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「またBacklogに課題が登録されたのか…営業側でも把握しておきたいけど、いちいち手作業で連携するのは正直手間だな」
「課題の更新通知、見逃しがちで対応が遅れることもある…」
このように、プロジェクト管理ツールBacklogを使ってはいるものの、関連する業務で手作業が多く、情報の見逃しや対応の遅れに悩んでいませんか？もし、<span class="mark-yellow">Backlogの課題作成をトリガーにSalesforceへ自動でTodoを登録したり、BacklogのコメントメンションをMicrosoft Teamsへ自動通知したり、さらには課題のステータス更新に応じてGoogleカレンダーの予定を自動で更新できる仕組み</span>があれば、これらの手間や心配事から解放され、より重要なプロジェクト業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">BacklogのWebhookを活用して業務を自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
BacklogのWebhook機能を活用し、日々の業務を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！これにより、手作業による情報連携の手間を大幅に削減し、プロジェクト管理の効率を向上させることができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Backlogで新しい課題が作成された際に、SalesforceのようなCRMサービスに自動でタスクや関連情報を登録する</span>ことで、開発チームと営業チーム間の情報共有をシームレスにし、顧客対応の迅速化や抜け漏れ防止に繋がるので、プロジェクトと営業活動のスムーズな連携を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Backlogで自分宛のメンションが付いたコメントが追加された場合や、特定の課題が更新された際に、Microsoft Teamsなどのチャットツールへリアルタイムで通知を自動送信する</span>ことで、重要な情報を見逃さず、迅速なコミュニケーションと対応が可能になるので、チーム内の連携を強化し、プロジェクトの遅延リスクを低減させましょう！
<span class="mark-yellow">Backlogの課題のステータスが「完了」などに更新されたタイミングで、関連するGoogleカレンダーなどのスケジュールツールの予定を自動で更新したり、新たなフォローアップ予定を作成したりする</span>ことで、個人のタスク管理の精度向上やチーム全体の進捗状況の可視化が容易になるので、スケジュールの見落としや二重管理の手間を削減し、効率的な時間管理を実現しましょう！
それではここから代表的な例として、Backlogで新しい課題が作成された際に、その情報をSalesforceの商談オブジェクトに関連するTodoとして自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、BacklogとSalesforceをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Backlog」と入力し、検索結果からBacklogのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、ドメインを入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてSalesforceをマイアプリ登録します。
※・Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSalesforceを検索します。
次の画面で、ユーザー名・パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
マイアプリにBacklogとSalesforceが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Backlogの課題が新規作成されたらSalesforceの商談オブジェクトにTodoを登録する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「課題の追加(Webhook)」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面の、以下手順や注意事項に沿って、設定を行いましょう。
URLをコピーしたら、Backlogの画面でWebhookの設定を行います。
設定できたら、Backlogで課題を作成します。
今回は下図のような課題を作成してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
作成したら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、後続のSalesforceのレコード検索設定に使用するため、レコード検索に使用したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「商談オブジェクトのレコードを検索」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「検索フィールド名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。フィールド項目名は、オブジェクトマネージャから確認しましょう。
「値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「マイドメインURL」「取得するフィールド項目」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、レコードの検索に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「商談オブジェクトにToDoを登録」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「マイドメインURL」「商談ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「件名」「期限」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSalesforceで商談オブジェクトにTodoが登録されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
BacklogのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Backlogで課題が登録された際に、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelに情報を自動で追加したり、同時にDiscordへ通知を送ったり、Asanaにもタスクを作成したりすることが可能です。また、Notionでステータスが変更されたタイミングで、Backlogに自動で課題を追加するフローも構築できます。
この記事では、「BacklogのWebhookを活用して様々な業務を自動化する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
BacklogのWebhook機能を使えば、課題の登録をきっかけに、他ツールへの情報連携や通知送信を自動化でき、手作業の負担を大幅に削減できます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したBacklogの自動化以外にも、日々の業務を効率化できるテンプレートが多数そろっています。</span>ステータス変更時の処理や他アプリとの双方向連携など、チームのワークフローに合わせて柔軟にカスタマイズできるのも魅力です。
「情報の伝達ミスを防ぎたい」「繰り返し作業を減らして本来の業務に集中したい」とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。面倒な設定は不要で、すぐに導入を始められますよ！
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