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「このメールで来た依頼、後でタスクにしておこう」
「チャットでお願いされた件、忘れないようにタスク管理ツールに登録しないと…」
このように、日々様々なツールで発生する業務依頼を手作業でタスク管理ツールに転記する作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">メールやチャットツール、フォームなどで受けた依頼をAPI連携によってタスク管理ツールへ自動で登録できる仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業から解放され、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことができるようになります！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々のタスク管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なツールと連携してタスク管理を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールから、Asanaへのタスク作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをトリガーに、Asanaのタスクを自動で作成する</span>ことができるので、メールで受けた依頼の転記漏れや対応忘れを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
ここでは、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、Asanaにタスクを自動で作成し、添付ファイルも同時にアップロードするフローを解説していきます！
それでは、ここからYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Asanaのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「重要」に設定しました。
※なお、ファイル名に英数字以外の文字列が含まれている場合、Asanaに添付したファイル名が文字化けする可能性があります。
あらかじめファイル名を英数字にしておきましょう。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ここでは、Gmailのトリガー設定で取得した値からデータを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正します。
変換タイプは運用に応じて変更し、次に進みましょう。
詳しくはこちらをご確認ください。
詳細設定の画面が表示されたら、必須項目を設定します。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、取得した値を確認後、「保存する」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
続いて、先ほど抽出したデータを引用し、Asanaにタスクを追加する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が合っているか確認をします。
アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、必須項目を設定していきましょう！
他の項目は必要に応じて設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう！テストに成功したら取得した値を確認してください。
Asanaの画面に移り、タスクが追加されたかを確認してみましょう。
最後にYoomの画面に戻って「保存する」をクリックします。
最後の設定です。赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次の画面に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきましょう！
設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！テスト成功の表示を確認後、Asanaにファイルが添付されたか確認してください。
無事に添付されましたね。
以上で、「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する」フローの完成です。お疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することで、日々の業務負担を減らすことができます。
例えば、指定日時に定期的なタスクを自動で作成することができ、また、タスクの完了後にはGoogleドキュメントに自動で情報を追加することも可能です。
このように、タスク管理からドキュメントの更新まで、業務の多くを自動化することで、時間を節約し、チーム全体の生産性を向上させることができるでしょう。
GmailとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記やファイル添付の手間を無くし、タスクの登録漏れや対応忘れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、依頼内容を迅速かつ確実にタスク化できるため、チーム全体の業務遂行能力が向上し、より重要な戦略的業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、APIなどを意識することなく直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack等のチャットツールとも連携できますか？
A：はい、可能です。
SlackやMicrosoft Teamsなど社内でお使いの他のチャットツールと連携できます。
今回のフローボットに追加する場合、Asanaの「ファイルを添付」オペレーション下の＋マークをクリックすると、オペレーションの追加が出来ます。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知されます。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
上記でも解決しない場合は、Yoomお問い合わせ窓口からお問い合わせください。
Q：複数の条件でタスク化するメールを絞れますか？
A：はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、タスク化するメールを絞ることができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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