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【ノーコードで実現】Zoomの出席者情報を自動で集計する方法
「参加者情報の整理、あとでやろう…」
そうして後回しにした結果、結局手をつけられずに終わってしまった…そんな経験はありませんか？ウェビナーやオンラインイベントの運営において、出席者の情報管理や情報共有は地味に手間のかかる作業ですよね。しかも、その情報は営業フォローや社内報告など、この後のアクションにも大きく影響する重要なデータなので、正確かつスピーディーに扱いたいと考えている方も多いはずです。
もし、出席者の情報が自動でGoogle スプレッドシートなどに記録されて、Slackなどのコミュニケーションツールに通知ができたらどうでしょうか？転記ミスの心配もなくなって、共有漏れや対応遅れも防げるはずです。さらに、GmailやOutlookを使ったメール通知も活用すれば、関係者への情報伝達もスムーズになります。
この記事では、Zoomの出席者情報の自動集計をメインに便利なテンプレートをご紹介します。業務の効率化に興味のある方は、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Zoomの出席者情報」を「Google スプレッドシート」などに自動で集計するためのテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化フローの構築を始めてみましょう！
■概要Zoomウェビナー開催後の参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じていませんか。参加者が増えるほど転記作業は煩雑になり、入力ミスが起こることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報を追加します。手間のかかるリスト作成作業から解放され、迅速で正確な参加者管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローアップのためリストを効率的に作成したい方
- 手作業によるデータ入力をなくし、マーケティング業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomウェビナーの参加者情報を自動でリスト化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記で発生しがちな、氏名や連絡先の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、取得した参加者情報を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのアクション設定で、参加者情報を追加したいスプレッドシートファイルとシートを任意で指定してください。
- シートに追加する内容も、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスなどの情報から、必要な項目を自由に選択し設定できます。
■注意事項- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローアップのためリストを効率的に作成したい方
- 手作業によるデータ入力をなくし、マーケティング業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーの参加者情報を自動でリスト化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記で発生しがちな、氏名や連絡先の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、取得した参加者情報を記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのアクション設定で、参加者情報を追加したいスプレッドシートファイルとシートを任意で指定してください。
- シートに追加する内容も、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスなどの情報から、必要な項目を自由に選択し設定できます。
■注意事項
- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
Zoomの出席者情報と各種ツールを連携した様々な自動化の方法
Zoomウェビナーの出席・参加情報は、様々なツールに自動で連携できます。
出席者リストを自動作成したり、参加状況をリアルタイムでチームに共有したりすることで、イベント運営やその後のフォローアップがぐっと効率的になります。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
データベースに出席者情報を自動で記録する
Zoomウェビナーの参加者を自動でGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに追加します。この自動化により、手作業でのリスト作成や転記ミスを防ぎ、正確な出席者データを手間なく管理できます。イベント後のフォローアップリスト作成や参加者分析にも、データをスムーズに活用できるようになるでしょう。
■概要Zoomウェビナー開催後の参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じていませんか。参加者が増えるほど転記作業は煩雑になり、入力ミスが起こることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報を追加します。手間のかかるリスト作成作業から解放され、迅速で正確な参加者管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローアップのためリストを効率的に作成したい方
- 手作業によるデータ入力をなくし、マーケティング業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomウェビナーの参加者情報を自動でリスト化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記で発生しがちな、氏名や連絡先の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、取得した参加者情報を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのアクション設定で、参加者情報を追加したいスプレッドシートファイルとシートを任意で指定してください。
- シートに追加する内容も、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスなどの情報から、必要な項目を自由に選択し設定できます。
■注意事項- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要Zoomウェビナー終了後、参加者リストを手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に時間を要していませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力漏れや間違いといったミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加があったタイミングで、参加者情報が自動でMicrosoft Excelに追加されるため、こうした課題を解消し、効率的な参加者管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナーの参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じているマーケティング担当者の方
- ウェビナー後のフォローアップのため、Microsoft Excelで参加者情報を管理している営業担当者の方
- イベント運営に関わる定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomウェビナーに参加者があるたびに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、手作業でのリスト作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なデータ管理が可能です。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」を設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した参加者の情報を指定のファイルに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスといった情報の中から、どのデータをどの列に記録するかを任意で設定できます。
