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「CRMで案件が確定したら、プロジェクト管理ツールに手作業で転記している…」
「チャットでの依頼を、都度タスクとして手入力するのが面倒…」
このように、複数のツールにまたがる情報を手作業で集約し、工程を管理することに多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">CRMで取引が作成されたらプロジェクト管理ツールに自動でプロジェクトを立ち上げたり、チャットツールでの依頼内容を自動でタスク化したりできる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい手作業から解放されることも可能です。
そのうえ、プロジェクトの進捗管理や戦略立案といった、より本質的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">プロジェクトの工程管理を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとAsanaを連携させ、工程管理を自動化する方法を具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
この連携により、手作業による情報転記の手間やミスをなくし、プロジェクトの立ち上げからタスク管理までをスムーズに行えるようになるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">HubSpotなどのCRMサービスで新しい取引が作成された際に、Asanaにプロジェクトやタスクを自動で作成します。</span>
これにより、営業部門から開発・制作部門へのスムーズな情報連携が実現し、プロジェクトの立ち上げを迅速化できるでしょう！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定のメールを受信した際に、Asanaにタスクを自動で作成し、添付ファイルも自動で追加します。</span>
メールでの依頼事項や共有事項のタスク化を、漏れることなく行うことが可能です。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールでの特定の投稿をきっかけに、Asanaの既存タスクに担当者を追加します。</span>
チャット上での議論や決定事項をタスク管理に反映させることが可能です。
それではここから代表的な例として、HubSpotで新しい取引が作成された際に、Asanaにプロジェクトを自動で作成し、関連タスクも追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Asanaをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
新しい取引が作成されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
HubSpotの画面に移動し、新しい取引を作成しましょう。
今回ご紹介するテンプレートはHubSpotに新しい取引が作成されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには、HubSpotに新しい取引を作成する必要があるのです。
今回は以下の取引を作成しました。
取引が作成できたらYoomの画面に戻り、テストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されるはずです。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
プロジェクトを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
プロジェクト名にはデフォルトで取得した値が設定されているはずです。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
デフォルトビューを設定します。
デフォルトでリストが選択されているはずです。
変更したい場合はプルダウンメニューから変更してください。
プロジェクトオーナーを設定します。
任意のメールアドレスを設定してください。
チームIDを設定します。
注釈を確認し、Asanaのチーム詳細画面URLからチームIDとなる箇所を抜き出し、入力してください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※このページ内で入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのプロジェクトに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にプロジェクトが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
タスクを追加をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
タスク名を設定します。
タスク名はデフォルトで取得した値が設定されていますが、自由に変更可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を追加することも、直接入力することもできます。
プロジェクトIDはデフォルトで、先ほど作成したプロジェクトのIDが取得した値として設定されているはずです。
変更したい場合は取得した値を削除し、表示された候補から選択してください。
セクションIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から選択してください。
期日にはデフォルトで取得した値が設定されます。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※このページ内で入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのタスクに反映されますので注意しましょう。
ここまで設定できたらテストをクリック。
※テストをクリックすると実際にタスクが追加されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、ステップ3で作成したAsanaのプロジェクト内にタスクが追加されていますので確認してください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がHubSpotで新しい取引が作成された際に、Asanaにプロジェクトを自動で作成し、関連タスクも追加するフローでした！
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Googleフォームで送信されたデータをもとにAsanaでタスクを自動作成したり、Salesforceの新規商談に基づいてAsanaタスクを生成したりすることができます。
また、ClickUpやGoogleカレンダーからもタスク情報をAsanaに連携させることができ、異なるツール間での作業管理が統一されるため、タスクの見落としや重複作業を防げるでしょう。
HubSpotとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたCRMからの情報転記やプロジェクト作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者から制作・開発担当者への情報連携がスムーズになり、プロジェクトを迅速に始動させ、よりコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし工程管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を満たす取引だけを自動化できますか？
A：はい、できます。
特定の条件を満たす取引だけを自動化するには分岐の追加が必要です。
分岐はフローボットの追加したい箇所にある+をクリックすることで追加できます。
なお、分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
分岐について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：Asanaのタスクに、もっと詳細な情報を反映できますか？
A：はい、できます。
今回のご紹介では使用しませんでしたが、ステップ5で登録できる情報の中にタスクの説明などの項目もございます。
タスクの説明に取得した値を複数設定することで、より詳細な情報を反映できます。
Q：プロジェクト作成後、関係者に自動で通知できますか？
A：はい、できます。
Yoomでは様々なアプリとの連携が可能ですので、メールだけではなく例えばSlackなどのアプリに通知を送ることもできます。
アプリを追加する際は先ほどと同様に、フローボットの追加した箇所にある+をクリックして設定を行ってください。
※新しくアプリを追加する場合はステップ1と同様にマイアプリ連携が必要です。
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