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入退社手続きをAIエージェントで自動化！SaaSアカウント管理のフロー構築術
社労士事務所や企業のバックオフィス部門において「社会保険の手続きと一緒にSaaSのアカウント管理もお願いしたい」といったBPOニーズや業務依頼が増加しています。
ですが、顧問先や部署ごとに異なるツールのアカウント発行を全て手作業で行うのは大変ですよね。退職時にアカウントを消し忘れるといったセキュリティリスクも…。
そこで本記事では、AIエージェントを活用してアカウント管理を完全に自動化する方法をご紹介します！
複雑なプロビジョニングルールの判定もAIに任せて、ミスのない安全な運用を実現しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSaaSアプリと連携して入退社手続きを自動化する無料のテンプレートが用意されています。「試してみる」をクリックしてアカウントを登録するだけで、今すぐ自動化を体験できますよ！
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRでの入退社手続きに合わせ、複数のSaaSアカウントをミスなく管理したい情報システム担当者の方
- 顧問先ごとに異なる複雑なプロビジョニングルールを、自動で正確に運用したい社会保険労務士の方
- 入退社時のアカウント発行や削除漏れを未然に防ぎ、組織のセキュリティを強化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIワーカーが組織ごとのルールに基づきアカウントを自動管理するため、手作業による設定漏れやミスを未然に防げます。
- 入退社に伴う煩雑なアカウント管理業務を自動化することで、担当者が本来注力すべき付加価値の高い業務に時間を充てられます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHR、Google Workspace、cybozu.com、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、SmartHRを選択し「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーが、顧問先ごとのルールに基づきアカウント作成・停止・グループ追加を判定し実行するためのマニュアルを作成し、使用ツールとしてGoogle Workspace、cybozu.com、Slackののアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーのマニュアル設定にて、「正社員はGoogle Workspaceとcybozu.comの両方を作成」「営業職は特定のグループに追加」といった自社独自の判定ルールを詳細に設定することが可能です。
- Slackの通知設定では、通知先のチャンネルや、管理者に報告するメッセージ内容を運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google Workspace、cybozu.com、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
入退社手続き業務をAIエージェントで自動化するメリットと活用シーン
SmartHRなどの人事労務システムとAIエージェントの連携は、単に作業時間を短縮するだけではありません。
ここでは、入退社手続き業務をAIエージェントが行うことで得られる具体的なメリットと活用シーンを解説していきます！
1.顧問先ごとのプロビジョニングルールを自動で判定する
社労士事務所や情報システム部門では、正社員ならGoogleアカウントとcybozuを作成、営業なら特定のグループに追加、といった複雑なルールを管理する必要がありますよね。
AIエージェントなら、これらのプロビジョニングルールを学習して自動判定することが見込めます！
従業員情報に基づきAIが正しい権限でアカウントを発行するため、手作業の確認や付与ミスを削減できますよ！
2.退職時のアカウント消し忘れリスクを軽減する
退職時のSaaSアカウントの消し忘れは、情報漏洩といった重大なセキュリティリスクに繋がっています。
ですが、複数アプリのアカウントを手作業で停止していると対応漏れが発生しがち…。
そんな時も、起点となるアカウントが退職ステータスに変更されたタイミングでAIエージェントを起動させれば、素早く全アカウントを自動停止させられます！
人為的なミスをシステム的に排除し、企業のセキュリティレベルを向上させましょう！
3.アカウントの初期情報を指定チャットに自動で報告する
