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【簡単設定】Microsoft Teamsへの定期的な投稿を自動化する方法
Microsoft Teamsは、ビジネスコミュニケーションに欠かせないツールとして多くの企業で活用されていますね。
日々の業務連絡や情報共有はもちろんですが、「毎週月曜の朝に定例会議のリマインダーを送りたい」「毎月末に経費精算の催促をしたい」など、定期的に同じメッセージを投稿したい場面も多いのではないでしょうか？
とはいえ、これらの投稿を手動で行うのは意外と手間がかかりますし、忙しいとつい忘れてしまうことも...
連絡漏れやリマインド遅れは、業務の遅延にも繋がりかねません。
この記事では、そんなちょっとしたストレスを解消するために、プログラミング不要でMicrosoft Teamsへの繰り返し投稿を自動化する方法を具体的な手順も交えてご紹介します！
Microsoft TeamsとOutlookを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Microsoft TeamsとOutlookを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
AIを活用した便利な自動化テンプレート
■概要日々Outlookに届く大量のメール、特に長文の内容把握やチームへの共有に時間を取られていませんか。
手作業でのコピペや要約は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローは、Outlookで受信した特定のメールをAIが自動で要約し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化します。
これにより、情報共有の迅速化と業務効率の向上に貢献します。■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、メールの情報共有を効率化したい方
- 重要なメールの内容をAIで要約し、チームへ迅速に共有したいと考えている方
- 手作業でのメール確認や転記作業から解放され、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookで受信したメールをAIが自動で要約しMicrosoft Teamsへ投稿するため、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 自動化によって重要なメールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAIによる要約機能を設定し、受信したメールの本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Outlookは、任意の受信フォルダを設定できます。
- 要約の条件や文字数は、目的に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Teamsは、任意の通知先を設定可能です。また、メッセージはメールの送信元や要約内容など、前段で取得した値の変数と固定のテキストを組み合せて設定できます。
■注意事項- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Outlookで受信する大量のメールの中から、重要なものだけを素早く見つけ出し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際にAIが自動で内容を分析し、その重要度を判定した上でMicrosoft Teamsに通知できます。これにより、メールの確認や仕分け作業が効率化され、重要な連絡の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- AIを活用して、手作業でのメールの仕分けや通知業務の自動化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる重要度判定からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による確認作業を介さないことで、重要なメールの見落としや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のメールを定めます。
- 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文をもとに重要度を判定するよう指示します。
- さらに、進行先切り替えのオペレーションを追加し、AIが判定した重要度に応じてその後の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、判定結果を含んだ内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先となるチャンネルやチームを任意で設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを登録するだけでなく、トリガーで取得したメール情報やAIの判定結果などを変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Microsoft Teamsでの活発な議論は有益な一方で、重要な情報が流れてしまい、後から内容を把握するのが大変な場合があります。また、議論の内容を要約して関係者にOutlookでメール共有する作業は、手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが投稿されると、その内容をOpenAIが自動で要約し、指定した宛先にOutlookでメールを送信する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft Teamsでのチャットのやり取りを追うのに時間を要しているチームリーダーの方
- OpenAIを活用し、Microsoft Teamsでの議論を自動で要約・共有したいと考えている方
- Outlookでの報告メール作成を手作業で行っており、業務を効率化したいプロジェクト担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft TeamsのチャットをOpenAIが自動で要約し、Outlookでメール送信するため、手作業での情報収集や報告メール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による要約時の情報の抜け漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft Teams、OpenAI、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで取得したチャット内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成した要約内容を本文に含めて関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- OpenAIでテキストを生成するアクションでは、要約の精度や形式を調整するためにプロンプトや使用するモデルなどを任意で設定可能です。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、前のステップで生成された要約内容などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- Microsoft Teams、OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要日々大量に届くOutlookのメール、その中から重要なものだけを素早く把握するのは大変ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの内容をChatGPTが自動で解析し、その結果をMicrosoft Teamsへスムーズに通知することが可能です。重要なメールの見落としを防ぎ、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで大量のメールを受信し、確認や返信に時間がかかっている方
- ChatGPTを活用して、メールの要約やタスク抽出を自動化したいと考えている方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、Microsoft Teamsで迅速な情報共有をしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookで受信したメールをChatGPTが自動で解析するため、人が内容を確認する手間を省き、対応時間を短縮することができます。
- 重要なメールや特定のキーワードを含むメールを自動で検知しMicrosoft Teamsに通知するため、確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」を設定し、受信したメールの本文を解析・要約するように指示します。
- さらに、オペレーションで分岐機能を設定し、ChatGPTの解析結果に応じてその後の処理を分けられるようにします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、指定した条件に合致した場合に解析結果などを通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Outlookで受信したメール情報やChatGPTによる解析結果などを変数として組み込めます。
■注意事項- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
手作業でのコピペや要約は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローは、Outlookで受信した特定のメールをAIが自動で要約し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化します。
これにより、情報共有の迅速化と業務効率の向上に貢献します。
- OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、メールの情報共有を効率化したい方
- 重要なメールの内容をAIで要約し、チームへ迅速に共有したいと考えている方
- 手作業でのメール確認や転記作業から解放され、コア業務に集中したい方
