Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する
試してみる
■概要
重要な依頼が記載されたメールを見落としたり、手作業でのタスク登録に手間を感じたりすることはないでしょうか。特に、ファイルが添付されている場合のタスク管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でAsanaへタスクを作成し、添付ファイルも紐付けることが可能です。API連携のようにシステムを繋ぎ、手作業によるタスク管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとAsanaを使っており、メールからのタスク登録を手作業で行っている方
- 重要な依頼メールの見落としや、タスク作成の遅れを防止したいチームリーダーの方
- APIなどを活用して、日々のタスク管理業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点にタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録やファイル添付の工数を削減できます。
- 手動でのタスク登録時に起こりうる、依頼内容の転記ミスや添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク名や依頼内容を抽出します。
- 続いて、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にタスクを作成します。
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを4で作成したタスクに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名、差出人など）を任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（タスク名、期日など）を抽出するかを自由にカスタマイズ可能です。
- Asanaへのタスク追加設定では、担当者やプロジェクトなどを固定値で指定したり、前段のフローで取得した情報を変数として設定したりできます。
■注意事項
- Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「このメールで来た依頼、後でタスクにしておこう」
「チャットでお願いされた件、忘れないようにタスク管理ツールに登録しないと…」
このように、日々様々なツールで発生する業務依頼を手作業でタスク管理ツールに転記する作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、メールやチャットツール、フォームなどで受けた依頼をAPI連携によってタスク管理ツールへ自動で登録できる仕組みがあれば、こうした日々の細かな作業から解放され、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことができるようになります！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々のタスク管理をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なツールと連携してタスク管理を自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する
試してみる
■概要
重要な依頼が記載されたメールを見落としたり、手作業でのタスク登録に手間を感じたりすることはないでしょうか。特に、ファイルが添付されている場合のタスク管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でAsanaへタスクを作成し、添付ファイルも紐付けることが可能です。API連携のようにシステムを繋ぎ、手作業によるタスク管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとAsanaを使っており、メールからのタスク登録を手作業で行っている方
- 重要な依頼メールの見落としや、タスク作成の遅れを防止したいチームリーダーの方
- APIなどを活用して、日々のタスク管理業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点にタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録やファイル添付の工数を削減できます。
- 手動でのタスク登録時に起こりうる、依頼内容の転記ミスや添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク名や依頼内容を抽出します。
- 続いて、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にタスクを作成します。
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを4で作成したタスクに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名、差出人など）を任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（タスク名、期日など）を抽出するかを自由にカスタマイズ可能です。
- Asanaへのタスク追加設定では、担当者やプロジェクトなどを固定値で指定したり、前段のフローで取得した情報を変数として設定したりできます。
■注意事項
- Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Asanaのタスク作成を自動化する方法
普段お使いの様々なツールから、Asanaへのタスク作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携してAsanaにタスクを自動作成する
Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをトリガーに、Asanaのタスクを自動で作成することができるので、メールで受けた依頼の転記漏れや対応忘れを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する
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■概要
重要な依頼が記載されたメールを見落としたり、手作業でのタスク登録に手間を感じたりすることはないでしょうか。特に、ファイルが添付されている場合のタスク管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でAsanaへタスクを作成し、添付ファイルも紐付けることが可能です。API連携のようにシステムを繋ぎ、手作業によるタスク管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとAsanaを使っており、メールからのタスク登録を手作業で行っている方
- 重要な依頼メールの見落としや、タスク作成の遅れを防止したいチームリーダーの方
- APIなどを活用して、日々のタスク管理業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点にタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録やファイル添付の工数を削減できます。
- 手動でのタスク登録時に起こりうる、依頼内容の転記ミスや添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク名や依頼内容を抽出します。
- 続いて、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にタスクを作成します。
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを4で作成したタスクに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名、差出人など）を任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（タスク名、期日など）を抽出するかを自由にカスタマイズ可能です。
- Asanaへのタスク追加設定では、担当者やプロジェクトなどを固定値で指定したり、前段のフローで取得した情報を変数として設定したりできます。
■注意事項
- Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GmailとAsanaを連携してタスク作成を自動化するフローを作ってみよう
ここでは、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、Asanaにタスクを自動で作成し、添付ファイルも同時にアップロードするフローを解説していきます！
それでは、ここからYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とテキスト抽出設定、Asanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する
試してみる
■概要
