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「参加者情報の整理、あとでやろう…」
そうして後回しにした結果、結局手をつけられずに終わってしまった…そんな経験はありませんか？ウェビナーやオンラインイベントの運営において、出席者の情報管理や情報共有は地味に手間のかかる作業ですよね。しかも、その情報は営業フォローや社内報告など、この後のアクションにも大きく影響する重要なデータなので、正確かつスピーディーに扱いたいと考えている方も多いはずです。
もし、出席者の情報が自動でGoogle スプレッドシートなどに記録されて、Slackなどのコミュニケーションツールに通知ができたらどうでしょうか？転記ミスの心配もなくなって、共有漏れや対応遅れも防げるはずです。さらに、GmailやOutlookを使ったメール通知も活用すれば、関係者への情報伝達もスムーズになります。
この記事では、Zoomの出席者情報の自動集計をメインに便利なテンプレートをご紹介します。業務の効率化に興味のある方は、ぜひ最後までご覧ください！
Yoomには「Zoomの出席者情報」を「Google スプレッドシート」などに自動で集計するためのテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化フローの構築を始めてみましょう！
■概要
Zoomウェビナー開催後の参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じていませんか。参加者が増えるほど転記作業は煩雑になり、入力ミスが起こることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報を追加します。手間のかかるリスト作成作業から解放され、迅速で正確な参加者管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoomウェビナーの出席・参加情報は、様々なツールに自動で連携できます。
出席者リストを自動作成したり、参加状況をリアルタイムでチームに共有したりすることで、イベント運営やその後のフォローアップがぐっと効率的になります。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
Zoomウェビナーの参加者を自動でGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに追加します。この自動化により、手作業でのリスト作成や転記ミスを防ぎ、正確な出席者データを手間なく管理できます。イベント後のフォローアップリスト作成や参加者分析にも、データをスムーズに活用できるようになるでしょう。
■概要
Zoomウェビナー開催後の参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じていませんか。参加者が増えるほど転記作業は煩雑になり、入力ミスが起こることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報を追加します。手間のかかるリスト作成作業から解放され、迅速で正確な参加者管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomウェビナー終了後、参加者リストを手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に時間を要していませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力漏れや間違いといったミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加があったタイミングで、参加者情報が自動でMicrosoft Excelに追加されるため、こうした課題を解消し、効率的な参加者管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoomウェビナーに参加者があった際に、SlackやMicrosoft Teamsへ自動で通知します。関係者がリアルタイムで参加状況を把握できるため、迅速な対応や情報共有が可能になります。わざわざZoomの管理画面を確認しにいく手間が省けるのも嬉しいポイントです！
■概要
ウェビナー開催時、出席者や参加者の入室状況をリアルタイムで把握し、運営チームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に規模の大きいウェビナーでは、担当者の確認作業が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にSlackに関連情報を通知するため、こうした確認や共有の手間を解消し、スムーズなウェビナー運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomで開催するウェビナーの参加者情報を、リアルタイムでチームに共有したいものの、手作業での確認や連絡に手間を感じていませんか。また、重要な参加者の情報を見逃してしまうといった課題もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加があったタイミングで、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知することが可能になり、こうした情報共有の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoomウェビナーへの参加をトリガーに、GmailやOutlookで関係者に通知メールを自動送信します。イベント担当者や営業担当など、特定のメンバーへ確実に参加情報を伝えたい場合に便利です。メールでの通知なら見逃しを防ぎ、スムーズな連携を実現できるでしょう。
■概要
Zoomでのウェビナー運営時、参加者がいつ参加したかをリアルタイムで把握できず、確認に手間がかかっていませんか？手動での参加者リストのチェックは、ウェビナーの進行を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに新しい出席者が参加した際に、指定した宛先にGmailで自動通知を送信できるため、手動での確認作業から解放され、よりスムーズな運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomで開催するウェビナーの参加者情報は迅速に関係者へ共有したいものの、参加があるたびに手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者があったタイミングでOutlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信できます。リアルタイムでの情報共有を実現し、手作業による確認や連絡の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、代表的な例として、Zoomウェビナーに参加者があったら、その情報を自動でGoogle スプレッドシートの指定行に追加する自動化フローの作成手順を解説します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
■概要
Zoomウェビナー開催後の参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じていませんか。参加者が増えるほど転記作業は煩雑になり、入力ミスが起こることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報を追加します。手間のかかるリスト作成作業から解放され、迅速で正確な参加者管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、自動化に必要なZoomとGoogle スプレッドシートをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Zoomをクリックします。
(2)「Zoom（OAuth）の新規登録」画面から、Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。
Client IDとClient secretの取得方法は以下のサイトをご参照ください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくは以下もチェックしてみてください。
Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点
(3)次にGoogle スプレッドシートの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からGoogle スプレッドシートをクリックします。
Google スプレッドシートのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
(4)アカウントの選択をします。
(5)「次へ」をクリックします。
(6)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにZoomとGoogle スプレッドシートが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Zoomウェビナー開催後の参加者リスト作成を手作業で行い、手間を感じていませんか。参加者が増えるほど転記作業は煩雑になり、入力ミスが起こることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者が参加したタイミングで、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報を追加します。手間のかかるリスト作成作業から解放され、迅速で正確な参加者管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)Zoomのウェビナーに出席者または参加者が入った際の設定をします。
アプリトリガーの「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」をクリックします。
(2)Zoomの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Zoom（OAuth）と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、Zoomの管理画面で設定を行なってください。
詳しい設定方法は下記のサイトをご参照ください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
Zoomの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次にGoogle スプレッドシートと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値を「取得した値」から選択します。
「取得した値」を使うことで、都度変更する手間なくZoomの情報を引用できます！
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Zoomのウェビナーの出席者情報が、Google スプレッドシートに追加されているか確認してみてくださいね！
ZoomのAPIを活用することで、様々な業務を自動化することが可能になります。
Zoomウェビナーの終了後に、出席者へ自動でフォローメールを送信したり、参加情報を活用して営業リストを生成したりできます。自動化をすることで、スムーズなフォローアップや情報整理が可能です。
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
この記事では、「Zoomの出席者情報を自動で集計する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。Zoomの出席データを自動でGoogle スプレッドシートに記録したり、チャットツールに通知したり、メールで関係者に共有したりすることで、イベント後の対応や社内の情報連携の効率化ができます。
Yoomには、今回ご紹介したZoomの出席者情報の自動集計以外にも、日々の業務をスマートに進めるためのテンプレートが多数用意されています。スケジュール管理や問い合わせ対応、営業フォローなど、業務内容に合わせた自動化をすぐに取り入れられる点も魅力です。
「ウェビナー後の作業を効率化したい」「参加情報を正確に記録・共有したい」「ルーティン業務を減らしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。初期設定も簡単で、すぐに使い始められますよ！
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