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「問い合わせが増えて対応が追いつかない…」
「重要な顧客からのメッセージを見逃してしまった…」
このように、本来取り組むべき業務に時間を割けず、対応に追われてしまうという悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">受信したメッセージの内容をAIが自動で分析し、関連部署や担当者に自動通知できる仕組み</span>があれば、手作業による負担やヒューマンエラーが削減します。そして、より迅速で質の高い顧客対応を実現しながら、貴重な時間をコア業務に充てることができるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々の業務効率を大きな向上につながります。
ぜひこの機会にWeb接客の自動化を導入し、顧客エンゲージメントの強化と業務負担の軽減を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Web接客業務を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web接客で活用できる、顧客対応効率を向上のための具体例を自動化テンプレートをご紹介します！これにより、問い合わせの見逃し防止、迅速な情報共有、そして顧客満足度の向上を実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Intercomで発生したイベント（新規会話作成など）をトリガーに、内容を分析してOutlookなどのメールツールへ自動で通知する</span>ことができます。
担当者は重要な情報を見逃さず、迅速な対応が可能になり、顧客満足度の向上にも繋がります。
<span class="mark-yellow">Zendeskで作成された新しいチケット情報を基に、内容を分類してNotionなどのデータベースへ自動で追加・記録する</span>ことができます。
問い合わせ管理の一元化や分析が容易になり、サポート業務全体の質向上に貢献するはずです。
<span class="mark-yellow">Intercomでのユーザーアクション（返信など）に応じて、その内容を分析しSlackなどのチャットツールへ自動通知する</span>ことが可能です。
チーム内での情報共有がスムーズになり、対応漏れを防ぎ、よりスピーディな顧客サポートを実現できます。
それではここから代表的な例として、Intercomでユーザーが新しい会話を作成した際に、その内容をAIで分析し、Outlook経由で担当者に自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のIntercomとYoomを連携していきます。Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Intercomと検索します。
こちらを参考にサインインしましょう。
続いてOutlookと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートは自動的にマイプロジェクトに保存されます。その後、必要に応じてテンプレート名を変更することも可能です。次に、左側のメニューから「マイプロジェクト」をクリックすると、先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
表示されたら、テンプレートの右側にある三点リーダー（...）をクリックし、「編集する」を選びましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「ユーザーが新しい会話を作成したら（Webhook起動）」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進みます。
こちらを参考に、Webhookを設定してください。
設定後、Intercomで新しい会話を作成したらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存します。
続いて会話の内容分析を行なうため「テキストを生成する」をクリックします。
アクションは設定したいプロンプトの文字数によって、以下の中から変更してください。
次に、プロンプトの設定です。
デフォルトで設定されているので、変更がなければテストしましょう。
赤枠はアウトプットを利用した箇所です。
※問い合わせ内容を手打ちしてしまうとフロー実行時毎回それについて生成されてしまうので、必ずアウトプットを利用して設定してください。
生成結果が表示されたら保存します。（実際に具体的な生成結果が表示されます。
続いて、会話内容の分析結果などをメールで送る設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールして進んでください。
※こちらも赤枠はアウトプットを利用しています。
設定が完了したら次に進み、内容を確認してください。
フロー実行時はアウトプットが反映しています。
問題なければテストし、保存します。
※テストを行うと、Outlookからメールが送信されるのでご注意ください。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、内容を分析してOutlookで自動通知されるかを確認してみましょう。
以上が「Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、内容を分析してOutlookで自動通知する」方法でした。
今回ご紹介したOutlookとの連携以外にも、Web接客ツールとさまざまなチャットアプリやサポートツールを組み合わせることで、通知やタスク登録といった業務を自動化できます。
たとえば、Intercomで新しい会話が作成された際に、SlackやChatworkへ自動通知すれば、担当者がリアルタイムで問い合わせに気づき、すばやく対応できます。また、会話内容をZendeskやNotionに自動登録することで、タスク管理や履歴の一元化にもつながります。
さらに、Zendeskで新たにチケットが作成された際にAIで返答案を生成し、Slackに通知するフローも可能です。
このように、Web接客の自動化は対応のスピードと品質を両立できるうえ、手作業の削減にもつながります。気になるものがあれば、ぜひ以下のテンプレートもご活用ください！
今回の自動化を活用することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で対応していた問い合わせの確認・分析・通知といった業務を効率化し、ミスの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、顧客対応チームはより迅速かつ的確に顧客のニーズに応えることが可能となり、結果として顧客満足度の向上や、より戦略的な業務への集中が実現するでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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