【簡単設定】Microsoft Teamsへの定期的な投稿を自動化する方法

Microsoft Teamsは、ビジネスコミュニケーションに欠かせないツールとして多くの企業で活用されていますね。
日々の業務連絡や情報共有はもちろんですが、「毎週月曜の朝に定例会議のリマインダーを送りたい」「毎月末に経費精算の催促をしたい」など、定期的に同じメッセージを投稿したい場面も多いのではないでしょうか？
とはいえ、これらの投稿を手動で行うのは意外と手間がかかりますし、忙しいとつい忘れてしまうことも...
連絡漏れやリマインド遅れは、業務の遅延にも繋がりかねません。

この記事では、そんなちょっとしたストレスを解消するために、プログラミング不要でMicrosoft Teamsへの繰り返し投稿を自動化する方法を具体的な手順も交えてご紹介します！

Microsoft TeamsとOutlookを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら

Microsoft TeamsとOutlookを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！

AIを活用した便利な自動化テンプレート

Microsoft Teamsのチャット内容をOpenAIで要約し、Outlookで関係者にメール送信する

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■概要
「Microsoft Teamsのチャット内容をOpenAIで要約し、Outlookで関係者にメール送信する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションを効率的に管理する業務ワークフローです。
日々のMicrosoft Teamsで交わされる膨大なチャット内容を手作業で整理するのは大変ですよね。そこで、このワークフローを使えば、チャット内容を自動的に要約し、必要な情報を関係者にOutlook経由でメール送信できます。これにより、情報共有のスピードと正確性が向上し、業務の効率化が図れます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでのチャットが多く、情報整理に時間を取られているチームリーダー
・OpenAIを活用して業務プロセスを自動化したいIT担当者
・関係者への定期的な報告メールを効率化したいビジネスマネージャー
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Outlookと連携させたい方

■注意事項
・Microsoft Teams、OpenAI、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Outlookで受信したメール内容をAIで要約してMicrosoft Teamsに自動転送する

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■概要
「Outlookで受信したメール内容をAIで要約してMicrosoft Teamsに自動転送する」ワークフローは、Outlookで受信したメール内容をAIで要約し、その要約をMicrosoft Teamsに通知する仕組みです。
このフローでは、メールの本文をAIが自動的に要約し、重要なポイントを短くまとめてMicrosoft Teamsの指定されたチャンネルに通知します。これにより、チームメンバーは詳細なメール内容を一目で確認でき、迅速に対応できるようになります。
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■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールを素早く要約し、チーム内で共有したい担当者
・Microsoft Teamsを使って、重要な情報を迅速に伝達したいオフィスワーカー
・メールの内容を手動で転送する手間を減らしたいチームリーダー
・AIを活用して業務効率化を図りたい企業やチーム

■注意事項
・Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
「Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Teamsに通知する」フローは、メール管理を効率化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して多くのメールを管理しており、重要なメールを迅速に把握したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内でスムーズな情報共有を図りたい方
・メール管理にかかる時間を削減し、業務効率を向上させたいビジネスパーソン
・AIや自動化ツールを活用して、日常業務の負担を軽減したい方
・大量のメール対応に追われており、優先順位を自動で設定したい方

■注意事項
・Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookの受信内容をChatGPTで解析し、Microsoft Teamsにアラートを通知する

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■概要
「Outlookの受信内容をChatGPTで解析し、Microsoft Teamsにアラートを通知する」ワークフローは、メールの内容を自動で分析し、重要な情報をチームに共有する業務ワークフローです。
日々大量に届くメールから必要な情報を抽出し、Microsoft Teamsでのアラート通知を通じてチーム全体の連携を強化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールの内容を効率的に管理したいビジネスパーソン
・チーム内の情報共有の効率化を図りたいMicrosoft Teamsユーザー
・メール解析を自動化し、業務の効率化を目指すIT担当者
・ChatGPTのAI機能を活用してメール内容の精度を高めたい方
・アラート通知を通じて重要な情報を見逃したくないプロジェクトリーダー