重要な依頼が記載されたメールを見落としたり、手作業でのタスク登録に手間を感じたりすることはないでしょうか。特に、ファイルが添付されている場合のタスク管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でAsanaへタスクを作成し、添付ファイルも紐付けることが可能です。API連携のようにシステムを繋ぎ、手作業によるタスク管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとAsanaを使っており、メールからのタスク登録を手作業で行っている方
- 重要な依頼メールの見落としや、タスク作成の遅れを防止したいチームリーダーの方
- APIなどを活用して、日々のタスク管理業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点にタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録やファイル添付の工数を削減できます。
- 手動でのタスク登録時に起こりうる、依頼内容の転記ミスや添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク名や依頼内容を抽出します。
- 続いて、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にタスクを作成します。
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを4で作成したタスクに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名、差出人など）を任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（タスク名、期日など）を抽出するかを自由にカスタマイズ可能です。
- Asanaへのタスク追加設定では、担当者やプロジェクトなどを固定値で指定したり、前段のフローで取得した情報を変数として設定したりできます。
■注意事項
- Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：GmailとAsanaをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Asanaのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する
試してみる
■概要
重要な依頼が記載されたメールを見落としたり、手作業でのタスク登録に手間を感じたりすることはないでしょうか。特に、ファイルが添付されている場合のタスク管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でAsanaへタスクを作成し、添付ファイルも紐付けることが可能です。API連携のようにシステムを繋ぎ、手作業によるタスク管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとAsanaを使っており、メールからのタスク登録を手作業で行っている方
- 重要な依頼メールの見落としや、タスク作成の遅れを防止したいチームリーダーの方
- APIなどを活用して、日々のタスク管理業務をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点にタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録やファイル添付の工数を削減できます。
- 手動でのタスク登録時に起こりうる、依頼内容の転記ミスや添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク名や依頼内容を抽出します。
- 続いて、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にタスクを作成します。
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを4で作成したタスクに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名、差出人など）を任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（タスク名、期日など）を抽出するかを自由にカスタマイズ可能です。
- Asanaへのタスク追加設定では、担当者やプロジェクトなどを固定値で指定したり、前段のフローで取得した情報を変数として設定したりできます。
■注意事項
- Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「重要」に設定しました。
※なお、ファイル名に英数字以外の文字列が含まれている場合、Asanaに添付したファイル名が文字化けする可能性があります。
あらかじめファイル名を英数字にしておきましょう。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
-
トリガーの起動時間：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ここでは、5分で設定をしています。
なお、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
-
キーワード：先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。キーワードには、演算子の利用も可能です。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキストを抽出する設定
ここでは、Gmailのトリガー設定で取得した値からデータを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正します。
変換タイプは運用に応じて変更し、次に進みましょう。
詳しくはこちらをご確認ください。
詳細設定の画面が表示されたら、必須項目を設定します。
-
「対象のテキスト」：入力欄をクリックして表示される取得した値から「本文」を選択。
-
「抽出したい項目」：対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、取得した値を確認後、「保存する」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
ステップ5：Asanaにタスクを追加する設定
続いて、先ほど抽出したデータを引用し、Asanaにタスクを追加する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が合っているか確認をします。
アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、必須項目を設定していきましょう！
-
「タスク名」：入力欄をクリックし、表示される取得した値を引用してください。
-
「プロジェクトID」・「セクションID」：入力欄をクリックして表示される候補から選択して設定しましょう。
-
「タスクの説明」：入力欄をクリックして表示される取得した値を引用して設定しましょう。なお、直接文章を入力することも可能です。
ただし、直接入力する場合は固定値として設定されてしまうので、注意が必要です。
他の項目は必要に応じて設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう！テストに成功したら取得した値を確認してください。
Asanaの画面に移り、タスクが追加されたかを確認してみましょう。
最後にYoomの画面に戻って「保存する」をクリックします。
ステップ6：Asanaにファイルを添付する設定
最後の設定です。赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次の画面に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきましょう！
-
「親ID」：先ほどAsanaの設定で取得した値を引用して設定してください。取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
-
「ファイル名」：Gmailのトリガー設定で取得した値を選択します。ここでは「添付ファイル1」を選択しました。
-
「ファイルの添付方法」：プルダウンより「取得した値を使用する」を選択してください。
-
「ファイル」：こちらもプルダウンから「添付ファイル1」を選択します。
設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！テスト成功の表示を確認後、Asanaにファイルが添付されたか確認してください。
無事に添付されましたね。
以上で、「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Asanaへのタスク作成とファイル添付を自動化する」フローの完成です。お疲れ様でした！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Asanaを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することで、日々の業務負担を減らすことができます。
