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【ノーコードで実現】Microsoft Teamsの情報を基にレポートを自動作成してGmailで送信する方法
「毎日の業務報告をMicrosoft Teamsに投稿した後、その内容をまとめたレポートを関係者にメールで送るのは面倒！」「Microsoft Teamsのチャンネルが増えたり、報告内容が増えると、レポート作成や送信に時間がかかるし、ミスも起きるから困る…」このように、Microsoft TeamsとGmail間でのレポート作成や情報共有に、手間や課題を感じていませんか？
Microsoft Teamsの特定の投稿や添付ファイルをトリガーにして、自動でレポートドキュメントを生成し、指定の宛先にGmailで送信できれば、これらの悩みから解放され、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、レポート作成や送信の手間も時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsの投稿内容をもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルでの議論や報告を、都度まとめてレポートを作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、重要な情報を見落とす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにAIが自動でレポートを生成し、Gmailで関係者に送信するため、報告業務の効率化と迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容を手作業でまとめ、レポートを作成している方
- チームのコミュニケーションを定例レポートとして関係者に共有しているマネージャーの方
- AIを活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにレポート作成とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報収集や転記による、記載漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「レポートを生成する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、さらにはトリガーの起動間隔を任意で設定できます。
- AI機能の「レポートを生成する」では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容（アウトプット）をどのように要約・整形するか、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したレポート内容を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルでの議論や報告を、都度まとめてレポートを作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、重要な情報を見落とす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにAIが自動でレポートを生成し、Gmailで関係者に送信するため、報告業務の効率化と迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容を手作業でまとめ、レポートを作成している方
- チームのコミュニケーションを定例レポートとして関係者に共有しているマネージャーの方
- AIを活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにレポート作成とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報収集や転記による、記載漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「レポートを生成する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、さらにはトリガーの起動間隔を任意で設定できます。
- AI機能の「レポートを生成する」では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容（アウトプット）をどのように要約・整形するか、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したレポート内容を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft TeamsとGmailを連携する自動化の方法
Microsoft TeamsとGmail間で発生するレポート作成や情報共有のプロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、定型的な報告業務の効率化や情報伝達の迅速化、送信ミス防止を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひ試してみてください！
Microsoft Teamsの情報を使って自動でレポートを作成してGmailに送信する
Microsoft Teamsへの特定の投稿内容や添付されたファイルを基に、自動でレポート（ドキュメントやPDF形式）を生成し、整形された情報をGmailで指定の宛先に送信するフローです。
手作業でのレポート作成やメール作成・送信の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確な情報共有を実現できます！
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルでの議論や報告を、都度まとめてレポートを作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、重要な情報を見落とす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにAIが自動でレポートを生成し、Gmailで関係者に送信するため、報告業務の効率化と迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容を手作業でまとめ、レポートを作成している方
- チームのコミュニケーションを定例レポートとして関係者に共有しているマネージャーの方
- AIを活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにレポート作成とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報収集や転記による、記載漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「レポートを生成する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、さらにはトリガーの起動間隔を任意で設定できます。
- AI機能の「レポートを生成する」では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容（アウトプット）をどのように要約・整形するか、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したレポート内容を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでの報告内容を都度手作業でまとめ、PDF化し、メールで送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？特に、日々の報告業務に追われていると、他の重要な業務に手が回らなくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をトリガーに、AIがレポート内容を生成し、GoogleドキュメントでPDFレポートを作成、そしてGmailで自動送信までを一気通貫で行うため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでの報告業務が多く、手作業でのレポート作成に課題を感じているチームリーダーの方
- 日々の業務報告を効率化し、メンバーの負担を軽減したいと考えているマネージャーの方
- Microsoft Teams、Googleドキュメント、Gmailを活用しており、これらの連携による自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿後、レポート作成からメール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Microsoft Teamsの投稿内容をもとにレポートのドラフトを作成します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元にPDFレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたPDFレポートを指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」では、どのようなテキストを作成するかをプロンプトで具体的に設定することが可能です。例えば、報告内容の要約や、特定のフォーマットに沿った文章生成などを指示できます。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。これにより、ブランドイメージに合わせたレポートや、定型の報告書などを効率的に作成できます。
