Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、案内文をAI生成してGmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加登録者への案内メール作成と送信に手間を感じていませんか。特に、都度文面を考えたり、多数の宛先へ正確に送る作業は、時間と労力を要するものです。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーの参加登録が作成されると、AI機能が案内文を自動で生成し、Gmail経由で送信までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後の参加者への案内メール作成・送信に手間を感じている担当者
- AIを活用して、ウェビナーの案内メール作成や送信業務を効率化したい方
- 手作業によるメール送信での誤送信や案内漏れのリスクを減らしたいマーケティング担当
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー参加登録を起点に、AIによる案内文生成からGmailでのメール送信までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるメール作成や送信作業がなくなることで、宛先間違いや本文の誤字脱字といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomのマイアプリへ連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナー参加登録が発生した際にフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでZoomから取得した情報などを基に、ウェビナー参加者への案内文をAIに作成させます。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AI機能によって生成されたテキストをメール本文に含め、参加登録者へ自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成する案内文のトーンや含めるべき情報など、詳細な指示をプロンプトとして設定することで、より目的に合った文章の生成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス（通常はZoomから取得した参加者のアドレス）を指定するだけでなく、メールの件名や本文に固定の情報を追加したり、Zoomの登録情報やAIが生成したテキストを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「参加登録者への案内メール作成は、毎回同じような内容なのに手間がかかる…」
「終了後のアンケート結果を分析して次の企画に活かしたいけど、集計と分析に時間がかかってなかなか手が回らない…」
このように、ウェビナーに関連する様々な手作業に課題を感じていませんか？
もし、ウェビナーの参加登録があった際にAIが自動で案内文を生成してメールを送信したり、ウェビナー終了後のアンケート回答をAIが分析し、その結果を自動で資料にまとめたりできる仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、ウェビナーの企画やコンテンツ改善といった、より本質的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定でき、導入に手間や時間がかかりません。ぜひこの機会に自動化を導入して、ウェビナー運営をもっと効率的に、そして効果的にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはウェビナー運営にAIを活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、案内文をAI生成してGmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加登録者への案内メール作成と送信に手間を感じていませんか。特に、都度文面を考えたり、多数の宛先へ正確に送る作業は、時間と労力を要するものです。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーの参加登録が作成されると、AI機能が案内文を自動で生成し、Gmail経由で送信までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後の参加者への案内メール作成・送信に手間を感じている担当者
- AIを活用して、ウェビナーの案内メール作成や送信業務を効率化したい方
- 手作業によるメール送信での誤送信や案内漏れのリスクを減らしたいマーケティング担当
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー参加登録を起点に、AIによる案内文生成からGmailでのメール送信までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるメール作成や送信作業がなくなることで、宛先間違いや本文の誤字脱字といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomのマイアプリへ連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナー参加登録が発生した際にフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでZoomから取得した情報などを基に、ウェビナー参加者への案内文をAIに作成させます。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AI機能によって生成されたテキストをメール本文に含め、参加登録者へ自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成する案内文のトーンや含めるべき情報など、詳細な指示をプロンプトとして設定することで、より目的に合った文章の生成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス（通常はZoomから取得した参加者のアドレス）を指定するだけでなく、メールの件名や本文に固定の情報を追加したり、Zoomの登録情報やAIが生成したテキストを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ウェビナーでAIを活用する自動化テンプレート
今回は、Zoomに特化して開催するウェビナー運営でAIを活用して業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えて紹介します。
これにより、手作業による負担を軽減し、より戦略的なウェビナー運営を実現できるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携してウェビナー参加者へAI生成メールを送信する
Zoomのウェビナー参加登録をトリガーに、AIがパーソナライズされた案内文を自動生成し、Gmailなどのメールツールで参加者に送信するフローです。
手作業だったメールの作成・送信を大幅に効率化し、参加者への迅速かつ適切な情報提供を実現できます。
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、案内文をAI生成してGmailで送信する
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■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加登録者への案内メール作成と送信に手間を感じていませんか。特に、都度文面を考えたり、多数の宛先へ正確に送る作業は、時間と労力を要するものです。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーの参加登録が作成されると、AI機能が案内文を自動で生成し、Gmail経由で送信までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後の参加者への案内メール作成・送信に手間を感じている担当者
