紙や画像ファイルのデータを目視で確認し、それを手動でAirtableに転記する作業って、手間がかかりませんか？このような手作業での転記は時間がかかるという以外にも、ヒューマンエラーが発生しやすいという課題がありますよね。
「こんな時、もし画像やPDFファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを直接Airtableに追加できたら…」と思っているのであれば、その願いを叶えるべく、自動化を導入することをおすすめします！
具体的な方法は、OCR（光学文字認識）技術を活用し、様々なファイルから抽出したテキストデータをAirtableへ自動で登録する というもの。
とにかく早く試したい方へ 「詳しい説明を読む前にまずは実際に動かしてみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてはじめてみましょう。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取る請求書や申込書などの添付ファイル、その都度内容を確認して手作業でデータ入力するのは手間ではありませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールの添付ファイルをOCR機能で自動で読み取り、その内容をAirtableへ登録する一連の業務を自動化できるため、このような課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く帳票などの添付ファイルの内容を手作業でAirtableに転記している方 手入力によるデータ転記での入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方 定型的なデータ入力作業から解放され、コア業務に集中できる時間を確保したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailのチェックからAirtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで受信したメールの添付ファイルを取得し、OCR機能でファイル内の文字情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のテーブルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するために、件名や送信元アドレスなどのキーワードを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取る書類のフォーマットに合わせて抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定できます。 Airtableにレコードを作成する際、どのテーブルにデータを追加するかを任意で設定し、OCRで読み取ったどの値をどの項目に登録するかなど自由に設定可能です。 ■注意事項
Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
AirtableとOCRを組み合わせてデータを自動入力する様々な方法 メールの添付ファイル、フォームから送信されたファイル、あるいはクラウドストレージ上のファイルなど、様々な場所にある書類や画像データからOCRで文字情報を抽出し、Airtableに自動でレコードを追加できます。
まずは実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、ぜひ試してみてください！
メールで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動で追加する GmailやOutlookで受け取った請求書、注文書などの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出した会社名や金額、日付といったデータをAirtableの対応するフィールドに登録します。メールを一つひとつ開いて内容を確認し手入力する手間が不要になる ため、経理処理や受発注業務のスピードアップにつながるかもしれません！
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取る請求書や申込書などの添付ファイル、その都度内容を確認して手作業でデータ入力するのは手間ではありませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールの添付ファイルをOCR機能で自動で読み取り、その内容をAirtableへ登録する一連の業務を自動化できるため、このような課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く帳票などの添付ファイルの内容を手作業でAirtableに転記している方 手入力によるデータ転記での入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方 定型的なデータ入力作業から解放され、コア業務に集中できる時間を確保したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailのチェックからAirtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで受信したメールの添付ファイルを取得し、OCR機能でファイル内の文字情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のテーブルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するために、件名や送信元アドレスなどのキーワードを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取る書類のフォーマットに合わせて抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定できます。 Airtableにレコードを作成する際、どのテーブルにデータを追加するかを任意で設定し、OCRで読み取ったどの値をどの項目に登録するかなど自由に設定可能です。 ■注意事項
Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
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■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイル、その都度手動で内容を確認してAirtableに入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でOCR処理してテキスト化されたデータをAirtableへ直接登録できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取る請求書などをAirtableで管理している経理・営業事務の方 手作業によるデータ転記での入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている方 OCRを活用した業務自動化によって、チームの生産性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信から添付ファイルの読み取り・Airtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。 システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎデータの正確性を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをAirtableのテーブルに登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するために、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。 OCR機能では、抽出したい項目や範囲を自由にカスタムすることが可能です。 Airtableにレコードを作成する際、データの登録先となるベースやテーブルは任意で設定できます。また、登録内容は前段のOCRで抽出した値などを変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動で追加する Yoomのフォーム機能やGoogleフォームなどでファイルを受け付けた際に、そのファイルを自動でOCR処理し、必要な情報を抽出してAirtableに登録します。担当者の負担を軽減し、スピーディーな対応を実現 するためにもいかがでしょうか。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
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■概要
フォームで送られてくる申込書や請求書などのファイル管理に手間を感じていませんか。ファイルの内容を確認しながら手作業でAirtableに転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが送信されるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableへレコードとして追加できるため、こうしたデータ入力業務を効率化し正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った申込書などの情報を、手作業でAirtableへ入力している方 紙やPDFで受領した書類の情報をOCRで読み取り、データ化・一元管理したい方 Airtableへのデータ入力におけるヒューマンエラーをなくし、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からOCRでの読み取りAirtableへの登録までを自動化し、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮します。 手作業による転記をなくすことで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを対象とします。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を基にレコードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで設定するフォームの項目は、取得したい情報に応じて自由に設定してください。 OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目を任意で設定できます。 Airtableでレコードを作成する際に、対象のテーブルやベースを任意で指定し、各フィールドにはOCRで取得した値などを変数として埋め込めます。 ■注意事項
AirtableとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
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■概要
Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのファイル内容を確認し、Airtableへ手入力する作業は手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルの内容をAirtableへ手作業で転記している方 OCRを活用して紙やPDF書類のデータ化を効率化したいと考えている業務担当者の方 定型的なデータ入力作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにファイルが添付されると自動でOCR処理とAirtableへの登録が行われるため、データ転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、AirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」を設定し、ファイルがアップロードされた質問項目を指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、前のステップで取得したファイルIDを指定します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを処理します。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、OCRで読み取ったテキストデータを任意のフィールドに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能のオペレーションでは、読み取る書類の言語や使用するAIモデル、文字数に応じたアクション、抽出したい項目などを任意で設定できます。 Airtableでレコードを作成するアクションでは、データを追加したいベースID、テーブルIDまたはテーブル名、および各フィールド情報を任意で設定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動で追加する OneDriveやBoxなどのクラウドストレージに契約書や議事録などのファイルがアップロードされると、自動的にOCRが実行され、抽出されたテキストデータがAirtableに登録されます。チームで共有しているストレージ内の書類情報を簡単にデータベース化できる ため、後からの検索や分析が容易になるはずです！
OneDriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
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■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や領収書の内容を、一つひとつ手作業で確認し、Airtableに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveに保存した請求書などの内容を、手作業でAirtableに転記している方 OCRによる文字起こしとデータベースへの登録作業を自動化し、業務を効率化したい方 手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいバックオフィス担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイル追加だけでOCR処理とAirtableへの登録が自動で完了するため、データ入力に費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとAirtableをYoomと連携します。 トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続の処理を実行するかを判断させます。 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Airtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、抽出した情報を基に新しいレコードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定のファイル名や拡張子のみを処理対象とするなど、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定してください。 OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブやフォルダのIDを任意で指定してください。 AIによるOCR機能では、抽出したい項目、読み取る言語などを任意でカスタマイズしてください。 Airtableへのレコード作成時に、データを追加したいベースやテーブル、登録するフィールドと値をそれぞれ設定してください。固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
OneDrive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
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■概要
請求書や申込書などの書類をBoxで管理し、その内容をAirtableへ手作業で転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとAirtable間で発生するデータ転記作業を自動化したいと考えている方 紙媒体の書類管理から脱却し、ペーパーレス化と業務効率化を推進したい方 手作業による入力ミスや確認作業の負担を軽減したいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点にデータ入力が完結するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、業務を効率化できます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、OCRで抽出した情報をAirtableの各項目に追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、ファイルIDの項目にトリガーで取得した値を設定してください。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目（例：日付、金額、会社名など）を任意で設定します。 Airtableの「レコードを作成」アクションでは、データを追加したいベースIDとテーブルIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加するフローを作ってみよう それではさっそく自動化の設定方法を解説していきましょう！「Gmailで受信したメールの添付ファイルをOCRで読み取り、その結果をAirtableにレコードとして追加する」 フローを例に、Yoomでの設定プロセスをご紹介します。このフローを使えば、メールで届く請求書や注文書などの処理を効率化できるはずです
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
GmailとAirtableをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定とAirtableのオペレーション設定
トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取る請求書や申込書などの添付ファイル、その都度内容を確認して手作業でデータ入力するのは手間ではありませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールの添付ファイルをOCR機能で自動で読み取り、その内容をAirtableへ登録する一連の業務を自動化できるため、このような課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く帳票などの添付ファイルの内容を手作業でAirtableに転記している方 手入力によるデータ転記での入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方 定型的なデータ入力作業から解放され、コア業務に集中できる時間を確保したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailのチェックからAirtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで受信したメールの添付ファイルを取得し、OCR機能でファイル内の文字情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のテーブルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するために、件名や送信元アドレスなどのキーワードを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取る書類のフォーマットに合わせて抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定できます。 Airtableにレコードを作成する際、どのテーブルにデータを追加するかを任意で設定し、OCRで読み取ったどの値をどの項目に登録するかなど自由に設定可能です。 ■注意事項
Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとAirtableをマイアプリ連携 GmailとAirtableをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
