ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
Google DriveやOneDriveなどのストレージサービスに特定のファイル（画像やPDF）が追加されると、自動でOCR処理を行い、テキスト情報をNotionデータベースに登録します。
ファイルがアップロードされた後の転記作業を自動化できるので、契約書や請求書、議事録といった書類をストレージで管理している場合に、内容確認や検索性を高めるのに役立ちそうです。
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「あれ、あの書類ってどこに保存したっけ？」
チャットで共有されたPDFや、クラウドにアップされた契約書を探して、何度も同じような作業を繰り返していませんか？そんな悩みを解決してくれるのが、NotionとOCR機能の連携による自動化です。たとえば、Microsoft Teamsで受け取ったファイルを自動でOCR処理して、その中身をNotionデータベースに記録しておくことや、Google DriveにアップされたPDFを検知して中身を読み取って、指定のNotionページに自動で転記することが可能です。さらに、定期的にOneDriveに追加されるレポートをOCRで処理して、スケジュールにあわせて情報を蓄積することもできます。
この記事を参考にすれば、面倒な確認作業や転記作業に時間を奪われることなく、「気づいたら整理されている環境」を作ることができますよ。興味のある方はぜひチェックしてみてください！
受信したファイルをOCRで読み取り、Notionへ自動でデータベース化するには、Yoomのテンプレートを使うのが近道です。
すぐに試したい方は、以下のバナーからテンプレートを確認してみましょう！
NotionとOCR機能を組み合わせることで、様々なツールから受け取った画像やPDF内のテキスト情報を、自動でNotionデータベースに集約できます。
ファイルを開いてコピペする手間も減りますね！
ここでは、普段お使いのツールを起点に情報収集を自動化できる、具体的な連携例をいくつか紹介していきます。
気になるものがあれば、クリックしてすぐに自動化を試せます。
Microsoft TeamsやSlackなどのチャットツールでファイルを受け取った際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキスト情報を自動でNotionデータベースに追加します。
これにより、チャットでの情報共有が多いチームでは、ファイル内のテキストを手動でコピー＆ペーストする手間を削減し、Notionでの情報集約を効率化できます。
Google DriveやOneDriveなどのストレージサービスに特定のファイル（画像やPDF）が追加されると、自動でOCR処理を行い、テキスト情報をNotionデータベースに登録します。
ファイルがアップロードされた後の転記作業を自動化できるので、契約書や請求書、議事録といった書類をストレージで管理している場合に、内容確認や検索性を高めるのに役立ちそうです。
定期的にOneDriveに追加されるファイルや、Googleカレンダーの予定に添付されたファイルを対象にOCR処理を実行し、結果をNotionデータベースに追加します。
手動での確認や処理実行の手間を省けるので、定期的なレポート作成やカレンダー連携での情報整理など、特定のタイミングでの情報収集・記録作業を自動化したい場合に便利です。
ここでは、例として「Microsoft Teamsで受信した添付ファイルの内容をOCRで読み取り、自動でNotionデータベースに追加する」フローの作成手順を解説します。
この自動化により、Microsoft Teamsでのファイル共有からNotionへの情報転記までがスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のMicrosoft TeamsとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft Teamsと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてMicrosoft SharePointと連携します。
先ほどと同様、サインインしてください。
続いてNotionと検索します。
連携する前に、下記のようなデータベースを作成してください。(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど変更できます。)
ログインが完了したら進んだ画面でページを選択し、アクセスしたいページの許可をお願いします。
Microsoft TeamsとNotionの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
こちらは、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されてから、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここで先ほど指定したチャネルにテスト投稿をします。
スムーズにフローを進めるため、「このデバイスからアップロード」を使用して添付ファイルを選択してください。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に使用していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて添付ファイルがある場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
今回は下記のように設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
続いて「ファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらのように確認できます。
今回はMicrosoft Teamsの「一般」チャネルに投稿したので、ドキュメント内「General」に添付ファイルが保存されています。
こちらもテストし、ダウンロード出来たら保存します。
続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
次に進み、必須項目を設定します。
その他の項目は必要に応じて変更してください。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得出来たら保存します。
続いて、OCRで読み取った内容をNotionに追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしましょう。
下記のように候補からデータベースの連携をお願いします。
次に進み、アウトプットから追加するレコードの値を設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定の名前や金額を設定してしまうと、フロー起動時に毎回それが転記されてしまうので、アウトプットから必ず選択してください。
残りの項目も同様に設定します。
設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、Notionに追加されるのでご注意ください。
Notionを確認してみましょう。
無事に通知されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する」方法でした。
NotionのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Gmailの受信内容を自動でNotionに追加したり、Googleフォームの回答に応じてページを作成したりすることができます。Salesforceに登録されたリード情報をNotionに転記したり、Notion内でステータスが変更されたタイミングでDiscordに通知を送ることも可能です。
この記事では、「NotionとOCRを連携して読み取った情報を自動でデータベースに追加する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Notionのデータベースを活用した情報の自動登録は、ファイルを開いてコピー＆ペーストする手間を省くだけでなく、転記ミスや記録漏れを防ぐのにも役立ちます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したOCR連携のほかにも、Notionとさまざまなツールを組み合わせた業務効率化テンプレートが豊富に揃っています。</span>
チャットで受け取ったファイルや、ストレージサービスにアップされた書類、カレンダーに連動した定期ファイルなど、多様な業務フローに合わせた自動化が実現可能です。
「紙の書類の情報整理に手間がかかっている」「ファイルの内容をすぐに記録・検索できる状態にしたい」とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートでNotionとの自動連携を試してみてください。
初期設定もシンプルで、すぐに活用を始められますよ！
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