Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
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■概要
ウェビナー開催の準備は多岐にわたり、関係者への迅速な情報共有は重要ですが、手作業での通知は手間がかかり、遅延や漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Zoomで新しいウェビナーが作成されると、自動的にSlackへ通知が送信され、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで頻繁にウェビナーを開催し、関係者への通知を手作業で行っている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用しており、情報共有の迅速化を図りたい方
- ウェビナー運営の業務効率化や、手作業による連絡ミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー作成と同時にSlackへ自動通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナーが作成されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、ウェビナー情報を含む通知メッセージを、指定したSlackチャンネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意のものに変更できます。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Zoomのトリガーから取得したトピックや開催日時などの情報を変数として埋め込み、より詳細な情報を自動で通知するようにカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
「ウェビナー開催が増えて、作成時の社内通知や参加者へのリマインドメール、終了後の録画共有といった関連業務に追われている…」
「手作業での情報連携が多く、連絡漏れや共有ミスが発生しないかいつも不安…」
このように、ウェビナー運営における煩雑な手作業に多くの時間と労力を奪われ、本来注力すべきコンテンツの質の向上や参加者とのエンゲージメント構築といったコア業務に集中できないと感じていませんか？
もし、ウェビナー作成時の情報共有や、終了後の録画データ管理といった一連の業務プロセスを自動化できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に時間を割くことが可能になり、ウェビナーの効果を最大限に高めることができるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、ウェビナー運営をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはウェビナー運営に関連する様々な業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
試してみる
■概要
ウェビナー開催の準備は多岐にわたり、関係者への迅速な情報共有は重要ですが、手作業での通知は手間がかかり、遅延や漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Zoomで新しいウェビナーが作成されると、自動的にSlackへ通知が送信され、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで頻繁にウェビナーを開催し、関係者への通知を手作業で行っている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用しており、情報共有の迅速化を図りたい方
- ウェビナー運営の業務効率化や、手作業による連絡ミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー作成と同時にSlackへ自動通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナーが作成されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、ウェビナー情報を含む通知メッセージを、指定したSlackチャンネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意のものに変更できます。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Zoomのトリガーから取得したトピックや開催日時などの情報を変数として埋め込み、より詳細な情報を自動で通知するようにカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
ウェビナー業務の自動化を実現するテンプレート
ウェビナーの運営には、作成から終了後のフォローアップまで多くのタスクが伴いますが、これらの業務を自動化することで、大幅な効率化が可能です。
ここでは、Yoomに搭載されているウェビナー自動化のテンプレートをいくつか紹介していきます。
日々の業務で手間を感じている作業や、これから効率化したいと考えているプロセスに合う内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ミーティングツールのウェビナー情報をチャットツールに自動通知
Zoomなどのミーティングツールで新しいウェビナーが作成された際に、その情報をSlackなどのチャットツールへ自動的に通知するフローです。
関係部署への迅速な情報共有や、周知漏れの防止に繋がり、スムーズな連携体制を構築できます。
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
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■概要
ウェビナー開催の準備は多岐にわたり、関係者への迅速な情報共有は重要ですが、手作業での通知は手間がかかり、遅延や漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Zoomで新しいウェビナーが作成されると、自動的にSlackへ通知が送信され、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで頻繁にウェビナーを開催し、関係者への通知を手作業で行っている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用しており、情報共有の迅速化を図りたい方
- ウェビナー運営の業務効率化や、手作業による連絡ミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー作成と同時にSlackへ自動通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナーが作成されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、ウェビナー情報を含む通知メッセージを、指定したSlackチャンネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意のものに変更できます。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Zoomのトリガーから取得したトピックや開催日時などの情報を変数として埋め込み、より詳細な情報を自動で通知するようにカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
ミーティングツールのウェビナー情報をメールツールに自動通知
Zoomなどのミーティングツールでウェビナーが作成されたタイミングで、Gmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知メールを送信することもできます。
普段メールを中心にコミュニケーションを取っているチームや外部協力者への情報伝達も確実なものになるでしょう。
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でGmailで通知する
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■概要