新入社員のアカウント発行後に、初期パスワードやログインURLを知らせる作業も地味に手間がかかるものです。
AIエージェントはアカウントを作成した後、Slackなどの指定チャットに発行された初期情報の一覧を送信できる ため、顧問先の担当者や社内の関係部署への報告までもがシームレスに完了。
コミュニケーションコストの削減と伝達漏れを防止を同時に実現できますよ！
入退社手続き業務をAIエージェントで自動化するフローを作ってみよう
それではここから、YoomのAIワーカーを使って実務で使えるフローボットを作成する方法を解説していきます！
AIワーカーは定型業務だけでなく、状況に応じた判断やツールの横断的な操作を自律的に行えます。これらを利用して、入退社に伴うアカウント管理を自動化しましょう！
※ 今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR／cybozu.com共通管理／Google Workspace／Slack
[Yoomとは]
フローの全体像
フローボットは以下の手順で設定していきます。
1. テンプレートをコピーする
2. トリガーを設定する
3. AIワーカーの処理内容を指定する
4. トリガーをONにする
ステップ1：テンプレートコピー
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットのテンプレートを自分のワークスペースにコピーしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRでの入退社手続きに合わせ、複数のSaaSアカウントをミスなく管理したい情報システム担当者の方
- 顧問先ごとに異なる複雑なプロビジョニングルールを、自動で正確に運用したい社会保険労務士の方
- 入退社時のアカウント発行や削除漏れを未然に防ぎ、組織のセキュリティを強化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIワーカーが組織ごとのルールに基づきアカウントを自動管理するため、手作業による設定漏れやミスを未然に防げます。
- 入退社に伴う煩雑なアカウント管理業務を自動化することで、担当者が本来注力すべき付加価値の高い業務に時間を充てられます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHR、Google Workspace、cybozu.com、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、SmartHRを選択し「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーが、顧問先ごとのルールに基づきアカウント作成・停止・グループ追加を判定し実行するためのマニュアルを作成し、使用ツールとしてGoogle Workspace、cybozu.com、Slackののアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーのマニュアル設定にて、「正社員はGoogle Workspaceとcybozu.comの両方を作成」「営業職は特定のグループに追加」といった自社独自の判定ルールを詳細に設定することが可能です。
- Slackの通知設定では、通知先のチャンネルや、管理者に報告するメッセージ内容を運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google Workspace、cybozu.com、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
以下のような画面が表示されればコピーは成功です！「OK」を押して設定を進めていきます。
コピーしたテンプレートは、サイドメニューの「フローボット」から確認できます。
ステップ2：トリガーの設定
まずはトリガーアクションを設定しましょう。フローボットが起動するきっかけとなるアクションの設定です。
今回はSmartHRで従業員が登録・更新された際に起動するようにトリガーを設定します。
1. SmartHR(OAuth)の「従業員が登録または更新されたら（Webhook）」をクリック
2. タイトルは分かりやすい名前に変更可能です。
3. 「連携アカウントを追加」をクリックして、SmartHR(OAuth)のアカウント連携を行います。
連携したいアカウントのサブドメインを設定し、「追加」をクリック。
4. SmartHRにログイン。
5. アカウント連携が完了し、アクション設定画面に戻ってきます。
「次へ」をクリックしてWebhookURLの登録に進みましょう。
