フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動で追加する
Yoomのフォーム機能やGoogleフォームなどでファイルを受け付けた際に、そのファイルを自動でOCR処理し、必要な情報を抽出してAirtableに登録します。
申請や受付、アンケート回収後のデータ整理・入力作業が簡単になるはずです！担当者の負担を軽減し、スピーディーな対応を実現するためにもいかがでしょうか。
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紙や画像ファイルのデータを目視で確認し、それを手動でAirtableに転記する作業って、手間がかかりませんか？このような手作業での転記は時間がかかるという以外にも、ヒューマンエラーが発生しやすいという課題がありますよね。
特に、請求書、領収書、申込書など、定型的な書類を大量に扱う場合、手動での入力作業は大きな負担になることも少なくありません…。
「こんな時、もし画像やPDFファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを直接Airtableに追加できたら…」と思っているのであれば、その願いを叶えるべく、自動化を導入することをおすすめします！
具体的な方法は、<span class="mark-yellow">OCR（光学文字認識）技術を活用し、様々なファイルから抽出したテキストデータをAirtableへ自動で登録する</span>というもの。
この記事では具体的な手順や活用例を交えながら詳しく紹介しているので、参考にしながら自動化の導入をすすめてみましょう！
「詳しい説明を読む前にまずは実際に動かしてみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてはじめてみましょう。
登録は30秒で完了。登録後はすぐに操作が可能です！
<span class="mark-yellow">メールの添付ファイル、フォームから送信されたファイル、あるいはクラウドストレージ上のファイルなど、様々な場所にある書類や画像データからOCRで文字情報を抽出し、Airtableに自動でレコードを追加できます。</span>
まずは実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、ぜひ試してみてください！
GmailやOutlookで受け取った請求書、注文書などの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出した会社名や金額、日付といったデータをAirtableの対応するフィールドに登録します。
メールを一つひとつ開いて内容を確認し手入力する手間が不要になるため、経理処理や受発注業務のスピードアップにつながるかもしれません！
Yoomのフォーム機能やGoogleフォームなどでファイルを受け付けた際に、そのファイルを自動でOCR処理し、必要な情報を抽出してAirtableに登録します。
申請や受付、アンケート回収後のデータ整理・入力作業が簡単になるはずです！担当者の負担を軽減し、スピーディーな対応を実現するためにもいかがでしょうか。
OneDriveやBoxなどのクラウドストレージに契約書や議事録などのファイルがアップロードされると、自動的にOCRが実行され、抽出されたテキストデータがAirtableに登録されます。
チームで共有しているストレージ内の書類情報を簡単にデータベース化できるため、後からの検索や分析が容易になるはずです！
それではさっそく自動化の設定方法を解説していきましょう！
今回は「Gmailで受信したメールの添付ファイルをOCRで読み取り、その結果をAirtableにレコードとして追加する」フローを例に、Yoomでの設定プロセスをご紹介します。
<span class="mark-yellow">このフローを使えば、メールで届く請求書や注文書などの処理を効率化できるはずです</span>
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう！
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
GmailとAirtableをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Gmailにファイルを添付したメールを送信しておきましょう！
※今回は、以下のような画像をGmailに送信しました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう！
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
画面が切り替わり、以下の表示がされれば連携完了です
3.続いてAirtableをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Airtableを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続く」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしましょう！
次の画面で、ベースを追加し、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
画面が切り替わり、以下の表示がされれば連携完了です
ここからはフローを作っていきましょう！
テンプレートを利用して設定を進めていくので、まずは『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう！
2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックてください。
※以下に表示されている項目はアウトプットと言います。次の設定で活用していきます！
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてくださいね。
オペレーションに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用しているため、あらかじめ以下の画像のように設定されています！
確認ができたら「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細設定を行いましょう！
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択し、先ほどGmailに送信したファイルを選択してください。
「抽出したい項目」は、ファイル内の抽出したい項目を入力します。
今回は例として「全文」としましたが、例えば会社名、氏名、日付などの項目のみを抽出することも可能です！
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう！
1.アプリと連携する「」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ベースID」「テーブルIDまたは名前」は、入力欄下の説明に従って、入力してくださいね。
フィールド情報の各項目を設定します。
「フィールド名」は、Airtableのテーブルのフィールド名を入力してください。
「値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択しましょう！
※2つ目の「値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)の「画像・PDFから文字を読み取る」から選択してください。
ここまで入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
<span class="mark-yellow">設定が完了すると、以下画像のようにAirtableに追加されます！</span>
最後に、以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、トリガーを発生させることでフローボットが自動的に起動します！
AirtableやOCRを活用した自動化は、他にも様々な可能性があります！
Yoomには、これらのツールを組み合わせた便利なテンプレートが多数用意されているので、気になったものを試してみてくださいね。
この記事では、AirtableとOCRを連携させて、書類や画像ファイルからのデータ入力を自動化する方法についてご紹介しました！
OCRでテキストデータ化した情報をAirtableに自動登録可能になることで、入力ミスの削減や作業時間の短縮になることがお分かりいただけたかと思います。
また、メールの添付ファイル、フォーム経由のファイル、クラウドストレージ上のファイルなど、実に様々な情報ソースから送信・格納されたファイルに対応できるため、<span class="mark-yellow">日頃活用しているツールで自動化を導入できるというのも嬉しいポイントですよね！</span>
なお、今回ご紹介したような自動化フローは、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても簡単に構築できます。
データ入力のような繰り返し作業から解放されれば、業務負担も軽減するはずです。ぜひこの機会に、Yoomのテンプレートを活用した自動化を試してみてくださいね！
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