「参加者情報の整理、あとでやろう…」
そうして後回しにした結果、結局手をつけられずに終わってしまった…そんな経験はありませんか？ウェビナーやオンラインイベントの運営において、出席者の情報管理や情報共有は地味に手間のかかる作業ですよね。しかも、その情報は営業フォローや社内報告など、この後のアクションにも大きく影響する重要なデータなので、正確かつスピーディーに扱いたいと考えている方も多いはずです。
もし、出席者の情報が自動でGoogle スプレッドシートなどに記録されて、Slackなどのコミュニケーションツールに通知ができたらどうでしょうか？転記ミスの心配もなくなって、共有漏れや対応遅れも防げるはずです。さらに、GmailやOutlookを使ったメール通知も活用すれば、関係者への情報伝達もスムーズになります。
この記事では、Zoomの出席者情報の自動集計をメインに便利なテンプレートをご紹介します。業務の効率化に興味のある方は、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Zoomの出席者情報」を「Google スプレッドシート」などに自動で集計するためのテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化フローの構築を始めてみましょう！
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Zooomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Google スプレッドシートに追加する」フローは、Zoomでのウェビナー参加者情報を自動でGoogleスプレッドシートに集計する業務ワークフローです。
このワークフローを導入すれば、Zoomでウェビナーに参加した方の情報が自動的にGoogleスプレッドシートに追加され、出席の自動集計が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用して定期的にウェビナーを開催している担当者の方
・ウェビナー参加者の出席管理を効率化したいと考えているマーケティング担当者
・手動での出席データ集計に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダー
・正確な出席データを基にした分析や報告を行いたい経営者
・SaaSアプリの連携を活用して業務自動化を進めたいIT担当者
■注意事項
・Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomの出席者情報と各種ツールを連携した様々な自動化の方法
Zoomウェビナーの出席・参加情報は、様々なツールに自動で連携できます。
出席者リストを自動作成したり、参加状況をリアルタイムでチームに共有したりすることで、イベント運営やその後のフォローアップがぐっと効率的になります。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
データベースに出席者情報を自動で記録する
Zoomウェビナーの参加者を自動でGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに追加します。この自動化により、手作業でのリスト作成や転記ミスを防ぎ、正確な出席者データを手間なく管理できます。イベント後のフォローアップリスト作成や参加者分析にも、データをスムーズに活用できるようになるでしょう。
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Zooomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Google スプレッドシートに追加する」フローは、Zoomでのウェビナー参加者情報を自動でGoogleスプレッドシートに集計する業務ワークフローです。
このワークフローを導入すれば、Zoomでウェビナーに参加した方の情報が自動的にGoogleスプレッドシートに追加され、出席の自動集計が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用して定期的にウェビナーを開催している担当者の方
・ウェビナー参加者の出席管理を効率化したいと考えているマーケティング担当者
・手動での出席データ集計に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダー
・正確な出席データを基にした分析や報告を行いたい経営者
・SaaSアプリの連携を活用して業務自動化を進めたいIT担当者
■注意事項
・Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Microsoft Excelに追加する」フローは、Zoomでの出席を自動的に集計し、Microsoft Excelにデータを整理する業務ワークフローです。
ZoomとExcelの連携を自動化し、手作業の手間を削減し正確な出席データを効率的に管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで定期的にウェビナーを開催し、参加者管理に手間を感じているイベント運営者の方
・出席データをMicrosoft Excelで一元管理したいと考えているビジネス担当者の方
・手動での出席集計に時間を取られ、他の業務に支障をきたしているチームリーダーの方
・データの正確性を高めたいと考えている教育機関やセミナープロバイダーの方
■注意事項
・Zoom、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
チャットツールに出席者情報を自動で通知する
Zoomウェビナーに参加者があった際に、SlackやMicrosoft Teamsへ自動で通知します。関係者がリアルタイムで参加状況を把握できるため、迅速な対応や情報共有が可能になります。わざわざZoomの管理画面を確認しにいく手間が省けるのも嬉しいポイントです！
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Slackに通知する」フローは、Zoomでのウェビナー出席情報を自動で集計し、Slackに参加者を追加する業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Zoomでウェビナーに参加した方々の情報が自動的にSlackに反映されるため、効率的なコミュニケーションが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用して定期的にウェビナーを開催しているイベント担当者の方
・ウェビナー参加者の情報を手動でSlackに追加しており、作業効率化を図りたい方
・ZoomとSlackを連携させて、参加者とのコミュニケーションを自動化したいビジネスチームのリーダー
・参加者データの自動集計を通じて、マーケティングや営業活動に活用したい担当者の方
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用して効率化を目指している企業の方
■注意事項
・Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Zoomのウェビナーに出席者や参加者が参加すると、自動的にMicrosoft Teamsに通知を送る業務ワークフローです。
Zoomで開催されるウェビナーの出席データを自動で集計し、リアルタイムでTeamsに共有することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。
手動での通知作業を省略し、効率的なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで頻繁にウェビナーを開催しているイベント担当者の方
・出席者情報をスピーディーにチームと共有したいマネージャーの方
・Microsoft Teamsを活用して情報共有を効率化したいビジネスプロフェッショナルの方
・自動化によって業務フローを改善したいIT担当者の方
■注意事項
・Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールで出席者情報を自動で通知する
Zoomウェビナーへの参加をトリガーに、GmailやOutlookで関係者に通知メールを自動送信します。イベント担当者や営業担当など、特定のメンバーへ確実に参加情報を伝えたい場合に便利です。メールでの通知なら見逃しを防ぎ、スムーズな連携を実現できるでしょう。
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Gmailに通知する」フローは、Zoomと連携して出席状況を自動集計し、参加が確認された際にGmailで通知する業務ワークフローです。
ウェビナー運営時の出席管理を効率化し、チーム内で情報を把握することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを用いてウェビナーを定期的に開催し、出席管理を効率化したい運営者の方
・出席者の参加状況をリアルタイムで把握し、即座に対応したい担当者の方