6. アカウント連携でも設定したサブドメインを設定し、「WebhookURLを登録」をクリック。
7. Webhookの登録に成功したら「次へ」をクリック。
8. テスト用にSmartHRで従業員の登録／更新を行ってください。
9. アクション設定画面に戻って「テスト」をクリック。
10. テストに成功すると、「取得した値」に登録／更新した従業員の各情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数として使用できる（AIワーカーに渡して処理できる）ようになります。
11. 「完了」をクリック。
ステップ3：AIワーカーの基本設定
従業員の登録／変更でフローが起動するようにできたら、「何をさせるか」のアクションを設定していきましょう。
今回はAIワーカーで問い合わせの振り分けと通知を行っていきます。
ヘルプページ：【AIワーカー】基本的な設定方法
1. AIワーカーの「入退社アカウント管理サポーター」をクリック。
2. 鉛筆マークをクリックしてAIワーカーの編集画面を開きます。
3. AIワーカーの名前や説明、役割を設定しましょう。テンプレートで設定されている内容をそのまま使っても大丈夫です。
① 名前：任せる業務や処理の内容が分かりやすい名前にすることをお勧めします。
② 説明：このAIワーカーの内容などをメモしておけます。AIワーカーの処理には影響しません。
③ 役割（大事！）：AIワーカーの初期設定です。ここに設定した内容がAIワーカーの処理やアウトプットに影響するため、具体的な役割や作業内容を記載します。
今回の場合はアカウント管理役であること、受け取った従業員の情報に合わせてアカウントの発行やライセンスの付与を行うこと、などが書かれているとよいでしょう。
ステップ4：AIワーカーのマニュアル設定
次にマニュアルを設定していきます。
マニュアルはAIワーカーが役割に設定された仕事をこなすための手順書です。
適切なマニュアルが設定されていれば、AIワーカーは精度の高い処理を実行できます。
ヘルプページ：【AIワーカー】マニュアルの作成方法
テンプレートでもマニュアルは設定されていますが、プロビジョニングルールや通知内容を運用に合わせて変更する必要があります。
1. マニュアルの歯車マークをクリックしてマニュアルの編集を行いましょう。
2. 「マニュアル名」は必要に応じて変更してください。
3. 「内容」には具体的な手順を細かく設定していきます。
新人に仕事を教える時のマニュアルをイメージして、曖昧さを減らして書くのがポイントです。
どのような情報が入力されるのか、その情報をどう処理するのか、どこから情報を取得するのか、どこに結果を出力するのか、といった内容が含まれているとよいでしょう。
また、注意点やルール、判断基準などを設定しておくことでAIワーカーの精度を高められます。
マニュアルの編集に迷った場合は、以下の指示を参考にしてください。
- 顧問先ごとの判定基準の具体化
マニュアル内容：
A社は正社員のみGoogle Workspaceとcybozu.com共通管理を作成し、営業部はsales-allへ追加。契約社員はGoogle Workspaceのみ。
B社は全社員にGoogle Workspaceを付与し、役職が課長以上の場合のみcybozu.com共通管理のライセンスを付与する。
ポイント：
顧問先ごとに、雇用形態・部署・役職に応じたアカウント作成および権限付与ルールを明確に定義してください。
判定基準が曖昧だとAIが誤った権限付与を行うため、条件と実行内容を1対1で紐づけて記述するのが重要です。 - 通知先と報告内容のカスタマイズ
マニュアル内容：
A社は#hr-opsチャンネル、B社は#accountingチャンネルへ通知。
通知文には対象社員名・実行した処理内容・エラー有無を必ず含める。エラー発生時は原因と未完了の処理を明記。
退職時は「ID○○：停止済み」などセキュリティ観点の完了報告をする。
ポイント：
通知は単なるログではなく、関係者が次のアクションを判断できる情報にすることをお勧めします。送信先と記載項目をセットで定義しましょう。 - 例外処理とエラー時の対応ルール追加
マニュアル内容：
メールアドレスが未登録の場合は処理を中断し、担当者へ「メールアドレス未登録のため処理未実行」と通知する。
グループIDが取得できない場合は検索ステップを再実行し、それでも特定できない場合はエラーとして報告。
既存ユーザーが見つからない場合も削除済みと判断し、セキュリティ上問題がない旨を報告する。
ポイント：
不備や例外が発生した場合の処理方針を明確に定義してください。これらを決めておかないと処理の停止や誤作動に繋がります。
正常系だけでなく「失敗時の動き」を明示するのがポイントです。
ステップ5：AIワーカーの使用ツール設定
