカーの基本的な設定が完了したら、「閉じる」をクリックします。
次にAIモデルを指定します。
Gemini・ChatGPT・Claudeのモデルをプルダウンで選択できるので、適したものを選びましょう。なお、おすすめは「Gemini-3-Flash」です。
処理精度が高いうえタスク消費が少ないので、迷ったらGemini-3-Flashを選ぶと良いでしょう。
今回は、Gemini-3-Flashを選択して次に進みます。
AIワーカーへの指示を入力します。
処理手順や行動指針はマニュアルで設定しているので、以下のように入力しました。
メッセージ本文やタイムスタンプは取得した値を活用して入力します。
デフォルトで設定されていますが、【任意のテキストを設定してください｜例）】という補足文は削除し、文章は業務にあわせてカスタマイズしてください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
なお、テスト実行でもタスクを消費しますのでご注意ください。
使用したタスクは、テスト実行後「再テスト」の左側に表示されます。
これで、商談内容の分析と共有が自動で行われるようになります。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
顧客（ホットリード）を見逃さず、最速でフィールドセールスに繋ぎたい場合に最適です。
例えば、以下のようにAIワーカーへ指示をします。
テストを実行すると以下のように「ホットな条件が含まれていた場合のみ特定の担当者へSlackでメンション通知を飛ばす」ということが可能になり、迅速なアプローチと商談化率の向上が期待できます。
AIエージェントによる自動化は非常に強力ですが、現時点でのAIは決して「完璧」ではありません。
誤認識や情報の見落としがゼロではないという前提を理解し、適切に業務へ組み込むことが、システムの安定運用と営業成果の最大化につながります。
ここでは、AIの特性を踏まえた上で、導入時に必ず守るべき注意点や具体的な運用ルールについて説明します。
AIには、通話中の細かいニュアンスの取り違えや、固有名詞の誤変換を完全に防げないという課題があります。
SFA/CRMに登録された情報を100%鵜呑みにしてしまうと、フィールドセールスとの引き継ぎで齟齬が発生し、商談の機会損失を招く恐れがあるため注意が必要です。
そのため、AIが入力した内容を人間が数秒で目視確認し、承認・修正する工程を運用ルールに組み込んでください。
例えば、CRM上のステータスをいきなり「確定」とせず、まずは「要確認」や「下書き」として登録させ、担当者がサッと目を通し、ステータスを更新する運用を徹底することで、データの正確性を担保できます。
AIは非常に柔軟ですが、自社のサービス改定や営業方針の変化、特有の専門用語の追加に自律的に対応することはできません。
導入当初の設定のまま放置してしまうと、時間の経過とともに「現状の商談スタイルに合わない要約」が出力されるようになり、実務との乖離が生じる可能性があります。
これを防ぐために、月に一度など定期的にAIエージェントの「実行マニュアル」を見直す運用を定めておきましょう。
現場のインサイドセールス担当者から「この項目も抽出してほしい」「要約が長すぎる」といったフィードバックを吸い上げ、プロンプトを微調整し続けることが重要です。
今回は、AIエージェントを活用してSFA/CRMの入力業務を自動化し、インサイドセールスの業務効率と引き継ぎ品質を向上させる方法をご紹介しました。
商談後の入力作業に追われ、本来の顧客アプローチに時間を割けないインサイドセールス担当者や、営業組織全体のデータ活用精度を高めたいマネージャーの方にとって、AIエージェントは「24時間稼働する優秀な営業アシスタント」となります。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、自社の商談ルールや既存の運用フローに合わせたAIワーカーを短時間で構築・運用可能です。
「AIにどこまで任せられるのか」「自社のCRMでも動くのか」と疑問をお持ちの方も、まずは無料トライアルで体感してみてください。
入力業務から解放され、チームが「顧客との対話」に集中できる環境への第一歩を、今すぐ踏み出しましょう。
Q：重複するコンタクトがあった場合、既存レコードを上書きできますか？
A：
はい、可能です。
今回はコメントの追加ですが、HubSpotのアクションには、「コメントの更新」などのアクションもございます。