■注意事項- Zoom、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 現時点では以下のアクションはZoom의 有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローアップのためリストを効率的に作成したい方
- 手作業によるデータ入力をなくし、マーケティング業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーの参加者情報を自動でリスト化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記で発生しがちな、氏名や連絡先の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、取得した参加者情報を記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのアクション設定で、参加者情報を追加したいスプレッドシートファイルとシートを任意で指定してください。
- シートに追加する内容も、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスなどの情報から、必要な項目を自由に選択し設定できます。
■注意事項
- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーの参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じているマーケティング担当者の方
- ウェビナー後のフォローアップのため、Microsoft Excelで参加者情報を管理している営業担当者の方
- イベント運営に関わる定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーに参加者があるたびに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、手作業でのリスト作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なデータ管理が可能です。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」を設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した参加者の情報を指定のファイルに追加するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスといった情報の中から、どのデータをどの列に記録するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 現時点では以下のアクションはZoom의 有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
チャットツールに出席者情報を自動で通知する
Zoomウェビナーに参加者があった際に、SlackやMicrosoft Teamsへ自動で通知します。関係者がリアルタイムで参加状況を把握できるため、迅速な対応や情報共有が可能になります。わざわざZoomの管理画面を確認しにいく手間が省けるのも嬉しいポイントです！
■概要ウェビナー開催時、出席者や参加者の入室状況をリアルタイムで把握し、運営チームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に規模の大きいウェビナーでは、担当者の確認作業が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にSlackに関連情報を通知するため、こうした確認や共有の手間を解消し、スムーズなウェビナー運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- ウェビナー運営を担当しており、参加者の状況をリアルタイムでチームに共有したい方
- ZoomとSlackを日常的に利用しており、手動での情報連携に非効率を感じている方
- ウェビナー中の参加者対応を円滑にするための、効率的な仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomでの参加をトリガーに自動でSlackへ通知されるため、これまで手作業で行っていた状況確認や報告の時間を短縮することができます。
- 自動化によって、通知の漏れや遅延といった人為的なミスを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」を設定します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Zoomから受け取った情報を基に、指定のチャンネルへメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したウェビナー情報や参加者情報などを変数として埋め込むといった柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要Zoomで開催するウェビナーの参加者情報を、リアルタイムでチームに共有したいものの、手作業での確認や連絡に手間を感じていませんか。また、重要な参加者の情報を見逃してしまうといった課題もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加があったタイミングで、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知することが可能になり、こうした情報共有の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者情報をチームで迅速に共有したい方
- 参加者へのフォローアップや営業活動を効率化したいマーケティング・営業担当者の方
- 手作業による情報共有の漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomウェビナーへの参加をトリガーに自動で通知されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での連絡による通知漏れや情報の誤りを防ぎ、重要な参加者情報を見逃すといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、Microsoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定することで、参加者の情報を指定したチャネルに自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチャネルを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した参加者の氏名やウェビナー名といった情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- ウェビナー運営を担当しており、参加者の状況をリアルタイムでチームに共有したい方
- ZoomとSlackを日常的に利用しており、手動での情報連携に非効率を感じている方
- ウェビナー中の参加者対応を円滑にするための、効率的な仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでの参加をトリガーに自動でSlackへ通知されるため、これまで手作業で行っていた状況確認や報告の時間を短縮することができます。
- 自動化によって、通知の漏れや遅延といった人為的なミスを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」を設定します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Zoomから受け取った情報を基に、指定のチャンネルへメッセージを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したウェビナー情報や参加者情報などを変数として埋め込むといった柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者情報をチームで迅速に共有したい方
- 参加者へのフォローアップや営業活動を効率化したいマーケティング・営業担当者の方