マニュアルが設定できたら、AIワーカーが使用するツールを連携していきましょう。
ここで設定したツールを使ってAIワーカーが処理を実行します。
1. 使用するツールの歯車マークをクリック後、「連携アカウントを追加」をクリックしてください。
2. 画面の案内に従い、連携したいcybozuアカウントの情報を設定したら「追加」をクリック。
3. 連携アカウントが追加できたら、AIワーカーに許可するアクションを確認していきます。
AIワーカーはここで選択されているアクションにだけアクセスできるため、誤作動を防ぐためにも使用するアクション以外は選択しないようにしましょう。
4. アクション名をクリックすると、そのアクションの詳細画面が表示されます。
基本的にはAIが設定しますが、例えば使用状態の「AIが設定」をOFFにして「使用中」に設定しておくことで、ユーザー追加時には必ず「使用中」で追加されるようになりますよ！
5. 「保存」をクリック。
これでcybozu.com共通管理のアカウント連携は完了しました！他二つのツールのアカウントも連携していきましょう。
6. Google Workspaceの連携方法は以下の解説ナビをご覧ください。
Google Workspaceはチームプラン以上でのみ利用可能なアプリです。フリープラン・ミニプランの場合、上記アプリを設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
参考：料金プランについて／チームプラン以上でのみご利用いただけるアプリについて
チームプランなどの有料プランには2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中はGoogle Workspaceも制限なくお試しいただけますので、ぜひこの機会に様々な機能をお試しください！
7. アカウント連携が成功したら、同様にアクションの設定を行います。
8. Slackの連携方法は、以下の解説ナビとこちらのヘルプページをご覧ください。
「チャンネルにメッセージを送る」のアクション設定では通知先を固定できます。
これでAIワーカーの設定は完了です！
「閉じる」をクリックしてフローボットの設定画面に戻りましょう。
ステップ6：AIモデルの設定
AIモデルはプルダウンからGemini・ChatGPT・Claudeのモデルを選択できます。
ステップ7：AIワーカーへの指示の設定
1. ユーザーからのAIワーカーへの指示を設定しましょう。
トリガーアクションで取得した値（従業員情報）も、ここでAIワーカーに渡します。
取得した値：
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得した値を「AIワーカーへの指示」に追加が可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
この動的な値を使用せずに固定テキストだけで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じ値が渡されてしまうためご注意ください。
ヘルプページ：取得した値のテスト値について
2. 「取得したい値」には、後続のアクションで使いたい項目を設定しておきます。
※ 今回はAIワ－カーの処理で最後のため設定は必要ありません。
3. 設定した内容で正常に動作するかどうかテストを行いましょう。
「テスト」をクリックするとAIワーカーが起動します。
4. 以下のような結果をAIワーカーが返し、cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceへのアカウント反映と、Slackへの通知が実行されていればテストは成功です！
AIワーカー使用時のタスク実行数の計算方法については、こちらのヘルプページをご確認ください。
5. 「完了」をクリック。
ステップ7：トリガーをONにする
全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで稼働させる場合は、任意のタイミングで設定画面右上のトリガースイッチをONにしてください。
実務で役立つ！さらに便利にするアレンジTips
今回ご紹介したテンプレートは、自社の運用に合わせて自由にアレンジが可能です。より実務にフィットさせるための便利なアレンジ例を見ていきましょう！
1.自社の利用ツールに合わせて連携SaaSを変更する
Microsoft 365、Chatwork、Salesforceなど、企業によって利用しているツールは様々ですよね。
テンプレートで使用していたGoogle Workspaceやcybozu.com共通管理以外にも、AIワーカーの使用ツールを変更するだけで、自社や顧問先の環境に合わせたアカウント発行へと柔軟に拡張できますよ！