例えば、指定日時に定期的なタスクを自動で作成することができ、また、タスクの完了後にはGoogleドキュメントに自動で情報を追加することも可能です。
このように、タスク管理からドキュメントの更新まで、業務の多くを自動化することで、時間を節約し、チーム全体の生産性を向上させることができるでしょう。
Airtableで特定条件に合うレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
データベースツールのAirtableとタスク管理ツールのAsanaを併用しているものの、Airtableに登録された情報を手作業でAsanaに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。手作業によるタスク作成は、時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Airtableで特定の条件に合うレコードが登録された際に、自動でAsanaへタスクを追加する連携が可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報をもとに、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- AirtableとAsanaの連携を自動化して、タスクの作成漏れや遅延を防ぎたい方
- 二つのツール間でのデータ転記作業をなくし、プロジェクト管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、条件に応じてAsanaに自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成で起こりがちな、入力内容の間違いやタスク作成の漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、任意のプロジェクトにタスクを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクのタイトルや詳細といった設定項目に、前段のトリガーでAirtableから取得した情報を変数として埋め込むことで、動的な内容のタスクを作成できます。
■注意事項
- AirtableとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
Asanaで新しいタスクが登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaで管理しているタスク情報を、報告などのためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft Excelを連携させ、タスクの追加をトリガーに自動でレコードを追記できるため、こうした定型業務を効率化し、より正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとMicrosoft Excelを併用し、タスク情報を手動で転記している方
- プロジェクトのタスク管理や進捗報告の業務を効率化したいと考えている方
- 複数のツール間でのデータ入力作業による、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でMicrosoft Excelに情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を指定のファイルに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、どのプロジェクトを監視の対象にするか、任意のプロジェクトIDを設定してください
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定する際に、事前に作成した対象のファイルやシートを指定してください
■注意事項
- Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで期日を過ぎたタスクをSlackに通知する
試してみる
■概要
毎日指定の時間にフローボットを起動し、Asanaで期日が前日までのタスクを取得し、Slackの特定のチャンネルに通知するフローボットです。
通知先のチャンネルや通知内容は自由に変更してご利用ください。
自分だけのDMに送信する事も可能です。
■注意事項
・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・GPTでSlackに送信するためのテキストを生成しているため、多少テキストの内容が変動する場合があります。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaのプロジェクトに特定条件に合うタスクが追加されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを管理し、議事録やメモをGoogle ドキュメントで作成していると、両ツール間で情報を手作業で転記する手間が発生しがちです。このワークフローを活用することで、Asanaの特定のプロジェクトに条件に合うタスクが追加された際に、自動でGoogle ドキュメントへテキストを追記できるようになり、AsanaとGoogle ドキュメント間の連携に伴う作業を効率化し、転記漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでプロジェクトを管理し、Google ドキュメントで議事録や仕様書などを作成している方
- AsanaとGoogle ドキュメント間の情報転記作業に手間を感じ、自動化したいと考えている方
- タスクの進捗や決定事項の記録を、正確かつ効率的に行いたいチームリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でGoogle ドキュメントに情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや、重要なタスクの記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、記録の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するタスクの場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、指定したドキュメントにAsanaのタスク情報を自動で追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件では、どのようなタスクが追加された際にGoogle ドキュメントへ追記処理を行うか、担当者やタスクのセクション、タグなどの情報をもとに任意で設定してください
- Google ドキュメントに追加する情報は、Asanaから取得したタスク名や詳細、期日などの情報の中から、必要なものを組み合わせて自由に設定してください
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
- タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、Asanaで作成されたタスク情報がスプレッドシートに自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日といった情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。
- 例えば、「A列にタスク名」「B列に担当者名」のように、管理したい項目に合わせて出力内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスクが完了したらGitHubのIssueを自動的にクローズする
試してみる
■概要
プロジェクト管理でAsanaを、開発でGitHubを利用している際、タスクの完了を両方のツールに反映させるのは手間ではないでしょうか。特に、Asanaでの完了報告後に手動でGitHubのIssueをクローズする作業は、更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了すると、関連するGitHubのIssueが自動でクローズされるため、こうした連携の手間をなくし、開発プロセスの効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGitHubを併用し、タスクとIssueのステータスを手動で同期している方
- 開発プロジェクトの進捗管理を効率化し、更新漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- ツールの連携を自動化することで、開発チームがよりコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけでGitHubのIssueが自動でクローズされるため、手作業による更新の手間や時間を削減できます。
