「大量のPDF資料から必要な情報を探し出すのに時間がかかりすぎる…」
「会議資料やレポートのPDFを一つ一つ開いて内容を確認するのが大変…」
このように、日々増え続けるPDFファイルの分析や内容把握に多くの時間を費やしていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見落としや解釈ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
しかし、特定のフォルダに保存されたPDFやメールで受信したPDFの内容を、AIが自動で読み取って分析してくれる仕組み があれば、どうでしょう？煩雑な作業から解放され、分析結果をもとにした戦略立案や意思決定といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコード で簡単に設定できます。導入の手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、PDF分析業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、PDFファイルをAIで分析する業務フローを自動化するテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
Boxに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる契約書や請求書などのPDFファイルの内容確認や分析を手作業で行っていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存されたPDFの内容確認や、他ツールへの転記を手作業で行っている方 契約書レビューや請求書処理など、書類分析業務の効率化を目指している法務・経理担当者の方 AIを活用して定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、OCR、AI分析、Slack通知までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による文字の読み間違いや転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」を設定し、抽出したテキストを要約・分析するよう指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、DeepSeekが生成したテキストを指定したチャンネルに投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取る書類の言語や、抽出したい特定の項目などを任意で設定することが可能です。 DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルや、要約・分析といった処理内容を指示するメッセージ（プロンプト）を任意で設定してください。 Slackのメッセージ送信アクションでは、通知先のチャンネルIDや、Slackに投稿するメッセージの本文を任意で設定・編集することが可能です。 ■注意事項
Box、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
DeepSeekを活用したPDF分析を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとDeepSeekを連携させ、PDFファイルの分析作業を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！これにより、手作業による情報抽出や分析の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができるでしょう。気になるテンプレートがあれば、気軽にクリックしてみてくださいね！
メールツールで受信したPDFをDeepSeekで分析する
GmailやOutlookといったメールツールでPDFファイルを受信した際に、添付されたPDFを自動でOCR処理し、その内容をDeepSeekで分析、結果をSlackなどのチャットツールに通知する ことができます。
Gmailで受信したPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
試してみる
■概要
Gmailに添付された請求書や申込書などのPDFファイルを手作業で確認し、内容をまとめてSlackに報告する、といった業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたPDFをOCRでテキスト化し、その内容をDeepSeekが分析・要約してSlackへ自動で通知する一連の流れを構築でき、情報共有のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などのPDFの内容確認に多くの時間を要している方 PDFの内容をAIで分析・要約し、迅速に関係部署へ共有したいと考えている方 手作業による情報共有プロセスでの、転記ミスや共有漏れなどの課題を解消したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに届いたPDFを自動でOCR・分析するため、これまで手作業で行っていた内容確認や要約作成にかかる時間を短縮することができます。 人の手による作業を介さないため、メールの見落としや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を正確に関係者へ共有することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを受信した際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信メールに添付されたPDFファイルを指定します。 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、OCRでテキスト化された内容を分析・要約するよう指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、DeepSeekが生成したテキストを指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekに依頼する指示内容は、「請求書の中から請求金額、支払期日、振込先を抽出して」のように、目的に応じてテキストで自由に設定することが可能です。 Slackへの通知は、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できます。また、メッセージ本文には、DeepSeekで分析した内容を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。 ■注意事項
Gmail、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
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■概要
Outlookに届く請求書や注文書などのPDF添付メール、その都度ファイルを開いて内容を確認し、分析して関係者に報告する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFを自動でOCR処理し、DeepSeekで内容を分析、その結果をSlackへ通知するまでの一連の流れを自動化し、こうした手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取るPDFの内容確認や転記作業に、手間を感じている方 PDFの内容分析とSlackへの報告を定型業務として行っている担当者の方 DeepSeekやOCRを活用して、文書処理業務の効率化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信から内容分析、報告までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、より付加価値の高い業務に集中できます。 手作業によるPDFのダウンロード漏れや、内容の読み間違い、報告時の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Outlook、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストデータを抽出します。 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」を設定し、抽出したテキストを要約・分析するなど任意の指示を実行します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、DeepSeekが生成したテキストを指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekのアクションでは、OCR機能で抽出したテキストデータに対して「内容を要約して」「重要なポイントを3つ挙げて」など、指示内容をテキストで自由に設定できます。 Slackへの通知は、特定のチャンネルやダイレクトメッセージなど、通知先を任意で設定できます。また、メッセージ本文には、OCRで読み取った文章やDeepSeekの分析結果を変数として埋め込むことや、固定のテキストを追加することが可能です。 ■注意事項
Outlook、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで受信したPDFをDeepSeekで分析する
GoogleフォームやYoomのフォーム機能などでPDFファイルの提出を受け付けた際に、送信されたPDFを自動でOCR処理し、DeepSeekで分析、結果を関係者に通知する ことも可能です。
