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「Smartsheetでタスクを追加したら、Zoomでミーティングを手動で設定している…」
「プロジェクト管理とWeb会議の予約が別々で、二度手間や設定漏れが心配…」
このように、日常的にSmartsheetとZoomを使いながらも、両者間の情報連携が手作業であるために、非効率やミスに悩まされていませんか？
タスク発生から会議設定までのタイムラグは、プロジェクトの進行スピードにも影響を与えかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加された瞬間に、関連するZoomミーティングが自動で作成される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、設定作業にかかっていた時間をより重要な業務に充てることが可能になるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識を必要としないノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもスムーズに導入できます。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとZoomのAPIを連携させれば、Smartsheetでのタスク追加や更新といったアクションをトリガーにして、Zoomミーティングの作成などを自動化することが可能です。
これにより、手作業による会議設定の手間や、URLの共有漏れといったヒューマンエラーを削減し、プロジェクト管理とコミュニケーションをより円滑に進めることができます。
以下に具体的な自動化の例をご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで管理しているタスクや案件ごとに関係者とのミーティングが必要になるたびに、手動でZoomミーティングを作成・調整する作業は手間がかかるだけでなく、設定漏れのリスクも伴います。
この連携を利用すれば、Smartsheetに新しい行が追加されると、その情報をもとにZoomミーティングが自動で作成されるため、<span class="mark-yellow">会議設定の工数を大幅に削減し、迅速なコミュニケーション体制を構築</span>できます。
すべてのタスクに対してミーティングを設定するのではなく、「優先度：高」や「特定のプロジェクト」など、特定の条件を満たすタスクが発生した場合にのみ会議を設定したいケースもあるかと思います。
この自動化フローは、Smartsheetに追加された行の情報を条件分岐で合致した場合にのみZoomミーティングを作成するため、<span class="mark-yellow">不要な会議設定をなくし、本当に重要な打ち合わせだけを効率的にセットアップ</span>することが可能です。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとZoomを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとZoomの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はSmartsheetで行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにZoom（OAuth）と入力し、対象アイコンをクリックします。
[注意事項]
Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくは以下をチェックしてみてください。
Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点
Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。Client IDとClient secretの取得方法はこちらをご確認ください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
この後のテスト操作のため、シートに開始日時のカラムを追加し、下記画像のようにテスト用の1行を追加してください。（内容は「テスト株式会社」など、架空の情報で構いません。）
なお、開始日時はZoom側に合わせて「2025-07-30T14:50:00」というような形式にしましょう。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
なお、下記赤枠のように会議時間を「60」と入力したにもかかわらず「60.0」とアウトプットされてしまいますが、これはSmartsheetのAPIの仕様です。
このままだとZoomで会議を設定する際にエラーが発生しますが、次のステップで小数点以下を切り捨てる処理を行うので、今は気にしなくて大丈夫です!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Smartsheetから取得した会議時間のデータに小数点が含まれているので、整数にする設定をしましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
操作条件の設定画面になるので、タイトルは管理しやすいものに変更してもOKです。
変換タイプは、変更せずそのままにしましょう。
画面を下に進み、変換対象の数値を入力してください。入力欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。
今回は、前のステップで取得した会議時間を選択しましょう。
変換操作は、小数点第一を対象としたいので「0」と入力し、「切り捨て」としてください。
入力が完了したら、テストを実行してみましょう。下記のように小数点以下が切り捨てられ、整数となっていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
いよいよ最後の設定です!
今まで取得したデータを用いて、Zoomでミーティングを作成する設定をしましょう。下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定を行います。
今回は必須項目のみ入力しましたが、運用内容に合わせてパスワードや会議の説明を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
Zoomに設定したミーティングが作成されているはずなので、確認してみましょう。
下記のように、設定した内容のミーティングが作成されていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomでのアクションをきっかけにSmartsheetの情報を更新したい場合もあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向のデータ連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Zoomで作成したミーティングの情報を、議事録やタスク管理のためにSmartsheetへ手動で転記している場合、この作業は非常に手間がかかります。
このテンプレートを使えば、Zoomで新しいミーティングが作成されるたびに、その情報をSmartsheetに自動で行として追加できるため、<span class="mark-yellow">会議履歴の記録・管理を自動化し、転記ミスや漏れを防ぐ</span>ことができます。
全てのミーティングではなく、特定のプロジェクト名が含まれる会議や、特定の参加者がいる会議など、条件に合うミーティングの情報だけをSmartsheetに記録したい場合におすすめです。
Zoomで作成されたミーティング情報を条件でフィルタリングし、合致するものだけをSmartsheetに行として追加するため、<span class="mark-yellow">重要な会議の情報だけを効率的に集約し、管理シートを整理された状態に保てます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやZoomのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
新しい情報が追加されると、チャットツールへの通知や、別のデータベースへの自動登録を行います。
また、ユーザー情報やリード情報なども自動で同期することで、手動でのデータ入力作業を減らし、チームの情報共有とプロジェクト管理を効率化します。
業務の手間を大幅に削減し、生産性を向上させましょう。
会議の終了をトリガーに、文字起こしデータや録画データを指定の場所に自動保存することで、議事録作成やファイル管理の手間を削減。
また、カレンダーや顧客管理ツール、フォームと連携してミーティングの作成を自動化することもできます。
日程調整やURL発行にかかる作業を効率化し、スムーズな情報連携を実現します。
SmartsheetとZoomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたプロジェクトタスクに応じた会議設定の手間を完全に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は会議のセッティングといった付帯業務から解放され、プロジェクトの計画や実行といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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