- Gmailの「メールを送る」では、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、フローボットの前段で取得したMicrosoft Teamsの投稿者名や投稿日時といったデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teams で受け取った添付ファイルからレポートを作成し、Gmail で送信する作業は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を集約して報告する際には、時間と労力が大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teams のメッセージに添付されたファイルをもとに、レポートの自動作成から Gmail での送信までを一気通貫で自動化でき、こうした日々のルーティン業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teams で頻繁にファイルを受け取り、手作業でレポート作成を行っている方。
- レポート作成とメール送信の繰り返し作業に追われ、他の業務時間が圧迫されている方。
- Microsoft SharePoint や Gmail を活用し、情報共有の効率化を目指すチームの方。
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teams の添付ファイル受信を起点に、レポート作成と Gmail での送信を自動化するため、手作業による時間と手間を削減できます。
- ファイルのダウンロード、内容の読み取り、レポート生成、メール送信を自動化し、転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Gmail をYoomと連携します。
- 次に、トリガーで Microsoft Teams を選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャネルを指定します。
- 次に、オペレーションで、分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合にのみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションで、Microsoft SharePoint の「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Microsoft Teams から受け取った添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションで、Gmail の「メールを送る」アクションを設定し、作成したレポートを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能：コマンドオペレーションでは、特定の条件を設定し、その条件に合致した場合にのみ後続のフローを進行させることが可能です。
- OCR機能：画像・PDFから文字を読み取るでは、画像やPDFファイルからどのようなデータを抽出するか（例：全文、特定のパターンに一致する文字列など）を設定できます。
- AI機能：テキストを生成するでは、どのようなテキストを作成するか（例：レポート形式、要約、メール文面など）をプロンプトで具体的に指示して設定できます。
- Gmail：メールを送るでは、送信先のメールアドレスを指定するだけでなく、メールのメッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段の処理で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルでの議論や報告を、都度まとめてレポートを作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、重要な情報を見落とす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにAIが自動でレポートを生成し、Gmailで関係者に送信するため、報告業務の効率化と迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容を手作業でまとめ、レポートを作成している方
- チームのコミュニケーションを定例レポートとして関係者に共有しているマネージャーの方
- AIを活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにレポート作成とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報収集や転記による、記載漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「レポートを生成する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、さらにはトリガーの起動間隔を任意で設定できます。
- AI機能の「レポートを生成する」では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容（アウトプット）をどのように要約・整形するか、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したレポート内容を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでの報告内容を都度手作業でまとめ、PDF化し、メールで送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？特に、日々の報告業務に追われていると、他の重要な業務に手が回らなくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をトリガーに、AIがレポート内容を生成し、GoogleドキュメントでPDFレポートを作成、そしてGmailで自動送信までを一気通貫で行うため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでの報告業務が多く、手作業でのレポート作成に課題を感じているチームリーダーの方
- 日々の業務報告を効率化し、メンバーの負担を軽減したいと考えているマネージャーの方
- Microsoft Teams、Googleドキュメント、Gmailを活用しており、これらの連携による自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿後、レポート作成からメール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Microsoft Teamsの投稿内容をもとにレポートのドラフトを作成します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元にPDFレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたPDFレポートを指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」では、どのようなテキストを作成するかをプロンプトで具体的に設定することが可能です。例えば、報告内容の要約や、特定のフォーマットに沿った文章生成などを指示できます。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。これにより、ブランドイメージに合わせたレポートや、定型の報告書などを効率的に作成できます。
- Gmailの「メールを送る」では、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、フローボットの前段で取得したMicrosoft Teamsの投稿者名や投稿日時といったデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teams で受け取った添付ファイルからレポートを作成し、Gmail で送信する作業は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を集約して報告する際には、時間と労力が大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teams のメッセージに添付されたファイルをもとに、レポートの自動作成から Gmail での送信までを一気通貫で自動化でき、こうした日々のルーティン業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teams で頻繁にファイルを受け取り、手作業でレポート作成を行っている方。
- レポート作成とメール送信の繰り返し作業に追われ、他の業務時間が圧迫されている方。
- Microsoft SharePoint や Gmail を活用し、情報共有の効率化を目指すチームの方。
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teams の添付ファイル受信を起点に、レポート作成と Gmail での送信を自動化するため、手作業による時間と手間を削減できます。
- ファイルのダウンロード、内容の読み取り、レポート生成、メール送信を自動化し、転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Gmail をYoomと連携します。
- 次に、トリガーで Microsoft Teams を選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャネルを指定します。
