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■概要
フォームで受け付けた問い合わせや報告を、都度Asanaのタスクに手作業でコメントしていませんか？内容の確認や転記作業には手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れに繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで内容をAIが自動で要約し、Asanaのタスクへコメントを自動で追加できます。これにより、情報共有を迅速化し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Asanaのタスクに進捗や関連情報をコメントとして手入力しているが、他のツールからの転記作業が多くて時間がかかる…」
「コメントの追加を忘れてしまい、チーム内の情報共有に漏れが生じてしまう…」
このように、Asanaのタスクへのコメント入力作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、フォームで受け付けた内容をAIで要約して関連するAsanaのタスクに自動でコメントを追加したり、他のツールでの更新情報を素早くAsanaに反映させたりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはAsanaのタスクにコメントを自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや報告を、都度Asanaのタスクに手作業でコメントしていませんか？内容の確認や転記作業には手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れに繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで内容をAIが自動で要約し、Asanaのタスクへコメントを自動で追加できます。これにより、情報共有を迅速化し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから、フォームが送信された際にその内容をAIで要約し、Asanaのタスクにコメントとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや報告を、都度Asanaのタスクに手作業でコメントしていませんか？内容の確認や転記作業には手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れに繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで内容をAIが自動で要約し、Asanaのタスクへコメントを自動で追加できます。これにより、情報共有を迅速化し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Asanaの連携
以下の手順をご参照ください。
連携後に、今回使用するテストデータを作成しましょう。
内容は「テスト管理」や「テスト準備」などの、架空情報で問題ありません。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めていきます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや報告を、都度Asanaのタスクに手作業でコメントしていませんか？内容の確認や転記作業には手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れに繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで内容をAIが自動で要約し、Asanaのタスクへコメントを自動で追加できます。これにより、情報共有を迅速化し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォーム」をクリックしてください。
フォームは元から設定されており、タスクURLや依頼内容などが送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しくは、フォームの基本設定・オプション設定についてを参照してください。
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
任意で必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
フォームの表示設定と詳細設定が、表示されます。
取得した値にテストで使用する値を入力していきましょう。
「タスクURL」は、先ほどAsanaで作成したテストデータのURLを設定してください。
「依頼内容」は、タスクに対する依頼の内容を手入力してください。
入力したら「完了」を押しましょう。
「正規表現によるデータの抽出」をクリックしてください。
今回は、タスクURLからタスクIDを抽出します。
「抽出対象」には、フォームから取得したタスクURLを設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「抽出箇所を正規表現で指定」は、テンプレートで設定してある【(?<=task/)(.*)】を活用しましょう。
その他にも様々な指定が可能なので詳しくは、「テキストからデータを抽出する」の設定方法を、ご確認ください。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功するとタスクIDが抽出されます。
確認し「完了」を押してください。
依頼内容を要約します。
「テキストを生成」をクリックしてください。
デフォルトで「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」 が、設定されています。
生成するテキストによって消費タスク数が変動するので、変更したい場合は変更から選択可能です。
「プロンプト」では、AIへの指示内容を自由に設定できます。
取得した値を活用し、入力しましょう。
また、入力欄にはデフォルトで指示文の例が入っています。
そのまま利用しても問題なく、必要に応じて任意の指示に変更することもできます。
設定が完了したら「テスト」を、実行しましょう。
テストに成功すると、生成結果が出力されます。
確認し「完了」を押してください。
タスクにコメント追加する設定を行います。
「タスクにコメントを追加」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Asanaと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「タスクID」は、取得した値から抽出したIDを設定しましょう。
「コメント内容」も、取得した値から生成結果を選択し、設定してください。
最後に「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にコメントが追加されるので、Asanaでタスクを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！
お疲れさまでした。
以上が、フォームが送信された際にその内容をAIで要約し、Asanaのタスクにコメントとして自動で追加するフローの連携手順になります！
他にもAsanaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Googleフォームの回答、Salesforceの商談情報、Outlookの受信メール、Slackの特定投稿など、様々な外部情報をトリガーにAsanaにタスクを自動で作成します。
さらに、Asanaにタスクが追加されたら、TodoistやNotion、Google スプレッドシートにも自動で同期されます。
また、タスクが完了した際には、Outlookで完了メールを送付したり、LINE WORKSに通知したりできます。
これにより、多岐にわたるインプットをタスクに変換し、タスクの抜け漏れ防止と情報共有の効率化を実現できます。
■概要
AsanaとLINE WORKSを連携し、Asanaでタスクが完了した際に、指定したLINE WORKSのトークルームに自動的に通知を送ります。
Asanaにログインせずに、Asanaの情報をLINE WORKSで確認することができます。
通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、LINE WORKSそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。
・通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームを任意の値に変更してご利用ください。
・Asanaでタスクが完了してから、LINE WORKSへ通知されるまで5~15分程のタイムラグがあります。
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで情報管理を行なっている方
・情報の一元管理に活用している方
・チーム全体でシートの編集をして情報の蓄積を行う方
2.Asanaを活用したプロジェクト管理を行う方
・タスクの状況把握のために活用している方
・進捗管理を行い確実なタスク解消を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはタスク管理によってプロジェクトの進行をスムーズにすることが期待できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートでもタスクの管理を行なっている場合、重複する登録作業は従業員のモチベーションを低下させるかもしれません。
登録にかかる手間を省き、業務の進行を円滑化したいと考える方にこのフローは適してます。
このフローを活用することでGoogle スプレッドシートの登録内容を引用してAsanaへの情報の登録を自動で完了することができます。
登録作業の自動化によって手作業を待つことなく異なるツール間での登録を完了させることができ、チーム内の情報共有を円滑にします。
また手作業の手間や時間を省くことで、タスク解決に時間をかけることができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
Asanaに追加するタスクの内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Salesforce、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。
Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。
件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。
・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Slackでの重要な連絡や依頼事項を、都度Asanaへ手入力でタスク作成するのは手間がかかり、時には対応漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をきっかけにAsanaへタスクを自動で作成できるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の抜け漏れを防ぎつつ効率化を進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Asanaへのコメント追加を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記や進捗報告の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チームメンバーは更新された情報をタスク上で確認でき、コミュニケーションロスをなくし、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォーム以外の情報をコメントにできますか？
A：はい、可能です。
今回はフォームをトリガーとした自動化の例をご紹介しましたが、Yoomでは自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、フォーム以外のツールや情報をトリガーとして取得し、コメントに反映することもできます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：AIを使わず、定型文を登録することはできますか？
A：可能です。
追加するコメント内容は、自由に設定できるため変数を使わず定型文のみを登録することもできます。
Q：URLの入力ミスなどでタスクが存在しない場合、どうなりますか？
A：タスクが存在しない場合や自動化が失敗した場合は、Yoomに登録されているメールアドレス宛に通知が送信されます。
また、Yoom画面上には「認証に失敗しました」や「設定内容に誤りがあります」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが発生した際の対応方法については、下記のサイトをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
