メールツールへOCR結果を自動通知する
OneDriveへのファイル追加をきっかけにOCR処理を実行し、抽出したテキスト情報をOutlookやGmailなどのメールで関係者へ自動送信。
外部の関係者への情報共有や、特定の担当者へのタスク依頼などを自動化できるため、メール作成・送信の手間が省けてコミュニケーションの効率化につながります。
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多くの企業で、請求書や契約書、申込書といった様々な書類がPDFや画像ファイルとしてOneDriveに保存・共有されています。
とても便利な一方で、これらのファイルに記載された情報をシステムに入力したり、内容を確認して関係者に連絡したりする作業は、まだまだ手作業で行われているケースも多いですよね？
ファイルを開いて内容を目で確認し、必要な情報をコピー＆ペーストしたり、手入力したり…。
こうした作業は、時間と手間がかかる上に、入力ミスや確認漏れのリスクも伴います。
特に、日々たくさんのファイルがアップロードされる環境では、この作業が負担となり、業務全体のボトルネックになってしまうことも。
<span class="mark-yellow">この記事では、OneDriveにファイルがアップロードされたことをきっかけに、OCR（光学的文字認識）技術を使ってファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その後の処理や通知まで自動化する方法について解説します！</span>
「設定とか難しそう…」と感じる方もご安心ください！
Yoomには「OneDriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、その結果を自動で他のツールへ連携する」業務フロー自動化のテンプレートがあります。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveにファイルが保存されるたびに、手動で内容を確認して次のアクションを起こすのは大変ですよね。
ここでは、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRでテキスト情報を抽出し、その結果を様々なツールへ自動で連携する具体的な例を紹介していきます。
これらのテンプレートを活用すれば、面倒な手作業から解放され、業務のスピードと正確性の向上が見込めますよ！
気になる自動化例をクリックして、すぐに体験してみましょう！
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRでテキストを抽出し、その内容をSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールへ自動で通知！
請求書や申込書などの到着を迅速に把握したい場合に便利です。
チーム内での情報共有がスピードアップし、確認漏れを防ぐのにも役立つはずです！
OneDriveへのファイル追加をきっかけにOCR処理を実行し、抽出したテキスト情報をOutlookやGmailなどのメールで関係者へ自動送信。
外部の関係者への情報共有や、特定の担当者へのタスク依頼などを自動化できるため、メール作成・送信の手間が省けてコミュニケーションの効率化につながります。
OneDriveにアップロードされた契約書や請求書などの書類からOCRでデータを抽出し、Google スプレッドシートやSalesforceといったデータベース/CRMサービスへ自動で登録します。
手入力によるミスを防いでデータの正確性を保ちつつ、顧客情報や案件情報の管理を効率化できるのが嬉しいポイントですよね！
ここでは、OneDriveに新しいファイルが追加されたことを検知し、自動でOCR処理して内容をテキスト化、その結果をSlackに通知する、という一連の流れを自動化する具体的な設定方法を解説します！
このフローを使えば、重要な書類の到着をチームに素早く知らせることができ、対応漏れを減らせるでしょう。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、大きく以下の流れで設定を進めます。
先ずは、Yoomと連携させたいOneDriveアカウントとSlackアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
OneDriveとSlackの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
新規のファイルのみSlackに通知するため、ステップ3で取得したファイルが、作成されたものか更新されたものかの判定を行います。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
OCRでテキストを抽出するため、作成されたファイルをOneDriveからダウンロードします。
ダウンロードしたファイルから、Slackに通知するテキストを抽出しましょう。
※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでは実施時にエラーが発生するためご注意ください。
※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
これでファイルからテキストが抽出できました。
最後に、抽出したテキストを用いてSlackにメッセージを送りましょう。
「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
OneDriveやOCR機能を使った自動化は、今回ご紹介した連携以外にも様々な業務に応用できます。ここでは、関連するテンプレートの中からいくつかピックアップしてご紹介します。あなたの業務に合う自動化フローを見つけて、さらなる効率化を目指しましょう！
OneDriveは便利なクラウドストレージですが、そこに保存されるファイルの内容確認や情報転記といった作業に追われていませんか？
手作業による確認や入力は、時間的なコストがかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも常に付きまといます...
この記事でご紹介したように、OneDriveとOCR機能を組み合わせた自動化を活用すれば、ファイルがアップロードされたタイミングで自動的にテキスト情報を抽出し、Slackへの通知、メール送信、Google スプレッドシートへの記録といった後続処理へとスムーズに連携させることが可能になります。
<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定型業務から解放され、作業時間の短縮とミスの削減が見込めますよ！</span>
Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識は不要で今回紹介したようなOneDriveとOCRを活用したフローをはじめ、様々なアプリケーションを連携させた業務自動化を簡単に実現できます。
テンプレートを活用すれば、わずかな設定で今日からでも自動化を始められます。
ぜひYoomの自動化フローを活用して、日々の業務を効率化し、より創造的な仕事に時間を使える環境を整えませんか？
まずは無料プランから、その効果を実感してみてくださいね！
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