- Outlookで受信したメールをAIが自動で要約しMicrosoft Teamsへ投稿するため、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 自動化によって重要なメールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAIによる要約機能を設定し、受信したメールの本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャネルに投稿します。
- Outlookは、任意の受信フォルダを設定できます。
- 要約の条件や文字数は、目的に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Teamsは、任意の通知先を設定可能です。また、メッセージはメールの送信元や要約内容など、前段で取得した値の変数と固定のテキストを組み合せて設定できます。
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- AIを活用して、手作業でのメールの仕分けや通知業務の自動化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる重要度判定からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による確認作業を介さないことで、重要なメールの見落としや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のメールを定めます。
- 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文をもとに重要度を判定するよう指示します。
- さらに、進行先切り替えのオペレーションを追加し、AIが判定した重要度に応じてその後の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、判定結果を含んだ内容を任意のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先となるチャンネルやチームを任意で設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを登録するだけでなく、トリガーで取得したメール情報やAIの判定結果などを変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Teamsでのチャットのやり取りを追うのに時間を要しているチームリーダーの方
- OpenAIを活用し、Microsoft Teamsでの議論を自動で要約・共有したいと考えている方
- Outlookでの報告メール作成を手作業で行っており、業務を効率化したいプロジェクト担当者の方
- Microsoft TeamsのチャットをOpenAIが自動で要約し、Outlookでメール送信するため、手作業での情報収集や報告メール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による要約時の情報の抜け漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Microsoft Teams、OpenAI、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで取得したチャット内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成した要約内容を本文に含めて関係者に送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- OpenAIでテキストを生成するアクションでは、要約の精度や形式を調整するためにプロンプトや使用するモデルなどを任意で設定可能です。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, CC, BCC）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、前のステップで生成された要約内容などを変数として埋め込むことも可能です。
- Microsoft Teams、OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで大量のメールを受信し、確認や返信に時間がかかっている方
- ChatGPTを活用して、メールの要約やタスク抽出を自動化したいと考えている方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、Microsoft Teamsで迅速な情報共有をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールをChatGPTが自動で解析するため、人が内容を確認する手間を省き、対応時間を短縮することができます。
- 重要なメールや特定のキーワードを含むメールを自動で検知しMicrosoft Teamsに通知するため、確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」を設定し、受信したメールの本文を解析・要約するように指示します。
- さらに、オペレーションで分岐機能を設定し、ChatGPTの解析結果に応じてその後の処理を分けられるようにします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、指定した条件に合致した場合に解析結果などを通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Outlookで受信したメール情報やChatGPTによる解析結果などを変数として組み込めます。
■注意事項
- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OCR(データ読み取り機能)を活用した便利な自動化テンプレート
■概要
日々Outlookで受信する領収書の処理に追われていませんか？添付ファイルを開き登録番号を確認して適格請求書発行事業者公表システムで検索する一連の作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された領収書PDFから登録番号を自動で読み取り、事業者の登録有無を照合してMicrosoft Teamsへ通知するため、インボイス制度への対応業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る領収書のインボイス対応に手間を感じている経理担当者の方
- 手作業での事業者登録番号の確認作業で、ミスや確認漏れを防ぎたいと考えている方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から事業者登録有無の確認、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮します。
- 手作業による登録番号の転記ミスや、公表システムでの確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。件名や差出人などで特定のメールのみを対象にすることも可能です。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
- 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、抽出した番号を照合します。
- 分岐機能を使い、例えば事業者の登録が確認できた場合のみ後続の処理に進む、といった条件を設定します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、照合結果を指定のチャネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、領収書画像の中から登録番号だけでなく、請求金額や発行日など、抽出したいテキストデータの領域を任意で設定できます。
- 分岐機能では、公表システムで取得した情報をもとに「登録が確認できた場合」や「確認できなかった場合」など、条件を自由に設定し、その後の処理を分岐させることが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャネルやメンション先を自由に設定できるほか、メッセージ本文に「登録番号：〇〇」のように、前段のフローで取得した情報を動的に含めることができます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 適格請求書発行事業者番号の確認を日常的に行っている方
・請求書の記載内容を元に手動で確認することが多い方
2.請求書のやり取りをOutlookで行っている方
・Outlookで受信した請求書の確認や会計処理の対応を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
適格請求書発行事業者番号を事前に確認しておくことで、会計処理の手間を減らすことができます。
しかし、適格請求書発行事業者の確認は適格請求書発行事業者公表システムから手動で行う必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の内容を読み取り、取得した適格請求書発行事業者番号を適格請求書発行事業者公表システムで確認することができます。
確認した内容はMicrosoft Teamsに通知することができ、手動による確認作業を効率化することが可能です。
請求書の内容を元に適格請求書発行事業者番号の登録有無の確認を自動化できるため、会計処理にかかる手間を削減することができます。
■概要
日々Outlookで受信する領収書の処理に追われていませんか？添付ファイルを開き登録番号を確認して適格請求書発行事業者公表システムで検索する一連の作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された領収書PDFから登録番号を自動で読み取り、事業者の登録有無を照合してMicrosoft Teamsへ通知するため、インボイス制度への対応業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る領収書のインボイス対応に手間を感じている経理担当者の方
- 手作業での事業者登録番号の確認作業で、ミスや確認漏れを防ぎたいと考えている方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から事業者登録有無の確認、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮します。
- 手作業による登録番号の転記ミスや、公表システムでの確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。件名や差出人などで特定のメールのみを対象にすることも可能です。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
