Google Chatで投稿されたメッセージ内容をもとにBacklogで課題を作成する
試してみる
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Chatで投稿されたメッセージ内容をもとにBacklogで課題を作成するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google Chatで投稿されたメッセージ内容をもとにBacklogで課題を作成する
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「Google ChatとBacklogを日常的に使っていて、Chatでのやり取りを基にBacklogで課題を手入力するのが面倒…」
もし、Google Chatの特定のメッセージをトリガーにして、その内容を自動的にBacklogに課題として登録したり、逆にBacklogの課題更新をGoogle Chatに通知する仕組み
タスク管理の抜け漏れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑化することで、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて 、導入にかかる手間や時間もほとんどありません。
Google ChatとBacklogを連携してできること
Google ChatとBacklogのAPIを連携すれば、Google ChatのメッセージからBacklogへ課題を自動作成できます。
また、その逆でBacklogの課題更新をGoogle Chatに通知したりといった連携が可能になり、手作業による情報伝達の漏れや遅延を解消し、業務のスピードアップと正確性の向上を実現 するでしょう。
これにより、プロジェクト管理やチームコミュニケーションが格段にスムーズになるため、これからご紹介する具体的な自動化例の中から、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Chatで投稿されたメッセージ内容をもとにBacklogで課題を作成する
Google Chatのメッセージから自動でBacklogに課題が作成されるため、Google Chatで発生したタスクや依頼事項を手作業でBacklogに課題として登録する手間や、忙しさのあまり登録を忘れてしまうといった課題を解決 します。
タスク管理の即時性と正確性が向上し、業務の抜け漏れを削減できます。
Google Chatで投稿されたメッセージ内容をもとにBacklogで課題を作成する
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Google Chatで投稿されたメッセージ内容から、課題の詳細を要約しBacklogで課題を作成する
AIがメッセージの要点を自動で抽出し要約したあとBacklogに登録されるため、長文の議論や複雑な指示内容を手動で要約・整理する手間や、その内容のブレによって意図が正確に伝わらないといった課題を解消 します。
確認作業の負担も軽減されそうです。
Google Chatで投稿されたメッセージ内容から、課題の詳細を要約しBacklogで課題を作成する
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Google ChatとBacklogの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGoogle ChatとBacklogを連携し、Google ChatのメッセージからBacklogへ課題を自動で作成するフローを作成してみましょう！
プログラミングの知識は一切不要であり、画面上の操作だけで誰でも簡単に自動化の仕組みを構築できる のが大きな特徴です。
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle ChatとBacklogの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Chatで投稿されたメッセージ内容をもとにBacklogで課題を作成する 」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google ChatとBacklogをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Google Chatのトリガー設定およびBacklogのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Chatで投稿されたメッセージ内容をもとにBacklogで課題を作成する
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ステップ1:Google ChatとBacklogをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能
BacklogとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
＞Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Google Chatで投稿されたメッセージ内容をもとにBacklogで課題を作成する
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下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「スペースにメッセージが送信されたら」
テンプレートの1つ目をクリックします。この工程では、Google Chatで送信されたメッセージを定期間隔で検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Chatと連携するアカウント情報
トリガーアクション
次へをクリック します。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
トリガー起動間隔 フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
スペースのリソース名 編集欄をクリックするとプルダウンメニューが表示され、スペース名が表示されます。通知するスペースを選択すると、リソース名が引用されます。
Google Chatのスペースにテスト用にメッセージを送信しましょう。テストボタンをクリック します。成功すると、メッセージから検知できる項目・値が取得できます。※画像は項目のみです。
この値は、後の工程で引用
保存するをクリック して次に進みましょう。
ステップ4：テキストからデータを抽出する「テキストからデータを抽出する」
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、前の工程で取得したSlackのメッセージから、日付に該当するテキストを抽出する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
AIのタイプと、テキストの内容で消費タスクが異なります。フローボットを起動させてみて、運用にあったタイプに変更することもできますので、一旦事前設定のまま進めます。
内容の確認ができたら、次へをクリック して進みましょう。
（2/2）詳細を設定
対象のテキスト
事前設定で、前の工程で取得した値の引用コードが埋め込まれていますので、追加操作は不要です。
ちなみに、このコードはフィールドをクリックすると表示されるプルダウンメニュー内から選択可能です。
抽出したい項目 事前に「課題」「詳細内容」が設定済みです。追加の項目を入力する場合は、項目をカンマで区切ってくださいね。 設定の確認ができたらテストボタンをクリック しましょう。※下記は抽出例です。
保存するをクリック して次の工程に進みましょう。
ステップ5：アプリと連携する「課題の追加」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した値を使ってBacklogへの登録内容を設定します。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Backlogと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
