Trelloは、タスクやプロジェクトを視覚的に管理できるとても便利なツールで、多くのチームで情報共有や進捗管理に活用されていますよね？
「メールで受け取った請求書の内容をTrelloカードに転記する」「共有フォルダにある申込書の内容を見てタスクを作る」といった作業は、手作業で行っている方も多いでしょう。
特に、画像やPDF形式の書類から情報を一つひとつコピーしてTrelloに入力するのは、時間も手間もかかりますよね…。
もし、OCR（光学文字認識）技術を使ってファイル内の文字を読み取り、自動でTrelloカードを作成できたら、業務はもっとスムーズになるはず！
この記事では、様々なツール経由で受け取ったファイルをOCRで読み取り、Trelloに自動でカードを作成する方法について、わかりやすく解説していきます。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには『Trello』と『OCR』を使った業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「説明を読む前に、まずはどんなものか試してみたい！」という方は、ぜひ以下のバナーをクリックして、自動化フローを作成・実行してみてください！
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
- 手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
- タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルを自動でOCR処理しTrelloに登録するため、これまで手作業で行っていたファイル確認やデータ転記の時間を短縮できます。
- OCRで読み取ったテキストデータを活用してカードを作成するため、手入力による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、処理対象のメールを絞り込みます。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルをテキストデータに変換します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにカードを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードIDやリストIDを任意で指定することが可能です。
- 作成するTrelloカードの説明欄には、前のステップであるOCR機能で読み取ったテキスト内容を変数として自動で埋め込めます。
■注意事項
- Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TrelloとOCRを連携させる様々な自動化の方法
様々な方法で受け取ったファイルに含まれる文字情報をOCRで読み取り、その内容をTrelloカードに自動で登録することができます。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
メールで受信したファイルをOCRで読み取り、Trelloカードを作成する
GmailやOutlookで特定の条件（件名や送信者など）に合うメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をもとにTrelloカードを作成します。
請求書や注文書などの受け取りとタスク起票を自動化することで、転記ミスや対応漏れを防ぎ、より迅速な処理が可能になります！
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
- 手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
- タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルを自動でOCR処理しTrelloに登録するため、これまで手作業で行っていたファイル確認やデータ転記の時間を短縮できます。
- OCRで読み取ったテキストデータを活用してカードを作成するため、手入力による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、処理対象のメールを絞り込みます。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルをテキストデータに変換します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにカードを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードIDやリストIDを任意で指定することが可能です。
- 作成するTrelloカードの説明欄には、前のステップであるOCR機能で読み取ったテキスト内容を変数として自動で埋め込めます。
■注意事項
- Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイル、その内容を確認してTrelloに手入力する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCR機能が自動で読み取り、その内容を基にTrelloへカードを自動で作成します。これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の正確性と速度を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書や注文書の処理に、手間を感じている経理・営業事務担当の方
- Trelloを活用したタスク管理で、手作業によるカード作成を自動化したいと考えている方
- 添付ファイルの確認とデータ入力といった定型業務をなくし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信から添付ファイルの読み取り、Trelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りと転記を行うことで、手入力による金額や日付の間違い、転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定することで、特定のメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を含んだカードを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloの「新しいカードを作成」アクションでは、カードを作成するボードIDやリストIDを、ご自身の管理体制に合わせて任意に設定してください。
- 作成するカードのタイトルや説明文には、OCR機能で読み取った内容を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ストレージに追加されたファイルをOCRで読み取り、Trelloカードを作成する
DropboxやBoxなどのオンラインストレージにある特定のフォルダにファイルがアップロードされると、そのファイルをOCRで読み取り、Trelloカードを自動生成します。
チームで共有しているストレージに契約書や申込書などが追加された際も、内容確認から担当者へのタスク割り当てまでスムーズに行えるため、情報共有のスピードアップに繋がりますよ！
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
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■概要
請求書や申込書などの書類をDropboxに保存後、内容を確認してTrelloに手作業でタスク登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の内容を自動で読み取りTrelloにカードを作成するため、手作業による転記業務から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容をTrelloへ手動で転記している方
- OCRを活用して紙やPDF書類のデータ化を効率化したいと考えている方
- タスク管理ツールへの情報登録を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからTrelloへのカード作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間の短縮に繋がります。
- OCRによる自動テキスト抽出と登録により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、どの部分のテキストを抽出するかを自由にカスタムすることが可能です。