Zoomで新しいウェビナーを作成するたびに、関係者へメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に頻繁にウェビナーを開催する場合、手作業での通知は時間もかかり、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが作成されたことをトリガーに、Gmail経由で指定した宛先に自動で通知メールを送信でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでウェビナーを頻繁に開催し、都度Gmailで関係者に通知している方
- ウェビナー作成後の通知作業を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
- 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、確実な情報共有を実現したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー作成後、Gmailによる通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた通知作成や送信にかかる時間を削減できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、宛先の設定ミスや通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナーが作成されるとフローが自動的に起動します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、ウェビナー作成の通知メールが指定した宛先に送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, CC, BCC）を任意で設定することが可能です。特定の担当者や関係部署のメーリングリストなどを指定できます。
- メールの件名や本文には、Zoomのトリガー（ウェビナーが作成されたら）から取得したウェビナーのトピック、開催日時、登録URLといった情報を変数として動的に挿入できます。また、固定の案内文と組み合わせて、詳細な通知メールを作成することも可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
ミーティングツールのウェビナー録画をストレージサービスに自動保存
Zoomなどのミーティングツールでのウェビナーが終了した後、録画データを自動的にGoogle Driveなどの指定したストレージサービスにアップロードし保存することも。
手動でのダウンロードやアップロードの手間を削減し、録画データの管理と共有を効率化します。
Zoomでウェビナーが終了したら、自動で録画データをGoogle Driveに格納する
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■概要
ウェビナー開催後の録画データの保存や共有に手間を感じていませんか？手作業でのファイル移動は時間がかかり、保存場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をトリガーに、録画データを自動でGoogle Driveの指定フォルダへ格納できるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで頻繁にウェビナーを開催し、録画管理を効率化したい方
- 録画データをGoogle Driveで管理しており、手作業でのアップロードに課題を感じる方
- ウェビナー後のフォローアップ業務を迅速化したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、自動で録画データがGoogle Driveに保存されるため、手作業でのファイル移動やアップロードにかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ操作に伴う保存忘れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが終了したら（Webhook）」というアクションを設定します。この設定により、ウェビナーが終了すると自動的にフローが開始されます。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したウェビナーの録画に関する情報を取得します。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得した情報をもとに録画ファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルを指定のフォルダへ自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションにて、録画データを保存する先のフォルダを任意で指定することが可能です。これにより、ユーザーの管理方法に合わせたフォルダへ自動的に保存できます。
■注意事項
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
Zoomウェビナー作成をSlackに自動通知するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Zoomで新しいウェビナーが作成された際に、その詳細情報をSlackの指定チャンネルへ自動で通知する」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるZoomのWebhookの設定とSlackへの通知設定
- フロー稼働の準備
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
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■概要
ウェビナー開催の準備は多岐にわたり、関係者への迅速な情報共有は重要ですが、手作業での通知は手間がかかり、遅延や漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Zoomで新しいウェビナーが作成されると、自動的にSlackへ通知が送信され、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで頻繁にウェビナーを開催し、関係者への通知を手作業で行っている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用しており、情報共有の迅速化を図りたい方
- ウェビナー運営の業務効率化や、手作業による連絡ミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー作成と同時にSlackへ自動通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナーが作成されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、ウェビナー情報を含む通知メッセージを、指定したSlackチャンネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意のものに変更できます。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Zoomのトリガーから取得したトピックや開催日時などの情報を変数として埋め込み、より詳細な情報を自動で通知するようにカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
ステップ1：ZoomとSlackのマイアプリ連携
先ずは、ZoomアカウントとSlackアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではZoom）を検索して選択。
- 「Client ID」「Client secret」「Secret Token」をZoomから取得して設定してください。
各値の取得方法はこちらの記事で説明されています。
- 設定を終えたら「追加」をクリック。
- Zoomの認証画面が表示されます。
YoomからZoomへのアクセス権限を確認し、「Allow」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
このまま、Slackも連携していきましょう。
- アプリ一覧画面でSlackを検索して選択。