- 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、抽出した番号を照合します。
- 分岐機能を使い、例えば事業者の登録が確認できた場合のみ後続の処理に進む、といった条件を設定します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、照合結果を指定のチャネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、領収書画像の中から登録番号だけでなく、請求金額や発行日など、抽出したいテキストデータの領域を任意で設定できます。
- 分岐機能では、公表システムで取得した情報をもとに「登録が確認できた場合」や「確認できなかった場合」など、条件を自由に設定し、その後の処理を分岐させることが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャネルやメンション先を自由に設定できるほか、メッセージ本文に「登録番号：〇〇」のように、前段のフローで取得した情報を動的に含めることができます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 適格請求書発行事業者番号の確認を日常的に行っている方
・請求書の記載内容を元に手動で確認することが多い方
2.請求書のやり取りをOutlookで行っている方
・Outlookで受信した請求書の確認や会計処理の対応を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
適格請求書発行事業者番号を事前に確認しておくことで、会計処理の手間を減らすことができます。
しかし、適格請求書発行事業者の確認は適格請求書発行事業者公表システムから手動で行う必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の内容を読み取り、取得した適格請求書発行事業者番号を適格請求書発行事業者公表システムで確認することができます。
確認した内容はMicrosoft Teamsに通知することができ、手動による確認作業を効率化することが可能です。
請求書の内容を元に適格請求書発行事業者番号の登録有無の確認を自動化できるため、会計処理にかかる手間を削減することができます。
通知を自動化する便利なテンプレート
■概要Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsでの定期的なリマインド投稿を手作業で行うことに手間を感じたり、投稿を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでMicrosoft Teamsに自動でメッセージを投稿し、完了後にOutlookで通知を受け取ることが可能になり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを使い、手作業で定期的なリマインド投稿を行っている方
- 投稿業務とその後の完了報告を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内の情報共有やタスクのリマインドを徹底し、業務の抜け漏れを防ぎたいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で投稿と通知が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による投稿忘れや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リマインド業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、特定の日時など、リマインドを実行したいスケジュールを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでは、メッセージを投稿するチームやチャネル、メッセージの本文などを任意で設定してください。
- Outlookでは、通知メールを送信する宛先メールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。
■概要フォームからの問い合わせや依頼内容を、都度Outlookに手入力でタスク登録し、さらにMicrosoft Teamsで担当者に通知する作業は、手間がかかる上に、対応漏れなどのミスにも繋がりやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、自動でOutlookにタスクが作成され、Microsoft Teamsに通知が飛ぶ一連の流れを構築できるため、こうした定型業務を効率化し、迅速かつ正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームからの問い合わせ内容を、Outlookのタスク機能で管理している方
- Microsoft Teamsをチーム内の主要なコミュニケーションツールとして活用している方
- 手作業によるタスクの作成漏れや、関係者への共有遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信からタスク作成、チームへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるタスクの起票漏れや、担当者への連絡忘れといったヒューマンエラーを防止し、顧客対応の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、フォームから受け取った情報を基にタスクを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、タスクが作成された旨を任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、フォームトリガーで受け取った問い合わせ内容などの情報を変数として埋め込み、より具体的な通知を作成できます。
■注意事項- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込みへの対応に、手間や時間がかかっていませんか？手動でのメール返信やチームへの共有作業は、対応漏れや共有ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でOutlookからメールを送信し、同時にMicrosoft Teamsへも通知する一連の流れを構築できます。これにより、定型的な連絡業務を自動化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み対応を自動化したいと考えている担当者の方
- フォームの回答内容を手作業で関係者に共有しており、非効率を感じている方
- OutlookやMicrosoft Teamsを活用し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答を起点にメール送信やチャット通知が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手作業による連絡漏れや情報共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実で迅速な対応を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Outlook、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、送信先アドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文には、Googleフォームで受け付けた回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信したいチームのIDやチャネルID、メッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsでの定期的なリマインド投稿を手作業で行うことに手間を感じたり、投稿を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでMicrosoft Teamsに自動でメッセージを投稿し、完了後にOutlookで通知を受け取ることが可能になり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを使い、手作業で定期的なリマインド投稿を行っている方
- 投稿業務とその後の完了報告を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内の情報共有やタスクのリマインドを徹底し、業務の抜け漏れを防ぎたいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で投稿と通知が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による投稿忘れや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リマインド業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、特定の日時など、リマインドを実行したいスケジュールを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでは、メッセージを投稿するチームやチャネル、メッセージの本文などを任意で設定してください。
- Outlookでは、通知メールを送信する宛先メールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、自動でOutlookにタスクが作成され、Microsoft Teamsに通知が飛ぶ一連の流れを構築できるため、こうした定型業務を効率化し、迅速かつ正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ内容を、Outlookのタスク機能で管理している方
- Microsoft Teamsをチーム内の主要なコミュニケーションツールとして活用している方
- 手作業によるタスクの作成漏れや、関係者への共有遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からタスク作成、チームへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるタスクの起票漏れや、担当者への連絡忘れといったヒューマンエラーを防止し、顧客対応の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、フォームから受け取った情報を基にタスクを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、タスクが作成された旨を任意のチャネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、フォームトリガーで受け取った問い合わせ内容などの情報を変数として埋め込み、より具体的な通知を作成できます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み対応を自動化したいと考えている担当者の方