■注意事項
・Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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OCR(データ読み取り機能)を活用した便利な自動化テンプレート

Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する

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Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■注意事項
・Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しMicrosoft Teamsに通知する

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Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■注意事項
・Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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通知を自動化する便利なテンプレート

Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する

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■概要
Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知するフローです。
フォーム入力からの情報を自動で活用して業務をスムーズに進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを日常的に活用している担当者の方
　・フォームからのデータを効率的に活用したいと考えている方
・Outlookでのメール送信を自動化したいビジネスパーソン
　・手動でのメール送信に時間を取られている方
・Microsoft Teamsでの連絡を効率的に行いたいチームリーダー
　・チームへの情報共有をリアルタイムで行いたい方
・業務の効率化を図りたい経営者や管理職の方
　・ルーティン作業を自動化して、より重要な業務に集中したい方

■注意事項
・Googleフォーム、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、情報共有をスピーディにします。
自動で通知されるため、通知漏れを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを活用してスケジュール管理を行っているビジネスパーソン
・チームでOutlookのカレンダーを共有しているが、予定の見落としが発生しやすい方
・カレンダーに登録されたイベントの情報を迅速に共有し、スムーズな業務を行いたいと考える方
・Microsoft Teamsをメインのコミュニケーションツールとして利用している方
・イベントや会議の最新情報を迅速に把握したい方
・チームリーダーとして、メンバーのスケジュールを効率的に管理したい方

■注意事項
・OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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フォームの内容をもとにOutlookにタスクを作成してMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
「フォームの内容をもとにOutlookにタスクを作成してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、タスク管理の効率化と情報共有の迅速化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・業務でOutlookを使ってタスク管理をしている方
・Microsoft Formsを活用して顧客やチームメンバーからの情報収集を行っている方
・タスクの割り当てや進捗管理を迅速に行いたいと考えている方
・社内でMicrosoft Teamsを利用している企業
・Microsoft Teamsを日常的に使ってタスクの進捗確認や情報共有を行いたい方
・自動化を活用して業務効率を上げたいと考えているプロジェクトマネージャーやチームリーダー

■注意事項
・OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する

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■概要
「定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する」ワークフローは、Microsoft Teamsへの繰り返し投稿とタスク完了時のOutlook通知を自動化します。
これにより、チームメンバーが重要なタスクを見逃さず、効率的に業務を進めるサポートをします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用し、定期的なリマインドが必要なチームリーダーの方
・タスク完了時に迅速に通知を受け取りたいOutlookユーザー
・業務の自動化を通じてチームの生産性を向上させたい経営者や管理者
・RPAやAPI連携を活用して、繰り返しの業務を効率化したいIT担当者

■注意事項
・Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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とにかく早く試したい方へ

「細かい説明はいいから、とにかく早く試してみたい！」という方もいらっしゃるかもしれませんね。
ご安心ください！
Microsoft Teamsへの繰り返し投稿を自動化するためのテンプレートをご用意しています。
以下のバナーから、すぐに設定を始めることができます。

定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する

試してみる

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■概要
「定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する」ワークフローは、Microsoft Teamsへの繰り返し投稿とタスク完了時のOutlook通知を自動化します。
これにより、チームメンバーが重要なタスクを見逃さず、効率的に業務を進めるサポートをします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用し、定期的なリマインドが必要なチームリーダーの方
・タスク完了時に迅速に通知を受け取りたいOutlookユーザー
・業務の自動化を通じてチームの生産性を向上させたい経営者や管理者
・RPAやAPI連携を活用して、繰り返しの業務を効率化したいIT担当者