・手動での出席管理に時間と労力を割いており、業務の自動化を検討している方
・Gmailを活用してチーム内での情報共有をスムーズに行いたい方
・ZoomとGmailを簡単に連携させたいと考えている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Outlookに通知する業務ワークフローです。
これにより、出席状況をスピーディーに把握し、効率的な管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用してウェビナーを頻繁に開催している運営担当者の方
・出席者の管理を手動で行っており、効率化を図りたい方
・ZoomとOutlookを連携させて業務を自動化したいIT担当者の方
・ウェビナーの参加状況をリアルタイムで把握したいマーケティング担当者の方
■注意事項
・Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomの出席者情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを作ってみよう
ここでは、代表的な例として、Zoomウェビナーに参加者があったら、その情報を自動でGoogle スプレッドシートの指定行に追加する自動化フローの作成手順を解説します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
- ZoomとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- アプリトリガーの設定
- Google スプレッドシートと連携し、レコードを追加する
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Zooomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Google スプレッドシートに追加する」フローは、Zoomでのウェビナー参加者情報を自動でGoogleスプレッドシートに集計する業務ワークフローです。
このワークフローを導入すれば、Zoomでウェビナーに参加した方の情報が自動的にGoogleスプレッドシートに追加され、出席の自動集計が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用して定期的にウェビナーを開催している担当者の方
・ウェビナー参加者の出席管理を効率化したいと考えているマーケティング担当者
・手動での出席データ集計に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダー
・正確な出席データを基にした分析や報告を行いたい経営者
・SaaSアプリの連携を活用して業務自動化を進めたいIT担当者
■注意事項
・Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：ZoomとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する
まず、自動化に必要なZoomとGoogle スプレッドシートをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Zoomをクリックします。
(2)「Zoom（OAuth）の新規登録」画面から、Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。
Client IDとClient secretの取得方法は以下のサイトをご参照ください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくは以下もチェックしてみてください。
Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点
(3)次にGoogle スプレッドシートの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からGoogle スプレッドシートをクリックします。
Google スプレッドシートのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
(4)アカウントの選択をします。
(5)「次へ」をクリックします。
(6)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにZoomとGoogle スプレッドシートが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Zooomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Google スプレッドシートに追加する」フローは、Zoomでのウェビナー参加者情報を自動でGoogleスプレッドシートに集計する業務ワークフローです。
このワークフローを導入すれば、Zoomでウェビナーに参加した方の情報が自動的にGoogleスプレッドシートに追加され、出席の自動集計が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用して定期的にウェビナーを開催している担当者の方
・ウェビナー参加者の出席管理を効率化したいと考えているマーケティング担当者
・手動での出席データ集計に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダー
・正確な出席データを基にした分析や報告を行いたい経営者
・SaaSアプリの連携を活用して業務自動化を進めたいIT担当者
■注意事項
・Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)Zoomのウェビナーに出席者または参加者が入った際の設定をします。
アプリトリガーの「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」をクリックします。
(2)Zoomの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Zoom（OAuth）と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、Zoomの管理画面で設定を行なってください。
詳しい設定方法は下記のサイトをご参照ください。
ZoomのWebhook登録方法
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
Zoomの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：Google スプレッドシートと連携し、レコードを追加する
(1)次にGoogle スプレッドシートと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
- スプレッドシートID：候補から選択
- スプレッドシートのタブ名：候補から選択
- テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値を「取得した値」から選択します。
「取得した値」を使うことで、都度変更する手間なくZoomの情報を引用できます！
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Zoomのウェビナーの出席者情報が、Google スプレッドシートに追加されているか確認してみてくださいね！
ZoomのAPIを使ったその他の自動化例
ZoomのAPIを活用することで、様々な業務を自動化することが可能になります。
Zoomを使った自動化例
Zoomウェビナーの終了後に、出席者へ自動でフォローメールを送信したり、参加情報を活用して営業リストを生成したりできます。自動化をすることで、スムーズなフォローアップや情報整理が可能です。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
この記事では、「Zoomの出席者情報を自動で集計する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。Zoomの出席データを自動でGoogle スプレッドシートに記録したり、チャットツールに通知したり、メールで関係者に共有したりすることで、イベント後の対応や社内の情報連携の効率化ができます。
Yoomには、今回ご紹介したZoomの出席者情報の自動集計以外にも、日々の業務をスマートに進めるためのテンプレートが多数用意されています。スケジュール管理や問い合わせ対応、営業フォローなど、業務内容に合わせた自動化をすぐに取り入れられる点も魅力です。
「ウェビナー後の作業を効率化したい」「参加情報を正確に記録・共有したい」「ルーティン業務を減らしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。初期設定も簡単で、すぐに使い始められますよ！
まずはテンプレートを試して、その手軽さと効果を体感してみませんか？
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