- Trelloへのカード作成では、カードのタイトルや説明欄などに、前段階のOCRで取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりできます。
■注意事項
- Trello、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
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■概要
Boxにアップロードした請求書や申込書などのファイルの内容を、都度Trelloに手入力で転記していませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで内容を自動で読み取りTrelloへカードを作成するため、面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードされた書類の内容を、Trelloへ手作業で転記している方
- 書類情報を基にしたタスク作成の漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- OCRを活用して紙媒体やPDFの情報をデータ化し、業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからTrelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新しいカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloでカードを作成する際に、対象となるボードやリストを任意のものに設定してください。
- カードのタイトルや説明文には、OCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として動的に挿入できます。
- また、「【要確認】」のような固定の文言と組み合わせることで、タスクの種別などを一目で把握できるようになります。
■注意事項
- Box、のそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Trelloカードを作成する
GoogleフォームやYoomのフォーム機能などでファイルが添付されて送信されると、そのファイルをOCRで読み取り、内容を記載したTrelloカードを自動で作成します。
各種申請フォームやアンケートに添付された書類の処理を自動化できるので、受付から担当者への連携、ステータス管理までを一貫して行いたい場合にとても便利ですよ！
Googleフォームで送付されたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
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■概要
Googleフォームで受け付けた申込書や稟議書などのファイル管理に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容を確認し、手作業でTrelloのカードに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCR機能が自動で読み取り、Trelloへカードを作成するため、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、Trelloでタスク管理をしている方
- ファイルの内容を手作業で転記しており、入力ミスや対応漏れをなくしたい方
- OCR機能を活用した業務の自動化で、作業の効率化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からファイル内容の読み取り、Trelloへのカード作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いやカードの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションでフォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報やGoogleフォームの情報を任意のリストに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したい項目を任意でカスタム設定することが可能です。
- Trelloのカード作成アクションでは、タイトルや説明に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを入力したりできます。
■注意事項
- Trello、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームで送付されたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
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■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でTrelloに登録する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたファイルからOCR機能が自動でテキストを読み取り、その内容を基にTrelloへカードを自動で作成します。定型的な転記作業を自動化し、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったファイルの情報を、手作業でTrelloに転記している方
- OCRを活用して、請求書や申込書などの書類のデータ化を自動化したい方
- Trelloでのタスクや案件管理を、より効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、OCRでの読取りからTrelloへのカード作成までが自動化され、手作業での転記にかかる時間の短縮に繋がります。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防げます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、フォームから送信されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をカードの内容として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイル添付欄のほか、氏名や会社名など、必要な入力項目を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいファイルの種類に合わせて、抽出したい項目（例：請求書番号、金額など）を任意で設定できます。
- Trelloのカード作成アクションでは、カードを作成するボードやリストを指定し、タイトルや説明欄にOCRで取得した情報を埋め込んだり、固定のテキストを設定したりできます。
■注意事項
- TrelloとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールに添付されたファイルをOCR処理してTrelloに登録するフローを作ってみよう
ここからは、実際に「Gmailで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、その内容をTrelloカードに自動作成する」フローをYoomで作成する手順の概要をご紹介します。プログラミングの知識は不要！画面操作だけで簡単に設定できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとTrelloのマイアプリ連携（Yoomへのアカウント接続設定）
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とOCR、Trelloのアクション設定
- フローをONにして、Gmailに該当メールが届くとフローが起動するかを確認
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
- 手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
- タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルを自動でOCR処理しTrelloに登録するため、これまで手作業で行っていたファイル確認やデータ転記の時間を短縮できます。