■注意事項
・Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する

試してみる

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■概要
「定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する」ワークフローは、Microsoft Teamsへの繰り返し投稿とタスク完了時のOutlook通知を自動化します。
これにより、チームメンバーが重要なタスクを見逃さず、効率的に業務を進めるサポートをします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用し、定期的なリマインドが必要なチームリーダーの方
・タスク完了時に迅速に通知を受け取りたいOutlookユーザー
・業務の自動化を通じてチームの生産性を向上させたい経営者や管理者
・RPAやAPI連携を活用して、繰り返しの業務を効率化したいIT担当者

■注意事項
・Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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[Yoomとは]

Microsoft Teamsへの定期的な投稿を自動化し、通知するフローを作ってみよう

ここでは、例として「定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する」自動化フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
プログラミングの知識は不要で、画面の指示に従って設定を進めるだけです！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

フローの作成方法

今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。

• Microsoft TeamsとOutlookをマイアプリに連携する
• テンプレートをコピーする
• スケジュールトリガーおよびMicrosoft Teams・Outlookのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する

試してみる

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■概要
「定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する」ワークフローは、Microsoft Teamsへの繰り返し投稿とタスク完了時のOutlook通知を自動化します。
これにより、チームメンバーが重要なタスクを見逃さず、効率的に業務を進めるサポートをします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用し、定期的なリマインドが必要なチームリーダーの方
・タスク完了時に迅速に通知を受け取りたいOutlookユーザー
・業務の自動化を通じてチームの生産性を向上させたい経営者や管理者
・RPAやAPI連携を活用して、繰り返しの業務を効率化したいIT担当者

■注意事項
・Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1：Microsoft TeamsとOutlookをマイアプリに連携する

まず、自動化に必要なMicrosoft TeamsとOutlookをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Teamsを選択します。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

(2)Microsoft Teamsのサインイン画面から、お持ちのアカウントを入力してログインを行ってください。

(3)次にOutlookの連携を行います。
こちらもYoomの新規接続一覧からOutlookをクリックします。
先ほどと同様、ログインを進めてください。

完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft TeamsとOutlookが登録されます。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで、簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『試してみる』をクリックしましょう。

定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する

試してみる

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■概要
「定期的にMicrosoft Teamsにリマインドを繰り返し投稿し、完了後にOutlookで通知する」ワークフローは、Microsoft Teamsへの繰り返し投稿とタスク完了時のOutlook通知を自動化します。
これにより、チームメンバーが重要なタスクを見逃さず、効率的に業務を進めるサポートをします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用し、定期的なリマインドが必要なチームリーダーの方
・タスク完了時に迅速に通知を受け取りたいOutlookユーザー
・業務の自動化を通じてチームの生産性を向上させたい経営者や管理者
・RPAやAPI連携を活用して、繰り返しの業務を効率化したいIT担当者

■注意事項
・Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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すると、下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

(1)Yoomのスケジュールトリガーを使ってフローが起動する日時を指定していきましょう！
スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。

曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！

• 日付指定

• Cron設定

Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法はこちらのサイトを参照ください。

スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsにメッセージを送信する

(1)次にMicrosoft Teamsと連携して、チャネルにメッセージを送ります。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックしましょう。

(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。

下へ進み、繰り返し投稿するメッセージ内容を入力します。改行を含めたい場合、改行コードの挿入が必要なため、こちらのページを参考に設定しましょう。

以降の項目は必要な場合、設定してください。ファイルつきメッセージを送付する方法は、こちらのページで記載されています。
入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう。

下の画像のようにテストが成功し、実際に設定した内容でMicrosoft Teamsに通知が届いたら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ5：Outlookにメールを送信する

(1)次にOutlookと連携し、メールを送ります。
「メールを送る」をクリックしてください。

(2)「メールの設定」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。

下へ進み、必須項目を入力します。

• To:通知したい人のメールアドレスを設定してください。

本文に入力した内容がメールに反映されます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックしましょう。

(3)「メール送信テスト」画面から、内容に誤りがないかを確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功すると、入力したアドレスにテストメールが送信されます。
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう！

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Microsoft Teamsにリマインドを投稿し、完了後にOutlookで通知されるか確認してみてくださいね！

