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「日々のタスクを手入力で管理ツールに登録するのが面倒…」
「タスクの割り当てや進捗確認に時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、タスク管理に関する煩雑な手作業に多くの時間を費やし、本来集中すべき業務に取り組めていないと感じている方も少なくないのではないでしょうか？
タスクの抜け漏れや二重登録といったヒューマンエラーも、業務効率を低下させる一因です。
もし、<span class="mark-yellow">チャットツールやメール、スケジュール管理ツールなど、普段利用している様々なアプリケーションからの情報をトリガーとして、Asanaのようなタスク管理ツールに自動でタスクを作成・更新できる仕組み</span>があれば、これらの課題から解放され、より創造的で価値の高い業務に注力できる時間を大幅に増やすことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで直感的に行えるため、専門知識は一切不要であり、日々の業務に追われる方でも簡単に導入できるので、ぜひこの機会にタスク管理の自動化を実現し、業務の効率化を実感してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">タスク管理を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常業務で利用する様々なツールとタスク管理ツールを連携させ、タスクの作成や更新を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します！これにより、手作業によるタスク登録の手間を削減し、入力漏れや対応遅延といったヒューマンエラーを防ぐことが可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Telegramのようなチャットツールで特定のメッセージを受信した際に、その内容を基にAsanaなどのタスク管理ツールへ自動でタスクを作成する</span>ことができるので、チャットでの指示や依頼事項を見逃すことなく、スムーズにタスク化し、業務の抜け漏れを防ぎましょう！
<span class="mark-yellow">Zoho Mailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信した際に、そのメール情報を基にTodoistといったタスク管理ツールへ自動でタスクを生成する</span>こともできます。
重要なメールを見落とすリスクを減らし、迅速な対応が可能になります。この自動化も活用して、メール起点のタスク管理を効率化しましょう！
<span class="mark-yellow">Calendlyのようなスケジュール調整ツールで新たな予定が登録された場合に、その予定詳細を基にBacklogなどのタスク管理ツール（プロジェクト管理ツール内のタスク機能を含む）へ自動で課題（タスク）を作成する</span>ことが可能です！
会議や打ち合わせの準備、議事録作成といった関連タスクを忘れずに管理できるようになり、事後対応の効率向上も見込めます。
それではここから代表的な例として、Telegramで特定のメッセージを受信した際に、その内容を基にAsanaにタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Telegramのマイアプリ登録
3.入力欄にTelegramと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
アカウント名には、任意の名前を入力しましょう。
アクセストークンは注釈に記載されている内容を確認し、アクセストークンを発行して設定しましょう。
詳しい発行方法はこちらを確認してください。
Asanaのマイアプリ登録
4.次はAsanaをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からAsanaをクリックしてサインインします。
以下の画面で、Asanaのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ボットがメッセージを受け取ったら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.画面が切り替わったら、Telegramのボットに届いたメッセージがYoomと連携できるかをテストします。
「テスト」を実行し、問題なければ「次へ」に進みます。
4.続いて、Telegramのボットにテスト用のメッセージを送ってみましょう。
メッセージ内容をYoomと連携するために、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
1.続いて、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。
3.次に「対象のテキスト」を設定します。
Telegramの投稿から取得するため、Telegramのアウトプットから「メッセージ本文」を選択してください。
4.下にスクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
5.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
1.設定も終盤に入りました！先ほどと同様に、赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「タスクを追加」のまま「次へ」に進みます。
3.「タスク名」は入力欄をクリックし、先ほど取得したアウトプットから選択します。
4.続いて、Asanaの「プロジェクトID」と「セクションID」を候補から選択しましょう！
5.「タスクの説明」も先程のように、アウトプットから選択します。
6.その他の項目は用途に合わせて任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Asanaにタスクが追加できていることを確認しましょう！
7.確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
チャットツールやフォームに回答された内容を基に、Asanaにタスクを追加することができます。
また、Asanaに追加された新しいタスクを他システムに転記可能です！
タスク管理ツールと他の業務アプリケーションとの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの登録、更新、進捗確認といった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを効果的に防止できます。</span>
これにより、チーム全体の業務がスムーズに流れ、各メンバーはより重要な戦略的業務や創造的な活動に集中できる環境が整い、組織全体の生産性向上にも繋がるはずです！
今回ご紹介したようなタスク管理の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上でパーツを組み合わせるような直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のタスク管理業務の効率化や自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化のメリットを実際に体験してみてください！
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