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「参加登録者への案内メール作成は、毎回同じような内容なのに手間がかかる…」
「終了後のアンケート結果を分析して次の企画に活かしたいけど、集計と分析に時間がかかってなかなか手が回らない…」
このように、ウェビナーに関連する様々な手作業に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ウェビナーの参加登録があった際にAIが自動で案内文を生成してメールを送信したり、ウェビナー終了後のアンケート回答をAIが分析し、その結果を自動で資料にまとめたりできる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な作業から解放され、ウェビナーの企画やコンテンツ改善といった、より本質的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定でき、導入に手間や時間がかかりません。ぜひこの機会に自動化を導入して、ウェビナー運営をもっと効率的に、そして効果的にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ウェビナー運営にAIを活用する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
今回は、Zoomに特化して開催するウェビナー運営でAIを活用して業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えて紹介します。
これにより、手作業による負担を軽減し、より戦略的なウェビナー運営を実現できるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoomのウェビナー参加登録をトリガーに、AIがパーソナライズされた案内文を自動生成し、Gmailなどのメールツールで参加者に送信する</span>フローです。
手作業だったメールの作成・送信を大幅に効率化し、参加者への迅速かつ適切な情報提供を実現できます。
<span class="mark-yellow">Zoomのウェビナー参加登録があった際、その情報をAIが自動で分析し、要点をまとめた上でSlackなどのチャットツールにリアルタイムで通知する</span>フローです。
ウェビナー担当者や関係部署間での迅速な情報共有や連携を促進し、運営のスムーズ化や参加者へのきめ細やかな対応を支援します。
<span class="mark-yellow">Zoomウェビナー終了後、参加者アンケートの回答をAIが分析、その結果をGoogle スプレッドシートなどに自動整理・記録することで</span>手作業での入力や集計の負担を減らせます。
データに基づいた客観的な効果測定や次回のウェビナー企画の改善が容易になり、ウェビナー戦略全体の精度向上に貢献します。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Zoomでウェビナーの参加登録が作成された際に、AIが案内文を自動で生成し、Gmailで送信するフロー</span>を解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
3.入力欄にZoomと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
※注意点
・Zoomを登録する際は、Client IDとClient secretの値が必要になります。
各値の取得方法については、こちらの記事を参照ください。
・下記の連携方法は、ZoomのAdmin-managedの権限範囲での連携となります。User-managedの権限範囲で連携したい場合はこちらをご参照ください。
4.次はGmailをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からGmailをクリックしてサインインします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
5.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ウェビナーが作成されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.続いて、WebhookURLをコピーし、Zoomの管理画面で設定を行なってください。
※詳しい設定方法はこちらをご参照ください。
4.設定が完了したら、実際にトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。(実際の設定では、具体的な値が反映されています。)
1.続いて、「テキストを生成する」をクリックします。
2.想定される文字数に応じて「アクション」を設定し、「次へ」をクリックします。
3.プロンプトには案内文を生成するために、トリガー設定で取得したアウトプットから選択します。
アウトプットを活用せず、文章を入力すると同じ内容を繰り返し生成することになりますので、注意してください！
(今回はテスト用で以下のように入力しました。)
↓
↓
↓
4.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、下にスクロールしましょう。
3.続いて、入力欄下の注釈を参考に用途に合わせて入力お願いします！
4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！
※「件名」と「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、ウェビナーごとの内容に合わせて自動通知できます。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました！
5.設定完了後、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、送信したGmailアカウントにメールが届いているか確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Zoomを活用したウェビナーやミーティングの運営において、AIを使って関連業務を自動化できるテンプレートを紹介します。
たとえば、ウェビナー終了後にAIが会議内容を要約して参加者情報と一緒にHubSpotに自動登録したり、HubSpotに見込み顧客が追加されたタイミングでZoomミーティングの案内メールをAIが自動生成・送信したりと、煩雑な対応を効率化できます。
これらを活用すれば、情報管理や顧客対応の質を落とさず、業務時間を大幅に削減することが可能です。
Zoomウェビナーの運営においてAIを活用した自動化を導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた参加者へのメール連絡やアンケート結果の分析といった煩雑な業務から解放され、ヒューマンエラーの削減はもちろん、より戦略的な企画立案や参加者エンゲージメント向上といったコア業務に注力できるようになります。</span>
これにより、ウェビナー担当者は時間的・精神的な余裕が生まれ、ウェビナーの質も自然と高まっていきます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のウェビナー運営業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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