- フォームの回答内容を手作業で関係者に共有しており、非効率を感じている方
- OutlookやMicrosoft Teamsを活用し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点にメール送信やチャット通知が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手作業による連絡漏れや情報共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実で迅速な対応を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Outlook、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、送信先アドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文には、Googleフォームで受け付けた回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信したいチームのIDやチャネルID、メッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
とにかく早く試したい方へ
「細かい説明はいいから、とにかく早く試してみたい！」という方もいらっしゃるかもしれませんね。
ご安心ください！
Microsoft Teamsへの繰り返し投稿を自動化するためのテンプレートをご用意しています。
以下のバナーから、すぐに設定を始めることができます。
■概要
Microsoft Teamsでの定期的なリマインド投稿を手作業で行うことに手間を感じたり、投稿を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでMicrosoft Teamsに自動でメッセージを投稿し、完了後にOutlookで通知を受け取ることが可能になり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを使い、手作業で定期的なリマインド投稿を行っている方
- 投稿業務とその後の完了報告を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内の情報共有やタスクのリマインドを徹底し、業務の抜け漏れを防ぎたいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で投稿と通知が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による投稿忘れや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リマインド業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、特定の日時など、リマインドを実行したいスケジュールを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでは、メッセージを投稿するチームやチャネル、メッセージの本文などを任意で設定してください。
- Outlookでは、通知メールを送信する宛先メールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。
■概要
Microsoft Teamsでの定期的なリマインド投稿を手作業で行うことに手間を感じたり、投稿を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでMicrosoft Teamsに自動でメッセージを投稿し、完了後にOutlookで通知を受け取ることが可能になり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを使い、手作業で定期的なリマインド投稿を行っている方
- 投稿業務とその後の完了報告を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内の情報共有やタスクのリマインドを徹底し、業務の抜け漏れを防ぎたいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で投稿と通知が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による投稿忘れや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リマインド業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、特定の日時など、リマインドを実行したいスケジュールを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでは、メッセージを投稿するチームやチャネル、メッセージの本文などを任意で設定してください。
- Outlookでは、通知メールを送信する宛先メールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。
[Yoomとは]
Microsoft Teamsへの定期的な投稿を自動化し、通知するフローを作ってみよう
ここでは、例として「定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する」自動化フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
プログラミングの知識は不要で、画面の指示に従って設定を進めるだけです！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
フローの作成方法
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
- Microsoft TeamsとOutlookをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- スケジュールトリガーおよびMicrosoft Teams・Outlookのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
Microsoft Teamsでの定期的なリマインド投稿を手作業で行うことに手間を感じたり、投稿を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでMicrosoft Teamsに自動でメッセージを投稿し、完了後にOutlookで通知を受け取ることが可能になり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを使い、手作業で定期的なリマインド投稿を行っている方
- 投稿業務とその後の完了報告を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内の情報共有やタスクのリマインドを徹底し、業務の抜け漏れを防ぎたいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で投稿と通知が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による投稿忘れや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リマインド業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、特定の日時など、リマインドを実行したいスケジュールを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでは、メッセージを投稿するチームやチャネル、メッセージの本文などを任意で設定してください。
- Outlookでは、通知メールを送信する宛先メールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。
■概要
Microsoft Teamsでの定期的なリマインド投稿を手作業で行うことに手間を感じたり、投稿を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでMicrosoft Teamsに自動でメッセージを投稿し、完了後にOutlookで通知を受け取ることが可能になり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを使い、手作業で定期的なリマインド投稿を行っている方
- 投稿業務とその後の完了報告を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内の情報共有やタスクのリマインドを徹底し、業務の抜け漏れを防ぎたいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で投稿と通知が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による投稿忘れや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リマインド業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、特定の日時など、リマインドを実行したいスケジュールを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでは、メッセージを投稿するチームやチャネル、メッセージの本文などを任意で設定してください。
- Outlookでは、通知メールを送信する宛先メールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。
ステップ1：Microsoft TeamsとOutlookをマイアプリに連携する
まず、自動化に必要なMicrosoft TeamsとOutlookをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft Teamsのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
Outllokのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft TeamsとOutlookが登録されます。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで、簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Microsoft Teamsでの定期的なリマインド投稿を手作業で行うことに手間を感じたり、投稿を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでMicrosoft Teamsに自動でメッセージを投稿し、完了後にOutlookで通知を受け取ることが可能になり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを使い、手作業で定期的なリマインド投稿を行っている方
- 投稿業務とその後の完了報告を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内の情報共有やタスクのリマインドを徹底し、業務の抜け漏れを防ぎたいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で投稿と通知が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による投稿忘れや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リマインド業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、特定の日時など、リマインドを実行したいスケジュールを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでは、メッセージを投稿するチームやチャネル、メッセージの本文などを任意で設定してください。
- Outlookでは、通知メールを送信する宛先メールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。
■概要
Microsoft Teamsでの定期的なリマインド投稿を手作業で行うことに手間を感じたり、投稿を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでMicrosoft Teamsに自動でメッセージを投稿し、完了後にOutlookで通知を受け取ることが可能になり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを使い、手作業で定期的なリマインド投稿を行っている方
- 投稿業務とその後の完了報告を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- チーム内の情報共有やタスクのリマインドを徹底し、業務の抜け漏れを防ぎたいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で投稿と通知が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による投稿忘れや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リマインド業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、特定の日時など、リマインドを実行したいスケジュールを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでは、メッセージを投稿するチームやチャネル、メッセージの本文などを任意で設定してください。
- Outlookでは、通知メールを送信する宛先メールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。
すると、下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
Yoomのスケジュールトリガーを使ってフローが起動する日時を指定していきましょう！
スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！
- 日付指定
- Cron設定
Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法はこちらのサイトを参照ください。
スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4：Microsoft Teamsにメッセージを送信する
次にMicrosoft Teamsと連携して、チャネルにメッセージを送ります。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックしましょう。
「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
下へ進み、繰り返し投稿するメッセージ内容を入力します。改行を含めたい場合、改行コードの挿入が必要なため、こちらのページを参考に設定しましょう。
以降の項目は必要な場合、設定してください。ファイルつきメッセージを送付する方法は、こちらのページで記載されています。
入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら内容を確認して「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Outlookにメールを送信する
次にOutlookと連携し、メールを送ります。
「メールを送る」をクリックしてください。
Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、必須項目を入力します。
To:通知したい人のメールアドレスを設定してください。
本文に入力した内容がメールに反映されます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックしましょう。
「メールの送信内容」に誤りがないかを確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、入力したアドレスにテストメールが送信されます。
Yoomに戻り「完了」をクリックしましょう！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Microsoft Teamsにリマインドを投稿し、完了後にOutlookで通知されるか確認してみてくださいね！
Microsoft TeamsやOutlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやOutlookを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Microsoft Teamsを活用した自動化例
スケジュールトリガー機能を活用することで、決まった日時に行う定型業務の対応忘れを未然に防止できるはずです。
また、投稿メッセージをデータベースツールに自動で集約することも可能です。
■概要
Asanaでタスクを管理しているものの、毎日期限を確認し、チームにリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。重要なタスクの通知が漏れてしまうと、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にAsanaから当日期限のタスクを自動で抽出し、Microsoft Teamsに通知できます。これにより日々の手作業によるリマインド業務から解放され、タスクの対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでタスク管理をしており、毎日の期限確認とリマインドに手間を感じている方
- チームのタスク抜け漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗を円滑にしたいマネージャーの方
- AsanaとMicrosoft Teamsを連携させ、定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間に自動でタスクを取得し通知するため、リマインド業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による確認漏れや通知忘れを防ぎ、重要なタスクの対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎日決まった時間にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでAsanaのアクションを設定し、当日期限のタスク情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、取得したタスク情報をもとに、Microsoft Teamsへ通知するメッセージ本文を生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsのアクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaからタスクを取得する際に、対象のプロジェクトやタグなどを指定することで、通知したいタスクの範囲を任意に設定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャンネルやメンションするメンバーを任意で設定でき、タスク名や期限など通知に含める情報も自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Google スプレッドシートで管理しているタスクや案件について、日付を確認して毎日手作業でMicrosoft Teamsに通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知する一連の流れを自動化できるため、毎日の報告業務の効率化や通知漏れの防止に繋がります。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsを使い、毎日の情報共有を手作業で行っている方
- タスクの期日やアポイント情報などをチームにリマインドする定例業務を自動化したいと考えている方
- 手作業による重要な通知の抜け漏れを防ぎ、情報共有を円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートの情報を自動で取得しMicrosoft Teamsへ通知するため、手作業での確認や連絡業務の時間を短縮します。
