Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
試してみる
■概要
「Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する」フローは、ウェビナーの管理をスムーズにし、チーム内での情報共有を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが作成されると自動的にSlackに通知が送られるため、チーム全体で迅速に情報を共有でき、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して定期的にウェビナーを開催しており、情報共有のタイミングを逃さないようにしたいチームリーダーの方
・手動でウェビナー情報をSlackに通知しているため、手間と時間を削減したい担当者の方
・ウェビナーの作成と同時にチーム全体に迅速に情報を伝え、スムーズな連携を図りたい企業の運営者の方
■注意事項
・Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
「ウェビナー開催が増えて、作成時の社内通知や参加者へのリマインドメール、終了後の録画共有といった関連業務に追われている…」
「手作業での情報連携が多く、連絡漏れや共有ミスが発生しないかいつも不安…」
このように、ウェビナー運営における煩雑な手作業に多くの時間と労力を奪われ、本来注力すべきコンテンツの質の向上や参加者とのエンゲージメント構築といったコア業務に集中できないと感じていませんか？
もし、ウェビナー作成時の情報共有や、終了後の録画データ管理といった一連の業務プロセスを自動化できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に時間を割くことが可能になり、ウェビナーの効果を最大限に高めることができるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、ウェビナー運営をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはウェビナー運営に関連する様々な業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
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■概要
「Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する」フローは、ウェビナーの管理をスムーズにし、チーム内での情報共有を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが作成されると自動的にSlackに通知が送られるため、チーム全体で迅速に情報を共有でき、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して定期的にウェビナーを開催しており、情報共有のタイミングを逃さないようにしたいチームリーダーの方
・手動でウェビナー情報をSlackに通知しているため、手間と時間を削減したい担当者の方
・ウェビナーの作成と同時にチーム全体に迅速に情報を伝え、スムーズな連携を図りたい企業の運営者の方
■注意事項
・Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
ウェビナー業務の自動化を実現するテンプレート
ウェビナーの運営には、作成から終了後のフォローアップまで多くのタスクが伴いますが、これらの業務を自動化することで、大幅な効率化が可能です。
ここでは、Yoomに搭載されているウェビナー自動化のテンプレートをいくつか紹介していきます。
日々の業務で手間を感じている作業や、これから効率化したいと考えているプロセスに合う内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ミーティングツールのウェビナー情報をチャットツールに自動通知
Zoomなどのミーティングツールで新しいウェビナーが作成された際に、その情報をSlackなどのチャットツールへ自動的に通知するフローです。
関係部署への迅速な情報共有や、周知漏れの防止に繋がり、スムーズな連携体制を構築できます。
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
試してみる
■概要
「Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する」フローは、ウェビナーの管理をスムーズにし、チーム内での情報共有を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが作成されると自動的にSlackに通知が送られるため、チーム全体で迅速に情報を共有でき、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して定期的にウェビナーを開催しており、情報共有のタイミングを逃さないようにしたいチームリーダーの方
・手動でウェビナー情報をSlackに通知しているため、手間と時間を削減したい担当者の方
・ウェビナーの作成と同時にチーム全体に迅速に情報を伝え、スムーズな連携を図りたい企業の運営者の方
■注意事項
・Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
ミーティングツールのウェビナー情報をメールツールに自動通知
Zoomなどのミーティングツールでウェビナーが作成されたタイミングで、Gmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知メールを送信することもできます。
普段メールを中心にコミュニケーションを取っているチームや外部協力者への情報伝達も確実なものになるでしょう。
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でGmailで通知する
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■概要
「Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でGmailに通知する」ワークフローは、ウェビナーの管理をスムーズに行うための業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが作成された瞬間に自動でGmailに通知が送信されます。手動での通知作業を自動化することで、業務の効率化を図りましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・ Zoomで頻繁にウェビナーを開催しており、通知作業に時間を取られている方
・Gmailを活用してチームや参加者に迅速に情報を共有したい業務担当者の方
・ウェビナーの管理プロセスを自動化して、業務の効率化を図りたいと考えている企業の方
■注意事項
・Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
ミーティングツールのウェビナー録画をストレージサービスに自動保存
Zoomなどのミーティングツールでのウェビナーが終了した後、録画データを自動的にGoogle Driveなどの指定したストレージサービスにアップロードし保存することも。
手動でのダウンロードやアップロードの手間を削減し、録画データの管理と共有を効率化します。
Zoomでウェビナーが終了したら、自動で録画データをGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
「Zoomでウェビナーが終了したら、自動で録画データをGoogle Driveに格納する」ワークフローは、ウェビナー後のデータ管理をスムーズにする業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Zoomでウェビナーが終了すると自動的に録画データがGoogle Driveに保存され、時間と労力を節約できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にZoomでウェビナーを開催し、録画データの管理に手間を感じている方
・Google Driveを活用してデータを一元管理したいと考えているチームや企業
・ウェビナー終了後のデータ保存作業を自動化し、業務効率を向上させたい担当者
■注意事項
・Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
Zoomウェビナー作成をSlackに自動通知するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Zoomで新しいウェビナーが作成された際に、その詳細情報をSlackの指定チャンネルへ自動で通知する」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるZoomのWebhookの設定とSlackへの通知設定
