フォームで受信したPDFをDeepSeekで分析する
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などでPDFファイルの提出を受け付けた際に、送信されたPDFを自動でOCR処理し、DeepSeekで分析、結果を関係者に通知する</span>ことも可能です。
応募書類のスクリーニングやアンケート結果（PDF形式）の分析などを自動化し、迅速な対応の実現をサポートします。
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「大量のPDF資料から必要な情報を探し出すのに時間がかかりすぎる…」
「会議資料やレポートのPDFを一つ一つ開いて内容を確認するのが大変…」
このように、日々増え続けるPDFファイルの分析や内容把握に多くの時間を費やしていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見落としや解釈ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
しかし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダに保存されたPDFやメールで受信したPDFの内容を、AIが自動で読み取って分析してくれる仕組み</span>があれば、どうでしょう？煩雑な作業から解放され、分析結果をもとにした戦略立案や意思決定といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。導入の手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、PDF分析業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには、<span class="mark-yellow">PDFファイルをAIで分析する業務フローを自動化するテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとDeepSeekを連携させ、PDFファイルの分析作業を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！これにより、手作業による情報抽出や分析の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができるでしょう。気になるテンプレートがあれば、気軽にクリックしてみてくださいね！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookといったメールツールでPDFファイルを受信した際に、添付されたPDFを自動でOCR処理し、その内容をDeepSeekで分析、結果をSlackなどのチャットツールに通知する</span>ことができます。
メールで送られてくる請求書やレポートなどの内容確認・分析作業を効率化し、対応漏れを防ぐことができるでしょう。
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などでPDFファイルの提出を受け付けた際に、送信されたPDFを自動でOCR処理し、DeepSeekで分析、結果を関係者に通知する</span>ことも可能です。
応募書類のスクリーニングやアンケート結果（PDF形式）の分析などを自動化し、迅速な対応の実現をサポートします。
<span class="mark-yellow">BoxやOneDriveなどのストレージサービスに新しいPDFファイルがアップロードされたタイミングで、自動的にそのファイルをOCR処理し、DeepSeekで内容を分析、要点や特定の情報を抽出して通知する</span>こともできます。
共有された資料の確認漏れを防ぎ、情報共有がよりスピーディーになることが期待できます。
それではここから代表的な例として、「Boxに新しいPDFファイルが格納されたら、そのファイルを自動でOCR処理してDeepSeekで内容を分析し、結果をSlackに通知する」フローの作成手順を解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、BoxとDeepSeek、SlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、フローで使用するBoxに格納するテスト用のPDFファイルを用意しておきましょう！
※後続のBoxのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなPDFファイルを作成してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にBoxと入力し、検索結果からBoxのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
3.次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
4.続いてDeepSeekをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDeepSeekを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSlackを検索します。
次の画面でワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックします。
表示された画面の内容を確認し、「許可する」をクリックします。
マイアプリ一覧にBoxとDeepSeek、Slackが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Boxに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する」という名前で格納されています。「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクション選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力したら「テスト」を実行し、「次へ」をクリックして、次の画面へ進みましょう！
4.一度Boxの画面に戻り、事前に用意したテスト用のPDFファイルをフォルダに格納します。
5.フォルダにファイルを格納したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、「取得した値」にアウトプットとして、先ほど格納したPDFファイルのデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できますよ！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは、こちらをご参照ください。
確認後、「保存する」をクリックしましょう。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
2.先ほどと同様に各項目の設定を確認し、「次へ」をクリックします。
3.次に、API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
4.入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、PDFファイルからテキストデータを抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、DeepSeekにデータを連携するため、DeepSeekで分析したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「テキストを生成」をクリックしてください。
2.これまでと同様に各項目の設定を確認し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
「モデルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
詳しくは、DeepSeekのAPIガイドをご参照ください。
4.メッセージリストの各項目を設定します。
「コンテンツ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。「下記の文章を見て、分析してまとめてください。」など、定型的な文章は手入力しましょう。
※今回は、例を活用して、以下画像のように設定しました。
AIの挙動や応答スタイルを制御する「ロール」は、プルダウンから選択してください。
設定を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクション選択画面で各項目の設定を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
ステップ6同様に、「下記の分析がされました。」など、毎回使用する定型的な文章は手入力しましょう。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。下図赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
DeepSeekを使った自動分析やPDFを活用した業務フローの自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも豊富に用意されています。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介するので、日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてみてくださいね！
今回ご紹介したPDFの自動分析の他にも、様々なツールとの連携により多様な自動分析が実現可能です。
たとえば、データベースの内容を自動で要約したり、会議の議事録を自動要約することもできます。テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して、最適なフローを構築してみてくださいね！
YoomにはPDFを使った業務フローを自動化する、便利なテンプレートがたくさんあります。
様々なツールで受け取った情報を基にPDFを自動作成したり、作成しPDFをメールやチャットツールに通知することもできますよ！
いかがでしたか？PDFファイルの分析作業をDeepSeekと連携して自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの内容確認や情報抽出にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>これにより、大量にあるデータの中から迅速に必要な情報を得ることが可能となり、より戦略的な業務や創造的な活動に注力できる環境が整うはず！
Yoomを使えば、ノーコードで誰でも簡単に自動化の設定ができるのも魅力ですよね。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、活用シーンに合わせて最適なフローを作成してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
本記事を参考にまずは1つ自動化を導入し、ぜひ業務効率化の第一歩を踏み出してみてくださいね！
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