- OCRで読み取ったテキストデータを活用してカードを作成するため、手入力による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、処理対象のメールを絞り込みます。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルをテキストデータに変換します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにカードを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードIDやリストIDを任意で指定することが可能です。
- 作成するTrelloカードの説明欄には、前のステップであるOCR機能で読み取ったテキスト内容を変数として自動で埋め込めます。
■注意事項
- Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとTrelloをマイアプリ連携
まずはTrelloをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Gmailの場合】
(1)検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧から選択しましょう。
(2)次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の項目では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。
【Trelloの場合】
(1)検索窓で「Trello」と検索し、アプリ一覧から選択しましょう。
(2)Trelloの新規登録画面が表示されます。アプリ登録には、アクセストークンとAPIキーの取得が必要です。
(3)Trelloにログインしたら、開発者ページを開きます。
開発者ページを開いたら、「Power-Up 管理者ポータル」をクリックしましょう。
(4)TrelloのPower-Up & 統合ページが開いたら、「新規」をクリックします。
(5)必要事項を入力し、「作成」をクリックします。
(6)ワークスペースを作成したら、作成したワークスペースをクリックします。
「APIキー」を選択し、APIキーをコピーアイコンをクリックしてコピーしましょう。
続けて、右にある「手動でトークンを生成」をクリックします。
(7)TrelloとYoomのアクセス許可画面が表示されるので、スクロールして画面下部の「許可」をクリックします。
(8)アクセストークンが表示されるので、コピーします。
(9)Trelloの新規登録画面に戻り、任意のアカウント名とコピーしたアクセストークン・APIキーを貼り付けて「追加」をクリックします。
以上で、Trelloのマイアプリ登録は完了です。
※Trelloのマイアプリ登録については、ヘルプページもご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
- 手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
- タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルを自動でOCR処理しTrelloに登録するため、これまで手作業で行っていたファイル確認やデータ転記の時間を短縮できます。
- OCRで読み取ったテキストデータを活用してカードを作成するため、手入力による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、処理対象のメールを絞り込みます。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルをテキストデータに変換します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにカードを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードIDやリストIDを任意で指定することが可能です。
- 作成するTrelloカードの説明欄には、前のステップであるOCR機能で読み取ったテキスト内容を変数として自動で埋め込めます。
■注意事項
- Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
(1)まずは、Gmailの受信設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
(2)Gmailと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくとよいでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4)Trelloに受信内容を共有したいラベルを設定します。
「ラベル」欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から運用に合ったものを選びましょう。
※Gmailではフィルタ機能によって受信したメールを自動で指定したラベルに振り分けることができます。詳しくは公式サイトを参考に、フィルタ作成時にラベルを指定しておきましょう。
(5)設定が完了したらテストを行います。
指定したラベルに振り分けられるようにして、実際に画像やPDFを添付したメールを送信した後に「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
※テスト用なので、仮の会社名や氏名（例：「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で問題ありません！
なお、今回は以下のような領収書を送付いたしました！
(6)テストが成功すると、「取得した値」に先ほど送信したメールの内容が抽出されます。
※「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
正しく送信したメールの内容が抽出できていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ4：OCRのアクション設定
(1)次に、画像・PDFから文字を読み取るOCR設定を行います。
テンプレートの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
(2)アクションに「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定し、「次へ」をクリックします。
(3)ファイルの添付方法に「取得した値を使用」「添付ファイル1」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
(4)「追加で抽出したい項目」に画像やPDFから読み取りたい項目を任意に設定します。
(5)「使用するAI」にAIの種類を選択します。
基本的には、Claude_v2を使用するのがおすすめです。
(6)読み取る書類の言語を選択します。基本的に「日本語」を設定しましょう。
(7)設定が完了したら、「テスト」をクリックして画像やPDFの内容を読み取りましょう。
(8)テストが成功し、「取得した値」に画像・PDFの情報が抽出されているか確認しましょう。
正常にメッセージが送信されていれば、設定完了です。
ステップ5：Trelloのアクション設定
(1)最後に、Trelloにカードを作成する設定を行います。
テンプレートの「新しいカードを作成」をクリックしましょう。
(2)Trelloと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「新しいカードを作成」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)以下を設定します。
- キー：開発者ページからTrelloワークスペースのAPIキーを入力
- トークン：手動で生成したアクセストークンを入力
- ボードID：Trelloのワークスペースからデータを共有したいボードのIDを入力
(4)「リストID」にボード内からカードを作成したいリストのIDを設定します。
「候補」から設定したボード内のリストの一覧が表示されるので、対象のリストを選択しましょう。
(5)「タイトル」～「ラベルID」を任意に設定します。
(6)「説明」にカードに記載する説明を任意に設定します。
「取得した値」からステップ3や4で抽出されたデータを引用できるので、引用したい項目を選択しましょう。
(7)設定が完了できたら、「テスト」をクリックして実際にカードを作成してみましょう。
正常にメッセージが送信されていれば、設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Trelloに関連するその他の自動化テンプレート事例
Yoomでは、OCR連携以外にもTrelloを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、Trelloに関連する自動化テンプレートの一部をご紹介します。