- 人の手による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なリマインドや情報共有を確実に行うことができます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットが起動する任意のスケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードを取得するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動させたい曜日や時間などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象となるスプレッドシートのIDや取得条件などを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームのIDやチャネルID、通知するメッセージの本文などを任意で設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限の確認とチームへの共有を手作業で行っていませんか？タスクの共有漏れや確認の手間は、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間にNotionデータベースから期限日のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知できるため、こうした手間や見落としを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理しているタスクの共有を、Microsoft Teamsを使って手動で行っている方
- チーム全体のタスクの進捗管理やリマインドを効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 日々の定型的なタスク通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝のタスク確認と通知作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業によるタスクの確認漏れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行忘れを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、通知したい日時（例：毎朝9時）を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大100件）」アクションで、本日が期限のタスクを抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動したい曜日や時間を自由にカスタマイズできます。
- Notionからレコードを取得する設定では、対象のデータベースIDを指定するだけでなく、「期限日が今日」といった条件をフィルターで設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームIDやチャネルIDを任意で指定し、通知するメッセージ内容も自由に編集できます。
■注意事項
- Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsでのコミュニケーションをBacklogの課題管理に手作業で反映させる際、転記の手間や情報共有の漏れに課題を感じることはありませんか。特に、関連する議論や報告がリアルタイムで発生する場合、手動での更新は追いつかなくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿に特定の課題IDが含まれていた場合に、自動でBacklogの対象課題へコメントを追加し、情報連携の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとBacklogを併用し、開発やプロジェクト管理を行っている方
- コミュニケーションツールとタスク管理ツールの情報連携を自動化したい方
- 手作業による情報転記の手間を削減し、抜け漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点にBacklogへ自動でコメントが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたメッセージにBacklogの課題IDが含まれている場合のみ、次の処理に進むよう設定します。
- 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿から課題IDやコメント内容を抽出します。
- 最後に、Backlogの「課題コメントの追加」アクションを設定し、抽出した情報を基に対応する課題へコメントを自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Teamsの投稿から抽出したい情報を任意に設定できます。例えば、投稿本文全体や特定の部分のみをコメントとして抽出することが可能です。
- Backlogへコメントを追加するアクションでは、どのプロジェクトの課題に追加するかを設定したり、前段のAI機能で取得した課題IDなどの値を変数として埋め込んだりできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発になるほど、重要な情報が流れてしまいがちではないでしょうか。後から特定のメッセージを探したり、情報を整理したりするのに手間がかかるといった課題を感じることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でAirtableのレコードとして追加できます。これにより、手作業での転記漏れや手間をなくし、情報を効率的に集約、管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft Teamsの投稿を手作業でAirtableに転記しており、手間を削減したいと考えている方
- チャットで共有された重要な情報をAirtableに集約し、タスクやナレッジとして管理したいチームリーダーの方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、業務の生産性を高めたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Teamsにメッセージが投稿されると、自動でAirtableへレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 重要な情報やタスク依頼などをAirtableに一元管理できるため、情報の散逸を防ぎ、後から確認や検索がしやすくなります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで正規表現機能を使い、取得したメッセージから必要な情報のみを抽出したり、特定の文字列を置換したりする設定をします。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、前段のオペレーションで取得した情報を元にレコードを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- 正規表現によるデータの置換オペレーションでは、メッセージ内容に応じて置換対象や置換箇所を任意で設定できます。
- Airtableのレコード作成オペレーションでは、Microsoft Teamsから取得した投稿者の情報やメッセージ本文などを引用し、任意のフィールドに自由に設定してください。
■注意事項- Microsoft Teams、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaでタスクを管理しているものの、毎日期限を確認し、チームにリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。重要なタスクの通知が漏れてしまうと、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にAsanaから当日期限のタスクを自動で抽出し、Microsoft Teamsに通知できます。これにより日々の手作業によるリマインド業務から解放され、タスクの対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでタスク管理をしており、毎日の期限確認とリマインドに手間を感じている方
- チームのタスク抜け漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗を円滑にしたいマネージャーの方
- AsanaとMicrosoft Teamsを連携させ、定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間に自動でタスクを取得し通知するため、リマインド業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による確認漏れや通知忘れを防ぎ、重要なタスクの対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎日決まった時間にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでAsanaのアクションを設定し、当日期限のタスク情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、取得したタスク情報をもとに、Microsoft Teamsへ通知するメッセージ本文を生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsのアクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaからタスクを取得する際に、対象のプロジェクトやタグなどを指定することで、通知したいタスクの範囲を任意に設定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャンネルやメンションするメンバーを任意で設定でき、タスク名や期限など通知に含める情報も自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsを使い、毎日の情報共有を手作業で行っている方
- タスクの期日やアポイント情報などをチームにリマインドする定例業務を自動化したいと考えている方
- 手作業による重要な通知の抜け漏れを防ぎ、情報共有を円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
- 毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートの情報を自動で取得しMicrosoft Teamsへ通知するため、手作業での確認や連絡業務の時間を短縮します。
