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■概要
Asanaで複数のプロジェクトを管理していると、最新のプロジェクト一覧を作成したり、関係者へ共有したりする作業に手間がかかることがあります。手作業でGoogle スプレッドシートなどに情報を転記している場合、更新漏れや入力ミスが発生する可能性も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Asanaのプロジェクト一覧を定期的にGoogle スプレッドシートへ自動で同期できるため、常に最新の情報を手間なく、そして正確に管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Asanaで管理しているプロジェクトが増えすぎて、一覧で状況を把握するのが大変…」
「週次の進捗会議のために、毎回手動でAsanaからプロジェクト一覧をエクスポートして資料を作成している…」
このように、Asanaのプロジェクト管理に関する手作業での情報集計や転記作業に手間を感じていませんか？
もし、指定した日時にAsanaに登録されているプロジェクトの一覧を自動で取得し、一括で他ツールへ同期できる仕組みがあれば、今よりもスムーズにデータ管理が行えるはずです。
また、今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に実現できます。これにより、プロジェクトの進捗管理や戦略的な意思決定といったより重要な業務に集中できる時間を生み出すことも可能です！
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはAsanaのプロジェクト一覧を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Asanaで複数のプロジェクトを管理していると、最新のプロジェクト一覧を作成したり、関係者へ共有したりする作業に手間がかかることがあります。手作業でGoogle スプレッドシートなどに情報を転記している場合、更新漏れや入力ミスが発生する可能性も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Asanaのプロジェクト一覧を定期的にGoogle スプレッドシートへ自動で同期できるため、常に最新の情報を手間なく、そして正確に管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここからAsanaのプロジェクト一覧を自動で取得する業務フローを紹介します。
今回はより具体的な業務例として、指定した日時にAsanaのプロジェクト一覧をGoogle スプレッドシートに一括で同期するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Asanaで複数のプロジェクトを管理していると、最新のプロジェクト一覧を作成したり、関係者へ共有したりする作業に手間がかかることがあります。手作業でGoogle スプレッドシートなどに情報を転記している場合、更新漏れや入力ミスが発生する可能性も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Asanaのプロジェクト一覧を定期的にGoogle スプレッドシートへ自動で同期できるため、常に最新の情報を手間なく、そして正確に管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Asanaで複数のプロジェクトを管理していると、最新のプロジェクト一覧を作成したり、関係者へ共有したりする作業に手間がかかることがあります。手作業でGoogle スプレッドシートなどに情報を転記している場合、更新漏れや入力ミスが発生する可能性も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Asanaのプロジェクト一覧を定期的にGoogle スプレッドシートへ自動で同期できるため、常に最新の情報を手間なく、そして正確に管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や時刻、曜日を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のまま、毎日朝9時に起動する設定となっています。
入力する際は入力欄下の注釈を参照してください。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、連携したアカウントに紐づく全てのプロジェクトの一覧を取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「全てのプロジェクトの一覧を取得」を選択し、次に進みましょう！
次の画面で、全てのプロジェクトの一覧を取得するため、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示され、Asanaのプロジェクトが確認できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認ができたら、「保存する」をクリックしましょう！
これで、Asanaの設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシート上でAsanaの最新のプロジェクト一覧を追加できるように、指定したシートにある既存の特定データを削除する設定を行います。
この設定を行うことで、シート上で常に最新のAsanaのプロジェクトの一覧が確認可能となります。
以下の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウントを確認します。
アクションをそのままにして、次に進みましょう！
「スプレッドシートID」と「シート名」を設定します。
ボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
続いて、特定の範囲のセルを削除するため、「範囲」を設定します。
「範囲」は、Google スプレッドシートの削除したい範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、範囲は「A2:B3」です。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値に表示されたことを確認しましょう。
Google スプレッドシートで対象の値が削除されたか確認をしましょう。
削除されましたね！
最後に、「保存する」をクリックし、次に進んでください。
ここでは、繰り返しでGoogle スプレッドシートにAsanaのプロジェクト一覧を一括同期するための設定を行います。
それでは、以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください
次の画面で、繰り返し対象を指定していきます！
まずは、「タイトル」を必要に応じて修正します。
続いて、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。l
「オペレーション」は、「全てのプロジェクト一覧を取得」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「プロジェクトIDの一覧」・「プロジェクト名の一覧」を設定しましょう！
最後に「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