- Slackのサインイン画面で、連携させるワークスペースにサインイン。
※ サインイン済みのワークスペースがある場合、この画面はスキップされます。
- 連携させるワークスペースを右上のプルダウンから選択し、メッセージを投稿するチャンネルを下部のプルダウンから選択。
- YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
ZoomとSlackが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
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■概要
ウェビナー開催の準備は多岐にわたり、関係者への迅速な情報共有は重要ですが、手作業での通知は手間がかかり、遅延や漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Zoomで新しいウェビナーが作成されると、自動的にSlackへ通知が送信され、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで頻繁にウェビナーを開催し、関係者への通知を手作業で行っている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用しており、情報共有の迅速化を図りたい方
- ウェビナー運営の業務効率化や、手作業による連絡ミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー作成と同時にSlackへ自動通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナーが作成されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、ウェビナー情報を含む通知メッセージを、指定したSlackチャンネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意のものに変更できます。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Zoomのトリガーから取得したトピックや開催日時などの情報を変数として埋め込み、より詳細な情報を自動で通知するようにカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるWebhookの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（ウェビナー作成）を設定していきます。
※ Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在、「ミーティングが終了したら」と「ミーティングのレコーディング情報を取得する（詳細はこちら）」はZoomの有料プランのみの対応となっています。
- Zoomの「ウェビナーが作成されたら(Webhook)」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントとトリガーアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- ステップ1のマイアプリ連携時に作成したZoomアプリページで、Webhookイベントの受信設定を行います。
設定方法はこちらの記事をご覧ください。
- 設定を終えたら、Zoomでウェビナーを作成。
- 「テスト」をクリック。
※ テストに失敗する場合は、1分ほど待ってからお試しください。
- テストに成功すると、「取得した値」に最新のウェビナーの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
※ 下図の例では取得した値は追加されていません。
※ 取得した値が追加されている場合のイメージ
- 手順5で作成したウェビナーの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：Slackへの通知
早速、取得したウェビナーの情報をSlackに通知しましょう。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「投稿先のチャンネルID」に生成結果を投稿するチャンネルのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているSlackアカウントから候補が表示されるため、対象となるチャンネルを選択してください。
検索欄にチャンネル名を入力すると検索が楽になります。
※ ステップ1のアプリ連携時に選択しているチャンネルにはYoomのアプリが追加されていますが、そうでないチャンネルに通知する場合には別途Yoomアプリを追加する必要があります。
詳しくは、こちらの記事をご参照ください。
- ウェビナー情報を含む任意の投稿内容を「メッセージ」に設定しましょう。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、ステップ3で取得した各項目が選択可能です。
※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、Slackの指定したチャンネルにメッセージが投稿されます。
※ 投稿されるメッセージの例
- ウェビナー情報が投稿されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Zoomでウェビナーを作成し、その情報がSlackの指定したチャンネルに投稿されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Zoomを使ったその他の自動化例
Zoomミーティング終了後に、AIで会議を文字起こしし、データベースに格納できるため、手作業での手間が減ります。
Googleフォームで受信した回答内容を基に、自動的にZoomで会議の作成が可能です！
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
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■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・部門ごとにツールのアカウント情報を登録している企業
・外出先でもシートの編集を行なっている営業担当
2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方
・Web上での集団面接を行なっている人事担当者
・セミナーの企画運営を行うカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはアクセス権限を付与することができるため、業務情報の安全性を高く保ことができるツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を、改めてZoomのウェビナー登録者に追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手作業による入力ミスや、データの消失を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに情報が登録されたら、登録内容を基に自動でZoomにも登録するため、手作業を省くことができます。
また引用した内容を使用して登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
試してみる
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
まとめ
ウェビナー運営に関わる様々な手作業を自動化することで、例えばウェビナー作成時の社内通知、関係者へのメール連絡、終了後の録画データのアップロードといった一連のプロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。
これにより、担当者はウェビナーの企画やコンテンツ準備、参加者とのコミュニケーションといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになり、ウェビナー全体の質と成果の向上に貢献するでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしウェビナー運営の効率化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