Googleフォームで受信したPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
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■概要
Googleフォームで受け取った申込書や履歴書などのPDFファイル、その内容確認や分析に手間を感じていませんか。一つひとつファイルを開いて内容を読み取り、要点をまとめて関係者に共有する作業は、時間がかかるだけでなく見落としのリスクも伴います。このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、添付されたPDFをOCRでテキスト化し、DeepSeekが内容を分析、その結果をSlackへ自動で通知するため、こうした一連の作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームでPDFファイルを受け取る業務を日常的に行っている方 受信したPDFの内容確認や、Slackへの転記作業に時間を要している方 DeepSeekなどのAIを活用して、手作業での情報分析業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からPDFの分析、Slack通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手動でのデータ確認や転記作業がなくなるため、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します。 続いて、YoomのOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、オペレーションでDeepSeekを選択し、抽出したテキストを要約・分析するよう指示を設定します。 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、DeepSeekによる分析結果を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekにテキスト生成を指示するアクションでは、「内容を3点で要約して」「記載されている企業名を抽出して」など、目的に合わせて指示内容を自由に設定できます。 Slackへの通知は、特定のチャンネルやダイレクトメッセージなど通知先を任意で設定できます。また、メッセージ本文には、Googleフォームの回答やDeepSeekの分析結果を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
フォームで受信したPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
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■概要
フォームで受け取る申込書や請求書などのPDFファイル、その内容の確認や要約に手間を感じていませんか。手作業での確認や、内容をコピーしてAIに分析を依頼する作業は、時間もかかり非効率になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたPDFを自動で読み取り、DeepSeekが内容を分析、その結果をSlackへ即座に通知します。一連の確認・分析作業を自動化し、業務の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受信するPDF書類の確認や内容の転記に時間を要しているご担当者の方 受信した書類の内容をAIで要約し、チームへ迅速に共有したいと考えている方 手作業によるデータ処理をなくし、Slackでの情報共有を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からPDFの読み取り、AIでの分析、Slack通知までを自動化し、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業での情報確認や転記作業が不要になるため、内容の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DeepSeekとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PDFファイルが添付される受付フォームを設定します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、フォームで受信したPDFファイルを指定します。 その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションで、OCR機能によって抽出したテキストデータを分析・要約するよう指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、DeepSeekが生成した内容を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekのオペレーションでは、どのような分析や要約をさせたいか、指示内容（プロンプト）をテキストで自由に設定することが可能です。 Slackへの通知先は、特定のチャンネルや個人へのダイレクトメッセージなど、任意で設定できます。また、メッセージ本文には、フォームの回答内容やDeepSeekによる分析結果を変数として含めたり、定型文を追加したりと、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービス上のPDFをDeepSeekで分析する
BoxやOneDriveなどのストレージサービスに新しいPDFファイルがアップロードされたタイミングで、自動的にそのファイルをOCR処理し、DeepSeekで内容を分析、要点や特定の情報を抽出して通知する こともできます。
Boxに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる契約書や請求書などのPDFファイルの内容確認や分析を手作業で行っていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存されたPDFの内容確認や、他ツールへの転記を手作業で行っている方 契約書レビューや請求書処理など、書類分析業務の効率化を目指している法務・経理担当者の方 AIを活用して定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、OCR、AI分析、Slack通知までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による文字の読み間違いや転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」を設定し、抽出したテキストを要約・分析するよう指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、DeepSeekが生成したテキストを指定したチャンネルに投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取る書類の言語や、抽出したい特定の項目などを任意で設定することが可能です。 DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルや、要約・分析といった処理内容を指示するメッセージ（プロンプト）を任意で設定してください。 Slackのメッセージ送信アクションでは、通知先のチャンネルIDや、Slackに投稿するメッセージの本文を任意で設定・編集することが可能です。 ■注意事項
Box、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
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■概要
OneDriveに保管される請求書や契約書などのPDFファイルの内容を確認し、分析してチームに共有する一連の作業に、手間や時間を取られていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveで受け取るPDFの内容確認や転記作業に手間を感じている方 PDFの情報をDeepSeekなどのAIで分析し、要約やデータ抽出を自動化したい方 分析結果の共有を迅速化し、チームの対応速度を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの格納から内容分析、チームへの共有まで一連の流れが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。 手作業による内容の見落としや、Slackへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにつながります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDrive、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。 トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、作成されたファイルがPDFである場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、OCR機能でダウンロードしたPDFファイルを指定し、内容をテキストデータとして抽出します。 次に、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションで抽出したテキストの要約や分析を指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、DeepSeekが生成した内容を特定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーに設定しているOneDriveは、Google DriveやDropboxなど、Yoomが連携している他のオンラインストレージアプリに変更することが可能です。 OCR機能でPDFから読み取る際、抽出する項目を自由に設定できます。 通知先に設定しているSlackは、Microsoft TeamsやChatworkなど、他のビジネスチャットツールに変更して運用することも可能です。 ■注意事項