最後の設定です！ここでは、 Google スプレッドシートにレコードを追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルや実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して記入しましょう。
スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることでも選択可能です。
次に「テーブル範囲」を設定しましょう！
注意点として、レコードを追加するために、ヘッダがテーブル範囲内に含まれている必要があります。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:B」になります。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。
入力欄をクリックすると取得した値が表示されるため、ボックスに連動する値を引用して設定していきましょう！
※ここでは、Asanaの「全てのプロジェクトの一覧を取得」設定で取得した値から選択してください、
入力した後、「テスト」をクリックして「テスト成功」の表示を確認します。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
無事に指定のGoogle スプレッドシートに反映されましたね。
「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Asanaでの自動化を導入することで、タスク管理や進捗連携、通知フローが効率化されます。
例えば、タスクの追加や更新、完了時の情報を他ツールに連携することで、管理業務をスムーズに進められます。
社内連絡やプロジェクトの見える化も効率化できるため、チーム運営やプロジェクト管理に特に有効です！
■概要
AsanaとLINE WORKSを連携し、Asanaでタスクが完了した際に、指定したLINE WORKSのトークルームに自動的に通知を送ります。
Asanaにログインせずに、Asanaの情報をLINE WORKSで確認することができます。
通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、LINE WORKSそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。
・通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームを任意の値に変更してご利用ください。
・Asanaでタスクが完了してから、LINE WORKSへ通知されるまで5~15分程のタイムラグがあります。
■概要
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャネルに通知を送信します。
通知先のチャネルや通知するメッセージ内容は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Notionで管理しているプロジェクト情報に手作業で反映させていませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Asanaでタスクが更新されると、関連するNotionのデータベース情報が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報をチームで共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。
AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Asana、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。
・Asanaでタスクを追加されてから5~15分後にTrelloにも情報が同期されます。
■概要
Asanaの特定のセクションに新しいタスクが追加されたら、GitHubのIssueとして自動的に追加します。
タイトルや本文、ラベルの設定を自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Asana、GitHubそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Asanaの「特定のセクションに新しいタスクが追加されたら」というトリガーで、対象のセクションを設定してください。
・GitHubの「Issueの作成」というオペレーションで、Asanaから取得した情報をもとに、Issueのタイトル等の設定を行なってください。
■注意事項
・Asana、GitHubそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・Issueのオーナー名やリポジトリ名の設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
HubSpotで商談が受注となった後、Asanaへプロジェクトのタスクを手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。営業部門からプロジェクト管理部門への情報連携が遅れたり、転記ミスが発生したりすると、円滑な業務遂行の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotで商談が受注ステージに更新されるだけでAsanaにタスクが自動で登録されるため、こうした連携の手間やミスを解消し、スムーズなプロジェクトの立ち上がりを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
SlackとAsanaを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にAsanaに追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Asanaに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceで獲得した新規リードの情報を、都度Asanaに転記してタスクを作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると同時に、Asanaに関連タスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
AsanaとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたプロジェクト一覧のエクスポートや転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトマネージャーやチームメンバーは常に最新のプロジェクト状況を正確に把握でき、より戦略的な意思決定やタスク遂行に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件でプロジェクトを絞り込めますか？
A：はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、プロジェクトを絞り込むことができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：自動実行でエラーが起きたらわかりますか？
A：エラーが起きた場合、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：好きなタイミングで手動実行できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、フローボットを手動で起動させるトリガーもご利用いただけます。設定方法は以下をご確認ください。