- 手作業による情報共有の漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーへの参加をトリガーに自動で通知されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での連絡による通知漏れや情報の誤りを防ぎ、重要な参加者情報を見逃すといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、Microsoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定することで、参加者の情報を指定したチャネルに自動で通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチャネルを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した参加者の氏名やウェビナー名といった情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
メールで出席者情報を自動で通知する
Zoomウェビナーへの参加をトリガーに、GmailやOutlookで関係者に通知メールを自動送信します。イベント担当者や営業担当など、特定のメンバーへ確実に参加情報を伝えたい場合に便利です。メールでの通知なら見逃しを防ぎ、スムーズな連携を実現できるでしょう。
■概要Zoomでのウェビナー運営時、参加者がいつ参加したかをリアルタイムで把握できず、確認に手間がかかっていませんか？手動での参加者リストのチェックは、ウェビナーの進行を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに新しい出席者が参加した際に、指定した宛先にGmailで自動通知を送信できるため、手動での確認作業から解放され、よりスムーズな運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者のリアルタイムな状況把握に課題を感じているご担当者様
- 重要な顧客が参加するウェビナーで、入室を即座に把握し、対応をしたいと考えている運営チームの方
- ウェビナー運営における手作業による確認業務をなくし、よりコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ウェビナー中に参加者リストを手動で何度も確認する手間がなくなり、リアルタイムで参加状況を把握できるため、運営業務の時間を短縮できます。
- 自動で通知が届くため、重要な参加者の入室を見逃すといったリスクを軽減し、ウェビナーの進行そのものに集中することが可能になります。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」を設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定することで、参加があった際に指定の宛先に通知メールが自動で送信されるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先として個人のメールアドレスや特定のメーリングリストなど、任意の宛先を設定することが可能です。
- 通知メールの本文には、固定のテキストだけでなく、Zoomのトリガーで取得した参加者の氏名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要Zoomで開催するウェビナーの参加者情報は迅速に関係者へ共有したいものの、参加があるたびに手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者があったタイミングでOutlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信できます。リアルタイムでの情報共有を実現し、手作業による確認や連絡の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナーの運営を担当し、参加状況をリアルタイムで把握したい方
- ウェビナー参加者情報を関係部署へ迅速に共有し、連携を円滑にしたい方
- 手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomウェビナーに参加者があるたびに自動で通知が実行されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応で起こりうる通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールが送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたいメールアドレスを任意に設定できます。
- 通知メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Zoomのトリガーで取得した参加者の氏名やウェビナー名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者のリアルタイムな状況把握に課題を感じているご担当者様
- 重要な顧客が参加するウェビナーで、入室を即座に把握し、対応をしたいと考えている運営チームの方
- ウェビナー運営における手作業による確認業務をなくし、よりコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー中に参加者リストを手動で何度も確認する手間がなくなり、リアルタイムで参加状況を把握できるため、運営業務の時間を短縮できます。
- 自動で通知が届くため、重要な参加者の入室を見逃すといったリスクを軽減し、ウェビナーの進行そのものに集中することが可能になります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」を設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定することで、参加があった際に指定の宛先に通知メールが自動で送信されるようになります。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先として個人のメールアドレスや特定のメーリングリストなど、任意の宛先を設定することが可能です。
- 通知メールの本文には、固定のテキストだけでなく、Zoomのトリガーで取得した参加者の氏名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーの運営を担当し、参加状況をリアルタイムで把握したい方
- ウェビナー参加者情報を関係部署へ迅速に共有し、連携を円滑にしたい方
- 手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーに参加者があるたびに自動で通知が実行されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応で起こりうる通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールが送信されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたいメールアドレスを任意に設定できます。
- 通知メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Zoomのトリガーで取得した参加者の氏名やウェビナー名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
Zoomの出席者情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを作ってみよう
ここでは、代表的な例として、Zoomウェビナーに参加者があったら、その情報を自動でGoogle スプレッドシートの指定行に追加する自動化フローの作成手順を解説します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
- ZoomとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- アプリトリガーの設定
- Google スプレッドシートと連携し、レコードを追加する
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要Zoomウェビナー開催後の参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じていませんか。参加者が増えるほど転記作業は煩雑になり、入力ミスが起こることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報を追加します。手間のかかるリスト作成作業から解放され、迅速で正確な参加者管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローアップのためリストを効率的に作成したい方
