メールの受信内容をもとにMicrosoft Teamsで会議を予約する
GmailやOutlookで会議に関するメールを受信した際に、件名や本文から情報を抽出し、Microsoft Teamsでの会議予定を自動で作成できます。
メール確認後の手動でのカレンダー登録作業をなくし、迅速かつ正確な会議設定を実現します！
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「会議の連絡が来たけど、Microsoft Teamsのカレンダーへの登録が面倒…」
「メールで決まった会議日程を、毎回Microsoft Teamsに入力し直すのが手間だな…」
<span class="mark-yellow">このように、様々なツールで受け取った会議情報をMicrosoft Teamsのカレンダーに手作業で登録する際、手間や入力ミスに悩んでいませんか？</span>
もし、チャットへの投稿、受信したメール、フォームへの入力内容などをトリガーとして、自動でMicrosoft Teamsに会議の予定を作成できる仕組みがあれば、こうした繰り返し作業から解放されますよね。そして、日程調整や会議準備といったより重要な業務に集中するための時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してMicrosoft Teamsでの会議予約をもっと楽にしましょう！
Yoomには様々なツールからの情報をもとに業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールから、Microsoft Teamsへの会議予約を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
SlackやDiscordなど、普段利用しているチャットツールに会議に関する情報が投稿された際に、その内容を基にMicrosoft Teamsの予定を自動作成できます。
チャットでの連絡から会議予約までの流れをシームレスにし、予約漏れや入力の手間を削減しましょう！
GmailやOutlookで会議に関するメールを受信した際に、件名や本文から情報を抽出し、Microsoft Teamsでの会議予定を自動で作成できます。
メール確認後の手動でのカレンダー登録作業をなくし、迅速かつ正確な会議設定を実現します！
会議開催に必要な情報がフォームから送信された際に、そのデータを利用してMicrosoft Teamsでの会議予定を自動生成します。
フォーム申請から会議設定までを一気通貫で自動化し、関係者へのスムーズな案内を可能にします！
それではここから代表的な例として、Slackに投稿された会議情報をもとに、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を自動で予約するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.サインインする
ワークスぺースのURLを入力し「続行する」をクリックしてください。
画面が遷移しますので、登録のメールアドレスでサインインしてください。
3.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「許可する」ボタンをクリックします。
4.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1～3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
Microsoft Teamsの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「メッセージがチャンネルに投稿されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、Slackのどのチャンネルにメッセージが投稿されたらトリガーを発動するか設定します。
まだ、対象とするSlackのチャンネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のチャンネルに投稿されたメッセージをトリガーにしたいと思います。
なお、この後のテスト操作で指定のチャンネルにメッセージが送信されている必要があります。下記のような会議の内容を記載したメッセージを送信してください。
Slackの準備が完了したら、Yoom画面に戻り下記の項目を入力してください。
入力ができたら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Slackで送信したメッセージ内容が反映していればOKです。
最後に、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
「タイトル」と「変換タイプ」を任意で編集してください。
「変換タイプ」は、デフォルトで「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。「変更する」を押して、お好みに合わせて変更可能ですので、（）内に表記されている消費タスク量に注意し選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、先ほど投稿したSlackのメッセージをAIを用いてテキストとして抽出する設定をします。
それぞれの項目を、下記を参考に入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
指定した項目通り、テキストが抽出できていればOKです。
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「カレンダーに予定を作成する」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を作成する設定を行います。
それぞれの項目を、下記を参考に入力してください。
その他、「説明」にスケジュールの詳細を記入したり、「場所」にスケジュールの対象となる場所を入力するなど、お好みで設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、Microsoft Teamsのスケジュールに予定が作成されているはずです!
下記のように、設定した内容が反映したスケジュールの反映が確認できました。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Microsoft Teamsを使った自動化は、今回ご紹介した予定の作成以外にも様々な業務に応用できます。ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
チャットツールやメール、フォームなど様々なツールからの情報をトリガーにMicrosoft Teamsの会議予約を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダーへの転記作業の手間を削減し、入力ミスや予約漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより会議設定にかかる時間を短縮し、参加者への迅速な案内や、本来集中すべきコア業務に取り組む時間を創出できるはずです！
今回ご紹介したようなノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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