「あれ、あの書類ってどこに保存したっけ？」
チャットで共有されたPDFや、クラウドにアップされた契約書を探して、何度も同じような作業を繰り返していませんか？そんな悩みを解決してくれるのが、NotionとOCR機能の連携による自動化 です。たとえば、Microsoft Teamsで受け取ったファイルを自動でOCR処理して、その中身をNotionデータベースに記録しておくことや、Google DriveにアップされたPDFを検知して中身を読み取って、指定のNotionページに自動で転記することが可能です。さらに、定期的にOneDriveに追加されるレポートをOCRで処理して、スケジュールにあわせて情報を蓄積することもできます。
この記事を参考にすれば、面倒な確認作業や転記作業に時間を奪われることなく、「気づいたら整理されている環境」 を作ることができますよ。興味のある方はぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ 受信したファイルをOCRで読み取り、Notionへ自動でデータベース化するには、Yoomのテンプレートを使うのが近道です。
すぐに試したい方は、以下のバナーからテンプレートを確認してみましょう！
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
NotionとOCR機能を組み合わせた様々な自動化の方法
NotionとOCR機能を組み合わせることで、様々なツールから受け取った画像やPDF内のテキスト情報を、自動でNotionデータベースに集約できます。
ここでは、普段お使いのツールを起点に情報収集を自動化できる、具体的な連携例をいくつか紹介していきます。
チャットツールで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する Microsoft TeamsやSlackなどのチャットツールでファイルを受け取った際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキスト情報を自動でNotionデータベースに追加します。
これにより、チャットでの情報共有が多いチームでは、ファイル内のテキストを手動でコピー＆ペーストする手間を削減し、Notionでの情報集約を効率化できます。
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
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Slackに投稿されたWebサイトの記事をAI機能を用いてOCRして、内容を要約してNotionに追加する
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ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
Google DriveやOneDriveなどのストレージサービスに特定のファイル（画像やPDF）が追加されると、自動でOCR処理を行い、テキスト情報をNotionデータベースに登録します。
ファイルがアップロードされた後の転記作業を自動化できるので、契約書や請求書、議事録といった書類をストレージで管理している場合に、内容確認や検索性を高めるのに役立ちそうです。
OneDriveにアップロードされたPDFをOCRでテキスト化し、Notionに保存する
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Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
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スケジュールに合わせて特定のファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
定期的にOneDriveに追加されるファイルや、Googleカレンダーの予定に添付されたファイルを対象にOCR処理を実行し、結果をNotionデータベースに追加します。
手動での確認や処理実行の手間を省けるので、定期的なレポート作成やカレンダー連携での情報整理など、特定のタイミングでの情報収集・記録作業を自動化したい場合に便利です。
定期スケジュールでOneDriveの新規PDFをOCRしNotionに追加する
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Googleカレンダーの予定に登録されたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加するフローを作ってみよう
ここでは、例として「Microsoft Teamsで受信した添付ファイルの内容をOCRで読み取り、自動でNotionデータベースに追加する」フローの作成手順を解説します。
この自動化により、Microsoft Teamsでのファイル共有からNotionへの情報転記までがスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
Microsoft Teams・Microsoft SharePoint・Notionのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Microsoft Teamsのトリガー設定とMicrosoft SharePoint・Notionのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Microsoft Teams とYoomを連携していきます。
Microsoft Teams と検索します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
続いてMicrosoft SharePoint と連携します。
先ほどと同様、サインインしてください。
続いてNotion と検索します。
ログインが完了したら進んだ画面でページを選択し、アクセスしたいページの許可をお願いします。
Microsoft TeamsとNotionの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
ステップ3:Microsoft Teamsのトリガー設定 それでは、アプリトリガーを設定していきます。チャネルにメッセージが送信されたら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
こちらは、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されてから、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
トリガーの起動間隔 :ご利用プラン によって起動間隔の選択内容が変わります。
チームID・チャネルID :該当欄をクリックするとメニューが表示されます。
ここで先ほど指定したチャネルにテスト投稿をします。このデバイスからアップロード 」を使用して添付ファイルを選択してください。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:分岐する設定 続いて添付ファイルがある場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション
今回は下記のように設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
ステップ5:ファイルをダウンロードする設定 続いて「ファイルをダウンロード 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
サイトID :Microsoft SharePoint内にある、Microsoft TeamsのチームIDと同じサイトを選択してください。
こちらのように確認できます。
こちらもテストし、ダウンロード出来たら保存します。
ステップ6:OCRで読み取る設定 続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
次に進み、必須項目を設定します。
抽出したい項目 :領収書に合わせて下記のように選択しました。
その他の項目は必要に応じて変更してください。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得出来たら保存します。
ステップ7:Notionにレコードを追加する設定 続いて、OCRで読み取った内容をNotionに追加する設定を行うため、「レコードを追加する 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしましょう。
下記のように候補からデータベースの連携をお願いします。
次に進み、アウトプットから追加するレコードの値を設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
残りの項目も同様に設定します。
設定が終わったらテストし、保存します。
Notionを確認してみましょう。
無事に通知されましたね。
ステップ8:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する 」方法でした。
NotionのAPIを使ったその他の自動化例 NotionのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Notionを使った自動化例 Gmailの受信内容を自動でNotionに追加したり、Googleフォームの回答に応じてページを作成したりすることができます。Salesforceに登録されたリード情報をNotionに転記したり、Notion内でステータスが変更されたタイミングでDiscordに通知を送ることも可能です。
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
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Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する
試してみる
Notionで特定のステータスに更新されたら、Discordに通知する
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Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する
試してみる
まとめ この記事では、「NotionとOCRを連携して読み取った情報を自動でデータベースに追加する方法」 について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したOCR連携のほかにも、Notionとさまざまなツールを組み合わせた業務効率化テンプレートが豊富に揃っています。
「紙の書類の情報整理に手間がかかっている」「ファイルの内容をすぐに記録・検索できる状態にしたい」 とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートでNotionとの自動連携を試してみてください。
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