- 手作業によるデータ入力をなくし、マーケティング業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomウェビナーの参加者情報を自動でリスト化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記で発生しがちな、氏名や連絡先の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、取得した参加者情報を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのアクション設定で、参加者情報を追加したいスプレッドシートファイルとシートを任意で指定してください。
- シートに追加する内容も、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスなどの情報から、必要な項目を自由に選択し設定できます。
■注意事項- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローアップのためリストを効率的に作成したい方
- 手作業によるデータ入力をなくし、マーケティング業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーの参加者情報を自動でリスト化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記で発生しがちな、氏名や連絡先の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、取得した参加者情報を記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのアクション設定で、参加者情報を追加したいスプレッドシートファイルとシートを任意で指定してください。
- シートに追加する内容も、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスなどの情報から、必要な項目を自由に選択し設定できます。
■注意事項
- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
ステップ1：ZoomとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する
まず、自動化に必要なZoomとGoogle スプレッドシートをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Zoomをクリックします。
2.「Zoom（OAuth）の新規登録」画面から、Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。
Client IDとClient secretの取得方法は以下のサイトをご参照ください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくは以下もチェックしてみてください。
Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点
3.次にGoogle スプレッドシートの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からGoogle スプレッドシートをクリックします。
Google スプレッドシートのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
4.アカウントの選択をします。
5.「次へ」をクリックします。
6.Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにZoomとGoogle スプレッドシートが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要Zoomウェビナー開催後の参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じていませんか。参加者が増えるほど転記作業は煩雑になり、入力ミスが起こることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報を追加します。手間のかかるリスト作成作業から解放され、迅速で正確な参加者管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローアップのためリストを効率的に作成したい方
- 手作業によるデータ入力をなくし、マーケティング業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomウェビナーの参加者情報を自動でリスト化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記で発生しがちな、氏名や連絡先の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、取得した参加者情報を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのアクション設定で、参加者情報を追加したいスプレッドシートファイルとシートを任意で指定してください。
- シートに追加する内容も、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスなどの情報から、必要な項目を自由に選択し設定できます。
■注意事項- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローアップのためリストを効率的に作成したい方
- 手作業によるデータ入力をなくし、マーケティング業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーの参加者情報を自動でリスト化するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記で発生しがちな、氏名や連絡先の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、取得した参加者情報を記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのアクション設定で、参加者情報を追加したいスプレッドシートファイルとシートを任意で指定してください。
- シートに追加する内容も、Zoomから取得した参加者の氏名やメールアドレスなどの情報から、必要な項目を自由に選択し設定できます。
■注意事項
- Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
1.Zoomのウェビナーに出席者または参加者が入った際の設定をします。
アプリトリガーの「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」をクリックします。
2.Zoomの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Zoom（OAuth）と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」のままで「次へ」をクリックします。
3.「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、Zoomの管理画面で設定を行なってください。
詳しい設定方法は下記のサイトをご参照ください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
Zoomの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「完了」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：Google スプレッドシートと連携し、レコードを追加する
1.次にGoogle スプレッドシートと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
2.「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
- スプレッドシートID：候補から選択
- スプレッドシートのタブ名：候補から選択
- テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
3.「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値を「取得した値」から選択します。