- 人の手による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なリマインドや情報共有を確実に行うことができます。
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットが起動する任意のスケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードを取得するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動させたい曜日や時間などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象となるスプレッドシートのIDや取得条件などを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームのIDやチャネルID、通知するメッセージの本文などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限の確認とチームへの共有を手作業で行っていませんか？タスクの共有漏れや確認の手間は、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間にNotionデータベースから期限日のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知できるため、こうした手間や見落としを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理しているタスクの共有を、Microsoft Teamsを使って手動で行っている方
- チーム全体のタスクの進捗管理やリマインドを効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 日々の定型的なタスク通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝のタスク確認と通知作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業によるタスクの確認漏れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行忘れを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、通知したい日時（例：毎朝9時）を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大100件）」アクションで、本日が期限のタスクを抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動したい曜日や時間を自由にカスタマイズできます。
- Notionからレコードを取得する設定では、対象のデータベースIDを指定するだけでなく、「期限日が今日」といった条件をフィルターで設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームIDやチャネルIDを任意で指定し、通知するメッセージ内容も自由に編集できます。
■注意事項
- Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsでのコミュニケーションをBacklogの課題管理に手作業で反映させる際、転記の手間や情報共有の漏れに課題を感じることはありませんか。特に、関連する議論や報告がリアルタイムで発生する場合、手動での更新は追いつかなくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿に特定の課題IDが含まれていた場合に、自動でBacklogの対象課題へコメントを追加し、情報連携の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとBacklogを併用し、開発やプロジェクト管理を行っている方
- コミュニケーションツールとタスク管理ツールの情報連携を自動化したい方
- 手作業による情報転記の手間を削減し、抜け漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点にBacklogへ自動でコメントが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたメッセージにBacklogの課題IDが含まれている場合のみ、次の処理に進むよう設定します。
- 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿から課題IDやコメント内容を抽出します。
- 最後に、Backlogの「課題コメントの追加」アクションを設定し、抽出した情報を基に対応する課題へコメントを自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Teamsの投稿から抽出したい情報を任意に設定できます。例えば、投稿本文全体や特定の部分のみをコメントとして抽出することが可能です。
- Backlogへコメントを追加するアクションでは、どのプロジェクトの課題に追加するかを設定したり、前段のAI機能で取得した課題IDなどの値を変数として埋め込んだりできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿を手作業でAirtableに転記しており、手間を削減したいと考えている方
- チャットで共有された重要な情報をAirtableに集約し、タスクやナレッジとして管理したいチームリーダーの方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、業務の生産性を高めたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsにメッセージが投稿されると、自動でAirtableへレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 重要な情報やタスク依頼などをAirtableに一元管理できるため、情報の散逸を防ぎ、後から確認や検索がしやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで正規表現機能を使い、取得したメッセージから必要な情報のみを抽出したり、特定の文字列を置換したりする設定をします。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、前段のオペレーションで取得した情報を元にレコードを作成するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- 正規表現によるデータの置換オペレーションでは、メッセージ内容に応じて置換対象や置換箇所を任意で設定できます。
- Airtableのレコード作成オペレーションでは、Microsoft Teamsから取得した投稿者の情報やメッセージ本文などを引用し、任意のフィールドに自由に設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookを活用した自動化例
受信した内容をデータベースツールやクラウドストレージサービスに自動で反映したり、OCR（データ読み取り機能）を活用して必要な情報を関係者に素早く共有することも可能です。
■概要Outlookで受信した重要なメールの確認漏れや、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。手作業での情報共有は手間がかかるだけでなく、Microsoft Teamsへの転記ミスや通知漏れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を要約し、Microsoft Teamsの指定チャネルへ即座に通知できるため、重要な情報の見逃しを防ぎ、チーム内の迅速な情報共有を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信したメールを、Microsoft Teamsを使い手動で共有している方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、チームでの迅速な情報共有体制を構築したい方
- OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでのメール受信からMicrosoft Teamsへの通知までを自動化するため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- メールの見落としや共有漏れ、転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、確実な情報連携をサポートします。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsへメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のチャネルや個人を任意で設定できます。
- 送信するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーや前段のオペレーションで取得したメールの件名やAIによる要約結果などを変数として埋め込むことが可能です。
◼️注意事項- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は「Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法」を参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」フローは情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookを日常的に利用している方
- Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
- kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
- 顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でkintoneに登録することができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
■概要Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を削減します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方
- チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方
- メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業が減ることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要DocuSignでの電子契約は便利ですが、契約完了後の関係者への通知は手作業で行っていませんか。都度Outlookでメールを作成・送信する作業は手間がかかる上に、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングをトリガーとして、指定した宛先にOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、通知業務の工数を削減し、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了後、手作業でOutlookから関係者へ通知している方
- 契約関連の連絡業務における、通知漏れや遅延などのミスを防止したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了を起点にOutlookのメールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた通知業務の時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約完了の情報を関係者へ確実に伝達することが可能になります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのメール送信オペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したDocuSignの契約者名や完了日といった情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます。
■注意事項- Docusign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、定型業務でありながらも確認漏れや転記ミスが許されず、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でOCR処理し、その内容をSlackへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの帳票処理に手間を感じている経理・総務担当者の方
- 手作業でのファイル確認やSlackへの情報転記に非効率を感じているチームリーダーの方
- 帳票処理に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 添付ファイルのダウンロードから内容の読み取り、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続けて「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を特定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定することで、そのフォルダにメールが届いた時のみフローを起動させることが可能です。
- OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求金額、取引先名など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することができます。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや、OCRで読み取った情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールを、Microsoft Teamsを使い手動で共有している方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、チームでの迅速な情報共有体制を構築したい方
- OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Teamsへの通知までを自動化するため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- メールの見落としや共有漏れ、転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、確実な情報連携をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のチャネルや個人を任意で設定できます。
- 送信するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーや前段のオペレーションで取得したメールの件名やAIによる要約結果などを変数として埋め込むことが可能です。
◼️注意事項
- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は「Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法」を参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」フローは情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookを日常的に利用している方
- Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
- kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
- 顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でkintoneに登録することができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を削減します。
- Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに格納している方
- チームで利用するGoogle Driveへのファイル共有を徹底、効率化したいマネージャーの方
- メールからのファイル保存といった定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業が減ることで、ファイルの保存忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名などを任意で設定してください。
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、手作業でOutlookから関係者へ通知している方
- 契約関連の連絡業務における、通知漏れや遅延などのミスを防止したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了を起点にOutlookのメールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた通知業務の時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約完了の情報を関係者へ確実に伝達することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信オペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したDocuSignの契約者名や完了日といった情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます。
■注意事項
- Docusign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、定型業務でありながらも確認漏れや転記ミスが許されず、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でOCR処理し、その内容をSlackへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの帳票処理に手間を感じている経理・総務担当者の方
- 手作業でのファイル確認やSlackへの情報転記に非効率を感じているチームリーダーの方
- 帳票処理に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 添付ファイルのダウンロードから内容の読み取り、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続けて「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を特定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定することで、そのフォルダにメールが届いた時のみフローを起動させることが可能です。
- OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求金額、取引先名など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することができます。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや、OCRで読み取った情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
今回は、Microsoft Teamsでの繰り返し投稿をOutlookで通知する自動化フローボットについてご紹介しました。
毎日や毎週の定型的な投稿、リマインダーなどを手動で行うのは、時間がかかるだけでなく、うっかり忘れてしまうリスクも伴いますよね？
このような繰り返し作業は、Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に効率化できます！
ご紹介したように、Microsoft Teamsへの定期投稿だけでなく、投稿完了後の通知まで自動化すれば、より確実に業務を進められるでしょう。
設定したスケジュール通りに自動で投稿が実行されるため、投稿忘れの心配から解放され、担当者の負担軽減が期待できます。
こうして生まれた時間を、より創造的な業務に充てることができるのではないでしょうか。
Yoomには、今回ご紹介したMicrosoft Teamsの連携以外にも、日々の様々な業務を効率化するための自動化テンプレートが豊富に用意されています。
ぜひ、業務効率化のヒントとして、Yoomの自動化テンプレートをチェックしてみてくださいね！
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