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「Backlogへの課題登録、毎回手作業で対応していて時間がかかる…」
「日々の業務で使う他のツールからBacklogへ情報を転記する際に、ミスや漏れが発生しがち…」
このように、プロジェクト管理ツールBacklogを利用する中で、手作業での課題登録や情報連携の煩雑さに悩んでいませんか？もし、<span class="mark-yellow">普段お使いのフォームツールからの問い合わせや、チャットツールでの重要なやり取り、データベースに蓄積された情報などをトリガーとして、Backlogに自動で課題を起票できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、プロジェクト管理の効率を向上させるとともに、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間も少ないので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々のプロジェクト管理業務をもっと楽にしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Backlogに課題を自動で登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Backlogをお使いの中で、他の業務ツールからの情報連携や、課題の手動登録に手間を感じていませんか？
ここでは、様々なツールをトリガーとしてBacklogに自動で課題を登録し、プロジェクト管理を効率化する具体的なテンプレートを紹介します！<span class="mark-yellow">
手作業による入力ミスや登録漏れを防ぎ、迅速な情報共有を実現することで、チーム全体のプロジェクト進行をスムーズにします。</span>
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールへの回答送信をきっかけに、Backlogへ自動で課題を登録する</span>ことができるので、顧客からの問い合わせや社内からのタスク依頼などをBacklog上で一元的に管理し、対応漏れを防ぎつつ業務を効率化できます！
<span class="mark-yellow">NotionなどのデータベースやCRMサービスへのデータ追加や更新を検知して、Backlogへ関連情報を基にした課題を自動で作成する</span>ことができるので、顧客情報やプロジェクトの進捗と連動したタスク管理が実現し、情報の一貫性を保ちながらスムーズな連携が可能です！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その内容をBacklogの課題として自動で登録する</span>ことができるので、チャットでの議論から生まれたタスクや重要な要望を確実にBacklogに集約し、対応漏れを防ぎます！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、その内容を基にBacklogに自動で課題を追加するフローを解説していきます！
<span class="mark-yellow">この設定により、例えば顧客からの問い合わせや社内からの依頼などをフォームで受け付け、自動的にBacklogのタスクとして管理できるようになります。</span>
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
まず、自動化に必要なGoogleフォームとBacklogをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(2)Googleのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(3)アカウントを選択します。
(4)「次へ」をクリックします。
(5)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
(6)次にBacklogの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からBacklogをクリックします。
「Backlogの新規登録」画面から、赤線を確認の上、ドメインを入力します。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(7)以下のような画面に移行されるので、「許可する」をクリックします。
Backlogのアプリ連携がうまくいかない場合は下記のサイトを参照ください。
Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとBacklogが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
始める前に、予めGoogleフォームに専用のフォームを作成しておきましょう！
それでは、Yoomに戻り、Googleフォームと連携して、回答が送信された際の設定を行います！
(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、赤枠を確認の上、先ほど作成したフォームのフォームIDを入力しましょう。
入力が終わったら、Googleフォームにテスト回答を送信し、Yoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
Googleフォームの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
また、Googleフォームをトリガーに設定した場合はテストが成功しても自動で質問内容が表示されません。
「＋取得する値を追加」をクリックして回答データを取得しましょう。
回答内容の詳しい取得方法については、下記のサイトをご確認ください。
設定が完了したら「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次に、Backlogと連携して、課題を追加します。
「課題を追加」をクリックします。
(2)Backlogの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Backlogと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「課題の追加」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題の識別IDを入力します。
課題の件名は先ほど取得した値から選択します。
下へ進み、課題の詳細に取得した値を使うことで、都度変更することなく、Googleフォームの情報を引用できます。
以降の項目は必須項目ではありません。必要な箇所に入力を行ってください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題が追加されているか確認してみてくださいね！
BacklogのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
登録された課題の内容をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに自動転記したり、Microsoft TeamsやDiscordに通知を送ったりすることが可能です。また、Backlogで追加された課題をAsanaにも同時に反映させることで、チーム全体のタスク管理を一元化できます。
この記事では、「Backlogへの課題登録を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Backlogと他のツールを連携させることで、フォームへの回答やチャットでの依頼、データベースの更新などをきっかけに、課題を自動で登録できるようになります。これにより、入力漏れや対応遅れといったミスを防ぎ、タスク管理の効率が大幅に向上します。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したBacklogへの課題登録の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。</span>チャットでの依頼や定期的な業務の自動化など、業務フローに応じた柔軟な設定が可能なのも嬉しいポイントです。
「課題登録の手間を減らしたい」「情報共有をもっとスムーズにしたい」「作業ミスをなくしたい」と考えている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自動化を体験してみてください。初期設定も簡単で、すぐに使い始めることができますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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