OneDrive、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ストレージ上のPDFをDeepSeekで自動分析するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Boxに新しいPDFファイルが格納されたら、そのファイルを自動でOCR処理してDeepSeekで内容を分析し、結果をSlackに通知する」フローの作成手順を解説していきます！Yoom を使用して、ノーコード で設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
BoxとDeepSeek、Slackをマイアプリ登録
テンプレートをコピーする
Boxのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Boxに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる契約書や請求書などのPDFファイルの内容確認や分析を手作業で行っていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存されたPDFの内容確認や、他ツールへの転記を手作業で行っている方 契約書レビューや請求書処理など、書類分析業務の効率化を目指している法務・経理担当者の方 AIを活用して定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、OCR、AI分析、Slack通知までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による文字の読み間違いや転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」を設定し、抽出したテキストを要約・分析するよう指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、DeepSeekが生成したテキストを指定したチャンネルに投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取る書類の言語や、抽出したい特定の項目などを任意で設定することが可能です。 DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルや、要約・分析といった処理内容を指示するメッセージ（プロンプト）を任意で設定してください。 Slackのメッセージ送信アクションでは、通知先のチャンネルIDや、Slackに投稿するメッセージの本文を任意で設定・編集することが可能です。 ■注意事項
Box、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：BoxとDeepSeek、Slackをマイアプリ登録
はじめに、BoxとDeepSeek、SlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
フローの作成を始める前に、フローで使用するBoxに格納するテスト用のPDFファイルを用意しておきましょう！
今回は下図のようなPDFファイルを作成してみました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.表示された画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
3.次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
4.続いてDeepSeekをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSlackを検索します。
表示された画面の内容を確認し、「許可する」をクリックします。
マイアプリ一覧にBoxとDeepSeek、Slackが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
Boxに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる契約書や請求書などのPDFファイルの内容確認や分析を手作業で行っていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存されたPDFの内容確認や、他ツールへの転記を手作業で行っている方 契約書レビューや請求書処理など、書類分析業務の効率化を目指している法務・経理担当者の方 AIを活用して定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、OCR、AI分析、Slack通知までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による文字の読み間違いや転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」を設定し、抽出したテキストを要約・分析するよう指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、DeepSeekが生成したテキストを指定したチャンネルに投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取る書類の言語や、抽出したい特定の項目などを任意で設定することが可能です。 DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルや、要約・分析といった処理内容を指示するメッセージ（プロンプト）を任意で設定してください。 Slackのメッセージ送信アクションでは、通知先のチャンネルIDや、Slackに投稿するメッセージの本文を任意で設定・編集することが可能です。 ■注意事項
Box、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Boxのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Boxに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する」という名前で格納されています。「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。フォルダにファイルがアップロードされたら 」をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクション選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
4.一度Boxの画面に戻り、事前に用意したテスト用のPDFファイルをフォルダに格納します。
※アウトプットとは？ こちら
確認後、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Boxのファイルダウンロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード 」をクリックしてください。
2.先ほどと同様に各項目の設定を確認し、「次へ」をクリックします。
3.次に、API接続設定を行います。
4.入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定
1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ6：DeepSeekの設定
1.アプリと連携する「テキストを生成 」をクリックしてください。
2.これまでと同様に各項目の設定を確認し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。DeepSeekのAPIガイド
4.メッセージリストの各項目を設定します。
※今回は、例を活用して、以下画像のように設定しました。
AIの挙動や応答スタイルを制御する「ロール」は、プルダウンから選択してください。
設定を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ7：Slackの設定
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る 」をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクション選択画面で各項目の設定を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。下図赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
DeepSeekやPDF使ったその他の自動化例
DeepSeekを使った自動分析やPDFを活用した業務フローの自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも豊富に用意されています。
DeepSeekを使ったその他の便利な自動化例
今回ご紹介したPDFの自動分析の他にも、様々なツールとの連携により多様な自動分析が実現可能です。
Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する