ドメイン
課題を登録するプロジェクトID 課題一覧ページのURLから取得した値を入力してください。
課題の件名 任意件名を設定してください。事前設定では、抽出したテキストの「課題」引用コードが埋め込まれています。
課題の種別ID 編集欄をクリックすると候補が表示されます。この中から選んでください。課題の識別はここのことです。
識別IDまで入力が終わったら、下にスクロールします。
課題の詳細 課題の詳細の定型文を作成します。編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されますので、引用して編集しても良さそうです。
課題の開始日
課題の期限日 デフォルトの値を設定します。編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜日付タブ 様々なタイプの日付の動的コードが引用できます。形式はBacklogの形式（2025-00-00）を選んでください。
課題の担当者ID
課題のカテゴリー
添付ファイル ここで先ほど取得したファイルを添付しても良いのですが、次の工程でコメントと一緒にファイルを添付する工程があります。
テストボタンをクリック してテストに進みます。
成功すると追加した課題DIが取得できます。
保存するをクリック します。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。
プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
BacklogのデータをGoogle Chatに連携したい場合
これまでGoogle ChatからBacklogへのデータ連携をご紹介しましたが、逆にBacklogで発生したイベント、例えば新しい課題の追加やステータスの更新などをGoogle Chatに通知するといった逆方向の連携も、業務効率化には非常に有効です。
これにより、Backlog上の重要な更新を見逃すことなく、チーム内での情報共有を迅速かつ確実に行えるようになり ます。
もしBacklogからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Backlogに課題が追加されたらGoogle Chatに通知する
Backlogに新しい課題が追加された際、その情報を都度チームメンバーにGoogle Chatで手動で共有する手間や、共有漏れによって対応が遅れるといった課題を解決します。
課題追加と同時に指定したGoogle ChatのスペースやDMに自動で通知が飛ぶため、リアルタイムな情報共有と迅速な対応開始が可能 になります
Backlogに課題が追加されたらGoogle Chatに通知する
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Backlogに特定の課題が追加されたらGoogle Chatに通知する
Backlogに追加される全ての課題ではなく、特定のプロジェクトや優先度の高い課題、あるいは自身が担当する課題のみをGoogle Chatで把握したいが、手動でのフィルタリングや通知作業が煩雑であるという課題に対応します。
予め設定した条件（例：特定の担当者、特定のステータス、特定のプロジェクトなど）に合致する課題が追加された場合のみGoogle Chatに通知されるため、重要な情報だけを効率的にキャッチアップ できます。
Backlogに特定の課題が追加されたらGoogle Chatに通知する
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Google ChatやBacklogのAPIを使ったその他の自動化例
業務の効率化をさらに進めるためには、Google ChatやBacklogだけでなく、さまざまなクラウドサービスや業務アプリとも柔軟に連携できる仕組み を取り入れることがポイントです。
Google Chatを使った便利な自動化例
Google Chatで投稿された内容の自動翻訳や、データベースへの記録、外部サービスへの通知といった幅広い業務プロセスの省力化が実現できます。
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する
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Google Chatでメッセージが投稿されたらGitHubでIssueを作成する
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Google Chatで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をTalknoteのスレッドに投稿する
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Google Chatで投稿された内容を翻訳しGoogle スプレッドシートに追加する
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会議の内容を文字起こしし、Google Chatに通知する
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Backlogを使った便利な自動化例
Backlogで作成・更新した課題やタスク情報を、グループウェアの予定表に反映したり、ナレッジベースやチャットツールと連携することでスムーズな情報伝達が叶います。
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
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Backlogで課題が登録されたらDiscordに通知する
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Backlogに課題が追加されたら、Confluenceにページを作成する
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BoxにアップロードされたファイルをBacklogの課題に添付する
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Hubspotにフォームが送信されたらBacklogに課題を作成する
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まとめ
Google ChatとBacklogの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたGoogle Chatのメッセージ内容をBacklogへ転記する作業や、Backlogの課題更新を担当者に通知する手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる情報の誤りや伝達漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者はタスクの登録や共有といった定型業務から解放されるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」 を使えば、プログラミングの知識がない方でも、パズルを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
関連記事： 【簡単設定】Backlogに課題が追加されたらGoogle Chatに通知する方法
よくあるご質問
Q：特定のメッセージだけを課題にできますか？
A：はい。可能です。こちら
Q：担当者や期限日を動的に設定できますか？
A：はい。可能です。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。ヘルプページ こちら
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