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SmartHRの入退社ステータスをAIワーカーが判定し、Google Workspaceとcybozu.comのアカウントを管理する
AIワーカー cybozu.com共通管理 Google Workspace Slack SmartHR

SmartHRの入退社ステータスをAIワーカーが判定し、Google Workspaceとcybozu.comのアカウントを管理する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
cybozu.com共通管理
Google Workspace
Slack
SmartHR
を自動連携できます。
■概要
入退社に伴うアカウント管理において、雇用形態や部署ごとに異なる複雑な権限設定を手作業で行うのは、担当者にとって大きな負担ではないでしょうか。特に複数の顧問先を抱える場合、設定ミスやアカウントの発行・削除漏れはセキュリティリスクにも直結します。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報をトリガーに、AIワーカーが各組織のルールに従ってGoogle Workspaceやcybozu.comのアカウント作成、停止、グループ追加を自動で判定し実行します。

■このテンプレートをおすすめする方
  • SmartHRでの入退社手続きに合わせ、複数のSaaSアカウントをミスなく管理したい情報システム担当者の方
  • 顧問先ごとに異なる複雑なプロビジョニングルールを、自動で正確に運用したい社会保険労務士の方
  • 入退社時のアカウント発行や削除漏れを未然に防ぎ、組織のセキュリティを強化したい経営者の方

■このテンプレートを使うメリット
  • AIワーカーが組織ごとのルールに基づきアカウントを自動管理するため、手作業による設定漏れやミスを未然に防げます。
  • 入退社に伴う煩雑なアカウント管理業務を自動化することで、担当者が本来注力すべき付加価値の高い業務に時間を充てられます。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、SmartHR、Google Workspace、cybozu.com、SlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーで、SmartHRを選択し「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、AIワーカーが、顧問先ごとのルールに基づきアカウント作成・停止・グループ追加を判定し実行するためのマニュアルを作成し、使用ツールとしてGoogle Workspace、cybozu.com、Slackののアクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • AIワーカーのマニュアル設定にて、「正社員はGoogle Workspaceとcybozu.comの両方を作成」「営業職は特定のグループに追加」といった自社独自の判定ルールを詳細に設定することが可能です。
  • Slackの通知設定では、通知先のチャンネルや、管理者に報告するメッセージ内容を運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。

■注意事項
  • SmartHR、Google Workspace、cybozu.com、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。

1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Google スプレッドシートを更新するフローです。毎月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することができます。
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cybozu.com共通管理
Yoomではcybozu.com共通管理のAPIとノーコードで連携し、cybozu.com共通管理の操作を自動化することが可能です。 例えば、新しく従業員が入社した際に自動的にcybozu.com共通管理に従業員を登録してkintoneやGaroonの権限を付与したり、従業員が退職した際に自動的にkintoneやGaroonからユーザーアカウントを削除するといったことが可能です。
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テンプレート

@pocketで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。@pocketの情報を引用し手入力を省くことで、手作業によるミスを省き登録情報の正確性を保つことができます。

Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。Airtableの登録内容を引用してアカウント登録を行うことで、手入力の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

JUST.DBで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。入社関連の業務を自動化することで手間を省くだけでなく業務漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを防止し、担当者の負担軽減につながります。‍
Google Workspace
YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。
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Airtableに追加したメンバー情報を自動でGoogle Workspaceに登録するフローです。二重入力をなくし、転記ミスや登録漏れを抑えてアカウント発行の手間を減らし、担当者の運用負荷も軽くなります。

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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。

Apolloで新規コンタクトが作成されるとSlackチャンネルへ自動通知するワークフローです。手動転記の手間や連絡の遅延・漏れを抑え、営業チームの情報共有をスムーズかつ迅速にし、属人化も防げます。

Apolloのコンタクト更新を検知しSlackに自動通知するフローです。手動転記の手間と共有遅延を減らし、営業チームの機会損失を防いで迅速な情報連携を実現します。
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YoomではSmartHRのAPIをノーコードで活用することができます。新入社員の入社時にSmartHRに新たに従業員を登録したり、社内で組織変更が行われた際にSmartHR内の部門情報を一括更新することが可能です。また、SmartHRの従業員情報や他SaaSの情報をYoomデータベースに集約し、従業員情報の一元管理まで実現します。
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SmartHR登録をきっかけにNotionへ従業員情報を追加しSlackへ知らせるフローです。二重入力の手間と入力ミスを抑え、関係者への共有をスムーズにして入社対応を円滑にします。

Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。

1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Google スプレッドシートを更新するフローです。毎月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することができます。
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