「取得した値」を使うことで、都度変更する手間なくZoomの情報を引用できます！
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「完了」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Zoomのウェビナーの出席者情報が、Google スプレッドシートに追加されているか確認してみてくださいね！
ZoomのAPIを使ったその他の自動化例
ZoomのAPIを活用することで、様々な業務を自動化することが可能になります。
Zoomを使った自動化例
Zoomウェビナーの終了後に、出席者へ自動でフォローメールを送信したり、参加情報を活用して営業リストを生成したりできます。自動化をすることで、スムーズなフォローアップや情報整理が可能です。
■概要日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■ワークフローの流れ- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■ワークフローの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要Zoomウェビナーの開催は効果的なリード獲得手段ですが、終了後のフォローメールの送信に手間がかかっていると感じることはありませんか。参加者一人ひとりへの手作業でのメール送信は時間がかかる上、送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、参加者リストの取得からGmailでのフォローメール送信までの一連の流れを自動化し、迅速かつ確実なフォローアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナー後のフォローメール作成や送信を手作業で行い、非効率だと感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なアプローチで、エンゲージメントを高めたいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- ウェビナー終了後に参加者情報を自動で取得しGmailでメールを送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での宛先設定や情報転記が不要になるため、送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得した登録者リストのデータをもとに、後続の処理を繰り返すため「ループ機能」を設定します
- 最後に、ループ処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、ワークフローを起動したいウェビナーが開催されるアカウントのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomアクションで取得した参加者リストなど、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定します。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段で取得した参加者の氏名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要Googleフォームでお問い合わせやアンケートを受け付けた後、回答者一人ひとりに手動でメールを返信するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも気になりませんか？このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、Gmailから自動でサンクスメールなどを返信できます。これにより、手作業による返信業務を効率化し、顧客対応の質を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、返信作業の自動化を検討しているご担当者の方
- アンケート回答者へのサンクスメールなどをGmailで手動送信しており、効率化したい方
- 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答送信をトリガーにGmailが自動送信されるため、手作業での返信対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業でのメール送信で起こり得る、返信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■ワークフローの流れ- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した回答者のメールアドレスなどを宛先にして、自動返信メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答者の氏名やメールアドレス、回答内容などを変数として本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメール作成や送信を手作業で行い、非効率だと感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なアプローチで、エンゲージメントを高めたいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後に参加者情報を自動で取得しGmailでメールを送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での宛先設定や情報転記が不要になるため、送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得した登録者リストのデータをもとに、後続の処理を繰り返すため「ループ機能」を設定します
- 最後に、ループ処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、ワークフローを起動したいウェビナーが開催されるアカウントのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomアクションで取得した参加者リストなど、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定します。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段で取得した参加者の氏名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、返信作業の自動化を検討しているご担当者の方
- アンケート回答者へのサンクスメールなどをGmailで手動送信しており、効率化したい方
- 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーにGmailが自動送信されるため、手作業での返信対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業でのメール送信で起こり得る、返信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した回答者のメールアドレスなどを宛先にして、自動返信メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答者の氏名やメールアドレス、回答内容などを変数として本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
この記事では、「Zoomの出席者情報を自動で集計する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。Zoomの出席データを自動でGoogle スプレッドシートに記録したり、チャットツールに通知したり、メールで関係者に共有したりすることで、イベント後の対応や社内の情報連携の効率化ができます。
Yoomには、今回ご紹介したZoomの出席者情報の自動集計以外にも、日々の業務をスマートに進めるためのテンプレートが多数用意されています。スケジュール管理や問い合わせ対応、営業フォローなど、業務内容に合わせた自動化をすぐに取り入れられる点も魅力です。
「ウェビナー後の作業を効率化したい」「参加情報を正確に記録・共有したい」「ルーティン業務を減らしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。初期設定も簡単で、すぐに使い始められますよ！
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