連携前に、Gmailにファイルを添付したメールを送信しておきましょう！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう！
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
画面が切り替わり、以下の表示がされれば連携完了です
3.続いてAirtableをマイアプリ登録します。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしましょう！
次の画面で、ベースを追加し、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
画面が切り替わり、以下の表示がされれば連携完了です
ステップ2：テンプレートをコピーする ここからはフローを作っていきましょう！
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取る請求書や申込書などの添付ファイル、その都度内容を確認して手作業でデータ入力するのは手間ではありませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールの添付ファイルをOCR機能で自動で読み取り、その内容をAirtableへ登録する一連の業務を自動化できるため、このような課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く帳票などの添付ファイルの内容を手作業でAirtableに転記している方 手入力によるデータ転記での入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方 定型的なデータ入力作業から解放され、コア業務に集中できる時間を確保したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailのチェックからAirtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで受信したメールの添付ファイルを取得し、OCR機能でファイル内の文字情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のテーブルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するために、件名や送信元アドレスなどのキーワードを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取る書類のフォーマットに合わせて抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定できます。 Airtableにレコードを作成する際、どのテーブルにデータを追加するかを任意で設定し、OCRで読み取ったどの値をどの項目に登録するかなど自由に設定可能です。 ■注意事項
Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 ※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら 」をクリックしましょう！
2.表示された画面で各項目を確認します。
3.表示された画面で、詳細を設定します。こちら
4.「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックてください。アウトプット
ステップ4：分岐の設定 1.分岐「コマンドオペレーション 」をクリックしてください。
今回はテンプレートを活用しているため、あらかじめ以下の画像のように設定されています！
確認ができたら「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定 1.「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択し、先ほどGmailに送信したファイルを選択してください。
今回は例として「全文」としましたが、例えば会社名、氏名、日付などの項目のみを抽出することも可能です！
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう！
ステップ6：Airtableの設定 1.アプリと連携する「」をクリックしてください。
2.API接続設定を行います。
フィールド情報の各項目を設定します。
「フィールド名」は、Airtableのテーブルのフィールド名を入力してください。
※2つ目の「値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)の「画像・PDFから文字を読み取る」から選択してください。
設定が完了すると、以下画像のようにAirtableに追加されます！
ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする 最後に、以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、トリガーを発生させることでフローボットが自動的に起動します！
AirtableやOCRを活用したその他の自動化例 AirtableやOCRを活用した自動化は、他にも様々な可能性があります！Yoomには、これらのツールを組み合わせた便利なテンプレートが多数用意されている ので、気になったものを試してみてくださいね。
Airtableを活用した自動化例
Airtableに情報が登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Airtableに情報が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableにおけるデータ入力を担当している方
・社内情報の蓄積でAirtableを活用している方
・入力データの分析や管理を行う方
2.Slackで社内のメンバーとコミュニケーションを取る方
・社内通知を手動で行っている方
・Slackへの通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
AirtableはWebで利用できるデータベースですが、登録されたデータは都度Airtable上から確認する必要があります。
そのため、Airtableへデータ登録が発生した際に効率的にメンバーと共有する仕組みが重要です。
Airtableから都度データの確認をする必要がなくなり、業務運営を円滑にすることが可能です。
■注意事項
・AirtableとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
試してみる
■概要 ■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとAirtableを日常的に使用しているチームや個人 データ入力の手間を減らし、作業効率を向上させたいビジネスパーソン 手動でのデータ連携に伴うヒューマンエラーを防ぎたい管理者 複数のツール間で情報を一元管理し、業務プロセスを自動化したい方 Yoomを活用して業務ワークフローの自動化に興味がある方 ■このテンプレートを使うメリット
データ入力の手間を削減し、作業効率を向上させます ヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を確保します Google スプレッドシートとAirtableの連携を自動化し、時間を有効活用できます
■注意事項
Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableでステータスが更新されたら、Notionにデータを追加する
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■概要
Airtableで管理しているタスクやプロジェクトの進捗を、都度Notionに手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableで特定のレコードが更新された際に、自動でNotionのデータベースに新しいレコードを追加できます。手作業による二重入力をなくし、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Airtableのステータス変更をトリガーに、Notionへ手動で情報共有している方 複数のツールを跨いだタスク管理で、情報の二重入力や更新漏れに悩んでいる方 手作業による情報連携をなくし、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Airtableの情報が更新されると自動でNotionにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮することができます。 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、AirtableとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」アクションを設定し、更新を検知したいテーブルやビューを指定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：「ステータス」が「完了」になった場合など）を満たした時のみ、後続の処理が実行されるようにします。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Airtableから取得した情報を元にNotionのデータベースへレコードを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能を設定する際に、Airtableのどのフィールドが、どのような値になったらNotionへデータを追加するのか、といった条件を自由に設定してください。 例えば、「ステータス」フィールドが「完了」に変更された場合のみ後続の処理を実行する、といった具体的な条件分岐が可能です。
Airtableに情報が登録されたらDiscordに通知する
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■概要
Airtableに情報が登録されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でデータ入力を行うことが多い方