AIワーカーの編集画面で「＋ツールを追加」をクリックして、追加したいツールを検索、選択してください。
あとは、それぞれのツールでアカウント連携とアクション設定を行い、マニュアルのツール名やアクション名を書き換えるだけでツールの変更が完了します！
使用しなくなったツールは削除しておきましょう。
2.アカウント情報をPDF化して顧問先に自動送付する
AIワーカーが発行したSaaSの初期アカウント情報（IDや初期パスワード、ログイン手順など）をチャットツールに通知するだけでなく、PDF書類として出力して顧問先の担当者宛にメールで自動送付することもできますよ。
AIワーカーの編集画面で「＋ツールを追加」をクリックし、書類を発行するアクションを選択。
こちらのヘルプページを参考に発行するPDFの雛形を設定してください。
「設定完了のご報告」といった正式なフォーマットで納品物を自動生成できるため、BPOサービスとしての付加価値と顧客満足度を高められるでしょう。
導入時の注意点と運用ルール
AIエージェントによるアカウント管理を安全かつ確実に行うために、導入時に押さえておくべき注意点と運用ルールも解説していきます。
1.ライセンス上限到達時のエラーハンドリングをルール化する
Google Workspaceやcybozu.com共通管理などのユーザー数に応じて課金されるSaaSでは、ライセンス数の上限に達しているとAIがアカウント発行処理に失敗してしまいます。
このような事態に備え、「ツール側でエラーが返ってきた場合は、直ちに管理者のSlackへライセンス上限エラーの警告を通知する」といった例外処理（エラーハンドリング）のルールをAIワーカーに指示しておくことが重要です。
2.API連携の権限設定を必要最小限にとどめる
AIワーカーが各SaaSを操作するためにはAPI連携の権限を付与しますが、セキュリティの観点から操作させるアクションに限定した最小限の権限を持つ管理者アカウントを利用することを推奨します。
全権限を持つ特権管理者アカウントを不用意に連携させないことで、万が一のシステムトラブルや設定ミスがあった際でも、他機能への影響を最小限に抑えることができます。
3.定期的に人間によるアカウントチェックを実施する
AIによる自動処理においてイレギュラーなアカウント操作が発生した場合、システム上のデータと実際のSaaS上のアカウント数に差異が生じることなどがあります。
完全自動化に依存しすぎず、月に1度は人間が各ツールのライセンス使用状況とSmartHRの在籍者リストを突き合わせる棚卸しを運用体制として組み込むことで、より強固なガバナンスを維持できるでしょう。
まとめ
入退社に伴うSaaSのアカウント管理は、手作業で行うには負担が大きく、ミスによるセキュリティリスクも高い業務です。
そんな作業もAIエージェントを活用すれば、顧問先ごとの複雑な付与ルールも的確に判別し、素早くプロビジョニングを完了させることができますよ！
アカウント管理業務をAIに任せることで社労士や情報システム部門の担当者は、本来のコンサルティング業務や顧客への高付加価値な提案に、貴重な時間を使えるようになります。
まずはご自身の業務フローにAIエージェントを組み込み、その強力な効率化と安心感を体験してみてはいかがでしょうか。Yoomを活用して、新しい業務自動化への一歩を踏み出しましょう！
よくあるご質問
Q：本番環境のアカウントを汚さずに安全にテストを行う方法は？
A：
本番環境を保護するには、連携先のSaaS（Google Workspace等）でテスト用ドメインやサンドボックス環境を利用するのが理想です。
準備が難しい場合はAIワーカーへの指示に「テストデータであるため実際には登録は行わず、実行可能かどうかだけ確認してください」などの注意書きを加えてテストを行うとよいでしょう。
Q：同姓同名の社員がいた場合のアカウント重複を防ぎたい
A：
各ツールの検索系アクションや一覧取得系のアクションへのアクセスを許可し、重複するアカウントが存在する場合には登録処理を行わない、といったルールをAIワーカーのマニュアルに追加してください。
「メールアドレスと氏名が一致する場合には重複と判定する」などの重複とする基準も記載しておくことで、登録漏れや余分な登録を防げます。
Q：AIの実行前に人間の最終承認を挟むステップは組めるか
A：
アカウント操作の判断と必要な情報の抽出までを行うAIワーカーと、実際に処理を実行するAIワーカーに分けることで、間に承認ステップを挟むことが可能です。
フローボットの「＋」をクリックし、「承認を依頼する」アクションと実行用のAIワーカーを追加してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
