チャットツールで完了通知を受け取る
こちらは、Microsoft Teamsへの繰り返し投稿が完了した際に、SlackやDiscordといった別のチャットツールへ通知を送る連携パターンです。
チーム内で複数のチャットツールを併用している場合や、特定の通知は別のツールで受け取りたい場合に最適です。
これにより、コミュニケーションツールを集約し、スムーズな情報連携が期待できます！
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Microsoft Teamsは、ビジネスコミュニケーションに欠かせないツールとして多くの企業で活用されていますね。
日々の業務連絡や情報共有はもちろんですが、「毎週月曜の朝に定例会議のリマインダーを送りたい」「毎月末に経費精算の催促をしたい」など、定期的に同じメッセージを投稿したい場面も多いのではないでしょうか？
とはいえ、これらの投稿を手動で行うのは意外と手間がかかりますし、忙しいとつい忘れてしまうことも...
連絡漏れやリマインド遅れは、業務の遅延にも繋がりかねません。
この記事では、そんなちょっとしたストレスを解消するために、プログラミング不要でMicrosoft Teamsへの繰り返し投稿を自動化する方法を具体的な手順も交えてご紹介します！
「細かい説明はいいから、とにかく早く試してみたい！」という方もいらっしゃるかもしれませんね。
ご安心ください！
Microsoft Teamsへの繰り返し投稿を自動化するためのテンプレートをご用意しています。
以下のバナーから、すぐに設定を始めることができます。
Microsoft Teamsへの定期的なメッセージ投稿を自動化するだけでなく、「投稿がちゃんと実行されたか確認したい」「完了したら関係者に知らせたい」といったニーズもあるかもしれません。
そこで、スケジュールをトリガーとしてMicrosoft Teamsに投稿し、さらにその完了をメールや他のチャットツールで通知する、具体的な連携パターンをご紹介します。
この連携パターンでは、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft Teamsに定期的な投稿を行い、投稿が完了したらOutlookやGmailなどのメールツールへ通知します。
普段からメールでの通知確認をメインにしている方におすすめです!
重要な投稿が実行されたことを確実に把握できるため、見逃しを防ぐのに役立つでしょう。
こちらは、Microsoft Teamsへの繰り返し投稿が完了した際に、SlackやDiscordといった別のチャットツールへ通知を送る連携パターンです。
チーム内で複数のチャットツールを併用している場合や、特定の通知は別のツールで受け取りたい場合に最適です。
これにより、コミュニケーションツールを集約し、スムーズな情報連携が期待できます！
ここでは、例として「定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する」自動化フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
プログラミングの知識は不要で、画面の指示に従って設定を進めるだけです！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
まず、自動化に必要なMicrosoft TeamsとOutlookをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Teamsを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
(2)Microsoft Teamsのサインイン画面から、お持ちのアカウントを入力してログインを行ってください。
(3)次にOutlookの連携を行います。
こちらもYoomの新規接続一覧からOutlookをクリックします。
先ほどと同様、ログインを進めてください。
完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft TeamsとOutlookが登録されます。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)Yoomのスケジュールトリガーを使ってフローが起動する日時を指定していきましょう！
スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(2)「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！
Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。
スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にMicrosoft Teamsと連携して、チャネルにメッセージを送ります。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
下へ進み、繰り返し投稿するメッセージ内容を入力します。
以降の項目は必要な場合、設定してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
下の画像のようにテストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にOutlookと連携し、メールを送ります。
「メールを送る」をクリックします。
(2)「メールの設定」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、必須項目を入力します。
本文に入力した内容がメールに反映されます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックしましょう。
(3)「メール送信テスト」画面から、内容に誤りがないかを確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、入力したアドレスにテストメールが送信されます。
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう！
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Microsoft Teamsにリマインドを投稿し、完了後にOutlookで通知されるか確認してみてくださいね！
Microsoft Teamsへの繰り返し投稿以外にも、Microsoft Teamsを活用した様々な業務自動化が可能です。
ここでは、参考としてMicrosoft Teamsに関連する他の自動化の例をいくつかご紹介します。
今回は、Microsoft Teamsでの繰り返し投稿を自動化する方法についてご紹介しました。
毎日や毎週の定型的な投稿、リマインダーなどを手動で行うのは、時間がかかるだけでなく、うっかり忘れてしまうリスクも伴いますよね？
このような繰り返し作業は、Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に効率化できます！
ご紹介したように、Microsoft Teamsへの定期投稿だけでなく、投稿完了後の通知まで自動化すれば、より確実に業務を進められるでしょう。
設定したスケジュール通りに自動で投稿が実行されるため、投稿忘れの心配から解放され、担当者の負担軽減が期待できます。
こうして生まれた時間を、より創造的な業務に充てることができるのではないでしょうか。
Yoomには、今回ご紹介したMicrosoft Teamsの連携以外にも、<span class="mark-yellow">日々の様々な業務を効率化するための自動化テンプレートが豊富に用意</span>されています。
ぜひ、業務効率化のヒントとして、Yoomの自動化テンプレートをチェックしてみてくださいね！
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