- 次に、オペレーションで、分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合にのみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションで、Microsoft SharePoint の「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Microsoft Teams から受け取った添付ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションで、Gmail の「メールを送る」アクションを設定し、作成したレポートを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能：コマンドオペレーションでは、特定の条件を設定し、その条件に合致した場合にのみ後続のフローを進行させることが可能です。
- OCR機能：画像・PDFから文字を読み取るでは、画像やPDFファイルからどのようなデータを抽出するか（例：全文、特定のパターンに一致する文字列など）を設定できます。
- AI機能：テキストを生成するでは、どのようなテキストを作成するか（例：レポート形式、要約、メール文面など）をプロンプトで具体的に指示して設定できます。
- Gmail：メールを送るでは、送信先のメールアドレスを指定するだけでなく、メールのメッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段の処理で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsの投稿内容からレポートを自動作成し、Gmailで送信するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Microsoft Teamsに特定の投稿があった際に、その内容を含むレポートを自動で作成し、指定された宛先にGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft TeamsとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Microsoft Teamsのトリガー設定とGmailのアクション設定
- フロー稼働の準備
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルでの議論や報告を、都度まとめてレポートを作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、重要な情報を見落とす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにAIが自動でレポートを生成し、Gmailで関係者に送信するため、報告業務の効率化と迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容を手作業でまとめ、レポートを作成している方
- チームのコミュニケーションを定例レポートとして関係者に共有しているマネージャーの方
- AIを活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにレポート作成とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報収集や転記による、記載漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「レポートを生成する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、さらにはトリガーの起動間隔を任意で設定できます。
- AI機能の「レポートを生成する」では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容（アウトプット）をどのように要約・整形するか、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したレポート内容を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルでの議論や報告を、都度まとめてレポートを作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、重要な情報を見落とす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにAIが自動でレポートを生成し、Gmailで関係者に送信するため、報告業務の効率化と迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容を手作業でまとめ、レポートを作成している方
- チームのコミュニケーションを定例レポートとして関係者に共有しているマネージャーの方
- AIを活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにレポート作成とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報収集や転記による、記載漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「レポートを生成する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、さらにはトリガーの起動間隔を任意で設定できます。
- AI機能の「レポートを生成する」では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容（アウトプット）をどのように要約・整形するか、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したレポート内容を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft TeamsとGmailのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoft TeamsアカウントとGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではMicrosoft Teams）を検索して選択。
- Microsoftのサインイン画面が表示されます。
任意のMicrosoftアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
- パスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。
- 「マイアプリ」にMicrosoft Teamsが追加されていることを確認してください。
- 同じくGmailも連携していきましょう。
「アプリ一覧」でGmailを検索して選択。
- 「Sign in with Google」をクリック。
- 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。
- 内容を確認し、「次へ」をクリック。
- YoomからGoogleへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルでの議論や報告を、都度まとめてレポートを作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、重要な情報を見落とす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにAIが自動でレポートを生成し、Gmailで関係者に送信するため、報告業務の効率化と迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容を手作業でまとめ、レポートを作成している方
- チームのコミュニケーションを定例レポートとして関係者に共有しているマネージャーの方
- AIを活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにレポート作成とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報収集や転記による、記載漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「レポートを生成する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、さらにはトリガーの起動間隔を任意で設定できます。
- AI機能の「レポートを生成する」では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容（アウトプット）をどのように要約・整形するか、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したレポート内容を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルでの議論や報告を、都度まとめてレポートを作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、重要な情報を見落とす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにAIが自動でレポートを生成し、Gmailで関係者に送信するため、報告業務の効率化と迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容を手作業でまとめ、レポートを作成している方
