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「Google ChatとBacklogを日常的に使っていて、Chatでのやり取りを基にBacklogで課題を手入力するのが面倒…」
「Google Chatで重要なタスク依頼があったのに、忙しくてBacklogへの登録を忘れてしまい、後で問題になったことがある…」
このように、Google ChatとBacklog間での手作業による情報連携に限界を感じ、日々の業務で非効率やミスが発生していることにお悩みではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Chatの特定のメッセージをトリガーにして、その内容を自動的にBacklogに課題として登録したり、逆にBacklogの課題更新をGoogle Chatに通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。タスク管理の抜け漏れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑化することで、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間もほとんどありません。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の繰り返し作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google ChatとBacklogを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google ChatとBacklogのAPIを連携すれば、Google ChatのメッセージからBacklogへ課題を自動作成したり、その逆でBacklogの課題更新をGoogle Chatに通知したりといった連携が可能になり、<span class="mark-yellow">手作業による情報伝達の漏れや遅延を解消し、業務のスピードアップと正確性の向上を実現</span>します。これにより、プロジェクト管理やチームコミュニケーションが格段にスムーズになるため、これからご紹介する具体的な自動化例の中から、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Chatでのコミュニケーションの中で発生したタスクや依頼事項を、都度手作業でBacklogに課題として登録する手間や、忙しさのあまり登録を忘れてしまうといった課題を解決し、<span class="mark-yellow">Chatのメッセージから自動でBacklogに課題が作成されます。タスク管理の即時性と正確性が向上し、業務の抜け漏れを大幅に削減</span>できます。
この連携は、AIによる情報抽出や、内容の整形といったデータ加工処理を含むため、より柔軟な課題登録が可能です。
Google Chatで交わされる長文の議論や複雑な指示内容を、Backlogの課題として登録する際に手動で要約・整理する手間や、その内容のブレによって意図が正確に伝わらないといった課題を解消し、<span class="mark-yellow">AIがメッセージの要点を自動で抽出し要約するため、常に質の高い課題がBacklogに登録され、確認作業の負担も軽減</span>されます。
この連携は、AIによる文章生成を含むデータ加工処理により、メッセージの意図を汲み取った適切な課題概要の作成を実現します。
それでは、実際にGoogle ChatとBacklogを連携し、Google ChatのメッセージからBacklogへ課題を自動で作成するフローを作成してみましょう！
プログラミングの知識は一切不要であり、<span class="mark-yellow">画面上の操作だけで誰でも簡単に自動化の仕組みを構築できる</span>のが大きな特徴です。
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle ChatとBacklogの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Chatで投稿されたメッセージ内容をもとにBacklogで課題を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。
Sign in with Google をクリックし、連携する Google アカウントを選択します。
必要項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力し、『追加』をクリックします。
ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
検索結果からアプリ名を選択すると、ドメインの入力画面に切り替わります。
ドメインを入力して右下の追加ボタンをクリックします。これでBacklogのマイアプリ連携が完了です。
＞Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目をクリックします。この工程では、Google Chatで送信されたメッセージを定期間隔で検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックします。
Google Chatのスペースにテスト用にメッセージを送信しましょう。
設定ができたらテストボタンをクリックします。成功すると、メッセージから検知できる項目・値が取得できます。※画像は項目のみです。
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリックして次に進みましょう。
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、前の工程で取得したSlackのメッセージから、日付に該当するテキストを抽出する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
AIのタイプと、テキストの内容で消費タスクが異なります。フローボットを起動させてみて、運用にあったタイプに変更することもできますので、一旦事前設定のまま進めます。
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
設定の確認ができたらテストボタンをクリックしましょう。成功すると、指定した項目の値が抽出されます。
保存するをクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した値を使ってBacklogへの登録内容を設定します。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
識別IDまで入力が終わったら、下にスクロールします。
テストボタンをクリックしてテストに進みます。
成功すると追加した課題DIが取得できます。
保存するをクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。シートAを追加すると、シートCが更新されるようになりました。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
これまでGoogle ChatからBacklogへのデータ連携をご紹介しましたが、逆にBacklogで発生したイベント、例えば新しい課題の追加やステータスの更新などをGoogle Chatに通知するといった逆方向の連携も、業務効率化には非常に有効です。これにより、<span class="mark-yellow">Backlog上の重要な更新を見逃すことなく、チーム内での情報共有を迅速かつ確実に行えるようになり</span>ます。
もしBacklogからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Backlogに新しい課題が追加された際、その情報を都度チームメンバーにGoogle Chatで手動で共有する手間や、共有漏れによって対応が遅れるといった課題を解決し、<span class="mark-yellow">課題追加と同時に指定したGoogle ChatのスペースやDMに自動で通知が飛ぶため、リアルタイムな情報共有と迅速な対応開始が可能</span>になります
この連携は、Backlogの情報をGoogle Chatへ直接連携するシンプルな構成や、特定の条件でのみ通知を行う分岐処理を含むパターンで実現できます。
Backlogに追加される全ての課題ではなく、特定のプロジェクトや優先度の高い課題、あるいは自身が担当する課題のみをGoogle Chatで把握したいが、手動でのフィルタリングや通知作業が煩雑であるという課題に対応し、<span class="mark-yellow">予め設定した条件（例：特定の担当者、特定のステータス、特定のプロジェクトなど）に合致する課題が追加された場合のみGoogle Chatに通知されるため、重要な情報だけを効率的にキャッチアップ</span>できます。
この連携は、分岐処理を用いて、特定の条件を満たすデータのみを対象とするため、情報過多を防ぎ、必要な情報への集中を助けます。
業務の効率化をさらに進めるためには、Google ChatやBacklogだけでなく、さまざまなクラウドサービスや業務アプリとも柔軟に連携できる仕組みを取り入れることがポイントです。
多種多様な自動化パターンが用意されているため、現場の課題やニーズに合わせてぴったりの例を選び、実際の業務に応用してみてはいかがでしょうか。
Google Chatで投稿された内容の自動翻訳や、データベースへの記録、外部サービスへの通知といった幅広い業務プロセスの省力化が実現できます。
例えば、チャット上の情報をそのまま議事録として自動でまとめたり、プロジェクト管理ツールや情報共有サービスとつなげることで、コラボレーションや対応漏れの防止をサポートします。
Backlogで作成・更新した課題やタスク情報を、グループウェアの予定表に反映したり、ナレッジベースやチャットツールと連携することでスムーズな情報伝達が叶います。
データやファイルの連携にも対応し、社外のお問い合わせから業務管理まで、幅広いシーンで手作業を減らせるでしょう。
Google ChatとBacklogの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGoogle Chatのメッセージ内容をBacklogへ転記する作業や、Backlogの課題更新を担当者に通知する手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる情報の誤りや伝達漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はタスクの登録や共有といった定型業務から解放されるでしょう。
より迅速かつ正確な情報に基づいてプロジェクトを推進できるようになり、本来注力すべき戦略的な業務や創造的な活動に集中できる貴重な時間を確保できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、パズルを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の業務における繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を実際に体験してみてください！
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