Googleカレンダーで新規予定が作成されたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している予定を、タスク管理のために別途Trelloへ手入力していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるだけで、自動でTrelloにカードが作成されるため、これらの課題を解消し、抜け漏れのないタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーの予定とTrelloのタスクを手作業で連携させている方
- 予定の登録漏れやタスクの作成忘れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
- プロジェクトや個人のタスク管理をより効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点に、自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業による二重入力が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の情報をもとにカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- はじめに、ご利用のGoogleカレンダーアカウント、ならびにTrelloアカウントをそれぞれYoomと連携してください。
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携したアカウントの中から、どのカレンダーの予定を検知対象とするかを選択します。
- Trelloでカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードとリストを任意で指定してください。
- 作成されるTrelloカードのタイトルや説明には、Googleカレンダーの予定名や概要などの情報を自由に紐付けることが可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつTrelloに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかる上にコピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローは、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容を自動でTrelloにカードとして登録します。面倒な転記作業から解放され、対応の初動を早めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた問い合わせをTrelloで管理しているカスタマーサポートの方
- Jotformの回答を手作業でTrelloに転記する作業に手間を感じている方
- 問い合わせや申し込み対応の初動を迅速化し、抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、取得したJotformの回答内容を基にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Trelloでカードを作成するアクションで、カードを追加したいボードやリストを任意で設定してください。
- Trelloで作成するカードのタイトルや説明欄に、Jotformのどの回答項目を反映させるか自由にカスタマイズが可能です。
TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する
試してみる
■概要
Togglで記録した作業時間を、その都度Trelloのタスクカードに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるうえ、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Togglに新しいタイムエントリーが登録されるだけでTrelloにカードが自動で追加されるため、こうした日々の報告業務を効率化し、より正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TogglとTrelloを併用し、プロジェクトの工数管理を行っているマネージャーの方
- 日々の作業報告を手作業で行っており、入力の手間や漏れに課題を感じている方
- 複数ツール間の情報転記作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Togglへのタイムエントリー登録をトリガーに、自動でTrelloへカードが作成されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、カードの作成漏れや内容の転記ミスといった、手作業に起因するヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TogglとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいタイムエントリーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成する」アクションを設定し、Togglから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloに新しいカードを作成する際、カードのタイトルや説明などの各項目に、Togglから取得した情報を変数として設定したり、任意の固定値を入力したりすることが可能です。
■注意事項
- TogglとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloが起動したらGoogleスプレッドシートにtrelloの情報を追加
試してみる
■概要
Trelloが起動したら、Googleスプレッドシートに追加されたカード内容を登録するフローです。
TrelloとGoogleスプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にGoogleスプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trello利用チームのメンバー
・Trelloへのカード追加をリアルタイムで把握したい方
・Trelloの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・Trelloの更新状況を把握し、チームの進捗管理に役立てたい方
・Trelloの特定のボードやリストへの重要なカード追加を見逃したくない方
・Microsoft Teamsで通知を受け取ることで、Trelloの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはチームでのタスク管理に便利なツールですが、新しいカードが作成されたことに気づかずに対応が遅れてしまうことがあり、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合には更にTrelloのボードを常にチェックすることは難しいです。
このフローを活用すれば、チームメンバーはMicrosoft Teamsの通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。
また、Microsoft Teamsの通知機能は時間や場所などを問わず利用することができるためチームメンバーがどこにいても、常に最新のタスク情報を把握できます。
■注意事項
・Trello、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
この記事では、メールやストレージ、フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、その内容を自動でTrelloカードに登録する方法について解説しました。
請求書処理、申込書管理、各種申請業務など、これまで手作業で行っていたファイルの内容確認やTrelloへの転記作業を自動化することで、入力ミスの削減や業務時間の短縮が見込めます！
これにより、担当者は本来注力すべきコア業務により集中できるようになり、チーム全体の作業もスムーズに進められるはずです！
Yoomのようなハイパーオートメーションを活用すれば、今回ご紹介したOCRとTrelloの連携はもちろん、SlackやGoogle Workspace、kintoneなど、様々なツールとTrelloを連携させた自動化フローを、プログラミング不要で簡単に構築できます。
まずは無料プランから、Trelloを使った業務自動化を体験してみませんか？
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