Google Driveに文字起こしデータが保存されたら、AIワーカーで議事録の作成とプロジェクト管理を自動化する
Google Driveに文字起こしデータが保存されたら、AIワーカーで議事録の作成とプロジェクト管理を自動化する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
と
Googleドキュメント
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
会議の議事録作成や、決定事項をプロジェクト管理ツールへ転記する作業は、PMOやチームリーダーにとって負担の大きい業務ではないでしょうか。特に複数のプロジェクトが並行していると、タスクの割り当て漏れが発生しやすく、会議後のアクションが遅れる一因となるでしょう。このワークフローを活用すれば、Google Driveに文字起こしファイルを保存するだけで、AIワーカーが内容を分析し、Asanaへのタスク追加とSlack通知を自動化できます。転記の手間を減らし、会議からコア業務への着手をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議後の議事録作成やタスク管理ツールへの転記作業に工数を取られているPMOの方
- 決定事項を確実にAsanaへ反映し、チーム内でのタスク割り当て漏れを未然に防ぎたいチームリーダーの方
- Google Drive、Asana、Slackを連携させ、会議直後のアクションを迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveに保存された文字起こしからAIがToDoを特定し、自動でAsanaにタスクを追加するため、転記作業の負担を軽減します。
- タスク追加と同時にSlackへ自動通知されるため、メンバー間での情報共有が迅速になり、会議後のネクストアクションにすぐ着手できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Asana、Slack、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、発言記録から決定事項とToDoリストを読み取り、Googleドキュメントで整理された議事録を作成するためのマニュアルを作成し、Google Driveのファイルをダウンロードするアクション、Googleドキュメントのアクションを使用ツールとして設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、文字起こしファイルが保存される特定のフォルダIDを任意で指定してください。
- Asanaのアクション設定では、タスクを追加するプロジェクトIDやセクションIDを、自社環境に基づいて設定することが可能です。
- Slackでの通知設定では、特定のチャンネルを指定し、AsanaのタスクURLなどを含めたメッセージ内容を調整してください。
■注意事項
- Google Drive、Googleドキュメント、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
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フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら
特定のセクションに新しいタスクが追加されたら
特定のプロジェクトのタスクが完了したら
特定のセクションのタスクが完了したら
特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら
特定のセクションでタスクが作成・更新されたら
プロジェクトが作成されたら（Webhook）
特定のオブジェクトのステータスが更新されたら
特定のプロジェクトが更新されたら（Webhook）
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）
メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得
特定のチームのプロジェクトの一覧を取得
プロジェクトを作成
プロジェクトのタスク数を取得
プロジェクトにメンバーを追加
特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得
セクション情報を取得
セクションを作成
特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得
特定のセクションのタスクの一覧を取得
タスクを追加
タスクの詳細を取得
特定のユーザーのタスクリストを取得
ワークスペースの一覧を取得
ワークスペースにユーザーを追加
チームにユーザーを追加
タスクを完了にする
タスクを更新
フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら特定のセクションに新しいタスクが追加されたら特定のプロジェクトのタスクが完了したら特定のセクションのタスクが完了したら特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら特定のセクションでタスクが作成・更新されたらプロジェクトが作成されたら（Webhook）特定のオブジェクトのステータスが更新されたら特定のプロジェクトが更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得特定のチームのプロジェクトの一覧を取得プロジェクトを作成プロジェクトのタスク数を取得プロジェクトにメンバーを追加特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得セクション情報を取得セクションを作成特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得特定のセクションのタスクの一覧を取得タスクを追加タスクの詳細を取得特定のユーザーのタスクリストを取得ワークスペースの一覧を取得ワークスペースにユーザーを追加チームにユーザーを追加タスクを完了にするタスクを更新タスクのセクションを移動サブタスクを追加タスクを複製タスクにコラボレーターを追加タスクのコラボレーターを削除タスクのカスタムフィールドを更新プロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成タスクを削除ユーザー情報を取得特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得タスクにコメントを追加サブタスクの一覧を取得ファイルを添付ユーザーの一覧を取得タスクを検索添付されたファイル情報を取得ファイルのダウンロードURLを取得ファイルをダウンロードプロジェクトを更新プロジェクトのテンプレート一覧を取得ワークスペース内のチーム一覧を取得セクションにタスクを追加選択型カスタムフィールドの選択肢を更新カスタムフィールドの設定一覧を取得セクションを一覧取得タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日付のみ）タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日時含む）プロジェクトをアーカイブステータス更新を作成ポートフォリオ一覧を取得ゴール一覧を取得ステータス更新を取得ゴール詳細を取得特定のオブジェクトのステータス更新履歴を取得タスクを追加（プロジェクトとセクション指定なし）
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
文末にテキストを追加値を置換新しいドキュメントを作成するドキュメントのコンテンツを取得ドキュメントに画像を挿入ドキュメントのタブを追加
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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