【プログラミング不要】Google Chatでのタスク通知を自動化する方法

フォームで受け付けたタスク依頼をGoogle Chatに自動で通知する

GoogleフォームやJotformなどでタスク依頼を受け付けた際に、その内容をタイムリーにGoogle Chatへ通知します。
フォームが送信されたら速やかに担当者へ情報が届くため、スピーディーな対応に繋がるでしょう。依頼内容の転記ミスや連絡漏れのリスクを減らせるため、クライアントや他部署からの依頼受付業務の正確性がグッと向上するはずです。

メールで受信したタスク情報をGoogle Chatに自動で通知する

GmailやOutlookで特定の件名や差出人からタスクに関するメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに転送・通知します。
メールボックスに埋もれがちなタスク依頼や関連情報をGoogle Chatに集約できるため、確認漏れを防ぎ、迅速なアクションに繋げることができるでしょう。複数の関係者に情報をスムーズに共有したい場合にも役立ちます。

Google スプレッドシートにタスクが追加されたら、Google Chatに通知するフローを作ってみよう

今回は、「Google スプレッドシートにタスクが追加されたら、Google Chatに通知する」自動化フローの作成手順を解説します。
Yoomを使えば、画面の指示に従って設定するだけで、誰でも簡単に自動化フローを構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

‍作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google スプレッドシートとGoogle Chatをマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
• Google スプレッドシートのトリガー設定およびGoogle Chatの自動通知設定
• トリガーをONにして動作確認

ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Chatをマイアプリ登録

はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携するためのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められます。

【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】

Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。

‍検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補から選択しましょう。

‍Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するアカウントでログインしてください。

‍連携するアカウントを選択します。
表示されているアカウント以外と連携する場合は、「別のアカウントを使用」を選択し、連携したいアカウントでログインしてくださいね！

下図の画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。

アクセス権限を全て許可し、「続行」をクリックしましょう。

これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録は完了です！

【Google Chatのマイアプリ登録】

先ほどと同じ手順で、「マイアプリ」をクリックして「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Chatと入力し、Google Chat(OAuth)を選択してください。

先ほど同様にGoogleのサインイン画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

‍連携するGoogle Chatのアカウントから、「Client ID」と「Client Secret」を取得して入力します。
詳しい登録方法は、こちらをご確認ください。

‍入力後、「登録する」をクリックしてGoogle Chatのマイアプリ登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際に自動化フローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを活用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、テンプレートが自動的にお使いのYoom画面にコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

最初の設定です！
Google スプレッドシートにタスクが追加されたらフローボットが起動するように、アプリトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートの「行が追加されたら」をクリックしてください。

クリックすると下図の画面に移ります。特に操作は不要ですが、連携するアカウント情報が使用するアカウントで間違いがないか確認しましょう。トリガーアクションは「行が追加されたら」のままでOKです！

次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
設定完了後にテストを行うため、詳細を設定する前にGoogle スプレッドシートにタスクを追加しておきましょう。
※以下は、例として今回作成したものです。

Google スプレッドシートにタスクを追加したら、Yoomの設定画面に戻って各項目を設定していきます。

• トリガーの起動時間：任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
  ※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。

• シートID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。候補から選択しましょう。
  もしくは、URL内の「/edit?gid=●●●/」の●●●がシートIDとなるので、手入力してもOKです。

• テーブルの範囲(始まり)：たとえば、AからE列のデータを取得したい時は「A」を指定します。
• テーブルの範囲(終わり)：こちらもAからE列のデータを取得したい時は、「E」を指定してください。
• 一意の値が入った列：メールアドレスやIDなど、列内で値が重複しない列（ユニークキーとなる列）の列名を選択しましょう。

設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、「取得した値」に、Google スプレッドシートに入力した内容がアウトプットとして取得されます。正しくデータが取得されていることを確認して、「保存する」をクリックしましょう。

※アウトプットについて
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

これで、アプリトリガーの設定は完了です！

ステップ4：Google Chatにメッセージを自動送信する設定

アプリトリガーの設定が完了したら、Google スプレッドシートのタスク情報を、Google Chatに自動通知するための設定を行います。
「メッセージを送信」をクリックしてください。

先ほど同様に連携するアカウント情報に間違いがないか確認し、次に進みましょう。

続いて、API接続設定を行います。
「スペースのリソース名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

次に、自動送信するメッセージ内容の設定をします。
「Google スプレッドシートにタスクが追加されました。」など定型的な文章は直接入力し、「タスク名」や「期日」など、Google スプレッドシートのデータを引用したい部分はアウトプットを用いて入力してください。
今回は以下のように設定してみました！

入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
Google Chatにメッセージが送信されていることを確認したら「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。お疲れ様でした！

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
早速フローを稼働する場合は、「トリガーをON」を選択しましょう。

あとで稼働する場合は「あとで」を選択します。フローボット設定画面の左上にあるトリガースイッチから、トリガーの「ON／OFF」の切り替えが可能です。

以上が、「Google スプレッドシートにタスクが追加されたら、Google Chatに通知する」自動化フローの作成方法でした！

Google Chatを活用したその他の自動化例

今回ご紹介した自動化例の他にも、Google Chatを活用して様々な業務を自動化することが可能です。
データベースの更新情報を自動通知したり、会議の議事録を要約して通知したり、クラウドストレージのデータ更新を通知することもできます。
気になる自動化フローのテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして、ぜひ気軽にお試しください！

まとめ

いかがでしたか？今回は、Google Chatでのタスク通知を自動化する方法について解説しました。Google スプレッドシートやフォーム、メールなど、様々なツールで管理しているタスク情報を自動でGoogle Chatに通知することで、手動での転記作業や確認する手間を削減し、タスクの見落としを防止します。これによりチーム連携を強化でき、迅速かつ効率的な業務進行を実現できるでしょう。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような自動化フローを、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単に構築できます。
「本当にノーコードで設定できる？」「他にどんなことが自動化できるのか気になる」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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