Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
特に、複数のプロジェクトやチームメンバーとの連携が多い場合、タスクの入力漏れや内容の不備は業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、Asanaに必要な情報を基にタスクを自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方
・メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方
・AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「お客様からのメール内容を元にAsanaでタスクを作っているけど、抜け漏れがないか心配…」
このように、様々なツールからAsanaへタスクを手動で登録する作業に、手間や不安を感じていませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが解析してAsanaにタスクを自動で起票できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なツールと連携してAsanaにタスクを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
特に、複数のプロジェクトやチームメンバーとの連携が多い場合、タスクの入力漏れや内容の不備は業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、Asanaに必要な情報を基にタスクを自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方
・メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方
・AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメールを基にAsanaのタスクを作成するフローを作ってみよう
それでは例として、Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
特に、複数のプロジェクトやチームメンバーとの連携が多い場合、タスクの入力漏れや内容の不備は業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、Asanaに必要な情報を基にタスクを自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方
・メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方
・AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとAsanaをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
AsanaとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く多くのメールから重要な情報を探し出し、手作業でAsanaにタスクとして登録する作業は、時間もかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか？
特に、複数のプロジェクトやチームメンバーとの連携が多い場合、タスクの入力漏れや内容の不備は業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、Asanaに必要な情報を基にタスクを自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとAsanaを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方
・メールからのタスク作成を手作業で行い、時間的コストや入力ミスに課題を感じている方
・AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガー」と呼びます。
ここではGmailで特定のラベルのメールを受信したらフローボットが起動する設定を行いましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- アクション：Gmailで特定のラベルのメールを受信したら起動します。
- Gmailと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用に以下のようなメールを送信しました。
こちらはテストメールですので、実際は業務に沿ったメールでテスト可能です。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テスト」というラベルに振り分けられるように設定しました。
ラベルを作成して Gmail を整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
Yoomの画面に戻り、ラベルを候補から選択しましょう。
選択したら「テスト」ボタンをクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページの「アウトプットについて」もご参照ください。
確認できたら、「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：テキストを生成する
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値からAIでテキストを生成する設定を行います。
アクション：指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスク数が異なります。
適切なものを選択してください。
プロンプトに、前項で取得した値から「本文」と指示文を入力します。
前項で取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！
この時、「←トリガーで取得したアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、テキストが生成されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：テキストからデータを抽出する
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値からAIでデータを抽出する設定を行います。
使用するAIやデータの文字数によって消費するタスク数が異なります。
適切なものを選択してください。
対象テキストには、前項で取得した値から「生成結果」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←生成結果のアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
抽出したい項目と、任意で指示内容を入力し「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、テキストが抽出されていますね！
確認し「完了」をクリックします。
ステップ6：Asanaのタスクを追加
次に4つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Asanaのタスクを追加する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
タスク名は前項で取得した値から「タイトル」を選択します。
プロジェクトIDとセクションIDは候補から選択しましょう。
タスクの説明には、今回は日付を変数で入力しました。
前項から取得した値から「FROM」「詳細」を選択します。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、Asanaにはタスクが追加されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ7（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailで受信した内容をAIで解析し、Asanaにタスクを自動で追加する方法は以上です。
Asanaを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することができます。
タスクの追加・更新・完了などを起点に、関連データの登録、通知、進捗共有を自動で行う仕組みです。業務の流れを一元化し、情報連携の抜け漏れを防ぎながら、チーム間の連携を円滑にできるため、管理・報告作業の負担を軽減できるでしょう。
Asanaでタスクが完了したらLINE WORKSに通知
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、LINE WORKSに通知を送信します。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Outlookで完了メール通知します
Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Notionで管理しているプロジェクト情報に手作業で反映させていませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Asanaでタスクが更新されると、関連するNotionのデータベース情報が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報をチームで共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用し、プロジェクトやタスクの進捗管理を行っている方
・手作業での情報転記による更新漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
・チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理を効率化したいマネージャーの方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成する
試してみる
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信するフローです。
Asanaにタスクが追加されたらTrelloにもカードを追加する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
・タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する
試してみる
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
Salesforceの商談情報が登録されたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
まとめ
Asanaへのタスク作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールや議事録からの転記作業の手間を減らし、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はタスク管理に追われることなく、本来集中すべきコア業務に時間を最大限活用できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Gmail以外のツール（Slackなど）からもタスクを作れますか？
A：可能です。その場合、Gmailのトリガーアクションを削除してお使いのツールと連携しお試しください。
Yoomのアプリ連携一覧も併せてご参照ください。
Q：AIがうまくタスク内容を抽出しない時の対処法は？
A：テキストの抽出がうまくいかない場合は、抽出したい項目と指示内容がさらに具体的になるように調整しましょう。
例えば今回紹介したフローで、「詳細の内容には、期日と担当者名を必ず入れてください」と具体的に指示をすることで精度が高められます。
Q：自動化が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知することが可能です。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧できます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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