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■概要
Google スプレッドシートに議事録やアンケート結果などを集約しているものの、その内容を都度確認し要約する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、DeepSeekが自動で内容を要約し指定のセルに結果を書き込むため、情報収集と要約作成のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方 DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに新規リードが追加されたら、DeepSeekでフォローアップメールを生成し、メール送信する
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■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、迅速なフォローアップが重要ですが、一件ずつメールを作成して送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、対応が遅れることで機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード追加をきっかけに、DeepSeekが自動でフォローアップメールを生成し、指定した宛先に送信までを自動で完結させるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceでリード管理を行い、フォローアップメールの作成に時間を要している方 DeepSeekなどの生成AIを活用して、営業活動の効率化や高度化を図りたい担当者の方 リードへの対応速度を向上させ、機会損失を防ぎたいインサイドセールスチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
リード追加からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるメールの送信漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応品質の安定化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとDeepSeekをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストの生成」アクションでフォローアップメールの文面を作成するように設定します。 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、生成された内容をリード情報に基づいて送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekのテキスト生成アクションでは、プロンプトを任意で設定できます。Salesforceから取得したリード情報（会社名や担当者名など）を変数としてプロンプトに組み込むことで、よりパーソナライズされたメール文面を生成可能です。 Yoomのメール送信アクションでは、宛先を任意で設定できます。件名や本文には、DeepSeekで生成したテキストやSalesforceのリード情報といった前段のステップで取得した情報を変数として設定でき、定型文を追記することも可能です。 ■注意事項
Salesforce、DeepSeekのそれぞれとYoomを連携してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomデータベースに追加した議事録をDeepSeekで要約してSlackに通知する
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■概要
会議後の議事録の要約や共有は重要な業務ですが、手作業で行うと時間がかかり、担当者の負担になることも少なくありません。また、要約の品質にばらつきが出たり、共有が遅れてしまうといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースに保存した議事録をDeepSeekが自動で要約し、Slackへすぐに通知するため、こうした情報共有に関する手間や課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Yoomデータベースで議事録を管理し、Slackで情報共有を行っている方 DeepSeekを活用して、手作業で行っている議事録の要約業務を効率化したい方 会議後の情報共有のスムーズ化と質の均一化を図りたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Yoomデータベースの議事録を起点に、DeepSeekでの要約からSlackへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による要約内容のばらつきや共有漏れを防ぎ、常に一定の品質で迅速な情報共有を実現することで、業務の属人化の解消に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DeepSeekとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーで手動起動トリガー機能を選択し、Yoomデータベースの「レコードを選択して起動」アクションを設定します。 次に、DeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した議事録のテキストを要約します。 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、DeepSeekで生成された要約を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekでテキストを生成するアクションでは、「要点を3つにまとめて」「決定事項とToDoを抽出して」など、目的に合わせてプロンプトを任意に設定することが可能です。 Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できるほか、本文に固定のテキストを入力したり、前のステップで生成した要約を変数として埋め込んだりといったカスタマイズが可能です。 ■注意事項
DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoom会議の録画を文字起こし、DeepSeekで要約してNotionに追加する
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■概要
Zoomでの会議後、録画データの文字起こしや要約、議事録の作成に手間がかかっていませんか。特に複数のツールをまたぐ作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をトリガーに、録画データを自動で文字起こしし、DeepSeekで要約した上でNotionに保存するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
ZoomでのWeb会議が多く、議事録作成や情報共有に手間を感じている方 DeepSeekやNotionを活用し、会議情報の管理を効率化したいと考えている方 複数のツールをまたいだ手作業をなくし、コア業務に集中したいと思っている方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoom会議後の文字起こしから要約、Notionへの転記までが自動化されるため、議事録作成などに費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の転記漏れや要約時の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoom、DeepSeek、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションと「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」を選択し、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。 次に、DeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約されたテキストを任意のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIによる音声データの文字起こしアクションでは、話者分離の有無や句読点の自動挿入など、文字起こしの条件を任意で設定できます。 DeepSeekでテキストを生成するアクションでは、プロンプトを自由にカスタマイズ可能です。「箇条書きで要約して」など、目的に応じた要約形式を指定できます。 ■注意事項
DeepSeek、Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskでチケットが作成されたら、DeepSeekで分析しAsanaに追加する
試してみる
■概要
Zendeskに届くお客様からのチケット管理において、内容の確認や要約、そしてAsanaへのタスク登録といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、DeepSeekが自動で内容を分析し、その結果を基にAsanaへタスクを追加することができ、手作業による対応の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