- 手動での操作が不要になることで、Issueのクローズ忘れや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な進捗管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、完了したAsanaのタスク情報からIssue番号など必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにIssueをクローズするよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定で、自動化の対象としたいワークスペースIDとプロジェクトIDを、連携したアカウントの情報から任意で選択してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、Asanaのタスク情報から、Issue番号などGitHubのIssue更新に用いたい任意の情報を抽出するよう設定できます。
- GitHubのオペレーション設定で、自動でクローズしたいIssueのオーナー名、リポジトリ名、およびIssue番号を設定してください。Asanaのタスク情報からこれらの値を取得し、動的に指定することも可能です。
■注意事項
- Asana、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Asanaのタスクに、GitHubのIssue番号を記載しておいてください。
ClickUpで特定のタスクが作成されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
ClickUpとAsanaを併用してタスク管理を行っているものの、それぞれのツールに手作業でタスクを登録するのは手間ではないでしょうか？情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ClickUpにタスクが作成されるだけでAsanaへのタスク追加が自動で完了するため、clickupとasana間の連携をスムーズに行い、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClickUpとAsanaを併用し、タスクの二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- ClickUpとAsana間の手作業による情報転記で、抜け漏れなどのミスを防ぎたい方
- 複数のプロジェクト管理ツールを連携させ、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ClickUpでのタスク作成をトリガーにAsanaへ自動でタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるタスクの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、トリガーで作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- その後、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとにAsanaに新しいタスクを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ClickUpのトリガー設定では、連携対象としたいTeam IDやSpace IDなどを任意で設定してください。
- 分岐機能では、前段のClickUpから取得したタスク情報（担当者やラベルなど）をもとに、後続処理を実行する条件を自由に設定できます。
- Asanaにタスクを追加する際、ClickUpから取得したタスク名や詳細情報などを引用し、任意のフィールドにマッピングして設定することが可能です。
■ 注意事項
- ClickUpとAsanaのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Notionでページが作成されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Notionでドキュメントや議事録を作成した後、関連するタスクをAsanaに手動で登録する作業は手間がかかる上に、転記ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成されると、その情報をもとにAsanaへ自動でタスクを追加できるため、業務の効率化に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで作成した情報を基に、Asanaでタスク管理を行っている方
- NotionとAsana間の手動での情報連携に非効率を感じている方
- タスクの登録漏れや二重登録などのヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのページ作成をトリガーにAsanaへタスクが自動で追加されるため、手作業によるタスク作成の時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとAsanaをYoomと連携します。
- トリガーでNotionの「ページが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、Notionの「レコードを取得する」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、取得したNotionのページ情報を基にAsanaにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaにタスクを追加する際に、Notionから取得した情報をAsanaのタスク名や説明欄に変数として埋め込むように設定できます。
■注意事項
- Notion、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
指定日時にAsanaで定期的なタスクを自動で作成する
試してみる
■概要
定期的なタスクをAsanaで管理しているものの、毎回手動で作成するのは手間がかかり、時には作成漏れが発生することはありませんか？こうした繰り返し作業は、他の重要な業務への集中を妨げる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にAsanaへタスクを自動で作成できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで定期的なタスクを手作業で作成している方
- タスクの作成漏れを防ぎ、業務の抜け漏れをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務に集中したいビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてAsanaへタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク作成の時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの作成忘れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、計画的な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでタスクを作成したい日時や繰り返し周期を設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、タスク名や担当者、期日などの詳細を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、タスクを自動作成したい特定の日時や、毎日、毎週、毎月といった繰り返し周期を任意で指定してください。
- Asanaのタスク追加アクションでは、タスク名、説明、担当者、期日などの各項目に対して、固定のテキスト情報や、フロー実行日などの動的な情報を設定することが可能です。
■注意事項
まとめ
GmailとAsanaの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やファイル添付の手間を無くし、タスクの登録漏れや対応忘れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、依頼内容を迅速かつ確実にタスク化できるため、チーム全体の業務遂行能力が向上し、より重要な戦略的業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、APIなどを意識することなく直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Slack等のチャットツールとも連携できますか？
A：はい、可能です。
SlackやMicrosoft Teamsなど社内でお使いの他のチャットツールと連携できます。
今回のフローボットに追加する場合、Asanaの「ファイルを添付」オペレーション下の＋マークをクリックすると、オペレーションの追加が出来ます。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知されます。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
上記でも解決しない場合は、Yoomお問い合わせ窓口からお問い合わせください。
Q：複数の条件でタスク化するメールを絞れますか？
A：はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、タスク化するメールを絞ることができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
