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Google Driveに文字起こしデータが保存されたら、AIワーカーで議事録の作成とプロジェクト管理を自動化する
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Google Driveに文字起こしデータが保存されたら、AIワーカーで議事録の作成とプロジェクト管理を自動化する
Google Driveに文字起こしデータが保存されたら、AIワーカーで議事録の作成とプロジェクト管理を自動化する
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と
Googleドキュメント
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
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■概要
会議の議事録作成や、決定事項をプロジェクト管理ツールへ転記する作業は、PMOやチームリーダーにとって負担の大きい業務ではないでしょうか。特に複数のプロジェクトが並行していると、タスクの割り当て漏れが発生しやすく、会議後のアクションが遅れる一因となるでしょう。このワークフローを活用すれば、Google Driveに文字起こしファイルを保存するだけで、AIワーカーが内容を分析し、Asanaへのタスク追加とSlack通知を自動化できます。転記の手間を減らし、会議からコア業務への着手をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
会議後の議事録作成やタスク管理ツールへの転記作業に工数を取られているPMOの方
決定事項を確実にAsanaへ反映し、チーム内でのタスク割り当て漏れを未然に防ぎたいチームリーダーの方
Google Drive、Asana、Slackを連携させ、会議直後のアクションを迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveに保存された文字起こしからAIがToDoを特定し、自動でAsanaにタスクを追加するため、転記作業の負担を軽減します。
タスク追加と同時にSlackへ自動通知されるため、メンバー間での情報共有が迅速になり、会議後のネクストアクションにすぐ着手できます。
■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、Asana、Slack、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
次に、AIワーカーで、発言記録から決定事項とToDoリストを読み取り、Googleドキュメントで整理された議事録を作成するためのマニュアルを作成し、Google Driveのファイルをダウンロードするアクション、Googleドキュメントのアクションを使用ツールとして設定します。
次に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」するアクションを設定します。
最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、文字起こしファイルが保存される特定のフォルダIDを任意で指定してください。
Asanaのアクション設定では、タスクを追加するプロジェクトIDやセクションIDを、自社環境に基づいて設定することが可能です。
Slackでの通知設定では、特定のチャンネルを指定し、AsanaのタスクURLなどを含めたメッセージ内容を調整してください。
■注意事項
Google Drive、Googleドキュメント、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「
ファイルの容量制限について
」をご参照ください。
AIワーカーの基本設定は「
【AIワーカー】基本的な設定方法
」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「
【AIワーカー】タスク実行数の計算方法
」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「
【AIワーカー】マニュアルの作成方法
」をご参照ください。
AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
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今回使用したアプリを使って業務を自動化する方法を詳しく解説しています!
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