- チームのコミュニケーションを定例レポートとして関係者に共有しているマネージャーの方
- AIを活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにレポート作成とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報収集や転記による、記載漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「レポートを生成する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、さらにはトリガーの起動間隔を任意で設定できます。
- AI機能の「レポートを生成する」では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容（アウトプット）をどのように要約・整形するか、プロンプトを自由に設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したレポート内容を本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：トリガーとなるチャネルの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。 - 連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メッセージ投稿時により早くメールの送信が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「チームID」は入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoft Teamsアカウントのチームから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。
- 「チャネルID」も同様に設定しましょう。
- 設定を終えたら、Microsoft Teamsの指定したチャネルに、レポートに用いるメッセージを投稿してください。
※ 投稿するメッセージの例
- フローボットに戻り「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に投稿されたメッセージの情報が追加されます。
- 手順7で投稿したメッセージの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
これでトリガーとなるチャネルの設定が完了しました。
ステップ4：レポートの生成
ステップ3で取得したメッセージからレポートを生成していきます。
- AIオペレーションの「レポートを生成する」クリック。
- 任意で「タイトル」を変更。
- 目的に応じた「アクション」をプルダウンから選択。
生成するテキストの文字数によってタスク数が変わります。
- 「次へ」をクリック。
- レポート生成に用いるデータと指示を「プロンプト」に設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、トリガーアクションのメニューを開き、「メッセージ内容」を選択してください。
※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
「送信日時」や「送信者名」も同様に追加できます。
これら「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 出力したいレポートの言語を設定。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、メッセージ内容から生成したレポートが「取得した値」に追加されます。
- 指示した通りにレポートが生成できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：Gmailでレポートの送信
では、生成したレポートをGmailで送信しましょう。
- Gmailの「メールを送る」をクリック。
- 任意で「タイトル」を変更。
- 連携アカウントの確認。
- メール内容の「To」にレポートを送信したいメールアドレスを設定。
- 任意で「From」「CC」「BCC」にメールアドレスを設定。
- 「取得した値」や「日付」を用いて、メッセージの内容に沿った「件名」と「本文」を設定。
ステップ4のプロンプト設定と同じように、入力欄クリック時に表示される項目から、使用したい項目を選択してください。
- 設定を終えたら、「次へ」をクリック。
- メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリック。
- テストに成功したら、指定した送信先にメールが届いているかを確認しましょう。
※ 送信先のGmail画面
- 正しくメールが送信されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることでトリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Microsoft Teamsの指定したチャネルにメッセージを送信し、そのメッセージを元にしたレポートがGmailから送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Microsoft TeamsとGmailを活用したその他の自動化例
Microsoft TeamsとGmailを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが追加されたら通知したり、投稿されたメッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成したりできます。
■概要アンケートフォームに寄せられた回答を、手作業でMicrosoft Excelに転記し、関係者へMicrosoft Teamsで共有する作業に時間を取られていませんか？手作業での対応は、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があり、迅速な情報共有の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Microsoft Excelへのデータ追加とMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、これらの課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- フォームで収集したアンケート回答の転記作業を自動化したいと考えている方
- Microsoft Excelへのデータ入力とMicrosoft Teamsでの情報共有を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答後、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、転記時の入力ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を転記するように指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーに設定するフォームでは、アンケートの内容に合わせて質問項目を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書き込み対象となるファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームの回答内容をどの列に追加するかを指定します。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先となるチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、都度Microsoft Teamsで営業担当に連絡する作業に手間を感じていませんか。
こういった連絡は通知漏れやタイムラグの原因となり、貴重なビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Microsoft Teamsへ即座に通知を自動化できます。
迅速で確実な情報共有を実現し、営業活動のスピードを高めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでリードを管理し、Microsoft Teamsで部署内の連携を行っている方
- リード発生時の通知を手作業で行っており、タイムラグや連絡漏れに課題を感じている方
- 営業チームへの迅速な情報共有を自動化し、機会損失を防ぎたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録と同時にMicrosoft Teamsへ通知が自動で作成されるため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達時に起こりがちな、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定してフローを開始します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、監視対象となるSalesforceアカウントのマイドメインを指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送りたいチャネルを指定し、メッセージ本文にSalesforceから取得したリード情報を埋め込んでください。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要毎月の月末には、締め作業や報告書の提出など、忘れられない定型業務が多く発生するのではないでしょうか？これらのリマインドを手作業で行っていると、抜け漏れが発生したり、他の業務を圧迫したりすることもあります。このワークフローを活用すれば、毎月自動で月末を判定し、指定した時間にMicrosoft Teamsへ通知を送ることができるため、重要なタスクの実行忘れを防ぎ、業務の確実性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方- 月末の締め作業や報告業務を管理しており、リマインドを自動化したい方