業務フローにあわせて、AIワーカーに許可するアクションの設定を行ってください。
HubSpotの実行可能なアクションはHubSpot のAPIと今すぐ連携からご確認ください。
また、重複チェックや既存レコードの更新をAIワーカーに正しく実行させるためには、「条件分岐の判断材料をAIに作らせる」指示出しがポイントです。
検索ステップで取得したレコードIDの有無を確認し、以下のルールで処理を分岐させてくださいとして、【既存レコードがある場合】どうするか、【既存レコードがない場合】はどのようにレコードを更新するか細かい指示をしてください。
Q：重複するコンタクトがあった場合、既存レコードを上書きできますか？
A：
はい、可能です。
今回はコメントの追加ですが、HubSpotのアクションには、「コメントの更新」などのアクションもございます。
業務フローにあわせて、AIワーカーに許可するアクションの設定を行ってください。
HubSpotの実行可能なアクションはHubSpot のAPIと今すぐ連携からご確認ください。
また、重複チェックや既存レコードの更新をAIワーカーに正しく実行させるためには、「条件分岐の判断材料をAIに作らせる」指示出しがポイントです。
検索ステップで取得したレコードIDの有無を確認し、以下のルールで処理を分岐させてくださいとして、【既存レコードがある場合】どうするか、【既存レコードがない場合】はどのようにレコードを更新するか細かい指示をしてください。
Q：複数名の発言が含まれる「商談録」でも、顧客の発言のみを抽出できますか？
A：
はい、AIワーカーのマニュアル設定を調整することで、顧客の発言のみを正確に抽出することが可能です。
複数名の発言が混在する議事録や商談ログから特定の情報を取り出す際は、以下のようなマニュアルをAIに指示するのが効果的です。
【マニュアル設定の例】：「送信された商談録には弊社担当者と顧客の両方の発言が含まれています。抽出対象は『顧客（または社外の参加者）』の発言のみとし、弊社担当者の発言や相槌は除外してください。顧客が抱えている課題、現状の運用、質問事項の3点に絞って構造化してください。」
Q：複数名の発言が含まれる「商談録」でも、顧客の発言のみを抽出できますか？
A：
はい、AIワーカーのマニュアル設定を調整することで、顧客の発言のみを正確に抽出することが可能です。
複数名の発言が混在する議事録や商談ログから特定の情報を取り出す際は、以下のようなマニュアルをAIに指示するのが効果的です。
【マニュアル設定の例】：「送信された商談録には弊社担当者と顧客の両方の発言が含まれています。抽出対象は『顧客（または社外の参加者）』の発言のみとし、弊社担当者の発言や相槌は除外してください。顧客が抱えている課題、現状の運用、質問事項の3点に絞って構造化してください。」
Q：既存のCRMカスタムオブジェクトへの登録は可能ですか？
A：
はい、HubSpotで作成したカスタムオブジェクトへの登録も可能です。
YoomのAIエージェントは、連携先のツールに設定されているカスタムフィールドやカスタムオブジェクトを動的に読み取ることができます。
例えば、カスタマイズオブジェクトのレコードにメモを追加する場合、AIワーカーの「使用ツール設定」において、HubSpotの「カスタムオブジェクトのレコードにメモも追加」を選択する必要があります。
また、指定のオブジェクトがある場合はAIワーカーに許可するアクションの設定を行ってください。
さらに、AIワーカーのマニュアル内に、「抽出した情報はCRM内の『〇〇（オブジェクト名）』という項目の『△△（フィールド名）』に登録してください」と具体的に指示を追記しましょう。
Q：既存のCRMカスタムオブジェクトへの登録は可能ですか？
A：
はい、HubSpotで作成したカスタムオブジェクトへの登録も可能です。
YoomのAIエージェントは、連携先のツールに設定されているカスタムフィールドやカスタムオブジェクトを動的に読み取ることができます。
例えば、カスタマイズオブジェクトのレコードにメモを追加する場合、AIワーカーの「使用ツール設定」において、HubSpotの「カスタムオブジェクトのレコードにメモも追加」を選択する必要があります。
また、指定のオブジェクトがある場合はAIワーカーに許可するアクションの設定を行ってください。
さらに、AIワーカーのマニュアル内に、「抽出した情報はCRM内の『〇〇（オブジェクト名）』という項目の『△△（フィールド名）』に登録してください」と具体的に指示を追記しましょう。