- AIを活用して、ウェビナーの案内メール作成や送信業務を効率化したい方
- 手作業によるメール送信での誤送信や案内漏れのリスクを減らしたいマーケティング担当
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー参加登録を起点に、AIによる案内文生成からGmailでのメール送信までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるメール作成や送信作業がなくなることで、宛先間違いや本文の誤字脱字といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomのマイアプリへ連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナー参加登録が発生した際にフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでZoomから取得した情報などを基に、ウェビナー参加者への案内文をAIに作成させます。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AI機能によって生成されたテキストをメール本文に含め、参加登録者へ自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成する案内文のトーンや含めるべき情報など、詳細な指示をプロンプトとして設定することで、より目的に合った文章の生成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス（通常はZoomから取得した参加者のアドレス）を指定するだけでなく、メールの件名や本文に固定の情報を追加したり、Zoomの登録情報やAIが生成したテキストを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールと連携してウェビナー情報をAI分析・通知する
Zoomのウェビナー参加登録があった際、その情報をAIが自動で分析し、要点をまとめた上でSlackなどのチャットツールにリアルタイムで通知するフローです。
ウェビナー担当者や関係部署間での迅速な情報共有や連携を促進し、運営のスムーズ化や参加者へのきめ細やかな対応を支援します。
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、AI分析してSlackに通知する
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■概要
ウェビナー開催は集客に有効ですが、参加登録があるたびに内容を確認し、関係者に手動で共有するのは手間がかかるのではないでしょうか？特に、登録者の属性や関心事をすぐに把握して次のアクションに繋げたい場合、迅速な情報処理が求められます。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーの参加登録が作成されると、その情報をAIが分析し、Slackに自動で通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーの参加登録情報を手動で確認、共有している担当者の方
- 登録者の情報を迅速に分析し、Slackでチームに共有したいと考えている方
- ウェビナー運営の効率化と、参加者へのフォローアップを迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー参加登録からAI分析、Slack通知までを自動化し、手作業による時間と手間を省くことができます。
- 手作業での情報伝達ミスや通知漏れを防ぎ、ウェビナー参加者に関する重要な情報を確実にチームへ共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Zoomから取得した参加登録情報を元に分析内容を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した分析結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、Zoomの参加登録情報からどのような内容を分析・要約させたいか、具体的な指示（プロンプト）を任意で設定してください。例えば、参加者の役職や興味関心に基づいた分析などが可能です。
- Slackにメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージのフォーマット、メンションするユーザーなどを任意で設定してください。分析結果を誰にどのように伝えたいかに合わせて調整できます。
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
データベース/CRMサービスと連携してウェビナー情報をAI分析・記録する
Zoomウェビナー終了後、参加者アンケートの回答をAIが分析、その結果をGoogle スプレッドシートなどに自動整理・記録することで手作業での入力や集計の負担を減らせます。
データに基づいた客観的な効果測定や次回のウェビナー企画の改善が容易になり、ウェビナー戦略全体の精度向上に貢献します。
Zoomでウェビナー参加者がアンケートに回答したら、AI分析してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
ウェビナー開催後のアンケート回収やその分析、そして結果の入力作業は、手間がかかる業務の一つであり、迅速なフィードバック活用を妨げる要因となることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナー参加者がアンケートに回答した際に、その内容をAIが自動で分析し、結果をGoogle スプレッドシートへ追加するため、これらの課題を効率的に解決し、貴重な顧客の声をスムーズに業務へ反映させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomを用いたウェビナーを頻繁に開催し、アンケート分析に時間を要している担当者の方
- アンケート結果の手入力やAI分析後の転記作業に、非効率を感じているマーケティングチームの方
- 収集した顧客の声を迅速にサービス改善や営業活動へ活かしたいと考えている責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのアンケート回答からGoogle スプレッドシートへの記録、AIによる分析までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の重要な業務へ充てられます。
- 手作業によるアンケートデータの転記ミスや、分析結果の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、アンケート回答時にフローが自動で起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Zoomから受け取ったアンケート内容をAIが分析するようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果を含むアンケート情報を指定のシートへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、アンケート内容に対してどのような分析（例：ポジティブ/ネガティブ判定、要点抽出、感情分析など）を行うか、AIへの指示内容（プロンプト）をユーザーの目的に合わせて任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加する際に、どの列にどの情報を格納するか、また特定の形式で出力したい場合などは、適宜設定を調整してください。
■注意事項
- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