- Microsoft Teamsを活用して、チームへの定期的な通知を効率化したいマネージャーの方
- 手動でのリマインドによる通知忘れや、業務の属人化に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- 毎月自動で月末を判定して通知が実行されるため、リマインドのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行を確実にします。
- 担当者に依存せず、設定した日時に必ず通知が飛ぶ仕組みを構築できるため、リマインド業務の属人化を削減し、業務を標準化できます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎月特定の日時にフローボットが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで計算処理と分岐機能を設定し、フローボットが起動した日が月末であるかを判定させ、月末ではない場合は処理を終了させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定で、フローボットを起動させたい日時（例：毎月最終営業日の午前9時など）を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへ通知を送るオペレーションで、通知先のチャネルやチーム、送信するメッセージの本文を業務内容に合わせて自由に設定してください。
■注意事項- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
- 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方
- 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。
■注意事項
- Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
- 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
- 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます
- 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
- Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- フォームで収集したアンケート回答の転記作業を自動化したいと考えている方
- Microsoft Excelへのデータ入力とMicrosoft Teamsでの情報共有を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたい方
- フォームへの回答後、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、転記時の入力ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を転記するように指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームでは、アンケートの内容に合わせて質問項目を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書き込み対象となるファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームの回答内容をどの列に追加するかを指定します。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先となるチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、都度Microsoft Teamsで営業担当に連絡する作業に手間を感じていませんか。
こういった連絡は通知漏れやタイムラグの原因となり、貴重なビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Microsoft Teamsへ即座に通知を自動化できます。
迅速で確実な情報共有を実現し、営業活動のスピードを高めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでリードを管理し、Microsoft Teamsで部署内の連携を行っている方
- リード発生時の通知を手作業で行っており、タイムラグや連絡漏れに課題を感じている方
- 営業チームへの迅速な情報共有を自動化し、機会損失を防ぎたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録と同時にMicrosoft Teamsへ通知が自動で作成されるため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達時に起こりがちな、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定してフローを開始します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、監視対象となるSalesforceアカウントのマイドメインを指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送りたいチャネルを指定し、メッセージ本文にSalesforceから取得したリード情報を埋め込んでください。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 月末の締め作業や報告業務を管理しており、リマインドを自動化したい方
- Microsoft Teamsを活用して、チームへの定期的な通知を効率化したいマネージャーの方
- 手動でのリマインドによる通知忘れや、業務の属人化に課題を感じている方
- 毎月自動で月末を判定して通知が実行されるため、リマインドのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行を確実にします。
- 担当者に依存せず、設定した日時に必ず通知が飛ぶ仕組みを構築できるため、リマインド業務の属人化を削減し、業務を標準化できます。
- はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎月特定の日時にフローボットが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで計算処理と分岐機能を設定し、フローボットが起動した日が月末であるかを判定させ、月末ではない場合は処理を終了させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定で、フローボットを起動させたい日時（例：毎月最終営業日の午前9時など）を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへ通知を送るオペレーションで、通知先のチャネルやチーム、送信するメッセージの本文を業務内容に合わせて自由に設定してください。
- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
- 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方
- 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。
■注意事項
- Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
- 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
- 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます
- 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
- Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailを使った便利な自動化例
受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードしたり、フォローメールを自動送信したりできます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
まとめ
Microsoft TeamsとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたレポート作成やメール送信といった定型業務の負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減。
これにより、担当者は報告業務に追われることなく、本来注力すべき分析や改善活動、メンバーとのコミュニケーションといった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