Microsoft TeamsやOutlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやOutlookを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Microsoft Teamsを活用した自動化例

スケジュールトリガー機能を活用することで、決まった日時に行う定型業務の対応忘れを未然に防止できるはずです。
また、投稿メッセージをデータベースツールに自動で集約することも可能です。

Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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毎日、Asanaから当日期限のタスクを取得してMicrosoft Teamsにリマインド通知する

試してみる

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■概要
「毎日、Asanaから当日期限のタスクを取得してMicrosoft Teamsにリマインド通知する」フローは、チームのタスク管理を効率化し、重要な締切を見逃さないための業務ワークフローです。
毎日自動でAsanaからタスクを抽出し、Microsoft Teamsにリマインド通知を送信することで、メンバー全員が最新のタスク状況を把握できます。
この自動化により、手動での確認作業を削減し、プロジェクトの進行をスムーズに保つことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行っているが、タスクの期限管理に課題を感じているチームリーダーの方
・Microsoft Teamsを活用してコミュニケーションを取っているが、手動でのタスクリマインドを煩雑だと感じている方
・タスク管理の自動化を通じて、チームの生産性を向上させたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務効率化を図りたいIT担当者の方

■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容をAirtableに追加する

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Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容をAirtableに追加するフローです。

■注意事項
・Google Chat、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsの投稿に課題IDが含まれていたら、Backlogの対象課題にコメントを追加する

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■概要  
「Microsoft Teamsの投稿に課題IDが含まれていたら、Backlogの対象課題にコメントを追加する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションと課題管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft TeamsでBacklogの課題IDが言及された際に自動的にコメントを追加することで、情報の一元管理と迅速な対応を実現します。
これにより、チームメンバー間の連携が強化され、プロジェクトの進行がスムーズになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBacklogを日常的に利用しているプロジェクトマネージャーの方
・チーム内での課題共有やフィードバックの管理を効率化したい開発チームのリーダー
・コミュニケーションと課題管理の連携に課題を感じているIT部門の担当者
・業務ワークフローの自動化を通じて生産性向上を目指している企業の経営者

■注意事項
・Microsoft Teams、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Outlookを活用した自動化例

受信した内容をデータベースツールやクラウドストレージサービスに自動で反映したり、OCR（データ読み取り機能）を活用して必要な情報を関係者に素早く共有することも可能です。

DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する

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DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。

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Outlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する

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■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、定型業務でありながらも確認漏れや転記ミスが許されず、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でOCR処理し、その内容をSlackへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する請求書などの帳票処理に手間を感じている経理・総務担当者の方
・手作業でのファイル確認やSlackへの情報転記に非効率を感じているチームリーダーの方
・帳票処理に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Outlookでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知

試してみる

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Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Microsoft Teamsに通知するフローです。

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Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する

試してみる

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■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者‍
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方

■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230

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Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

試してみる

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Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。

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まとめ

今回は、Microsoft Teamsでの繰り返し投稿をOutlookで通知する自動化フローボットについてご紹介しました。
毎日や毎週の定型的な投稿、リマインダーなどを手動で行うのは、時間がかかるだけでなく、うっかり忘れてしまうリスクも伴いますよね？
このような繰り返し作業は、Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に効率化できます！

ご紹介したように、Microsoft Teamsへの定期投稿だけでなく、投稿完了後の通知まで自動化すれば、より確実に業務を進められるでしょう。
設定したスケジュール通りに自動で投稿が実行されるため、投稿忘れの心配から解放され、担当者の負担軽減が期待できます。
こうして生まれた時間を、より創造的な業務に充てることができるのではないでしょうか。
Yoomには、今回ご紹介したMicrosoft Teamsの連携以外にも、日々の様々な業務を効率化するための自動化テンプレートが豊富に用意されています。
ぜひ、業務効率化のヒントとして、Yoomの自動化テンプレートをチェックしてみてくださいね！
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