AIでウェビナーの案内メールを自動生成・送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoomでウェビナーの参加登録が作成された際に、AIが案内文を自動で生成し、Gmailで送信するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- ZoomとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoomのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、案内文をAI生成してGmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加登録者への案内メール作成と送信に手間を感じていませんか。特に、都度文面を考えたり、多数の宛先へ正確に送る作業は、時間と労力を要するものです。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーの参加登録が作成されると、AI機能が案内文を自動で生成し、Gmail経由で送信までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後の参加者への案内メール作成・送信に手間を感じている担当者
- AIを活用して、ウェビナーの案内メール作成や送信業務を効率化したい方
- 手作業によるメール送信での誤送信や案内漏れのリスクを減らしたいマーケティング担当
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー参加登録を起点に、AIによる案内文生成からGmailでのメール送信までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるメール作成や送信作業がなくなることで、宛先間違いや本文の誤字脱字といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomのマイアプリへ連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナー参加登録が発生した際にフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでZoomから取得した情報などを基に、ウェビナー参加者への案内文をAIに作成させます。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AI機能によって生成されたテキストをメール本文に含め、参加登録者へ自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成する案内文のトーンや含めるべき情報など、詳細な指示をプロンプトとして設定することで、より目的に合った文章の生成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス（通常はZoomから取得した参加者のアドレス）を指定するだけでなく、メールの件名や本文に固定の情報を追加したり、Zoomの登録情報やAIが生成したテキストを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:ZoomとGmailのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Zoomのマイアプリ登録
3.入力欄にZoomと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
※注意点
・Zoomを登録する際は、Client IDとClient secretの値が必要になります。
各値の取得方法については、こちらの記事を参照ください。
・下記の連携方法は、ZoomのAdmin-managedの権限範囲での連携となります。User-managedの権限範囲で連携したい場合はこちらをご参照ください。
Gmailのマイアプリ登録
4.次はGmailをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からGmailをクリックしてサインインします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
5.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、案内文をAI生成してGmailで送信する
試してみる
■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加登録者への案内メール作成と送信に手間を感じていませんか。特に、都度文面を考えたり、多数の宛先へ正確に送る作業は、時間と労力を要するものです。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーの参加登録が作成されると、AI機能が案内文を自動で生成し、Gmail経由で送信までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後の参加者への案内メール作成・送信に手間を感じている担当者
- AIを活用して、ウェビナーの案内メール作成や送信業務を効率化したい方
- 手作業によるメール送信での誤送信や案内漏れのリスクを減らしたいマーケティング担当
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー参加登録を起点に、AIによる案内文生成からGmailでのメール送信までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるメール作成や送信作業がなくなることで、宛先間違いや本文の誤字脱字といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomのマイアプリへ連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナー参加登録が発生した際にフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでZoomから取得した情報などを基に、ウェビナー参加者への案内文をAIに作成させます。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AI機能によって生成されたテキストをメール本文に含め、参加登録者へ自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成する案内文のトーンや含めるべき情報など、詳細な指示をプロンプトとして設定することで、より目的に合った文章の生成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス（通常はZoomから取得した参加者のアドレス）を指定するだけでなく、メールの件名や本文に固定の情報を追加したり、Zoomの登録情報やAIが生成したテキストを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Zoomのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ウェビナーが作成されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.続いて、WebhookURLをコピーし、Zoomの管理画面で設定を行なってください。
※詳しい設定方法はこちらをご参照ください。
4.設定が完了したら、実際にトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。(実際の設定では、具体的な値が反映されています。)
ステップ4:生成AIを利用してテキストを作成する設定
1.続いて、「テキストを生成する」をクリックします。
2.想定される文字数に応じて「アクション」を設定し、「次へ」をクリックします。
3.プロンプトには案内文を生成するために、トリガー設定で取得したアウトプットから選択します。
アウトプットを活用せず、文章を入力すると同じ内容を繰り返し生成することになりますので、注意してください！
(今回はテスト用で以下のように入力しました。)
↓
↓
↓
4.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Gmailで送信する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、下にスクロールしましょう。
3.続いて、入力欄下の注釈を参考に用途に合わせて入力お願いします！
- 「From」→未設定の場合はGmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