・紙媒体をデジタル化したデータをAirtableに登録している方
・業務データの登録を定期的に実施している方
2.Discordを業務で使用している方
・チーム内のコミュニケーションツールとしてDiscordを活用しているメンバー
・Discordから情報共有をすることが多い方
■このテンプレートを使うメリット
定期的にAirtableへ登録する業務データをチームメンバーと共有している場合、手動による共有作業は1つの手間です。
このフローを利用することで、手動による共有作業を効率化することができます。
メンバー間の情報の見落としも防止できるため、プロジェクトの進行を円滑にすることが可能です。
■注意事項
・AirtableとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
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■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRを活用した自動化例
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
Dropboxにアップロードされる請求書や申込書などの書類を、都度手動で開き内容を確認してMicrosoft Teamsへ通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でOCRが内容を読み取り、指定のMicrosoft Teamsチャネルへ通知できます。これにより、手作業による確認や転記の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとMicrosoft Teamsを用いたファイル共有や確認業務を効率化したい方 請求書や申込書など、定型書類の処理に時間がかかり課題を感じている担当者の方 手作業による情報共有での通知漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルの内容確認から通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容をチャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で指定することが可能です。 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、前のステップであるOCR機能で読み取った情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
DropboxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する
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■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でテキストをコピーして関係者に通知するといった業務に手間を感じてはいないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで書類を管理し、内容の確認や通知を手作業で行っている方 OCR機能を活用して、PDFなどのファイルからテキスト情報を効率的に抽出したい方 Google Chatを主要な連絡手段としており、情報共有の迅速化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロード後の内容確認から通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるテキストの転記ミスや、関係部署への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、読み取ったテキスト情報を含めて通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したいファイルが格納されるフォルダを任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、読み取り対象のファイル形式や抽出したい項目、読み取り言語などを業務内容に合わせて設定してください。 Google Chatへの通知設定では、メッセージを送るスペースのリソース名や、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Google DriveとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、一つひとつ確認しながらMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとMicrosoft Excel間のデータ転記に手間を感じている方 請求書や申込書などの書類処理における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方 OCRを活用した業務自動化の具体的な方法を探しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル格納を起点にOCRでの読取りからExcelへの追加までが自動実行されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルのみ後続のアクションが実行されるように条件を指定します。 Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。 その後、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル名や拡張子など、処理対象とするファイルの条件を任意に設定してください。 Microsoft SharePointの各アクションでは、自動化の対象としたいサイトID、ドライブID、アイテムIDなどを実際の環境に合わせて設定してください。 OCR機能では、読み取るファイルの添付方法や、抽出したい項目、言語などを任意に設定してください。 Microsoft Excelのアクションでは、レコードを追加したいファイルやシートを選択し、どのセルにどのOCRデータを追加するかを設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで受け取る請求書や申込書などのファイル処理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ転記やスクリプト実行は、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動的にOCR機能で内容を読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行するため、定型的なファイル処理業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで受け取ったファイルの情報を手作業で転記している方 OCRで読み取ったデータを活用し、Google Apps Scriptでの処理を自動化したい方 手作業による転記ミスやスクリプトの実行漏れといった課題を解消したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、データ抽出からスクリプト実行までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 ファイルの情報を自動で転記・処理するため、手作業による入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをGoogle スプレッドシートに記録します。 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行」アクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガーでは、フローボットを起動させたい対象のチャネルを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたいファイルの種類に応じて、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートでは、任意のシートにデータを追加でき、各項目にどの情報を紐付けるかなどを柔軟にカスタムできます。 Google Apps Scriptでは、前段階のアクションで取得した情報を変数として利用したり、固定値を設定したりすることが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
■概要
名刺画像を入力フォームにアップロードすると、OCRで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、Salesforceのリードオブジェクトに情報を格納します。
展示会やイベントで獲得した名刺データで集めた名刺情報をSalesforceに登録する際などにご活用いただけます。
名刺画像はスマホなどで撮影した画像でも問題なくご利用いただけます。
■設定方法
1.名刺データを収集するためのフォームを設定します。「名刺データから文字を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定してください。
2.「リード情報を追加する」アクションで読み取ったデータをSalesforceのリードオブジェクトに自動的に格納します。
■注意事項
・ 名刺データをご用意ください。
・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
この記事では、AirtableとOCRを連携させて、書類や画像ファイルからのデータ入力を自動化する方法についてご紹介しました！
また、メールの添付ファイル、フォーム経由のファイル、クラウドストレージ上のファイルなど、実に様々な情報ソースから送信・格納されたファイルに対応できるため、日頃活用しているツールで自動化を導入できるというのも嬉しいポイントですよね！
なお、今回ご紹介したような自動化フローは、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても簡単に構築できます。 データ入力のような繰り返し作業から解放されれば、業務負担も軽減するはずです。ぜひこの機会に、Yoomのテンプレートを活用した自動化を試してみてくださいね！