- フロー稼働の準備
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
試してみる
■概要
「Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する」フローは、ウェビナーの管理をスムーズにし、チーム内での情報共有を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが作成されると自動的にSlackに通知が送られるため、チーム全体で迅速に情報を共有でき、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して定期的にウェビナーを開催しており、情報共有のタイミングを逃さないようにしたいチームリーダーの方
・手動でウェビナー情報をSlackに通知しているため、手間と時間を削減したい担当者の方
・ウェビナーの作成と同時にチーム全体に迅速に情報を伝え、スムーズな連携を図りたい企業の運営者の方
■注意事項
・Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
ステップ1：ZoomとSlackのマイアプリ連携
先ずは、ZoomアカウントとSlackアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではZoom）を検索して選択。
- 「Client ID」「Client secret」「Secret Token」をZoomから取得して設定してください。
各値の取得方法はこちらの記事で説明されています。
- 設定を終えたら「追加」をクリック。
- Zoomの認証画面が表示されます。
YoomからZoomへのアクセス権限を確認し、「Allow」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
このまま、Slackも連携していきましょう。
- アプリ一覧画面でSlackを検索して選択。
- Slackのサインイン画面で、連携させるワークスペースにサインイン。
※ サインイン済みのワークスペースがある場合、この画面はスキップされます。
- 連携させるワークスペースを右上のプルダウンから選択し、メッセージを投稿するチャンネルを下部のプルダウンから選択。
- YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
ZoomとSlackが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
試してみる
■概要
「Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する」フローは、ウェビナーの管理をスムーズにし、チーム内での情報共有を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが作成されると自動的にSlackに通知が送られるため、チーム全体で迅速に情報を共有でき、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して定期的にウェビナーを開催しており、情報共有のタイミングを逃さないようにしたいチームリーダーの方
・手動でウェビナー情報をSlackに通知しているため、手間と時間を削減したい担当者の方
・ウェビナーの作成と同時にチーム全体に迅速に情報を伝え、スムーズな連携を図りたい企業の運営者の方
■注意事項
・Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるWebhookの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（ウェビナー作成）を設定していきます。
※ Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在、「ミーティングが終了したら」と「ミーティングのレコーディング情報を取得する（詳細はこちら）」はZoomの有料プランのみの対応となっています。
- Zoomの「ウェビナーが作成されたら(Webhook)」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントとトリガーアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- ステップ1のマイアプリ連携時に作成したZoomアプリページで、Webhookイベントの受信設定を行います。
設定方法はこちらの記事をご覧ください。
- 設定を終えたら、Zoomでウェビナーを作成。
- 「テスト」をクリック。
※ テストに失敗する場合は、1分ほど待ってからお試しください。
- テストに成功すると、「取得した値」に最新のウェビナーの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
※ 下図の例では取得した値は追加されていません。
※ 取得した値が追加されている場合のイメージ
- 手順5で作成したウェビナーの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：Slackへの通知
早速、取得したウェビナーの情報をSlackに通知しましょう。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「投稿先のチャンネルID」に生成結果を投稿するチャンネルのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているSlackアカウントから候補が表示されるため、対象となるチャンネルを選択してください。
検索欄にチャンネル名を入力すると検索が楽になります。
※ ステップ1のアプリ連携時に選択しているチャンネルにはYoomのアプリが追加されていますが、そうでないチャンネルに通知する場合には別途Yoomアプリを追加する必要があります。
詳しくは、こちらの記事をご参照ください。
- ウェビナー情報を含む任意の投稿内容を「メッセージ」に設定しましょう。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、ステップ3で取得した各項目が選択可能です。
※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、Slackの指定したチャンネルにメッセージが投稿されます。
※ 投稿されるメッセージの例
- ウェビナー情報が投稿されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Zoomでウェビナーを作成し、その情報がSlackの指定したチャンネルに投稿されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Zoomを使ったその他の自動化例
Zoomミーティング終了後に、AIで会議を文字起こしし、データベースに格納できるため、手作業での手間が減ります。
Googleフォームで受信した回答内容を基に、自動的にZoomで会議の作成が可能です！
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する
試してみる
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
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Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしの結果をNotionに保存します。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
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■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
ウェビナー運営に関わる様々な手作業を自動化することで、例えばウェビナー作成時の社内通知、関係者へのメール連絡、終了後の録画データのアップロードといった一連のプロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。
これにより、担当者はウェビナーの企画やコンテンツ準備、参加者とのコミュニケーションといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになり、ウェビナー全体の質と成果の向上に貢献するでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしウェビナー運営の効率化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