※候補が表示されない場合は再度マイアプリ連携を実施してください。
- 「To」→アウトプットから送信先のメールアドレスを選択します。
4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！
※「件名」と「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、ウェビナーごとの内容に合わせて自動通知できます。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました！
5.設定完了後、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、送信したGmailアカウントにメールが届いているか確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Zoomを使ったその他の自動化例
Zoomを活用したウェビナーやミーティングの運営において、AIを使って関連業務を自動化できるテンプレートを紹介します。
たとえば、ウェビナー終了後にAIが会議内容を要約して参加者情報と一緒にHubSpotに自動登録したり、HubSpotに見込み顧客が追加されたタイミングでZoomミーティングの案内メールをAIが自動生成・送信したりと、煩雑な対応を効率化できます。
これらを活用すれば、情報管理や顧客対応の質を落とさず、業務時間を大幅に削減することが可能です。
HubSpotで見込み客が登録されたらでZoomミーティングの招待メールをAIで作成して送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい見込み客が登録されるたび、Zoomミーティングの設定と招待メールの作成・送信を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な対応が求められる場面ではこれらの作業が負担となり、本来注力すべき業務に影響が出ることもあります。 このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとして、Zoomミーティングの自動作成、AI機能による招待メールの自動生成と送信までを一気通貫で自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見込み客情報を管理し、Zoomで個別相談などを頻繁に行う営業担当者の方
- 見込み客への初回連絡やミーティング設定業務の効率化を目指すマーケティング担当の方
- 手作業によるメール作成や送信ミスを減らし、業務品質の向上を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録からZoomミーティング設定、AIによる招待メール作成、送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 招待メールの作成をAI機能が担い、送信も自動化されるため、宛先間違いや内容の不備といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携する
- 次に、トリガーで、HubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションで、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報をもとにミーティングを作成する
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、作成されたZoomミーティング情報などを含めて招待メールの文面を生成する
- 最後に、オペレーションで、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたメール文面をHubSpotのコンタクト情報にあるメールアドレス宛に送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような内容やトーンの招待メールを作成するか、プロンプトを通じて細かく指示することが可能です。
- メール機能の「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスをHubSpotから取得するだけでなく、CCやBCCの設定、件名や本文に固定のテキストを追記したり、前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ・ミーティングが終了したら
- ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は以下のページをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
Zoomウェビナー終了後、AIで会議概要を作成し参加者情報と併せてHubSpotにリード登録する
試してみる
■概要
Zoomウェビナーの開催後、参加者情報の管理や会議内容の共有に手間を感じていませんか？ 特に、会議概要の作成やCRMへのリード情報登録といった作業は、時間もかかり、手作業によるミスも起こりやすい業務です。 このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナー終了をトリガーに、AIが自動で会議概要を作成し、参加者情報とあわせてHubSpotへリードとして登録するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、終了後の事務作業に負担を感じている方
- ウェビナー参加者の情報をHubSpotで管理しており、手作業での登録を自動化したい方
- AIを活用して会議の要約作成を効率化し、他の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナー終了後の会議概要の作成とHubSpotへのリード登録が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による参加者情報の転記ミスや、会議概要の作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報から会議概要を作成します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、取得した参加者情報をもとに、個別の処理を行います。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、各参加者の情報と会議概要をHubSpotに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、会議概要を作成するためのプロンプトを任意の内容にカスタムできます。定型文の組み込みや、前段階のオペレーションで取得した情報を変数としてプロンプト内に設定することも可能です。
- 繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」オペレーションでは、前段階で取得したZoomウェビナーの参加者一覧データをもとに、どのような条件で繰り返し処理を行うかを指定できます。
- HubSpotの「コンタクトの作成」オペレーションでは、前段階のオペレーションで取得した参加者情報やAIが生成した会議概要を変数として用い、HubSpotの任意のコンタクト項目に情報を設定できます。また、固定値を入力して登録することも可能です。
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらのページをご参照ください。
まとめ
Zoomウェビナーの運営においてAIを活用した自動化を導入することで、これまで手作業で行っていた参加者へのメール連絡やアンケート結果の分析といった煩雑な業務から解放され、ヒューマンエラーの削減はもちろん、より戦略的な企画立案や参加者エンゲージメント向上といったコア業務に注力できるようになります。
これにより、ウェビナー担当者は時間的・精神的な余裕が生まれ、ウェビナーの質も自然と高まっていきます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のウェビナー運営業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
