【ノーコードで実現】TrelloとOCRを連携してタスク管理を自動化する方法

ストレージに追加されたファイルをOCRで読み取り、Trelloカードを作成する

DropboxやBoxなどのオンラインストレージにある特定のフォルダにファイルがアップロードされると、そのファイルをOCRで読み取り、Trelloカードを自動生成します。
チームで共有しているストレージに契約書や申込書などが追加された際も、内容確認から担当者へのタスク割り当てまでスムーズに行えるため、情報共有のスピードアップに繋がりますよ！

フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Trelloカードを作成する

GoogleフォームやYoomのフォーム機能などでファイルが添付されて送信されると、そのファイルをOCRで読み取り、内容を記載したTrelloカードを自動で作成します。
各種申請フォームやアンケートに添付された書類の処理を自動化できるので、受付から担当者への連携、ステータス管理までを一貫して行いたい場合にとても便利ですよ！

メールに添付されたファイルをOCR処理してTrelloに登録するフローを作ってみよう

ここからは、実際に「Gmailで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、その内容をTrelloカードに自動作成する」フローをYoomで作成する手順の概要をご紹介します。プログラミングの知識は不要！画面操作だけで簡単に設定できます。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとTrelloのマイアプリ連携（Yoomへのアカウント接続設定）
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とOCR、Trelloのアクション設定
• フローをONにして、Gmailに該当メールが届くとフローが起動するかを確認

ステップ1：GmailとTrelloをマイアプリ連携

まずはTrelloをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

【Gmailの場合】

(1)検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧から選択しましょう。

(2)次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。

(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、次へ」をクリックしましょう。

(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の項目では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。

以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。

【Trelloの場合】

(1)検索窓で「Trello」と検索し、アプリ一覧から選択しましょう。

(2)Trelloの新規登録画面が表示されます。アプリ登録には、アクセストークンとAPIキーの取得が必要です。

(3)Trelloにログインしたら、開発者ページを開きます。
開発者ページを開いたら、「Power-Up 管理者ポータル」をクリックしましょう。

(4)TrelloのPower-Up & 統合ページが開いたら、「新規」をクリックします。

(5)必要事項を入力し、「作成」をクリックします。

(6)ワークスペースを作成したら、作成したワークスペースをクリックします。
「APIキー」を選択し、APIキーをコピーアイコンをクリックしてコピーしましょう。
続けて、右にある「手動でトークンを生成」をクリックします。

(7)TrelloとYoomのアクセス許可画面が表示されるので、スクロールして画面下部の「許可」をクリックします。

(8)アクセストークンが表示されるので、コピーします。

(9)Trelloの新規登録画面に戻り、任意のアカウント名とコピーしたアクセストークン・APIキーを貼り付けて「追加」をクリックします。

以上で、Trelloのマイアプリ登録は完了です。

※Trelloのマイアプリ登録については、ヘルプページもご確認ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

(1)まずは、Gmailの受信設定を行います。

コピーしたテンプレートの1番上にある、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

(2)Gmailと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

(3)「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくとよいでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。

(4)Trelloに受信内容を共有したいラベルを設定します。
「ラベル」欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から運用に合ったものを選びましょう。

※Gmailではフィルタ機能によって受信したメールを自動で指定したラベルに振り分けることができます。詳しくは公式サイトを参考に、フィルタ作成時にラベルを指定しておきましょう。

(5)設定が完了したらテストを行います。

指定したラベルに振り分けられるようにして、実際に画像やPDFを添付したメールを送信した後に「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。

※テスト用なので、仮の会社名や氏名（例：「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で問題ありません！

なお、今回は以下のような領収書を送付いたしました！

(6)テストが成功すると、「取得した値」に先ほど送信したメールの内容が抽出されます。

※‍「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。

正しく送信したメールの内容が抽出できていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ4：OCRのアクション設定

(1)次に、画像・PDFから文字を読み取るOCR設定を行います。
テンプレートの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

(2)アクションに「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定し、「次へ」をクリックします。

(3)ファイルの添付方法に「取得した値を使用」「添付ファイル1」を設定します。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

(4)「追加で抽出したい項目」に画像やPDFから読み取りたい項目を任意に設定します。

(5)「使用するAI」にAIの種類を選択します。
基本的には、Claude_v2を使用するのがおすすめです。

(6)読み取る書類の言語を選択します。基本的に「日本語」を設定しましょう。

(7)設定が完了したら、「テスト」をクリックして画像やPDFの内容を読み取りましょう。

(8)テストが成功し、「取得した値」に画像・PDFの情報が抽出されているか確認しましょう。

正常にメッセージが送信されていれば、設定完了です。

ステップ5：Trelloのアクション設定

(1)最後に、Trelloにカードを作成する設定を行います。
テンプレートの「新しいカードを作成」をクリックしましょう。

(2)Trelloと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「新しいカードを作成」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

(3)以下を設定します。

• キー：開発者ページからTrelloワークスペースのAPIキーを入力
• トークン：手動で生成したアクセストークンを入力
• ボードID：Trelloのワークスペースからデータを共有したいボードのIDを入力

(4)「リストID」にボード内からカードを作成したいリストのIDを設定します。
「候補」から設定したボード内のリストの一覧が表示されるので、対象のリストを選択しましょう。

(5)「タイトル」～「ラベルID」を任意に設定します。

(6)「説明」にカードに記載する説明を任意に設定します。
「取得した値」からステップ3や4で抽出されたデータを引用できるので、引用したい項目を選択しましょう。

(7)設定が完了できたら、「テスト」をクリックして実際にカードを作成してみましょう。

正常にメッセージが送信されていれば、設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

Trelloに関連するその他の自動化テンプレート事例

Yoomでは、OCR連携以外にもTrelloを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、Trelloに関連する自動化テンプレートの一部をご紹介します。

まとめ

この記事では、メールやストレージ、フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、その内容を自動でTrelloカードに登録する方法について解説しました。
請求書処理、申込書管理、各種申請業務など、これまで手作業で行っていたファイルの内容確認やTrelloへの転記作業を自動化することで、入力ミスの削減や業務時間の短縮が見込めます！
これにより、<span class="mark-yellow">担当者は本来注力すべきコア業務により集中できるようになり、チーム全体の作業もスムーズに進められるはずです！</span>

Yoomのようなハイパーオートメーションを活用すれば、今回ご紹介したOCRとTrelloの連携はもちろん、SlackやGoogle Workspace、kintoneなど、様々なツールとTrelloを連携させた自動化フローを、プログラミング不要で簡単に構築できます。

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