【ノーコードで実現】OneDriveのファイルをOCRで読み取り自動化する方法

メールツールへOCR結果を自動通知する

OneDriveへのファイル追加をきっかけにOCR処理を実行し、抽出したテキスト情報をOutlookやGmailなどのメールで関係者へ自動送信。
外部の関係者への情報共有や、特定の担当者へのタスク依頼などを自動化できるため、メール作成・送信の手間が省けてコミュニケーションの効率化につながります。

データベース/CRMサービスへOCR結果を自動登録する

OneDriveにアップロードされた契約書や請求書などの書類からOCRでデータを抽出し、Google スプレッドシートやSalesforceといったデータベース/CRMサービスへ自動で登録します。
手入力によるミスを防いでデータの正確性を保ちつつ、顧客情報や案件情報の管理を効率化できるのが嬉しいポイントですよね！

OneDriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取りチャットツールに通知するフローを作ってみよう

ここでは、OneDriveに新しいファイルが追加されたことを検知し、自動でOCR処理して内容をテキスト化、その結果をSlackに通知する、という一連の流れを自動化する具体的な設定方法を解説します！
このフローを使えば、重要な書類の到着をチームに素早く知らせることができ、対応漏れを減らせるでしょう。

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

この記事では、大きく以下の流れで設定を進めます。

• OneDriveとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるOneDriveとSlackに通知するメッセージの設定
• フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

ステップ1：OneDriveとSlackのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいOneDriveアカウントとSlackアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。

この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでOneDriveを検索して選択。

4. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
5. 任意のMicrosoftアカウントでサインインしてください。
   ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
   法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

　　　既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。

6. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。

7. 「マイアプリ」の画面に戻り、OneDriveが追加されていれば連携は完了です。

8. 次はSlackを連携します。
   アプリ一覧画面でSlackを検索して選択。

9. Slackのサインイン画面で、連携させるワークスペースにサインイン。
   ※ サインイン済みのワークスペースがある場合、この画面はスキップされます。

10. 連携させるワークスペースを右上のプルダウンから選択し、Yoomがメッセージを投稿するチャンネルを下部のプルダウンから選択。

11. YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。

12. 「マイアプリ」の画面に戻り、Slackが追加されていれば連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

OneDriveとSlackの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：OneDriveのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. OneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
   ※ 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。

3. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
   基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

4. 「ドライブID」にトリガーとなるフォルダのドライブのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているOneDriveのドライブから候補が表示されますので、対象となるドライブを選択してください。

5. 「格納先フォルダ名」にトリガーとなるフォルダの名称を設定。
6. 「格納先フォルダのアイテムID」のプルダウンに、ドライブIDに紐づくフォルダID一覧が表示されます。
   「格納先フォルダ名」に入力した値を含むフォルダが上位に表示されるため、対象となるフォルダを選択してください。

7. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に対象となるフォルダにファイルが作成（または更新）されていない場合はテストに失敗します。
   ※ このフローはPDFファイルや画像ファイルを扱うものであるため、テスト用にいずれかのファイルを対象となるフォルダに作成してください。

8. テストに成功すると、「取得した値」の各項目に最終更新日時が最も新しいファイル1件の情報が追加されます。

9. 値に問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリック。
   フロー画面に戻り、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」にチェックマークがついていれば完了です。

ステップ4：分岐の設定

新規のファイルのみSlackに通知するため、ステップ3で取得したファイルが、作成されたものか更新されたものかの判定を行います。

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

1. 分岐オペレーションの「分岐｜作成にあたるか判別」をクリック。

2. ステップ3で取得したファイルの作成日時と最終更新日時が一致するかを判定する設定がされています。
   変更は行わず、ページ下部の「保存する」をクリック。
   「分岐する」の設定方法

3. フロー画面においても最終更新日によって分岐していることを確認し、次のアクションに進みましょう。

ステップ5：ファイルのダウンロード

OCRでテキストを抽出するため、作成されたファイルをOneDriveからダウンロードします。

1. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

2. 「ドライブID」にステップ3と同一のドライブIDを設定。
3. 「ファイルのアイテムID」にはデフォルトで、ステップ3で取得した値（ファイルのアイテムID）が設定されています。
4. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

5. テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
   この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。

6. ページ下部の「保存する」をクリック。
   フローの画面に戻り、「ファイルをダウンロード」にチェックマークがついていれば完了です。

ステップ6：テキストの抽出

ダウンロードしたファイルから、Slackに通知するテキストを抽出しましょう。
※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでは実施時にエラーが発生するためご注意ください。
※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

2. 任意の「アクション」を選択。
   「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
   4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
   ※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
   文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3. 「次へ」をクリック。
4. 「ファイルの添付方法」にはデフォルトで、ステップ5で「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
5. 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
   この抽出する項目に沿った値が次のステップで利用できます。
6. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
7. 「言語」を「日本語」「英語」から選択。
8. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
   ここでは例として、デフォルトで設定されている「件名」「顧客名」「作業者名」「作業日」「作業内容」をダウンロードしたファイルから抽出します。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

9. テストが成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値が添付ファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。

10. 値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。

これでファイルからテキストが抽出できました。

ステップ7：メッセージの送信

最後に、抽出したテキストを用いてSlackにメッセージを送りましょう。

1. Slackの「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

3. 「投稿先のチャンネルID」に、チャンネルレポートを通知するチャンネルのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているSlackワークスペースのチャンネルから候補が表示されますので、対象となるチャンネルを選択してください。
   ステップ1のアプリ連携時に選択しているチャンネルにはYoomのアプリが追加されていますが、そうでないチャンネルに通知する場合には別途Yoomアプリを追加する必要があります。
   詳しくは、こちらの記事をご参照ください。

4. 「メッセージ」には任意の通知内容を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、各アクションで取得した値が選択可能です。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
   これらの値を用いて、作成されたファイルの情報を含むメッセージを作成しましょう。

　　　「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。

5. 設定を終えたら、ページ下部の「テスト」をクリック。

6. 「テスト成功」の結果が表示されたら、Slackの指定したチャンネルにメッセージが投稿されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
   ※ Slackに投稿されたメッセージ

ステップ8：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

OneDriveを活用したその他の自動化テンプレート事例

OneDriveやOCR機能を使った自動化は、今回ご紹介した連携以外にも様々な業務に応用できます。ここでは、関連するテンプレートの中からいくつかピックアップしてご紹介します。あなたの業務に合う自動化フローを見つけて、さらなる効率化を目指しましょう！

まとめ

OneDriveは便利なクラウドストレージですが、そこに保存されるファイルの内容確認や情報転記といった作業に追われていませんか？
手作業による確認や入力は、時間的なコストがかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも常に付きまといます...

この記事でご紹介したように、OneDriveとOCR機能を組み合わせた自動化を活用すれば、ファイルがアップロードされたタイミングで自動的にテキスト情報を抽出し、Slackへの通知、メール送信、Google スプレッドシートへの記録といった後続処理へとスムーズに連携させることが可能になります。
<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定型業務から解放され、作業時間の短縮とミスの削減が見込めますよ！</span>

Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識は不要で今回紹介したようなOneDriveとOCRを活用したフローをはじめ、様々なアプリケーションを連携させた業務自動化を簡単に実現できます。
テンプレートを活用すれば、わずかな設定で今日からでも自動化を始められます。
ぜひYoomの自動化フローを活用して、日々の業務を効率化し、より創造的な仕事に時間を使える環境を整えませんか？
まずは無料プランから、その効果を実感してみてくださいね！

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