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「プロジェクトが完了したのに、Asanaの各タスクからコラボレーターを手作業で削除するのが面倒…」
「関係者が多いプロジェクトだと、コラボレーターの削除漏れが心配…」
このように、Asanaのコラボレーター管理における非効率な手作業に悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームに必要な情報を入力するだけで、Asanaのプロジェクト内タスクから特定のコラボレーターを一括で削除できる仕組み</span>があれば、これらの面倒な作業から解放され、削除漏れによる情報セキュリティリスクを心配することなく、より重要なプロジェクト管理業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaのプロジェクトからコラボレーターを削除する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、フォームに回答された内容をもとに、Asanaのプロジェクト内タスクから指定のコラボレーターを一括で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
AsanaをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Asanaのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
フォームに回答があった際にフローボットが起動します。
以下の赤枠をクリックしてください。
※詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
ここでは、すでに設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズも可能です。
プレビューページでは、フォームの完成形を確認できます！
それでは、質問文、質問形式などを自由に設定しましょう！
「対象プロジェクトID」の部分が質問項目です。
質問形式は、上記の画面では「テキスト」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示される項目の中から選ぶことができます。
続いて、「完了ページ」の設定です！
特に変更しない場合はそのままで大丈夫です。
なお、今回は、以下のように設定してみました。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものに設定したい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。
次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーにしました。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、以下の画面に遷移します。
「回答ページ」や「完了ページ」をクリックすると、回答する際に表示される画面や完了画面のプレビューを確認できます。
次に「取得した値」を、入力しましょう！
ここでは、次のステップで使用するサンプル値を入力してください。フロー実行時は、実際の回答内容が使用されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
以上で、フォームトリガーの設定は完了です！
ここでは、特定のプロジェクトのタスク一覧を取得する設定を行います。
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「プロジェクトID」を設定します。
以下の画像のように入力欄をクリックすると先ほど取得した値が出てくるので該当するものをクリックしましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。テストが成功すると、取得した値が表示されます。
ここでは、指定したプロジェクトのタスク一覧が取得できます。
問題がなければ、「保存」をクリックします。これで、Asanaのアクション設定は完了です！
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、繰り返し対象を指定していきます！
それでは、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「タスクIDの一覧」を設定しましょう！
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ここでは、指定のコラボレーターを一括削除する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
最後に「次へ」をクリックし、次のステップに進みましょう！
最後の設定です！
ここでは、Asanaのタスクから指定ユーザーを一括でコラボレーター解除したことを指定のメールアドレスに送信する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
まずは、「メールの設定」をします。
アプリは変更せず、このままにして画面を下にスクロールしましょう。
続いて、「メールの内容」を設定します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、「メールの送信内容」を確認します。
宛先や本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。「保存する」をクリックしてください！
そのあと、先ほど指定したメールアドレスに送信されたか確認してみましょう。
※送信エラーが表示された場合は「 / ! “ # $ % & ' ( ) = ~ | \ ^ : ; * + ? ...」等の非対応文字が含まれていないか、@が大文字になっていないかなどを改めてご確認ください。
送信されましたね！
以上で、「フォーム回答をもとに、Asanaのプロジェクト内タスクから指定コラボレーターを一括削除する」フローの完成です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Yoomでは、Asanaを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Asanaに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Jotformのフォーム回答、OneDriveへのファイル作成、Redditの投稿、ClickUpやWrike、Timelyといった他のタスク管理ツールのアクションをトリガーにAsanaにタスクを自動作成します。
さらに、Google Meetの会議終了時にタスクのセクションを移動したり、完了時にExcelのレコードを更新したりします。
また、タスクの更新時にSlackへ通知したり、完了タスクの定期的な一括削除といったメンテナンスも自動化できます。
これにより、多岐にわたるインプットをタスクに変換し、タスクの抜け漏れを防ぎ、業務管理の一元化を実現できます。
Asanaのコラボレーター削除を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた面倒な整理作業の手間を削減し、削除漏れによる情報セキュリティリスクも防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクトマネージャーや担当者は、煩雑な管理業務から解放され、より重要な企画立案やタスクの進捗管理といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：存在しないコラボレーターを指定した場合、処理はどうなりますか？
A：存在しないコラボレーターを指定した場合、フローボットはエラーになり、停止します。エラーの対処法は以下をご確認ください。
Q：フォーム入力ではなく、Google スプレッドシートのリストを元に削除できますか？
A：はい、可能です。Google スプレッドシートをトリガーとして設定することができます。
紹介したフローを使用する場合は、フォームトリガーを削除し、トリガーアクションからGoogle スプレッドシートを選択、追加・連携をしてください。
Yoomではさまざまなアプリと連携が可能です。詳しくは以下をご確認ください。
Q：削除対象から特定の人（例：管理者）を除外できますか？
A：今回のフローでは、フォームに入力された「削除したいコラボレーターのメールアドレス」と一致するユーザーが、Asanaのプロジェクト内タスクに登録されている場合、そのユーザーが自動的に削除されます。
そのため、管理者など削除したくない方を除外する設定はできません。
削除したくない方が含まれないよう、フォームを送信する前に入力内容を確認するようにしてください。
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