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「毎日同じWebサイトを確認して情報をコピー＆ペーストする作業、なんとかならないかな…」
「手作業での情報入力が多くて、ミスが怖いし時間もかかる…」
このように、ルーチン化された情報収集や入力作業に多くの時間を費やし、本来集中すべき業務になかなか手が回らないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のWebサイトから必要な情報を自動で取得し、その情報を基に見積書や請求書などの書類を自動で作成、通知まで行うワークフローを自動化できる仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、より戦略的な業務や創造的な活動に時間と労力を振り向けることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">特定のWebサイトからRPAで情報を定期的に取得するワークフロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
RPA機能でWebサイトの情報を定期取得し、それをもとに書類作成や通知などのワークフローを自動化できるテンプレートを紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">RPAでWebサイトから取得した情報をトリガーとして、自動で書類発行し、その内容をGmailなどのメールツールへ通知する</span>ことができます。
手作業による情報確認や転記、メール作成の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
<span class="mark-yellow">RPAで収集したデータを活用して書類を自動生成し、Slackなどのチャットツールへリアルタイムに通知する</span>こともできます。
関係者への情報伝達がスピーディーになり、チーム内のコミュニケーション効率を高められます。
<span class="mark-yellow">RPAによる情報取得後、自動で書類を作成し、Googleカレンダーなどのスケジュールツールに予定として自動登録する</span>ことも可能です。
重要なタスクやイベントの抜け漏れを防ぎ、確実なスケジュール管理を支援します。
それではここから代表的な例として、定期的に特定のWebサイトからRPAで情報を取得し、その情報に基づいて書類を発行、そしてGmailで関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、トリガーを実行する時間の指定をしましょう。
「タイトル」は、任意で変更可能なのでお好みで修正してください。
「スケジュール設定」は、下記赤枠のタブを選択することで日付や曜日をトリガーとして設定することが出来ます。トリガーを起動したいタイミングをお好みで設定してください。
設定が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.ブラウザ操作の設定を行う前に、Chrome拡張機能の追加が必要です。
こちらのヘルプページを参考に、「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
その後、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
拡張機能の詳細画面になるので、「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をクリックしましょう。
[注意事項]
2.事前準備が完了したら、フローボット画面に戻り以下の赤枠をクリックしましょう。
3.ここでは、対象となるWebサイトの指定し値を取得するための設定をします。
ちなみに、今回はテスト操作なので下記のYoomサイトページから値を取得していきたいと思います。
まずは、以下の画面が表示されるはずなので、「タイトル」はお好きな名前に変更してください。
ページを下に進み、設定が必要な項目について下記を参考にそれぞれ入力してください。
全ての設定が完了したら、ページ右下の「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほど設定した「取得した値の項目名」で、指定のWebサイトから値が取得できていればOKです。今回は、1つの値のみを取得しましたが、必要に応じてアクションの追加や修正をして希望の値を取得してください。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Google スプレッドシートの雛形を用いて書類を発行する設定を行います。まずは、下記の赤枠をクリックしてください。
2.書類の雛形となるGoogle スプレッドシートの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
Google スプレッドシートの雛形の作成がまだの場合、また、格納先の準備ができていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下図のような内容で雛形を作成しました！
雛形を作成する際は、フォームの回答データを差し込む部分を「{}」で囲んでおきましょう。{}で囲んだ文字列が、実際の値に置き換わります。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
次に、出来上がった書類の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。今回は下図赤枠のようなフォルダを作成しました！
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
タイトル欄は任意で変更可能です。アカウント情報欄にはステップ1で連携したアカウントの情報が反映されていますので、修正は不要です。
ページを下に進み、「雛形書類の連携」の項目を入力していきましょう。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を設定してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、何に置換えるか設定していきます。
下図のように入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、「置換後の文字列」に適切な値を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。テストが成功すると、書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映しているか確認してみましょう。
下図のようにデータが反映された書類が作成されていれば、OKです！
また、指定したGoogle Driveのフォルダに、設定したファイル名でGoogle スプレッドシートファイルとPDFファイルが格納されていることも確認してみましょう。
下図のように、設定したとおりに保存できていればOKです！
最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を選択し、次のステップに進みましょう。
1.次に、先ほど作成した書類をGmailで送信する設定をしていきます。以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、Gmailで送信するメール内容を設定します。
まず、前のステップと同様に「タイトル」は任意で修正OKですので、変更が必要であれば修正してください。
ページを下に進み、「メール内容」を入力していきましょう。
下記のように、各入力欄をクリックするとアウトプットが表示されますので、それぞれの項目に合ったアウトプットを選択してください。
今回は、下記のように各項目を入力しました。入力が完了したら「次へ」を選択してください。
3.画面が切り替わり、先ほど設定したメール内容が表示されるので、内容に誤りがないか確認してください。
内容に誤りがなければ「テスト」を実行し、成功するとGmailにメールが届いているはずなので確認してみましょう。下記のように、設定したメールが届いていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにしましょう。最後に動作確認を行い、正常に動くかを確認してみてください。
今回ご紹介した「Webサイトから情報を取得し、書類作成とGmail通知を行うワークフローの自動化」以外にも、RPA機能はさまざまな業務に応用できます。
たとえば、Google Driveに保存された画像を自動で圧縮して別フォルダに整理したり、Notionの情報をRPA経由で自社のシステムに登録したりすることも可能です。また、Slackに投稿されたファイルをPDFに変換してDropboxに保存したり、毎日ニュースサイトから記事を収集してExcelにまとめるといった情報収集・変換の自動化にも活用できます。
<span class="mark-yellow">このように、RPAを活用すれば定型業務の多くを自動化でき、作業の抜け漏れや転記ミスの防止、業務時間の短縮にもつながります。</span>気になるものがあれば、ぜひ以下のテンプレートもチェックしてみてください。
RPA機能を活用してWebサイトからの情報取得やその後の書類発行、メール通知といった一連のワークフローを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた繰り返しの情報収集や転記作業、通知業務にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。</span>
これにより、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整い、業務全体の効率化が図れます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースを通じて簡単に業務フローを構築できます。もし自動化による業務改善に興味がある方は、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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