ZendeskとAsanaを連携させ、手作業でのチケット管理を効率化したいカスタマーサポート担当者の方 AIを活用して問い合わせ内容の分析や要約を自動化し、対応品質の向上を目指すチームリーダーの方 顧客からの問い合わせ対応プロセス全体を自動化し、生産性を高めたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Zendeskへのチケット作成を起点にAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での転記や要約作業が不要になることで、入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zendesk、DeepSeek、AsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定し、フローが起動する条件を定めます。 次に、DeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得したチケットの内容を分析・要約させます。 最後に、Asanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定し、DeepSeekによって生成されたテキストをタスクとして追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekの「テキストを生成」アクションでは、Zendeskのチケット内容をどのように分析、要約させるかをプロンプトによって自由に設定することが可能です。 例えば、「チケット内容の要点を抽出し、緊急度を3段階で判定してください」といった、業務に合わせた具体的な指示を追加できます。 ■注意事項
Zendesk、DeepSeek、AsanaのそれぞれとYoomを連携させてください。 Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
PDFを使ったその他の便利な自動化例
YoomにはPDFを使った業務フローを自動化する、便利なテンプレートがたくさんあります。
JPG形式やPDF形式の資料を、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付する
試してみる
■概要
JPG形式やPDF形式の資料をメールで受信したら、AIでテキストを抽出し内容をメールで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.一定の項目を画像から内容を取り出す作業をする方
・税理士や社会保険労務士の年末調整業務担当者
・名刺をデータ化する必要のある営業アシスタントや事務担当者
・履歴書のデータを一度にデータ化する業務のある人事担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・写真から文字データを読み取り、テキストにしてメールを送付してくれるので手入力の手間がなくなります。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft TeamsのメッセージをもとにChatGPTで草案を生成しPDFを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの報告や依頼をもとに、議事録や報告書の草案を作成する際、手作業で情報を転記してPDFを作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をきっかけに、ChatGPTが内容を要約・整形し、GoogleドキュメントでPDF形式の書類を自動で作成するため、書類作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでのやり取りを元に、報告書や議事録を作成している方 ChatGPTを活用した書類作成プロセスを、さらに自動化したいと考えている方 定型的なPDF作成の手間を減らし、本来の業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿からPDF作成までが自動化されるため、手作業での転記やアプリ操作にかかる時間を短縮します。 人の手によるコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記ミスや指示の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、ChatGPT、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定します。 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容を元に草案を作成します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、生成されたテキストから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションで書類を発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータを用いてPDFを発行します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチャネルを指定することが可能です。 ChatGPTのオペレーションでは、生成したい文章に合わせてプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズでき、Microsoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用することもできます。 AI機能によるテキスト抽出では、ChatGPTが生成した文章を変数として利用し、そこから抽出したい項目を自由に設定できます。 書類を発行機能では、任意のGoogleドキュメントをテンプレートとして設定し、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として差し込むことが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しGoogle Chatに通知する
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■概要
Yoomフォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDFを発行してGoogle Chatに通知するフローです。
通常、雛形シートをコピーし、入力してPDFを発行するという流れになりますが、そのような手動操作が不要で、フォームの入力だけで書類発行が自動で行えます。
Google Chatに通知する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Googleドキュメント、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら をご参照ください。
指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してDropboxに保存する
試してみる
■概要
Excelで目標管理を行っているビジネスパーソン 定期的な目標報告が必要なチームリーダー 業務の自動化を図りたい中小企業の経営者やIT担当者 データの安全なバックアップを求める方 ■このテンプレートを使うメリット
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを用いた定期的なデータ集計や報告書作成を行っている方 手作業によるPDFへの変換やGmailでのファイル送信に非効率を感じている方 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務へ集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF作成、メール送信にかかる時間を短縮できます。 データ取得からメール送信までを自動化することで、手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの送り間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを実行したい日時を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、報告に必要なデータが記載されたシートや範囲を指定します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを差し込んでPDF形式の書類を生成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ■注意事項
まとめ
いかがでしたか？PDFファイルの分析作業をDeepSeekと連携して自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの内容確認や情報抽出にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。 これにより、大量にあるデータの中から迅速に必要な情報を得ることが可能となり、より戦略的な業務や創造的な活動に注力できる環境が整うはず！
Yoomを使えば、ノーコード で誰でも簡単に自動化の設定ができるのも魅力ですよね。
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
フローは自由にカスタマイズできるので、活用シーンに合わせて最適なフローを作成してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に しませんか？
本記事を参考にまずは1つ自動化を導入し、ぜひ業務効率化の第一歩を踏み出してみてくださいね！
