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「新しいメンバーがプロジェクトに加わるたびに、関連するAsanaタスクすべてに手作業でコラボレーターを追加するのが大変…」
「大人数のプロジェクトだと、誰をどのタスクに追加したか管理が煩雑で、追加漏れが発生しないか心配…」
このように、Asanaでのコラボレーター追加作業に手間や不安を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">スプレッドシートなどのリストに基づいて、関連するAsanaタスクにコラボレーターを自動で一括追加できる仕組み</span>があれば、このような手作業による負担や設定ミスから解放され、プロジェクト管理そのものに、より集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaのタスクにコラボレーターを追加する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、Asanaのタスクにコラボレーターを一括で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Asanaのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です。
ここから「指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、Asanaのタスクにコラボレーターを一括追加する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得する設定を行います。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
以下の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウントを確認します。
アクションをそのままにして、画面をスクロールダウンしましょう！
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
ボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:C」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「処理状況」が「未処理」のレコードを取得するように設定します。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値に表示されたことを確認しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、繰り返し対象を指定していきます！
それでは、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「タスクURL」を設定しましょう！
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう。
先ほど取得したデータから指定した項目を抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される「同じ処理を繰り返す」オペレーションで取得した値を設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」設定します。
今回はテンプレートを使用しているため、既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
最後に「保存する」をクリックしてください。
ここでは、タスクにコラボレーターを追加する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
最後に「次へ」をクリックし、次のステップに進みましょう！
最後の設定です！ここでは、指定したスプレッドシートのレコードを更新する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、更新したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
今回は、ステップ4で使用したデータベースのレコードを更新したいので、ステップ4で選択したスプレッドシートを再度設定しています。
注意点として、ヘッダがテーブル範囲内に含まれている必要があります。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
まずは、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
今回は、処理状況が未処理になっているレコードを更新したいので、以下のように設定しました。
※条件の変更や追加は自由なので、運用に合わせて設定してください！
続いて、「更新後のレコードの値」を設定します。
ここでは「処理状況」の項目を「登録済み」に更新したいので、以下のように設定しました。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」の表示を確認します。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが更新されているか確認をしてみましょう。
無事に更新されましたね。
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Yoomでは、Asanaを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Asanaに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Notion、Shopify、Clockify、Miroなどからの情報やイベントをトリガーにAsanaにタスクを自動作成します。
さらに、スプレッドシートの情報を基にタスクを一括更新したり、タスク完了時にFrontにコンタクトを作成したり、添付ファイルをBoxに格納したりします。
また、AsanaのタスクからShopifyの注文情報を作成する双方向連携や、タスク情報の定期通知も可能です。
これにより、多岐にわたるインプットをタスクに変換し、タスクの抜け漏れを防ぎ、業務プロセスを自動で完結を実現できます。
Asanaのコラボレーター追加作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた繰り返しのアサイン作業から解放され、追加漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、タスクの割り当てといった管理業務に時間を費やすことなく、本来集中すべきクリエイティブな業務や戦略的なタスクに注力できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フリープランではこの自動化はできませんか？
A：はい、今回のフローには「処理繰り返し」のオペレーションが含まれているため、フリープランではご利用いただけません。
チームプラン以上をご契約の方は、「処理繰り返し」のオペレーションをご利用いただけます。
Yoomではミニプラン、チームプラン、サクセスプランの各機能を、プランごとに2週間トライアルで体験することができます。
詳しくは以下をご確認ください。
Q：定期実行以外で自動化を起動できますか？
A：はい、今回はスケジュールトリガーを設定しますが、運用に合わせてトリガーを変更することが可能です。
Google スプレッドシートでレコードが更新された際にフローを起動するなど、柔軟なフローの構築ができます。
Q：該当タスクがない場合、フローはどうなりますか？
A：該当のタスクがない場合、フローボットはエラーになり、停止します。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
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