メールで領収書データを送信する
<span class="mark-yellow">フォームで受け取った領収書データをOCRで解析し、抽出した情報をGmailやOutlookを使って関係者へ自動でメール送信する</span>ことも可能です。
迅速な情報共有と確認作業の効率化を実現し、スムーズな業務運営をサポートします。
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「紙やPDFで受け取った領収書の内容を、システムに入力するのは時間がかかる…」
「領収書データの手入力、ミスも起こりがちで困っている…」
そんなお悩みを抱えていませんか？
様々な形式で受け取る領収書の情報を、正確かつ迅速にシステムへ反映させる作業には、課題を感じている企業も多いでしょう。
そんな課題の解決に、<span class="mark-yellow">領収書データを自動でOCR処理し、抽出したデータを活用する仕組み</span>がおすすめです！
この仕組みにより、受け取った領収書データからテキストを自動で抽出し、抽出したデータを用いて管理システムに追加したり、コミュニケーションツールに通知することも可能になります。経理処理のスピードアップはもちろん、よりコアな業務に集中できる環境が整うでしょう。
本記事では、プログラミング不要でこの便利な仕組みを構築する方法を詳しく解説します。
Yoomには、領収書データの処理を自動化できるテンプレートがすでに用意されています。
「すぐ試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく体験してみましょう！
ここでは、フォーム経由で受け取った領収書データを自動で読み取り、様々なツールに連携する方法を、具体的なテンプレートを用いて紹介します。
これらを活用することで、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、経理業務全体の効率化を図ることができるでしょう。
気になるテンプレートがあればクリックして、気軽に試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">フォームで受け取った領収書ファイルをOCRで読み取り、その内容をMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどのデータベースや表計算ソフトに自動で追加する</span>ことができます。
手入力の手間と時間を削減しつつ、ヒューマンエラーを防止できるため、データの正確性や対応スピードの向上が期待できます。
<span class="mark-yellow">フォームで受け取った領収書データをOCRで解析し、抽出した情報をGmailやOutlookを使って関係者へ自動でメール送信する</span>ことも可能です。
迅速な情報共有と確認作業の効率化を実現し、スムーズな業務運営をサポートします。
<span class="mark-yellow">フォームに領収書が添付された際に、OCRで情報を読み取り、内容をSlackやDiscordなどのチャットツールへ自動通知する</span>こともできます。
タイムリーにチームへ情報共有できることで、担当者への確認依頼がスムーズになるでしょう。
それではここから代表的な例として、「Yoomのフォームで受け付けた領収書ファイルをOCRで読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelに自動で追加する」フローの作成方法を解説していきます！
このフローは、Yoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
ここでは、YoomとMicrosoft Excelを連携して、Yoomで操作が行えるようにしていきます。
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合、Yoomとの連携に失敗する可能性があるので、ご注意ください。
1.YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右の「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓にMicrosoft Excelと入力し、検索結果から選択してください。
3.以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインしましょう。
※詳しいMicrosoft Excelのマイアプリ登録方法や注意事項は、以下のリンク先をご参照ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
マイアプリ欄にMicrosoft Excelが表示されていれば、連携完了です！
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようにするためにテンプレートを利用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存されているので、マイプロジェクトから開くこともできますよ！
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、領収書のファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
デフォルトでMicrosoft Excelに追加するための質問がすでに設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズできます。
取得したい情報にあわせて、項目を編集してみてくださいね！
右上の「プレビューページ」をクリックすると、実際のフォームの表示画面も確認することができますよ。
フォームの設定は、質問文、回答形式、必須項目にするかどうかを設定できます。
今回は以下のように設定してみました！
※回答形式は、上記画像では「添付ファイル」と設定していますが、プルダウンを開いて表示される項目から自由に選択可能です。
質問を追加したい場合は、「＋質問を追加」をクリックすると項目を追加できますよ！
続いて、「完了ページ」の設定です。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものに設定したい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。
今回は、以下画像のように設定しました！
アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定し、「次へ」をクリックしましょう。
クリックすると、フォームの表示確認と詳細設定画面に切り替わります。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、実際にユーザーが目にする画面の確認ができます。
次に「取得した値」を、入力してください。「取得した値」はこの後のフロー設定で回答のサンプルとして引用できます。
ここでは、OCRで読み取り、Microsoft Excelに追加したいファイルを添付しましょう。
今回は、「領収書データをOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加する」フローを作成するので、領収書データを添付しました！
※フロー設定時のテスト用に添付ファイルを手作業で添付していますが、実際にフローを稼働した際には、フォームに添付されたファイルが自動的に取得されます。
入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
これで、フォームトリガーの設定は完了です！
続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定です。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
以下の画面が表示されるので、各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう！
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
次に、OCRでファイルを読み取るための詳細設定を行っていきます！
まずは、注意事項を確認しましょう。
「ファイルの添付方法」を選択します。
今回は、先ほど設定したフォームから送信されたファイルを使用するので、「取得した値を使用」と「添付ファイル1」を選択してください。
次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
この項目は注釈を確認し、デフォルト以外の抽出したい項目があれば、カンマ(,)区切りで入力してください。今回はデフォルトの項目で情報が足りるので、空欄にしました。
使用するAIを任意で選択してください。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました！
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されます。問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
表示される画面で、タイトルの任意編集とアクション、アカウント情報の確認を行います。
ページを下にスクロールし、データベースの連携設定をします。
※今回は、テスト用に下記のシートを作成しました！この場合のテーブル範囲は上記画像の設定になります。
※「サイトID」・「アイテムID」・「シート名」は、入力欄をクリックして表示される「候補」から設定できます。設定の詳細に関しては、こちらをご確認ください。
入力を終えたら保存を押し、次に進みましょう！次は、データベース操作の詳細設定です。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定していきます。
下図のように、入力欄をクリックして表示される「取得した値」から、各項目に適切な値を設定しましょう。
※「追加するレコードの値」の各項目は、先ほどのデータベース連携時に指定したシートに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、シートを編集してくださいね！
入力を終えたら「テスト」をクリックし、指定のシートに領収書データが追加されることを確認しましょう。
最後に「保存する」をクリックして、「フォームで送付された領収書をOCRで読み取って、Microsoft Excelに追加する」フローボットの完成です！
設定お疲れ様でした！
フローの設定画面に戻り、下図のようなポップアップが表示されていれば、設定は全て完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう！
あとで起動させる場合は、「あとで」を選択します。フロー設定画面のトリガースイッチから、トリガーをONにできますよ。
トリガーをONにすると、作成したフォームのリンクをコピーできます。
また、フォームに回答が送信されると、フローが自動で起動するようになるので、正常に動作するかチェックしてみてくださいね！
Yoomには、OCR技術を活用した業務フローの自動化を実現できるテンプレートが、豊富に用意されています。
その一部をご紹介するので、気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽にお試しください。
いかがでしたか？領収書データのシステム入力や通知作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータの転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスを防ぐことができます。これにより、経理担当者や申請者は面倒な入力作業から解放され、確認作業や他の重要な業務に集中できる環境が整うはず！
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを自動化する仕組みを構築できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できるの？」「ちょっと気になるかも…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズ可能！アイデア次第で活用方法は無数にあります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
この機会にまずは1つ、領収書処理の自動化を体験して、自動化によって業務効率がどれだけ改善されるのかを体感してみてください。
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