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「毎日の業務報告をMicrosoft Teamsに投稿した後、その内容をまとめたレポートを関係者にメールで送るのは面倒！」「Microsoft Teamsのチャンネルが増えたり、報告内容が増えると、レポート作成や送信に時間がかかるし、ミスも起きるから困る…」このように、Microsoft TeamsとGmail間でのレポート作成や情報共有に、手間や課題を感じていませんか？
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定の投稿や添付ファイルをトリガーにして、自動でレポートドキュメントを生成し、指定の宛先にGmailで送信できれば</span>、これらの悩みから解放され、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、レポート作成や送信の手間も時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの投稿内容をもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsとGmail間で発生するレポート作成や情報共有のプロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">定型的な報告業務の効率化や情報伝達の迅速化、送信ミス防止を実現できる</span>ので、気になる内容があれば、ぜひ試してみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsへの特定の投稿内容や添付されたファイルを基に、自動でレポート（ドキュメントやPDF形式）を生成し、整形された情報をGmailで指定の宛先に送信する</span>フローです。
手作業でのレポート作成やメール作成・送信の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確な情報共有を実現できます！
それでは代表的な例として、Microsoft Teamsに特定の投稿があった際に、その内容を含むレポートを自動で作成し、指定された宛先にGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoft TeamsアカウントとGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
これでトリガーとなるチャネルの設定が完了しました。
ステップ3で取得したメッセージからレポートを生成していきます。
「送信日時」や「送信者名」も同様に追加できます。
これら「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
では、生成したレポートをGmailで送信しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることでトリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Microsoft Teamsの指定したチャネルにメッセージを送信し、そのメッセージを元にしたレポートがGmailから送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Microsoft TeamsとGmailを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが追加されたら通知したり、投稿されたメッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成したりできます。
受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードしたり、フォローメールを自動送信したりできます。
Microsoft TeamsとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたレポート作成やメール送信といった定型業務の負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減。</span>
これにより、担当者は報告業務に追われることなく、本来注力すべき分析や改善活動、メンバーとのコミュニケーションといった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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