「毎日の業務報告をMicrosoft Teamsに投稿した後、その内容をまとめたレポートを関係者にメールで送るのは面倒！」「Microsoft Teamsのチャンネルが増えたり、報告内容が増えると、レポート作成や送信に時間がかかるし、ミスも起きるから困る…」このように、Microsoft TeamsとGmail間でのレポート作成や情報共有に、手間や課題を感じていませんか？
Microsoft Teamsの特定の投稿や添付ファイルをトリガーにして、自動でレポートドキュメントを生成し、指定の宛先にGmailで送信できれば 、これらの悩みから解放され、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、レポート作成や送信の手間も時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsの投稿内容をもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する
試してみる
Microsoft TeamsとGmailを連携する自動化の方法
Microsoft TeamsとGmail間で発生するレポート作成や情報共有のプロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！定型的な報告業務の効率化や情報伝達の迅速化、送信ミス防止を実現できる ので、気になる内容があれば、ぜひ試してみてください！
Microsoft Teamsの情報を使って自動でレポートを作成してGmailに送信する
Microsoft Teamsへの特定の投稿内容や添付されたファイルを基に、自動でレポート（ドキュメントやPDF形式）を生成し、整形された情報をGmailで指定の宛先に送信する フローです。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する
試してみる
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにPDFレポートを自動作成し、Gmailで送信する
試してみる
Microsoft Teamsで添付ファイルをもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する
試してみる
Microsoft Teamsの投稿内容からレポートを自動作成し、Gmailで送信するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Microsoft Teamsに特定の投稿があった際に、その内容を含むレポートを自動で作成し、指定された宛先にGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft TeamsとGmailのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Microsoft Teamsのトリガー設定とGmailのアクション設定
フロー稼働の準備
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する
試してみる
ステップ1：Microsoft TeamsとGmailのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoft TeamsアカウントとGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではMicrosoft Teams）を検索して選択。
Microsoftのサインイン画面が表示されます。 ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。
「マイアプリ」にMicrosoft Teamsが追加されていることを確認してください。
同じくGmailも連携していきましょう。
「Sign in with Google」をクリック。
任意のGoogleアカウントを選択してログイン。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する
試してみる
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
ステップ3：トリガーとなるチャネルの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。こちらのヘルプページ をご覧ください。
「チームID」は入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoft Teamsアカウントのチームから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。
「チャネルID」も同様に設定しましょう。
設定を終えたら、Microsoft Teamsの指定したチャネルに、レポートに用いるメッセージを投稿してください。
フローボットに戻り「テスト」をクリック。 テストに成功すると、「取得した値」に投稿されたメッセージの情報が追加されます。 アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
手順7で投稿したメッセージの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これでトリガーとなるチャネルの設定が完了しました。
ステップ4：レポートの生成
ステップ3で取得したメッセージからレポートを生成していきます。
AIオペレーションの「レポートを生成する」クリック。
任意で「タイトル」を変更。
目的に応じた「アクション」をプルダウンから選択。
「次へ」をクリック。
レポート生成に用いるデータと指示を「プロンプト」に設定。
「送信日時」や「送信者名」も同様に追加できます。こちらのヘルプページ をご覧ください。
出力したいレポートの言語を設定。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、メッセージ内容から生成したレポートが「取得した値」に追加されます。
指示した通りにレポートが生成できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ5：Gmailでレポートの送信
では、生成したレポートをGmailで送信しましょう。
Gmailの「メールを送る」をクリック。
任意で「タイトル」を変更。
連携アカウントの確認。
メール内容の「To」にレポートを送信したいメールアドレスを設定。
任意で「From」「CC」「BCC」にメールアドレスを設定。
「取得した値」や「日付」を用いて、メッセージの内容に沿った「件名」と「本文」を設定。
設定を終えたら、「次へ」をクリック。
メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリック。
テストに成功したら、指定した送信先にメールが届いているかを確認しましょう。
正しくメールが送信されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることでトリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Microsoft TeamsとGmailを活用したその他の自動化例 Microsoft TeamsとGmailを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが追加されたら通知したり、投稿されたメッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成したりできます。
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
試してみる
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Gmailを使った便利な自動化例
受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードしたり、フォローメールを自動送信したりできます。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
まとめ
Microsoft TeamsとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたレポート作成やメール送信といった定型業務の負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
無料でYoomのアカウントを発行する
.png)
