%E3%81%AE%E3%82%B3%E3%83%92%E3%82%9A%E3%83%BC5.png)
・
「Asanaのプロジェクトに完了したタスクがどんどん溜まってしまい、ボード全体が見づらくなっている…」
「定期的に手作業で古いタスクを削除するのは面倒で、つい後回しにしてしまう…」
このように、Asanaのタスク管理において、完了済みタスクの整理に手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">完了してから一定期間が経過したタスクを自動で削除できる仕組み</span>があれば、手動での整理作業から解放され、プロジェクトボードを常にクリーンな状態に保つことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、業務の合間にぜひ自動化を導入し、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaのタスクを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからAsanaのタスクを自動で削除する業務フローを解説します。
今回はより具体的な業務事例として、Asanaでタスクが完了したら、特定の日時にそのタスクを自動で削除し、Slackで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を選択し、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
まず「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は以下の画像のように入力欄をクリックすると候補が出てくるので、今回の自動化で使用するものをクリックしてください。
なお、ここで選択したプロジェクト上のタスクを「完了」にしておきましょう。
入力が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示され、Asanaのデータが確認できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題がなければ、「保存」をクリックします。これで、Asanaのトリガー設定は完了です！
ここでは、指定した日数が経った際に再度フローが起動するように、実行時間の指定をしていきます！
以下の赤枠部分をクリックしましょう。
次の画面で、実行時間を指定します。タイトルは任意で変更可能です。
スケジュール設定の「設定単位」はプルダウンから選択します。
「日数」は直接入力をし、「時刻」は任意で設定してください。
今回デフォルトでは30日おきに完了済みタスクを削除する設定となっています。
ここまでできたら「保存する」をクリックしましょう。
以上で、「待機する」の設定が完了です！
ここでは、Asanaのタスクを削除する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
「削除するタスクのID」は、以下の画像のように入力欄をクリックすると取得した値が出てくるので該当するものをクリックしましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。テストが成功すると、「テスト成功」と表示されます。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
いよいよ最後の設定です！ここでは、タスクが削除されたことをSlackに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
次の画面で、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
タイトルは任意で修正し、アクションはそのままで、次に進みましょう！
続いて、API接続設定の画面で必須項目を設定しましょう！
まずは「投稿先のチャンネルID」を設定します。
下図のように入力欄をクリックして表示される「候補」から選択ができます。
続いて、「メッセージ」を入力します。
入力欄をクリックして表示される取得した値を活用して入力しましょう！なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、取得した値が問題なく表示されているか確認してください。
最後に、Slackに通知ができているか確認しましょう。無事に通知されましたね！
Yoomの画面に戻って「保存する」をクリックします。
以上で、「Asanaでタスクが完了したら、特定日時にタスクを削除しSlackで通知する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
AsanaのAPIを活用することで、タスク管理や通知業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Asanaのタスク削除を自動化することで、<span class="mark-yellow">完了済みのタスクを手動で整理する手間を省き、プロジェクトの見通しを常にクリアな状態に保つことができます。</span>
これにより、チームメンバーは過去のタスクに煩わされることなく、現在進行中の重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件で削除対象を絞れますか？
A：はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、削除対象を絞ることができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：自動削除が失敗した場合に気づけますか？
A：自動削除が失敗した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラーの対処法はこちらをご確認ください。
Q：この自動化は無料プランで実現できますか？
A：はい！AsanaとSlackはフリープランで利用できるアプリです。
また有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Yoomの料金プランは、以下をご覧ください。
.png)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
